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企業(yè)為什么需要OA辦公系統(tǒng)?
OA辦公系統(tǒng)，一直是企業(yè)治理里程碑中一項(xiàng)重大工程。企業(yè)OA辦公系統(tǒng)是建立在企業(yè)不斷發(fā)展及不斷適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)候，才會(huì)有強(qiáng)烈的需求。企業(yè)為什么需要OA辦公系統(tǒng)?一起來(lái)看看吧！
隨著企業(yè)管理手段的不斷創(chuàng)新，人們對(duì)管理的要求也在不斷的提高，一些成長(zhǎng)型的企業(yè)規(guī)模不斷在擴(kuò)大，人員、設(shè)備、環(huán)境等條件都在不斷的增長(zhǎng)更新，面對(duì)日益壯大的規(guī)模，傳統(tǒng)的管理手段與模式已經(jīng)不能為企業(yè)的成長(zhǎng)提供有力支持的時(shí)候，企業(yè)就會(huì)感覺(jué)原先的管理方式對(duì)企業(yè)的更大發(fā)展已經(jīng)越來(lái)越力不從心了。這樣的結(jié)果就導(dǎo)致一些有創(chuàng)新意識(shí)的企業(yè)家們開(kāi)始尋找新的出路，采取更加有效的手段，從而解決企業(yè)管理所面臨的一系列問(wèn)題。
企業(yè)在不斷發(fā)展的過(guò)程中，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層，對(duì)市場(chǎng)信息的了解，公司內(nèi)部人員管理和生產(chǎn)銷(xiāo)售財(cái)務(wù)等諸多方面都表現(xiàn)出強(qiáng)烈的掌握欲望，以便在企業(yè)的未來(lái)發(fā)展中做出正確的戰(zhàn)略規(guī)劃，而傳統(tǒng)的方式已經(jīng)不能解決這些問(wèn)題，這樣就需要一種全新的輔助手段，來(lái)幫助企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層解決對(duì)企業(yè)掌握不充分的問(wèn)題;那么企業(yè)信息化，作為企業(yè)成長(zhǎng)中的一種全新的輔助手段，是提升現(xiàn)代企業(yè)管理的重要方面之一，通過(guò)實(shí)施信息化來(lái)解決企業(yè)存在的一系列問(wèn)題，從企業(yè)自身的發(fā)展來(lái)看，OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)是企業(yè)在成長(zhǎng)與發(fā)展過(guò)程中的重要部署之一。
一、生產(chǎn)與銷(xiāo)售之間需要OA辦公系統(tǒng)
以傳統(tǒng)手段經(jīng)營(yíng)的企業(yè)，生產(chǎn)部門(mén)與銷(xiāo)售部門(mén)之間是通過(guò)人為的方式進(jìn)行溝通，相互之間的溝通沒(méi)有形成一種統(tǒng)一規(guī)范的形式，而且這種語(yǔ)言的溝通在傳達(dá)上還容易出現(xiàn)理解上的偏差。企業(yè)的銷(xiāo)售人員對(duì)產(chǎn)品的理解主要是來(lái)自市場(chǎng)的需求，而生產(chǎn)人員對(duì)產(chǎn)品的理解主要是來(lái)自產(chǎn)品的性能。雙方之間如果只是靠主管的領(lǐng)導(dǎo)之間的語(yǔ)言溝通，受個(gè)人主觀意識(shí)的影響，很容易就出現(xiàn)理解上的不一致，極有可能導(dǎo)致生產(chǎn)出來(lái)的產(chǎn)品和銷(xiāo)售部門(mén)理想中的產(chǎn)品存在很大的差異。特別是在處理一些緊急訂單的時(shí)候，對(duì)于一些企業(yè)來(lái)講，客戶(hù)突然增加緊急訂單或者追加訂單數(shù)量是常有的事情，在面對(duì)這樣情況的時(shí)候，企業(yè)的生產(chǎn)部門(mén)和銷(xiāo)售部門(mén)之間的溝通就顯得尤其重要了。
二、 員工與管理需要OA辦公系統(tǒng)
對(duì)于一個(gè)企業(yè)的管理而言，主要是以企業(yè)最上層面的領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)部門(mén)的主管人員來(lái)分開(kāi)管理，來(lái)經(jīng)營(yíng)企業(yè)正常發(fā)展的，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，不太可能對(duì)企業(yè)的每一件事情每一個(gè)員工都了如指掌。最大限度的就是定期的通過(guò)與主管部門(mén)的負(fù)責(zé)人通過(guò)會(huì)議的形式，對(duì)下面的情況進(jìn)行了解，這個(gè)時(shí)候的領(lǐng)導(dǎo)所了解的信息和企業(yè)的實(shí)際情況是有很大出入的。這也是現(xiàn)代企業(yè)的一種普遍現(xiàn)象。特別是對(duì)那些人員流動(dòng)比較大的中小型企業(yè)而言，對(duì)人員的管理就顯得尤為重要�？梢哉f(shuō)，企業(yè)的根本并不是掌握在領(lǐng)導(dǎo)的手里，而是掌握在員工的手里，一個(gè)銷(xiāo)售人員可能要掌握企業(yè)很大比例的客戶(hù)資料，如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這些工作人員不能有很好的管理，一旦銷(xiāo)售人員離職，就有可能是隨之而來(lái)的失去一大批客戶(hù)資源。另外，對(duì)于一些生產(chǎn)制造型企業(yè)來(lái)講，企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)人員和產(chǎn)品設(shè)計(jì)人員的管理也非常重要。
