秘書人員必備禮儀

　　秘書崗位是與領(lǐng)導(dǎo)崗位相伴生的，有了領(lǐng)導(dǎo)才有秘書的存在。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是一種有別于同事關(guān)系的特殊關(guān)系。下面小編為大家介紹秘書人員必備禮儀，希望能幫到大家！

　　1、在辦公室打招呼的禮儀

　　(1)、在辦公室內(nèi)你應(yīng)向經(jīng)過你辦公桌的人主動(dòng)打招呼，無論他們的身份是同事或者是老板，都要一視同仁。

　　看見有人經(jīng)過你的身旁而不打招呼，是十分無禮的。至于對周圍的同事和較熟悉的同事，更應(yīng)保持有禮、和善的態(tài)度，不論早上進(jìn)公司、中午休息吃飯或晚上離開公司都要打招呼，千萬不要“來無影、去無蹤”。

　　(2)、電梯遇見老板，要主動(dòng)大方地向他打招呼，不宜閃躲或假裝沒看見。若只有你和老板兩人在電梯內(nèi)，也可聊一些普通的事或簡單地問候一下。萬一他的反應(yīng)十分冷淡或根本不理，那么以后見面只需禮貌地打聲招呼即可。最好不要與老板在電梯內(nèi)談?wù)摴�事，以免使人討厭。在擁擠的電梯內(nèi)，如果沒有人說話，最好也不要開口。若遇到同事向你打招呼或是目光相遇，你應(yīng)適時(shí)地點(diǎn)頭、微笑，甚至回應(yīng)，視而不見是最要不得的。老板招呼你時(shí)，你要客氣地回答“是的，xx老板(潘總)”，“是的，xx先生”。

　　(3)、離開辦公室時(shí)，應(yīng)記住向主管報(bào)告，詢問是否還有吩咐然后再離開。對于上司，態(tài)度要禮貌周到，若接近其身邊，要站好后再打招呼；而一般熟悉的同事之間則不必拘束，可以用互相了解及喜歡的方式打招呼。

　　(4)、同事之間如非常熟悉或得到對方許可，則可直稱其名，但無論如何不應(yīng)該于工作場合中叫對方的小名、綽號，如“帥哥”、“美女”或“好好先生”等。因?yàn)檫@些稱呼含有玩笑意味，會令人覺得不莊重，同時(shí)在工作場合不應(yīng)用肉麻的話來稱呼別人，如“親愛的”，“老大”等。

　　(5)、別人招呼你時(shí)，應(yīng)立刻有所回應(yīng)，即使正在接聽電話也應(yīng)放下話筒，告訴他你住在那接聽電話，待會兒就來。不要留待事后解釋，以免增加困擾及誤會。

　　(6)、在辦公室內(nèi)坐著時(shí)，如果有人進(jìn)來，究竟應(yīng)不應(yīng)該站起來?到底有哪些時(shí)候非起立不可的?當(dāng)下列人士進(jìn)來時(shí)，你就該站起身來：

　　顧客(不論男女)進(jìn)來時(shí)；職位比你高的領(lǐng)導(dǎo)；

　　職位與你同等的女性行政人員。但如果她因工作需要常進(jìn)出你的辦公室，那就另當(dāng)別論了；

　　開會時(shí)一位女性正好進(jìn)入或離開會議室時(shí)，只有坐在她旁邊(特別是左邊)的男士應(yīng)戰(zhàn)起來為她服務(wù)，幫忙拉開椅子，其他位子的男士依然可坐著；

　　貴賓要離席時(shí)，不論他是男士或女士，都不可任由貴賓單獨(dú)離席，應(yīng)有人陪同及恭送。

　　2、打電話禮儀：

　　(1)、做好打電話前的準(zhǔn)備：做好思想準(zhǔn)備、精神飽滿；要考慮好通話的大致內(nèi)容，如怕打電話時(shí)遺漏，那么記下主要內(nèi)容以備忘；在電話機(jī)旁要有記錄的筆和紙。

　　(2)、電話撥通后，應(yīng)先說“您好”，問對方：是某單位和個(gè)人。得到明確答復(fù)后，再自報(bào)家門，報(bào)單位和你個(gè)人的名字。

　　(3)、如對方幫你去找人聽電話，此時(shí)，打電話的人應(yīng)拿住話筒，不能放下話筒干別的事。

　　(4)、告知“某不在”時(shí)，你不可“喀嚓”就掛斷，而應(yīng)說“謝謝，我過會兒再打”或“如方便，麻煩您轉(zhuǎn)告”或“請告訴他回來后給我回個(gè)電話，我的電話號碼是 ……”

　　(5)、電話撥錯(cuò)了，應(yīng)向?qū)Ψ奖硎厩敢猓�“對不起，我打錯(cuò)了”，切不可無禮的就關(guān)斷電話。

　　(6)、如要求對方對你的電話有所記錄，應(yīng)有耐心，別催問：“好了嗎?”、“怎么這么慢!”

