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公文寫作規(guī)范

時(shí)間:2020-11-27 15:59:55 辦公文秘 我要投稿

公文寫作規(guī)范

  一、公文的基本知識(shí)

公文寫作規(guī)范

  (一)公文的含義

  公文,系公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱,是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他社會(huì)組織行使法定職權(quán)、處理日常事務(wù)時(shí)經(jīng)常使用的一種文體。公文有其特定的撰寫程式和行文格式,是傳達(dá)黨和國(guó)家的方針政策、發(fā)布黨規(guī)政令、指導(dǎo)和商洽工作、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的一種重要文字工具。公文是應(yīng)用文中最重要且用途最為廣泛的一種文體。

  公文有狹義和廣義之分。狹義的公文特指《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的13種行政公文和《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中規(guī)定的14種黨的主要公文。廣義的公文則涵蓋了全部通用公文和專用公文。所謂通用公文,是指黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位等普遍使用的公文;所謂專用公文,是指在一定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi),按照特定需要而專門使用的公文。專用公文具有很強(qiáng)的專業(yè)特點(diǎn),如外交公文,法規(guī)公文,司法公文,經(jīng)濟(jì)公文,公關(guān)公文,軍事公文,等等。

  就法院來(lái)說(shuō),法院公文既包括專用的司法文書如裁判文書、各種筆錄等,又包括有正式版頭的行政公文和黨組織公文,還包括其他一些公務(wù)文書如總結(jié)、匯報(bào)、發(fā)言、經(jīng)驗(yàn)交流材料、事跡材料、宣傳、調(diào)研、簡(jiǎn)報(bào)類材料等等。可以說(shuō),范圍非常廣泛。我們今天講的主要是狹義的公文,即有正式版頭的行政公文和黨組織公文。

  公文、文件、文書,這是三個(gè)既密切聯(lián)系又有所區(qū)別的概念。公文、文件、文書,它們?cè)趦?nèi)涵上是有交叉的,就是說(shuō),同一份文字材料,既可以叫做文件,又可以叫做公文,還可以叫做文書,但是,這樣的文字材料,在形式和內(nèi)容上都是有嚴(yán)格要求的,只有符合這種要求、公文、文件、文書才可以作為同義詞來(lái)交替使用,否則便是誤用。公文、文件、文書三者可以說(shuō)是同中有異、異中有同。所謂文件,它是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)根據(jù)自己的職責(zé)范圍而制發(fā)的、具有法定效力并設(shè)有特定版頭的公文;所謂文書,它是一切機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位和個(gè)人,為傳遞信息、交流思想、聯(lián)系事務(wù)、商洽問(wèn)題、記錄情況等而形成并使用的文字材料。稍加對(duì)比我們便不難發(fā)現(xiàn),公文、文件、文書三者是一種包含與被包含的關(guān)系,具體地說(shuō),文件只是公文當(dāng)中的一部分,而公文則又只是文書當(dāng)中的一部分,文書除了公文之外,還包括私人文書。

  狹義的公文與調(diào)研文章和宣傳文章也有很大的不同。在座的各位同志今天已經(jīng)聽了關(guān)于調(diào)研和宣傳文章寫作方面的交流發(fā)言和講座,應(yīng)該有了很深的印象。實(shí)踐中,有的同志寫得好調(diào)研文章或者宣傳文章,但不一定寫得好公文;同理,熟悉公文寫作的同志,也不一定擅長(zhǎng)寫宣傳類文章,因?yàn)樗麄兪菐追N截然不同的文體。從公文的特點(diǎn)中,我們可以找到原因。

  (二)公文的特點(diǎn)

  1、明確的公務(wù)性。

  2、鮮明的政治性。

  3、極高的權(quán)威性。

  4、作者的法定性。

  5、較強(qiáng)的時(shí)效性。

  6、體式的特定性。

  7、文風(fēng)的樸實(shí)性。

  8、嚴(yán)格的程序性。

 。ㄈ┕牡淖饔

  1、領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。

  2、規(guī)范和約束作用。

  3、宣傳和教育作用。

  4、聯(lián)系和知照作用。

  5、依據(jù)和憑證作用。

  以上是公文的現(xiàn)實(shí)效用,還具有歷史效用,可以存史。

  (四)公文的分類

  1、按基本使用范圍分為:通用公文(法定公文、普通事務(wù)文書)和專用公文。

  2、按行文的方向分為:上行文(請(qǐng)示、報(bào)告等)、下行文(決定、指示、批復(fù)等)、平行文(函等)以及通行文(意見、會(huì)議紀(jì)要等)。