三、庫(kù)存與原材料管理需要OA辦公系統(tǒng)
制造型企業(yè)的主要工作就是把原材料加工成產(chǎn)品，滿(mǎn)足市場(chǎng)的需求。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)如何掌握庫(kù)存的信息和原材料市場(chǎng)信息，是直接影響企業(yè)生產(chǎn)成本的重要因素。原材料的市場(chǎng)同樣也是在不斷的變化，價(jià)格的上漲下跌、市場(chǎng)的存貨狀況、新材料的上市等一系列信息都是需要企業(yè)隨時(shí)來(lái)掌握的。特別是一些需要兩種或者多種原材料的制造型企業(yè)，對(duì)原材料信息的掌握就顯得更加重要了。另外，對(duì)庫(kù)存的管理，很多企業(yè)在全國(guó)的很多城市都成立了辦事處或者分公司，這些公司主要是負(fù)責(zé)該地區(qū)的產(chǎn)品銷(xiāo)售和市場(chǎng)調(diào)研等工作，而這些各地的分支機(jī)構(gòu)除了要完成總公司安排的各項(xiàng)任務(wù)之外，好要時(shí)刻了解本部的產(chǎn)品庫(kù)存情況，才可以對(duì)市場(chǎng)做出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。如果對(duì)庫(kù)存的掌握力度不夠，就很有可能導(dǎo)致一種產(chǎn)品的積壓或者銷(xiāo)售脫節(jié)等現(xiàn)象。
四、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)需要OA辦公系統(tǒng)
隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的不斷加劇，競(jìng)爭(zhēng)的形式也層出不窮，這個(gè)時(shí)候企業(yè)所面臨最重要的問(wèn)題就是該如何才能在競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，贏得更大的市場(chǎng)。為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值。特別是一些處于成長(zhǎng)型的企業(yè)，能夠很好的把握市場(chǎng)和競(jìng)爭(zhēng)規(guī)律，對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手有充分的了解接顯得特別重要了。以往的企業(yè)在面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)候，也只能做到出現(xiàn)問(wèn)題之后才開(kāi)始采取應(yīng)對(duì)措施，只能等到事情發(fā)生之后，才知道該如何解決問(wèn)題的辦法。因?yàn)閷?duì)市場(chǎng)和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手們?nèi)狈α私猓�，沒(méi)有辦法做到預(yù)防和防范，在競(jìng)爭(zhēng)中，對(duì)雖然能夠取得競(jìng)爭(zhēng)的勝利的，但是，由于缺乏對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手和市場(chǎng)信息的及時(shí)掌握，也會(huì)導(dǎo)致一些不必要的損失。
上述的企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的四個(gè)需求方面，只是OA辦公系統(tǒng)為企業(yè)所解決的一些表面問(wèn)題。其實(shí)，企業(yè)信息化是建立在企業(yè)不斷發(fā)展及不斷適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)候，才會(huì)有強(qiáng)烈的需求。特別是隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息資源的共享越來(lái)越便捷，能夠時(shí)刻掌握市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)和整個(gè)行業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，是企業(yè)能夠提升競(jìng)爭(zhēng)能力的基本要求。企業(yè)通過(guò)利用OA辦公系統(tǒng)信息化手段;對(duì)外，時(shí)刻掌握行業(yè)里的整體趨勢(shì);對(duì)內(nèi)，時(shí)刻了解企業(yè)內(nèi)部人、財(cái)、物等各個(gè)方面的信息動(dòng)向。對(duì)內(nèi)外信息的結(jié)合，才能夠采取更加切實(shí)可行的發(fā)展手段，為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的信息參考依據(jù)。特別是一些求發(fā)展，促成長(zhǎng)的中小型企業(yè)們，能夠通過(guò)信息化手段提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力和綜合實(shí)力，是企業(yè)發(fā)展的重要手段。