　　(7)、打電話時(shí)，要口對話筒，說話聲音不要太大也不要太小，說話要富于節(jié)奏，表達(dá)要清楚，簡明扼要，吐字清晰，切忌說話矯揉造作，嗲聲嗲氣。

　　(8)、給單位打電話時(shí)，應(yīng)避開剛上班或快下班時(shí)間，因?yàn)榻勇犽娫挼娜瞬荒蜔�。居家打電話宜在中飯或晚飯或晚上的時(shí)間，但太晚或午睡的時(shí)間不宜。

　　(9)、通話應(yīng)簡單明了，對重要內(nèi)容可以扼要地向?qū)Ψ皆贁⑹鲆槐�，以求確認(rèn)。

　　(10)、不占用公司電話談個(gè)人私事，更不允許在工作時(shí)間用電話與親朋好友聊天。

　　(11)、通話完畢，應(yīng)友善地感謝對方：“打攪你了，對不起，謝謝您在百忙中接聽我的電話”，或者“和您通話感到很高興，謝謝您，再見”。

　　3、接電話的禮儀

　　(1)、一般鈴聲一響，就應(yīng)及時(shí)接電話。如鈴聲響過四次再去接，就顯得不禮貌，此時(shí)拿起電話，應(yīng)說聲“對不起，讓您久等了。”

　　(2)、一般拿起話筒后，應(yīng)說“您好”

　　(3)、再自我介紹，需要我?guī)兔��?

　　(4)、認(rèn)真傾聽對方的電話內(nèi)容，聽電話時(shí)，應(yīng)說“是、好”等，讓對方感到你在認(rèn)真地聽，不要輕易打斷對方的說話。

　　(5)、如對方不是找你，那么你應(yīng)該禮貌的請對方“稍候”，如找不到聽電話的人，你可以自動(dòng)的提供一些幫助，“需要我轉(zhuǎn)告嗎?”

　　(6)、如對方要求電話記錄，應(yīng)馬上拿出紙和筆進(jìn)行記錄。電話記錄：說來的電話(WHO)，打電話找誰(WHOM)，來電的內(nèi)容(What)、來電的原因(Why)、來電提到的地點(diǎn)(Where)、時(shí)間(When)。

　　(7)、電話完畢，應(yīng)等對方掛機(jī)后在掛比較好，不要倉促的久掛斷，甚至對方話音沒落，就掛斷。掛電話的聲音不要太響，以免讓人產(chǎn)生粗魯無禮的感覺。

　　(8)、碰到對方掛錯(cuò)電話時(shí)，態(tài)度要有禮貌，別說“亂打，怎么搞的”

　　(9)、接電話時(shí)，盡量不要干別的事，如中途有事，必須走開一下，那么時(shí)間也不應(yīng)超過30秒。

　　4、交換名片的禮儀

　　(1)、要養(yǎng)成檢查名片夾內(nèi)是否還有名片的習(xí)慣，名片的遞交方式：各個(gè)手指并攏，大拇指輕夾著名片的右下，使對方好接拿。雙手遞給客戶，將名片的文字方向朝客戶。

　　(2)、拿取名片時(shí)要雙手去拿，拿到名片時(shí)輕輕念出對方的名字，以讓對方確認(rèn)無誤；如果念錯(cuò)了，要記著說對不起。拿到名片后，要放置自己名片夾中。

　　(3)、同時(shí)交換名片時(shí)，可以右手提交名片，左手接拿對方名片。

　　(4)、不要無意識地玩弄對方的名片。

　　(5)、不要當(dāng)場在對方名片上寫備忘事情。

　　(6)、上司在旁時(shí)不要先遞交名片，要等上司遞上名片后才能遞上自己的名片。

　　(7)、送名片的禮儀：應(yīng)起身站立，走向?qū)Ψ�，面含笑意，以右手或雙手捧著或拿正面面對對方，以齊胸的高度不緊不慢的遞送過去。與此同時(shí)，應(yīng)說“請多關(guān)照”，“請多指教”“希望今后保持聯(lián)絡(luò)”等，同時(shí)向多人遞送名片時(shí)，應(yīng)由尊而卑或由近而遠(yuǎn)。

