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OA系統(tǒng)人力資源中的“排班管理”怎么設(shè)置
“排班管理”這種應(yīng)用場(chǎng)景一般出現(xiàn)在醫(yī)院、公共交通系統(tǒng)、超市、餐飲服務(wù)、商場(chǎng)、工廠的生產(chǎn)車間……這些單位需要倒班，一天中分時(shí)間段安排不同的人或班組進(jìn)行工作，周六日可能也需要安排人上班，這種情況的考勤對(duì)于常規(guī)的OA系統(tǒng)應(yīng)用是一大難點(diǎn)。本文yjbys小編將分享如何利用泛微e-cology 8.0中的人事管理模塊，通過(guò)后臺(tái)權(quán)限配置功能如何做好排班管理。
科普貼： 常規(guī)考勤&排班考勤
常規(guī)考勤是指設(shè)置一個(gè)固定的時(shí)間段，所有用戶都在這個(gè)時(shí)間段內(nèi)進(jìn)行考勤。
排班考勤是指設(shè)置不同時(shí)間段的上班時(shí)間，安排不同的人或班組進(jìn)行工作，經(jīng)常被用在醫(yī)院、公共交通系統(tǒng)、超市、工廠的生產(chǎn)車間等地方。
在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，參與排班的只是部分人員，所以兩種考勤方式都要使用，系統(tǒng)會(huì)優(yōu)先判斷這個(gè)用戶在當(dāng)天是否安排了排班，如果安排了就根據(jù)排班時(shí)間段進(jìn)行考勤，如果沒(méi)有就按照常規(guī)時(shí)間進(jìn)行考勤。鑒于常規(guī)考勤容易理解，所以此次重點(diǎn)講解排班考勤是如何設(shè)置并實(shí)現(xiàn)的。
一.需求分析
明晰企業(yè)需求是為企業(yè)解決問(wèn)題的關(guān)鍵。當(dāng)企業(yè)有排班考勤的需求時(shí)，還需要具體了解以下幾個(gè)需求點(diǎn)：
1、排班考勤有哪幾個(gè)時(shí)間段;
2、具體排班規(guī)則;
3、按個(gè)人輪班還是小組輪班，參與排班的有哪些人;
4、對(duì)節(jié)假日及周末如何處理。
二.資料收集
根據(jù)需要的資料按步驟收集客戶的需求。(備注：以下需求為理解場(chǎng)景特別設(shè)置)
1、首先是排班時(shí)間段的確定，客戶需求是分兩個(gè)時(shí)間段：【A：09:00-17:30】和【B：11:30-20:00】;
2、排班規(guī)則是做4休1，每天確保3人上A班，1人上B班;
3、確定哪些人需要進(jìn)行排班考勤，企業(yè)需求是上海分部-渠道部的5位同事，如圖1所示;
4、在排班日期上需求是周六周日要進(jìn)行排班，只有11個(gè)法定假日才不需要排班，5月排班表如圖2所示，分為5個(gè)組，每個(gè)組至少包含一個(gè)用戶。
三.工作時(shí)間段設(shè)計(jì)
1、 根據(jù)收集的資料，進(jìn)入系統(tǒng)后端設(shè)置頁(yè)面【應(yīng)用中心】--【人事】--【考勤管理】--【排班管理】--【工作時(shí)段】，在這里點(diǎn)擊新建按鈕添加企業(yè)指定的兩個(gè)時(shí)間段，如圖3所示。
2、 注意點(diǎn)
工作小時(shí)數(shù)系統(tǒng)默認(rèn)會(huì)根據(jù)上班時(shí)間和下班時(shí)間自動(dòng)計(jì)算，用戶也可以手動(dòng)輸入，請(qǐng)假時(shí)間、遲到時(shí)間等都是根據(jù)【工作小時(shí)數(shù)】來(lái)計(jì)算百分比，如圖3中所示，11:30至20:00應(yīng)該是8.5小時(shí)，我們手動(dòng)改為了8個(gè)小時(shí)，用戶請(qǐng)假4個(gè)小時(shí)，那么計(jì)算請(qǐng)假天數(shù)的時(shí)候是“4/8“，而不是“4/8.5”。