拓展：OA辦公系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)
一、關(guān)注流2.0
一直以來(lái)，流程管理就是OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用核心。工作流2.0能夠讓軟件更好地適應(yīng)企業(yè)的管理變化，滿(mǎn)足用戶(hù)各種復(fù)雜的流程管理需求。
因?yàn)�，工作�?.0能使OA辦公系統(tǒng)的協(xié)同作用更加智能，不但實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)整合，也實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)和第三方應(yīng)用系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)整合，通過(guò)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的同步交換和共享，從而簡(jiǎn)化多余流程，消除重復(fù)工作，有效提升協(xié)同工作的效率和精度。
二、數(shù)據(jù)整合
有不少跡象表明，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，這對(duì)企業(yè)的數(shù)據(jù)整合能力提出了挑戰(zhàn)。能夠勝任數(shù)據(jù)整合的OA辦公系統(tǒng)將成為用戶(hù)的新寵。如今，不少OA辦公系統(tǒng)廠商已經(jīng)在花費(fèi)不菲的人力及物力從事軟件數(shù)據(jù)整合能力的研發(fā)。
三、移動(dòng)OA
隨著智能移動(dòng)終端的普及，OA辦公系統(tǒng)充分利用智能移動(dòng)終端的特點(diǎn)，與之融合而成的移動(dòng)OA辦公系統(tǒng)逐漸成為市場(chǎng)的主角。當(dāng)前，各大OA辦公系統(tǒng)廠商紛紛推出移動(dòng)OA辦公系統(tǒng)，各具特色。
OA不但可為新任員工提供流程、溝通以及與團(tuán)隊(duì)協(xié)同的幫助， 還可幫助有經(jīng)驗(yàn)的員工追蹤、 統(tǒng)計(jì)、自動(dòng)生成報(bào)表、甚至使用商業(yè)智能。此外，OA還允許自定義菜單及界面， 新任員工和有經(jīng)驗(yàn)的員工都可按需定義不同的菜單及界面。
四、全時(shí)服務(wù)
如今，用戶(hù)對(duì)OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用已經(jīng)有了更為理性的判斷，對(duì)產(chǎn)品的后續(xù)服務(wù)有著非常高的要求。因?yàn)閺S商提供的服務(wù)在很大程度上影響著產(chǎn)品的應(yīng)用。優(yōu)質(zhì)的OA辦公系統(tǒng)廠商會(huì)致力于為用戶(hù)提供可靠、及時(shí)、靈活、低成本的服務(wù)。
OA系統(tǒng)可以為用戶(hù)提供全工作日的在線服務(wù)支持，其專(zhuān)業(yè)客服可以通過(guò)QQ、MSN、EMAIL、電話、遠(yuǎn)程訪問(wèn)等方式隨時(shí)為客戶(hù)提供各種技術(shù)支持，遠(yuǎn)程訪問(wèn)的方式可以在第一時(shí)間模擬現(xiàn)場(chǎng)解決問(wèn)題。
五、體驗(yàn)式營(yíng)銷(xiāo)
有一句話在OA行業(yè)里很流行，那就是產(chǎn)品好不好，用了就知道。為了讓用戶(hù)更加放心，不少OA辦公系統(tǒng)廠商開(kāi)始在行業(yè)里提倡體驗(yàn)式營(yíng)銷(xiāo)，拋開(kāi)理念的炒作，直接用產(chǎn)品說(shuō)話。一般，只有那些有底氣，產(chǎn)品過(guò)硬的廠商才敢以這樣的方式對(duì)用戶(hù)負(fù)責(zé)。
六、安全防護(hù)
如今，用戶(hù)在OA軟件選型過(guò)程中，會(huì)越來(lái)越考慮到安全這一要素。
OA辦公系統(tǒng)行業(yè)在國(guó)內(nèi)經(jīng)過(guò)20多年的發(fā)展，大浪淘沙后，市場(chǎng)也在重新洗牌，新一輪領(lǐng)軍企業(yè)嶄露頭角。在新的角逐中能脫穎而出的OA辦公系統(tǒng)廠商必然要抓住以上六大發(fā)展趨勢(shì)，才能讓產(chǎn)品煥發(fā)出新的光彩，成為耀眼的明日之星。
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