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OA系統(tǒng)審批什么
顧問要面對的是基層操作人員，中層管理人員，高層決策人員的挑戰(zhàn)和不解。那么為什么顧問要求要精簡審批環(huán)節(jié)呢，尤其是高層的審批，而高層審批究竟是審批什么呢，怎樣精簡才能平衡效率與風險?
在風險管控的前提下精簡審批環(huán)節(jié)對公司有諸多好處，例如可以提升業(yè)務運行效率，提高公司靈敏度，提升客戶滿意度，降低管理成本等等。在此就不舉例詳述，總的來說精簡不必要的審批簽字環(huán)節(jié)可以提升公司內外部客戶的滿意度，減少不必要的時間成本和管理浪費。
各層人員極力反對審批環(huán)節(jié)精簡對于不同層次人員的心態(tài)大概有以下幾種：對于基層人員沒有權力但又要承擔相關工作和風險，因此基層人員出于自我保護的需要，會要求每項業(yè)務中OA辦公系統(tǒng)都要有領導簽字，如果執(zhí)行過程中出了問題或者事后追查的時候就可以拿出簽字文件來自保，“你看這是某某領導的簽字，領導是同意的，我只是執(zhí)行人員，因此這個問題和我沒有關系”。要打板子首先從領導打起!除了基層這種自我保護心態(tài)，有時候基層執(zhí)行人員為了推動工作需要高層領導的簽字來支持，同樣是基層人員沒有權力，推動其他人員配合工作，尤其是跨部門和高于推動人員的工作級別的時候總會顯得很無力。那么拿著領導的簽字的時候其他人員的配合度會高一點，執(zhí)行推動的基層人員說話的時候底氣也會足一些。這種現(xiàn)象是公司流程體系建設滯后的原因造成的，因此在流程建設處于空白階段的企業(yè)這種現(xiàn)象會比較明顯。
OA辦公系統(tǒng)層層簽字對于中層人員也可以規(guī)避責任，在官僚體制思維主導的現(xiàn)在中國社會，層層簽字可以相互自保，規(guī)避責任。在國有企業(yè)中這種現(xiàn)象尤為明顯，出了問題大家都有責任，幾十個簽字在上面，幾十個人都要承擔責任。其實問題的源頭只在執(zhí)行人員執(zhí)行是否到位，是否按照要求和制度做事，后面幾十個人的簽字都屬于層層監(jiān)督前面一個是否做到位。這種中層人員的層層簽字的作用只是蓋個“蘿卜章“而已。法不責眾出了問題誰都不擔責任，如果實在要找個人負責，那就看看誰在公司沒有靠山，然后找他做個替死鬼。于是國有企業(yè)里面經(jīng)常會出現(xiàn)一個特殊的群體——充滿血淚史”臨時工“。
高層要求要簽字審批有些是出于防止權力旁落，在一些涉及到利益敏感的事項方面，小部分高層管理者抓住簽字權不放，以便為自己攫取利益。這種情況在國有企業(yè)中比較明顯，私營企業(yè)中相對好一些。另外大部分是出于高層管控風險的習慣，一些高層管理者是企業(yè)的創(chuàng)始人或者合伙人，對于企業(yè)管理事必躬親。同時在企業(yè)從小到大的發(fā)展過程中一直有簽字審批的習慣，小到五塊錢的付款審批大到五千萬的投資決策。企業(yè)管理小的時候是這樣，發(fā)展壯大了以后管理審批手段依然沒有變化，每天高層管理人員要面對一堆的審批單據(jù)，審批到深夜。同時財務和采購等一些執(zhí)行部門，只有看到最高決策者的簽字才執(zhí)行，其他人的簽字一概不認，也導致層層審批，繁瑣復雜。同時在企業(yè)發(fā)展過程中因為某些環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，或者某些人違背職業(yè)道德做出了損害公司的事情，高層管理者只能加強監(jiān)管，增加簽字環(huán)節(jié)。
