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OA系統(tǒng)提升工作效率

時間:2024-06-22 11:55:00 辦公自動化 我要投稿

OA系統(tǒng)提升工作效率

  OA系統(tǒng)可以使鼎利人的日常工作更加簡潔方便,鼎利人在保證工作品質(zhì)的同時快速完成工作,同時方便各部門可以更好地采集與處理信息,從而節(jié)約時間提升工作效率。你可知道在提升工作效率方面它究竟發(fā)揮了多大的功能?下面YJBYS小編來為你解答疑惑。

  1、當(dāng)初為什么要使用OA系統(tǒng)?

  初衷是提升效率,當(dāng)然現(xiàn)在OA的功能更加多元化。從2008年,公司開始調(diào)整戰(zhàn)略,人員數(shù)量進(jìn)入一個前所未有的高速增長期。在2006年底,工程服務(wù)類人員還不到30人;而2008年中期,人員數(shù)量已突破150人。那么,如果仍采用傳統(tǒng)的人工后臺支撐的管理方法,對于后端的管理(人員管理、項目成本核算,人員借款和報銷管理)將承受著巨大的處理壓力。后來,通過相關(guān)的調(diào)研,公司領(lǐng)導(dǎo)在2008年即同意立項開始OA開發(fā),并且第一個開發(fā)的業(yè)務(wù)模塊就是費用借款及報銷。

  沒有OA系統(tǒng)前,當(dāng)員工需要出差借款及報銷時,只能通過寫郵件向部門領(lǐng)導(dǎo)發(fā)起申請,各級領(lǐng)導(dǎo)郵件回復(fù)同意后,將郵件抄送財務(wù)部。完成郵件審批后,員工再前往財務(wù)部填報和簽署借款單,并在財務(wù)完成手工記賬后,最后領(lǐng)取現(xiàn)金或由出納通過網(wǎng)銀支付。而當(dāng)出差完成,進(jìn)行報銷的時候,也需遵循同樣的流程:員工填報Excel版的出差費用表,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后,提交財務(wù)部處理。財務(wù)部再根據(jù)員工欠款及報銷情況,手動進(jìn)行抵沖借款或直接報銷。如此下來,整個過程不但繁瑣,而且容易出錯。

  2、OA系統(tǒng)對提升效率有哪些好處?

  上述已經(jīng)說明了簡化流程節(jié)約時間的好處,還有就是實現(xiàn)流程的固化,實現(xiàn)數(shù)據(jù)歸集,形成各類型的統(tǒng)計報表,以及進(jìn)行自動預(yù)警等。這樣能將后臺人員、管理人員從繁雜的數(shù)據(jù)統(tǒng)計中解脫出來,將精力更集中于對具體事情的處理和優(yōu)化上,這樣也從另一層面看,減少了管理成本,提升了管理效率。

  3、OA系統(tǒng)為什么是自主研發(fā),而非直接購買?

  因為世紀(jì)鼎利本身屬于一個研發(fā)型的公司,而且當(dāng)時外部可選的OA系統(tǒng)并不多,所以公司決定自己開發(fā)。當(dāng)時開發(fā)的初衷,也就是為了解決最迫切的員工借款、報銷問題,以及基本的請休假、公告等功能?墒,隨著公司的壯大發(fā)展,各類業(yè)務(wù)操作也亟待通過IT化來實現(xiàn)流程固化及效率提升,于是,HR(人力資源類)、ERP(供應(yīng)鏈類)、PMS(合同及項目類)等各類系統(tǒng)被逐個開發(fā)出來。

  同時,OA系統(tǒng)對于效率的提升是顯而易見的,比如借款、報銷,2008年時,服務(wù)部做過一個測算:對應(yīng)前方30個服務(wù)人員,后方得配備1個專職后臺處理人員。那么按2008年150個前方人員計,則后臺得配置5人;而到現(xiàn)在,服務(wù)部人員近1500人,而只與費用類相關(guān)后臺端人員,還不到5人。

  此外,因公司的信息化系統(tǒng),一直都是使用自行開發(fā)的方式,所以在功能設(shè)計上,可以完全做到“私人訂制”。以項目系統(tǒng)為例:目前項目系統(tǒng)除遵循PMP體系及微軟Project的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)外,還能結(jié)合鼎利一直以來的項目管理特色(如員工日志管理、項目周報等),以及與各類型費用、支付系統(tǒng)進(jìn)行對接,以實現(xiàn)信息的高度整合。

  其實目前世紀(jì)鼎利的OA系統(tǒng)已不再是一個單純的OA系統(tǒng),現(xiàn)在已經(jīng)轉(zhuǎn)變成一個由多元化系統(tǒng)整合而成的大型信息化系統(tǒng)。而對于未來,仍將有著較多方面需要提升及優(yōu)化:

  1)實現(xiàn)集團(tuán)化體系及管控,因公司目前旗下已由多板塊、多個子公司組成,不同的板塊、公司下,對于權(quán)限及功能均有不同的需求。

  2)打通原來各模塊間的“斷頭路”,實現(xiàn)各模塊間的數(shù)據(jù)聯(lián)通。

  3)基于BI,實現(xiàn)流程、業(yè)績結(jié)果的呈現(xiàn),將純?nèi)斯そy(tǒng)計的操作實現(xiàn)IT化;并實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)自動化預(yù)警。

  4)逐步增加手機(jī)端的應(yīng)用,以實現(xiàn)移動辦公。

  5)數(shù)據(jù)運算及存儲逐步實現(xiàn)向云端轉(zhuǎn)化。

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