  3、按公文的內(nèi)在屬性分為:規(guī)范性公文(規(guī)定、條例、章程、辦法、細(xì)則等)、指令性公文(命令、指示、決定等)、指導(dǎo)性公文(批示、意見等)、知照性公文(通知、通報(bào)、公報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)等)、公布性公文(公告、通告、布告等)、商洽性公文(函等)、報(bào)請(qǐng)性公文(請(qǐng)示、報(bào)告等)、記錄性公文(會(huì)議紀(jì)要、大事記等)。

  4、按制發(fā)機(jī)關(guān)的性質(zhì)分為:黨內(nèi)公文、行政公文、群眾團(tuán)體公文、聯(lián)合行文等。

  5、按公文辦理的時(shí)間要求分為:特急公文、緊急公文、常規(guī)公文等。

  6、按機(jī)密程度分為:絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文和普通公文。

  7、按公文的規(guī)范程度和約束力分為:規(guī)范性公文和非規(guī)范性公文。

  8、按公文的載體分為:傳統(tǒng)紙質(zhì)公文和電子公文。

 。ㄎ澹┕牡奈姆N及其適用范圍

  1、命令(令)

  命令(令)屬下行文!秶(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》指出:它“適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施;嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員”。命令(令)的制發(fā)主體有著嚴(yán)格的限定,《中華人民共和國(guó)憲法》和《中華人民共和國(guó)各級(jí)人民代表大會(huì)和地方各級(jí)人民政府組織法》規(guī)定,只有全國(guó)人大的常委會(huì)及委員長(zhǎng),國(guó)家主席,國(guó)務(wù)院及總理,國(guó)務(wù)院各部委及部長(zhǎng)、主任,地方各級(jí)人民政府和各級(jí)人大,才有權(quán)力發(fā)布命令(令)。黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)可以和同級(jí)人民政府聯(lián)合發(fā)布命令(令),但需以行政公文的形式出現(xiàn)。就法院來(lái)說(shuō),命令(令)僅適用于授予司法警察警銜、獎(jiǎng)勵(lì)有關(guān)人員。

  2、決定

  決定是黨政機(jī)關(guān)共有的一個(gè)公文文種,但就適用范圍而言,決定在行政機(jī)關(guān)比在黨的機(jī)關(guān)要廣泛得多。在黨的機(jī)關(guān),決定“用于對(duì)重要事項(xiàng)做出決策和安排”,而在行政機(jī)關(guān),決定則“適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排,獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)”。

  3、公告

  公告“適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)”。它一般以國(guó)家各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的名義發(fā)布,社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位和基層組織不使用這一公文文種。但事實(shí)上,公告的使用范圍非常廣泛,已經(jīng)擴(kuò)大化,如法院的開庭公告、公示公告等等。

  4、通告

  通告“適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)”。通告與公告有相似之處,這就是都面向全社會(huì),都是知照性的。但是二者也有明顯的區(qū)別,這種區(qū)別,一方面表現(xiàn)為制發(fā)的主體有受限與不受限的不同——公告是有資格限制的,而通告則是任何機(jī)關(guān)、團(tuán)體和單位都可以采用的;另一方面表現(xiàn)為涉及的內(nèi)容有重要程度的差異——公告涉及的是重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng),而通告涉及的則是各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

  5、通知

  通知“適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員”。通知與通告的功能相近,其最大的不同在于,通知有特定的受文者,通告則無(wú);通知有專指的約束力,通告則僅有泛指的約束力;通知與機(jī)關(guān)的經(jīng)常性工作密切相關(guān),通告則與社會(huì)事務(wù)聯(lián)系密切,如此而已。

  6、通報(bào)

  通報(bào)“適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況”。公告與通告面向整個(gè)社會(huì),具有較強(qiáng)的公眾性,通知與通報(bào)則主要是面向機(jī)關(guān),具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性。通知與通報(bào)的適用范圍有一定的重合,但也有各自專享的“領(lǐng)地”,不能做人為的取舍。

  7、議案

  議案“適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)”。議案有其獨(dú)具的特色,因而是公文中的重要成員。就法院來(lái)說(shuō),議案適用于人民法院依照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)及其常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng),主要是法官職務(wù)任免。

  8、報(bào)告

  報(bào)告“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)”。行政機(jī)關(guān)與黨的機(jī)關(guān)均使用報(bào)告這一文種,而且適用范圍也基本相同。