第二個(gè)是簽到簽退時(shí)間的設(shè)定，如圖3中設(shè)置的都是30分鐘，那么用戶只有在7:30之后才能看到簽到按鈕，8：30之前必須簽退，否則就看不到簽退按鈕了。
四.班次設(shè)置
1、根據(jù)收集的第二條需求，在系統(tǒng)后端設(shè)置頁(yè)面【應(yīng)用中心】--【人事】--【考勤管理】--【排班管理】--【班次設(shè)置】，在這里創(chuàng)建班次，由于每個(gè)員工在這一個(gè)月中有2個(gè)班次進(jìn)行輪換，所以如圖4所示，需要先選擇用戶A在這一個(gè)月中哪幾天上A班，添加好之后再設(shè)置哪幾天上B班;
2、注意點(diǎn)
首先是輪換模式，我們選用了按月輪換，也就是客戶需求表中一個(gè)月的輪換規(guī)則，如圖5所示，系統(tǒng)還提供了很多輪換規(guī)則供客戶選擇;
其次在節(jié)假日策略上，通過(guò)圖2所示的排班需求已經(jīng)明確法定假日是不排班的，所以在假日策略上采用了取消排班的策略，那么哪些日子是法定假日，如圖6所示，一定要將不排班的日期設(shè)置為【公眾假日】，遇到公眾假日本身就是周末的話，只要將5月2日周一設(shè)置為【調(diào)配休息日】即可，如圖7所示。
五.排班人員范圍
根據(jù)收集的第三條信息，在【應(yīng)用中心】--【人事】--【考勤管理】--【排班管理】--【排班人員范圍】中維護(hù)排班人員，點(diǎn)擊添加后如圖8所示，根據(jù)企業(yè)需求，這個(gè)部門下的所有人員參與排班。
六.排班設(shè)置
1、在設(shè)置了前面的時(shí)間班次之后，需要將具體人員分配到各個(gè)班次中，如圖9所示，排班情況默認(rèn)為【已排】，修改條件為【未排】，然后點(diǎn)擊搜索，就可以看到在圖8中添加的部門所屬人員。
2、點(diǎn)擊未排班的人員，這里一定要注意未排班是指當(dāng)前搜索時(shí)間段未排班，搜索時(shí)間如圖9中的日期字段條件【本月】，點(diǎn)擊未排班人員的列表菜單【設(shè)置排班】后顯示如圖10所示，選擇一下，這個(gè)人在哪個(gè)時(shí)間段內(nèi)上哪個(gè)班次，點(diǎn)擊保存后再回到列表頁(yè)面，查看人員排班情況，(查看之前不要忘記修改【排班情況】字段的條件)，顯示如圖11所示，可以看到用戶桂菲藍(lán)在當(dāng)前月的排班情況。
3、重復(fù)相同的方式給其他用戶進(jìn)行排班就可以，整個(gè)企業(yè)的排班過(guò)程就完成了，5月份渠道部的5位成員在考勤的時(shí)候根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置的排班情況與實(shí)際打卡情況核對(duì)，即可快速得出每月的考勤信息。
價(jià)值說(shuō)明
相比日常的考勤應(yīng)用，“排班管理”屬于企業(yè)中一項(xiàng)較復(fù)雜的考勤需求，常規(guī)的OA系統(tǒng)無(wú)法完成，日常的做法是企業(yè)做“排班管理”需要再采購(gòu)專業(yè)的HR軟件。讓HR軟件與OA系統(tǒng)進(jìn)行集成。
現(xiàn)在利用OA系統(tǒng)做好排班管理可以達(dá)成以下效果：避免了兩套系統(tǒng)之間的集成操作。在管理上實(shí)現(xiàn)了人力資源的最優(yōu)化配置，節(jié)省了人力成本，還可以根據(jù)單位的人力崗位變化在后臺(tái)靈活配置。
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