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OA系統(tǒng)改變工作方式
OA系統(tǒng)可以使鼎利人的日常工作更加簡(jiǎn)潔方便，鼎利人在保證工作品質(zhì)的同時(shí)快速完成工作，同時(shí)方便各部門可以更好地采集與處理信息，從而節(jié)約時(shí)間提升工作效率。效率作為公司五大核心價(jià)值觀之一，個(gè)人效率的提升可以使公司整體運(yùn)行效率成倍提高，這樣就能快速達(dá)成任務(wù)目標(biāo)，有助于公司戰(zhàn)略的更好的完成。
1、當(dāng)初為什么要使用OA系統(tǒng)?
初衷是提升效率，當(dāng)然現(xiàn)在OA的功能更加多元化。從2008年，公司開(kāi)始調(diào)整戰(zhàn)略，人員數(shù)量進(jìn)入一個(gè)前所未有的高速增長(zhǎng)期。在2006年底，工程服務(wù)類人員還不到30人;而2008年中期，人員數(shù)量已突破150人。那么，如果仍采用傳統(tǒng)的人工后臺(tái)支撐的管理方法，對(duì)于后端的管理(人員管理、項(xiàng)目成本核算，人員借款和報(bào)銷管理)將承受著巨大的處理壓力。后來(lái)，通過(guò)相關(guān)的調(diào)研，公司領(lǐng)導(dǎo)在2008年即同意立項(xiàng)開(kāi)始OA開(kāi)發(fā)，并且第一個(gè)開(kāi)發(fā)的業(yè)務(wù)模塊就是費(fèi)用借款及報(bào)銷。
沒(méi)有OA系統(tǒng)前，當(dāng)員工需要出差借款及報(bào)銷時(shí)，只能通過(guò)寫郵件向部門領(lǐng)導(dǎo)發(fā)起申請(qǐng)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)郵件回復(fù)同意后，將郵件抄送財(cái)務(wù)部。完成郵件審批后，員工再前往財(cái)務(wù)部填報(bào)和簽署借款單，并在財(cái)務(wù)完成手工記賬后，最后領(lǐng)取現(xiàn)金或由出納通過(guò)網(wǎng)銀支付。而當(dāng)出差完成，進(jìn)行報(bào)銷的時(shí)候，也需遵循同樣的流程：?jiǎn)T工填報(bào)Excel版的出差費(fèi)用表，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交財(cái)務(wù)部處理。財(cái)務(wù)部再根據(jù)員工欠款及報(bào)銷情況，手動(dòng)進(jìn)行抵沖借款或直接報(bào)銷。如此下來(lái)，整個(gè)過(guò)程不但繁瑣，而且容易出錯(cuò)。
2、OA系統(tǒng)對(duì)提升效率有哪些好處?
上述已經(jīng)說(shuō)明了簡(jiǎn)化流程節(jié)約時(shí)間的好處，還有就是實(shí)現(xiàn)流程的固化，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)歸集，形成各類型的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，以及進(jìn)行自動(dòng)預(yù)警等。這樣能將后臺(tái)人員、管理人員從繁雜的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中解脫出來(lái)，將精力更集中于對(duì)具體事情的處理和優(yōu)化上，這樣也從另一層面看，減少了管理成本，提升了管理效率。
3、OA系統(tǒng)為什么是自主研發(fā)，而非直接購(gòu)買?
因?yàn)槭兰o(jì)鼎利本身屬于一個(gè)研發(fā)型的公司，而且當(dāng)時(shí)外部可選的OA系統(tǒng)并不多，所以公司決定自己開(kāi)發(fā)。當(dāng)時(shí)開(kāi)發(fā)的初衷，也就是為了解決最迫切的員工借款、報(bào)銷問(wèn)題，以及基本的請(qǐng)休假、公告等功能�？墒�，隨著公司的壯大發(fā)展，各類業(yè)務(wù)操作也亟待通過(guò)IT化來(lái)實(shí)現(xiàn)流程固化及效率提升，于是，HR(人力資源類)、ERP(供應(yīng)鏈類)、PMS(合同及項(xiàng)目類)等各類系統(tǒng)被逐個(gè)開(kāi)發(fā)出來(lái)。
同時(shí)，OA系統(tǒng)對(duì)于效率的提升是顯而易見(jiàn)的，比如借款、報(bào)銷，2008年時(shí)，服務(wù)部做過(guò)一個(gè)測(cè)算：對(duì)應(yīng)前方30個(gè)服務(wù)人員，后方得配備1個(gè)專職后臺(tái)處理人員。那么按2008年150個(gè)前方人員計(jì)，則后臺(tái)得配置5人;而到現(xiàn)在，服務(wù)部人員近1500人，而只與費(fèi)用類相關(guān)后臺(tái)端人員，還不到5人。
此外，因公司的信息化系統(tǒng)，一直都是使用自行開(kāi)發(fā)的方式，所以在功能設(shè)計(jì)上，可以完全做到“私人訂制”。以項(xiàng)目系統(tǒng)為例：目前項(xiàng)目系統(tǒng)除遵循PMP體系及微軟Project的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)外，還能結(jié)合鼎利一直以來(lái)的項(xiàng)目管理特色(如員工日志管理、項(xiàng)目周報(bào)等)，以及與各類型費(fèi)用、支付系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，以實(shí)現(xiàn)信息的高度整合。
4、未來(lái)OA系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)是什么?
其實(shí)目前世紀(jì)鼎利的OA系統(tǒng)已不再是一個(gè)單純的OA系統(tǒng)，現(xiàn)在已經(jīng)轉(zhuǎn)變成一個(gè)由多元化系統(tǒng)整合而成的大型信息化系統(tǒng)。而對(duì)于未來(lái)，仍將有著較多方面需要提升及優(yōu)化：
1)實(shí)現(xiàn)集團(tuán)化體系及管控，因公司目前旗下已由多板塊、多個(gè)子公司組成，不同的板塊、公司下，對(duì)于權(quán)限及功能均有不同的需求。
2)打通原來(lái)各模塊間的“斷頭路”，實(shí)現(xiàn)各模塊間的數(shù)據(jù)聯(lián)通。
3)基于BI，實(shí)現(xiàn)流程、業(yè)績(jī)結(jié)果的呈現(xiàn)，將純?nèi)斯そy(tǒng)計(jì)的操作實(shí)現(xiàn)IT化;并實(shí)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)自動(dòng)化預(yù)警。
4)逐步增加手機(jī)端的應(yīng)用，以實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公。
5)數(shù)據(jù)運(yùn)算及存儲(chǔ)逐步實(shí)現(xiàn)向云端轉(zhuǎn)化。
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