  9、請(qǐng)示

  請(qǐng)示“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”。請(qǐng)示與報(bào)告都屬于上行文,兩者的區(qū)別在于,報(bào)告只是客觀地將有關(guān)情況匯報(bào)給上級(jí)機(jī)關(guān),無(wú)需上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù),而請(qǐng)示則是將自己無(wú)權(quán)或無(wú)力處理的事項(xiàng)及相應(yīng)的對(duì)策主張反映給上級(jí)機(jī)關(guān),上級(jí)機(jī)關(guān)必須明確予以答復(fù)。

  10、批復(fù)

  批復(fù)“適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)”。下級(jí)機(jī)關(guān)用請(qǐng)示向上級(jí)機(jī)關(guān)行文,上級(jí)機(jī)關(guān)即須以批復(fù)做出相應(yīng)的答復(fù)。

  11、意見

  意見“適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見解和處理辦法”。意見過(guò)去沒有被《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》作為一個(gè)公文文種列出,因其形式相對(duì)靈活,適用范圍廣,可以有效補(bǔ)救行政機(jī)關(guān)其他法定文種在適用范圍和使用效果上的不足,故最新修訂、發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》將其正式確定為一個(gè)機(jī)關(guān)公文文種。它屬于通行文,適用范圍非常廣泛。

  12、函

  函“適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作,詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”。函的答復(fù)功能僅僅適用于不相隸屬的機(jī)關(guān)之間,這是它與批復(fù)的一點(diǎn)重要不同。

  13、會(huì)議紀(jì)要

  會(huì)議紀(jì)要“適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)”。

  黨的機(jī)關(guān)專用的公文文種有:

  14、決議

  決議被列為黨的機(jī)關(guān)14個(gè)法定公文文種的首位,可知它在黨的機(jī)關(guān)公文中居于突出重要的地位!吨袊(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》指出:決議“用于經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的重要決策事項(xiàng)”。這里有兩點(diǎn)需要注意:第一,從形式上說(shuō),決議必須是經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的`,就是說(shuō),只有拿到黨的會(huì)議上,提交與會(huì)者認(rèn)真討論,并得到表決通過(guò)的,這樣的決議才是合法有效的。第二,從內(nèi)容上說(shuō),決議必須是重要決策事項(xiàng),就是說(shuō),一般的事項(xiàng)、非決策性事項(xiàng)不能采用決議這一公文文種。

  15、指示

  指示屬下行文,“用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作,提出開展工作的原則和要求”。就是說(shuō),指示主要適用于布置工作而不是其他方面,并且布置工作也不是事無(wú)巨細(xì)樣樣說(shuō)到,只是提出一些原則和要求,工作具體如何開展,還須由下級(jí)機(jī)關(guān)根據(jù)各自的實(shí)際情況自主決定,所以,指示的文末往往有“望結(jié)合實(shí)際情況,認(rèn)真貫徹執(zhí)行”之類的結(jié)束語(yǔ)。

  16、公報(bào)

  公報(bào)“用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件”。相對(duì)于通報(bào)而言,公報(bào)的公開程度更高,而且涉及內(nèi)容的重要性一般來(lái)說(shuō)也更強(qiáng)。如國(guó)務(wù)院公報(bào)、最高法院公報(bào)等等。

  17、條例

  條例“用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度”,屬規(guī)范性公文。就是說(shuō),一方面,條例的制發(fā)有嚴(yán)格的資格限定,下級(jí)黨組織不可以制發(fā)條例,只有黨的中央組織才可以制發(fā)條例;另一方面,條例是關(guān)于黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度的具體化,是條文性法規(guī),具有極大的權(quán)威性和約束力。

  18、規(guī)定

  規(guī)定“用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范”。規(guī)定與條例一樣,也屬規(guī)范性公文。兩者的不同之處在于,一方面,就制發(fā)的主體而言,規(guī)定并無(wú)條例那樣的嚴(yán)格限定,各級(jí)黨組織都可以制發(fā)規(guī)定;另一方面,就適用范圍而言,規(guī)定往往與特定的時(shí)期、特定的條件和背景,以及特定的問(wèn)題相聯(lián)系,正因?yàn)槿绱,其時(shí)效性更強(qiáng),而穩(wěn)定性相對(duì)略差。其實(shí),規(guī)定不僅用于黨的機(jī)關(guān),在行政機(jī)關(guān)和其他機(jī)關(guān)應(yīng)用也很廣泛,主要用來(lái)制定規(guī)章制度,但因?yàn)樗皇切姓奈姆N,所以必須用通知的形式印發(fā),而不能單獨(dú)成文印發(fā)。