　　(8)、接受名片的禮儀：要起身站立，迎上前去，說“謝謝”。然后，務(wù)必要用右手或雙手并用將對方的名片鄭重的接過來，捧到面前，念一遍對方的姓名。最后，應(yīng)當(dāng)著對方的面將名片收藏到自己的名片夾或包內(nèi)，并隨之遞上自己的名片。忌諱：用左手接，接過后看也不看，隨手亂放，不回遞自己的名片等。

　　5、介紹的禮儀：

　　介紹他人相識時(shí)，要先介紹身份較低的一方，然后再介紹身份較高的一方，即先介紹主人，后介紹客人；先介紹職務(wù)低者，后介紹職務(wù)高者；先介紹男士，后介紹女士；先介紹晚輩，后介紹長輩；先介紹個(gè)人，后介紹集體。

　　如果在介紹他人時(shí)，不能準(zhǔn)確知道其稱呼，應(yīng)問一下被介紹者“請問你怎么稱呼?”，否則萬一張冠李戴，會很尷尬。

　　介紹時(shí)最好先說：“請?jiān)试S我向您介紹”或“讓我介紹一下”，“請?jiān)试S我自我介紹�！�

　　打招呼男士為先，握手女士為先。

　　介紹手勢：手掌向上，五指并攏，伸向被介紹者，不能用手指指指點(diǎn)點(diǎn)，當(dāng)別人介紹到你時(shí)，應(yīng)微笑或握手點(diǎn)點(diǎn)頭，如果你正坐著，應(yīng)該起立。

　　6、握手的禮儀：

　　(1)、在會見、會談場合，在雙方介紹完以后，可相互握手，寒暄致意。關(guān)系親近的可邊握手邊問候，甚至兩人雙手長時(shí)間握在一起。在一般情況下，輕握一下即可，但年輕者對年長者，身份低者對身份高者則應(yīng)稍稍欠身，雙手握住對方的手，以示尊敬。男子與婦女握手時(shí)，往往只輕握一下婦女的手指部分。老朋友可以例外，除因特殊原因外，不要坐著與人握手，但如果兩人相鄰或相對都是坐著，可以微屈前身握手。

　　(2)、握手應(yīng)由主人、長者、身份高者、婦女先伸手，客人、年輕者、身份低者見面先問候，待對方伸手再握。多人同時(shí)握手注意不要交叉。男子在握手前應(yīng)先脫下手套摘下帽子。握手時(shí)，雙目注視對方，微笑致意，不要看著第三者握手。但據(jù)西方傳統(tǒng)，位尊者和婦女可以戴手套握手。作為主人，主動(dòng)、熱情、適時(shí)握手是很有必要的，這樣做可以增加親切感。

　　7、“上座”和“下座”的區(qū)分

　　離入口遠(yuǎn)的地方為上座，離入口進(jìn)的是下座。

　　右邊是上座，左邊為下座。

　　如果既有靠墻的沙發(fā)，又有不靠墻的沙發(fā)放在會客室里，那么以靠墻的為上座。

　　不管你進(jìn)入會客室、辦公室或客戶家里，不要坐到上座。

　　坐3人沙發(fā)時(shí)，不要坐在兩端，應(yīng)坐在中間，會顯得落落大方、談話的感染力會增強(qiáng)。

　　拓展：秘書的舉止禮儀要求

　　1、尊重

　　秘書在工作中往往代表著機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)當(dāng)對交往對象給予充分的尊重，體現(xiàn)“尊重在先”的原則。

　　例如，秘書在與他人交談時(shí)，不應(yīng)站在或坐在高于對方的位置上，以免給人造成“居高臨下”的感覺。不可將自己的頭部仰靠在椅背上，也不宜高翹“二郎腿”，更不能將腳尖抬起，直指對方，避免給對方形成散漫、傲慢的印象。倘若對方是一位異性，還須與之保持一定的距離，以免讓對方感覺不便，或產(chǎn)生誤解。