簽字審批是管理者的日常工作一部分，但是很少人去思考審批的作用和意義。“審批究竟審批什么”一般來說審批的作用有以下三點：審批真實性，審批合理性，審批授權。對于真實性來說，就是這件業(yè)務有沒有發(fā)生，數(shù)據(jù)對不對，主要是用于防止造假。真實性的審核一般在基層操作人員的主管和經(jīng)理，他們是最靠近業(yè)務端的管理人員，有第一手的信息和資料，因此他們是審核真實性的主要責任人。合理性的審批一般是對照制度、規(guī)范、要求對業(yè)務的合理性進行復核，保障業(yè)務的運行沒有違反公司的管理要求。有些公司在OA辦公系統(tǒng)也將這項工作合并到主管或者經(jīng)理層以減少不必要的浪費。如果一項業(yè)務的發(fā)生是真實的，并且沒有違反公司的業(yè)務運營規(guī)則，在公司的管理風險范圍內，那么它就可以暢通無阻的運行下去直到業(yè)務完成關閉為止。然而有時候涉及到一些重大關鍵的業(yè)務需要高層管理者知曉并授權的時候，就需要高層管理者授權簽字，只有他們的簽字授權才產(chǎn)生效力，比如某個部門的設立，某個管理人員的任命，需要類似于國家主席令的簽發(fā)才能被認可。
當然不是認識到了審批的真正作用和無謂的審批對公司運營造成的傷害，我們就能立馬進行精簡審批環(huán)節(jié)。要進行精簡需要提前做好相關工作，平衡風險與效率，做到及保障公司運行又能有效防止大企業(yè)病的發(fā)生。做到”大象也能跳舞”的靈巧。一般來說精簡審批環(huán)節(jié)需要按照以下原則進行：事前風險控制，事中監(jiān)督，事后稽核。
很多公司建立預算體系，其作用就是提前控制風險，超過預算要申請，走例外審批流程。財務部門做好超預算預警。風險的管控由財務部門，業(yè)務部門管理者共同承擔。日常運營中的工作審批環(huán)節(jié)權限下放到業(yè)務部門管理者身上，給你審批權，給你資金使用權利(不超全年或季度預算)、但是你需要完成公司年度或者季度的任務要求。權、責、利分明，有利于業(yè)務部門管理者調配資源，提升業(yè)務的靈活性和業(yè)務管理者的積極性。高層管理者也不會陷身于日常業(yè)務簽字審批之中，有更多的時間去思考公司生存和戰(zhàn)略方向的工作，以便應對變化日益加快的外界環(huán)境。
現(xiàn)在很多公司信息化有一定的基礎，如果郵件系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)以及其他數(shù)據(jù)庫做好接口集成。每一項業(yè)務的申請和啟動以后可以設置抄送功能，將OA辦公系統(tǒng)業(yè)務信息抄送給到相關的高層管理人員。高層管理人員有興趣的話可以通過OA或者郵件鏈接看到業(yè)務的運行各個環(huán)節(jié)，想看可以看，但是不影響業(yè)務的運行。就像孔子站在大河旁邊感嘆一樣：“逝者如斯夫，不舍晝夜”!孔子并沒有攔河筑壩截斷日夜奔流不息的河水。
精簡以后需要有定期和不定期的稽核，稽核工作就像一把達摩克利斯之劍。天天懸在業(yè)務運行之上的一把利劍，讓業(yè)務執(zhí)行人員和管理人員知道有一種威懾。如果越界就有可能受到懲罰，懲罰將是沒有任何借口可以免責。這種懲罰是連帶責任，業(yè)務執(zhí)行人員和業(yè)務管理人員共同受罰，這樣的作用在于警示管理人員審批和時候要有責任心。如果是業(yè)務執(zhí)行人員水平不足，那么業(yè)務管理人員有責任培訓教導業(yè)務執(zhí)行人;如果是業(yè)務執(zhí)行人員有意蒙蔽，業(yè)務管理人員有責任審核真實性合理性。
很多公司沒有做好事前風險控制，同時也沒有事后的稽核處罰，將所有的管理控制工作都放在了事中管理上，因此不敢輕易精簡簽字審批環(huán)節(jié)。談到精簡簽字環(huán)節(jié)的時候就心跳加快，緊張的不得了，極力反對，并提出公司歷史上的某些事故案例來支持說明取消某些簽字環(huán)節(jié)后的風險。
管理者如果沒有想清楚審批什么，那么他在OA辦公系統(tǒng)所簽字審批的環(huán)節(jié)都需要推敲，不然這些“蘿卜章”的審批簽字環(huán)節(jié)都是影響效率、浪費資源的罪惡之源。
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