 。┕牡男形囊(guī)則

  公文的行文規(guī)則,是關(guān)于公文制發(fā)的基本原則和基本方法的概括和總結(jié)。

 。2)不以機(jī)關(guān)名義向領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人報(bào)送公文原則!秶(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第22條規(guī)定:“除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外,不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送‘請(qǐng)示’、‘意見’和‘報(bào)告’”!吨袊(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》也有相同規(guī)定。直接向領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人報(bào)送公文,有損領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的權(quán)威,違背公文流轉(zhuǎn)辦理程序,從報(bào)送者角度看可以提高效率,但對(duì)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)而言,則損害了效率。就法院而言,領(lǐng)導(dǎo)同志批示、交辦的案件比較多,對(duì)于交辦案件,領(lǐng)導(dǎo)同志明確批示“望復(fù)”、“回告結(jié)果”等意思的,可以公文形式對(duì)領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人報(bào)送,除此之外,一般不要向領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人報(bào)送公文。

  2、行文關(guān)系。分為領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系、互不統(tǒng)屬關(guān)系三類。

  3、行文方式。根據(jù)制發(fā)機(jī)關(guān)劃分,可分為單獨(dú)行文和聯(lián)合行文;根據(jù)接收機(jī)關(guān)劃分,可分為縱向行文(逐級(jí)行文、多級(jí)行文、越級(jí)行文、通行行文)和橫向行文。

  4、具體要求。(1)恪守隸屬關(guān)系,一般不越級(jí)行文!吨袊(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定:“黨的機(jī)關(guān)的行文關(guān)系,根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定!坏迷郊(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文,尤其不得越級(jí)請(qǐng)示問(wèn)題;因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí),應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。”《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》有相同規(guī)定。允許越級(jí)行文的情形:發(fā)生了嚴(yán)重緊急情況;直接上級(jí)機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)越級(jí)交辦某些事項(xiàng),同時(shí)指令越級(jí)上報(bào)的;詢問(wèn)只有直接上級(jí)機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)才能答復(fù)的某些重要問(wèn)題或事項(xiàng),且這些問(wèn)題和事項(xiàng)與直接上級(jí)機(jī)關(guān)沒有任何聯(lián)系的;數(shù)次向直接上級(jí)機(jī)關(guān)行文請(qǐng)求解決某項(xiàng)工作中急需解決的問(wèn)題,但是直接上級(jí)機(jī)關(guān)長(zhǎng)期不予解決,以致對(duì)工作或即將對(duì)工作產(chǎn)生嚴(yán)重的負(fù)面影響的;等等。

 。2)明晰發(fā)文權(quán)限,向適宜的對(duì)象行文。根據(jù)規(guī)定,黨委和政府可以向各自的上一級(jí)或下一級(jí)黨委和政府行文;黨委、政府辦公廳(室)在得到黨委、政府授權(quán)后,可以向下一級(jí)黨委、政府正式行文;黨委、政府的其他下設(shè)部門,一般不得向下一級(jí)黨委和政府正式行文;其行文對(duì)象,包括各自的上一級(jí)或下一級(jí)黨委、政府的對(duì)口部門,以及同級(jí)黨委、政府的下設(shè)部門。不相隸屬的機(jī)關(guān)之間行文,適用“函”這一商洽性公文,不能采用指令性、指導(dǎo)性和規(guī)范性公文文種。法院公文的行文對(duì)象要求是一樣的。

 。4)部門之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。

 。5)需要聯(lián)合行文時(shí),作者應(yīng)是同級(jí)機(jī)關(guān)。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第16條規(guī)定:同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門、上級(jí)政府部門與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文;政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文;政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要,應(yīng)當(dāng)明確主辦部門,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格控制聯(lián)合行文單位數(shù)量。

 。6)關(guān)于“請(qǐng)示”的具體規(guī)定!罢(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事;請(qǐng)示事項(xiàng)涉及其他機(jī)關(guān)職權(quán)范圍的問(wèn)題時(shí),應(yīng)與有關(guān)機(jī)關(guān)協(xié)商一致,如未能達(dá)成一致,需在請(qǐng)示中寫明;請(qǐng)示問(wèn)題應(yīng)當(dāng)提出明確的意見;請(qǐng)示一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān);請(qǐng)示不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān):“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

  

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