　　交談過程中，應(yīng)兩眼注視對方，精神飽滿，神情專注，并不時(shí)點(diǎn)頭表示正在傾聽。此時(shí)如果舉目四顧，心不在焉，神情倦怠，就容易被認(rèn)為對談話漫不經(jīng)心或不耐煩；如果手舞足蹈，指手畫腳，高談闊論，就會使對方覺得你目中無人、狂傲輕浮。

　　2、自然

　　秘書舉止以自然為宜，切忌虛假、做作、呆板、局促、勉強(qiáng)。

　　例如，秘書在與人交往中宜以微笑表示親切和熱情，而不宜滿臉堆笑或強(qiáng)作歡顏，這樣容易給人造成刻意逢迎的感覺。再如，欣喜時(shí)可以露出自然的笑容，不宜歪腦袋、擠笑靨、旁若無人地大笑不已。做手勢時(shí)宜并攏四指，切忌高翹小指。在與熟人相處時(shí)要不失親切，略可隨意，而不宜正襟危坐、不茍言笑。

　　3、穩(wěn)重

　　秘書工作繁雜、瑣碎，但又不容有疏漏，這就要求秘書舉止要穩(wěn)妥可靠，有條不紊，忙而不亂。只有這樣，才能展現(xiàn)出自己獨(dú)特的內(nèi)涵。

　　例如，在匯報(bào)工作時(shí)，應(yīng)神態(tài)安詳，口齒清晰，談吐自如。在取物品時(shí)，要先看清情況，然后眼到手到，駕輕就熟。在會議室入座時(shí)，要小心翼翼，輕穩(wěn)就座，不可搖搖晃晃，東踩西踏，將座椅拉得亂響，有意無意地制造擾人的噪音。在敲門時(shí)，應(yīng)用手指輕叩，不宜拳擂、腳踹；關(guān)門時(shí)，應(yīng)用雙手輕輕推上，不可用力猛甩，或是用腳踢上。遇到某些意外情況時(shí)，應(yīng)處變不驚，沉著應(yīng)對，而不應(yīng)大呼小叫，上躥下跳，人為地渲染緊張氣氛。

　　4、端莊

　　秘書的靜止姿態(tài)以端莊為要。

　　我國傳統(tǒng)上有“站如松，坐如鐘，臥如弓”“頭容正，肩容平，胸容寬，背容直”“顏色：宜和、宜靜、宜莊”等一系列的禮儀要求，講的都是舉止中的端莊之美，這些要求對于秘書也是適用的。

　　5、大方

　　秘書的舉止要灑脫、大氣，不要拘謹(jǐn)、小氣。

　　例如，在交往中，不論對方地位高低，都應(yīng)自然地注視對方的眼睛。如果始終不敢正視對方的'眼睛，或是自己的目光與對方的目光稍一相遇，便立刻躲避開來，往好里說，是害羞和小家子氣；往壞里講，則會被理解為心虛氣短或心懷鬼胎。

　　6、優(yōu)雅

　　秘書的舉止若能做到優(yōu)雅、脫俗，那就達(dá)到了舉止禮儀的高級境界。

　　工作中，有些低俗、不雅的舉止可以說是秘書工作者之大忌。例如，有些同志不顧場合，在他人面前挖鼻孔、掏耳朵、剔牙齒、摳眼屎、甩鼻涕、打噴嚏、修指甲、抓癢癢、拽襪子、脫鞋子，就是很不雅觀又很不禮貌的行為。又如，雖然人們對女士處處優(yōu)先，比較寬容，但是有些女性秘書的舉止卻并不得體，有的腳穿帶有鐵釘?shù)母吒�鞋，敲擊地面“咚咚”作響；有的在大庭廣眾之下無所顧忌地化妝、補(bǔ)妝；有的在眾人面前有意無意地叉開雙腿站立，甚至蹲、坐，這些“非淑女動(dòng)作”都有礙觀瞻，有失體面。

　　古人云：“腹有詩書氣自華。”在舉止上表現(xiàn)得舒展得體，符合禮儀，是一個(gè)人內(nèi)心充實(shí)、視野開闊的表現(xiàn)，是其閱歷和自信心的自然流露。作為秘書人員，除了要悉心研習(xí)技巧外，還須努力學(xué)習(xí)，飽讀詩書，加強(qiáng)修養(yǎng)，提高精神境界。只有這樣，才能在潛移默化之中養(yǎng)成優(yōu)雅的氣質(zhì)和風(fēng)度。

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