如何提高秘書寫作能力

　　寫作能力是秘書的一項(xiàng)基本素質(zhì)，也是衡量秘書工作的重要標(biāo)準(zhǔn)。如何提高秘書寫作能力，本文擬談一孔之見(jiàn)。

　　一、注重寫作基本功訓(xùn)練。

　　秘書寫作能力的高低決定著服務(wù)質(zhì)量的好壞，而寫作能力的關(guān)鍵在于基本功。綜合起來(lái)講，基本功可用“聽(tīng)、讀、記、寫”四個(gè)字來(lái)概括。

　　“聽(tīng)”，就是認(rèn)真聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)講話主要精神，把領(lǐng)導(dǎo)的工作思路、工作經(jīng)驗(yàn)、具體要求記錄下來(lái)；認(rèn)真聽(tīng)取各部門領(lǐng)導(dǎo)的匯報(bào)，把各部門的基本情況、工作進(jìn)展情況、存在的問(wèn)題和工作建議記錄下來(lái)；認(rèn)真聽(tīng)取側(cè)重服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)、辦公室領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于起草文件、報(bào)告的要求、思路并記錄下來(lái)，必要時(shí)可征求一下其他秘書的意見(jiàn)。

　　“讀”，就是多閱讀報(bào)刊雜志，從中了解和掌握國(guó)家的方針政策、各地區(qū)落實(shí)方針政策的具體措施；多閱讀上級(jí)重要文件和領(lǐng)導(dǎo)講話，充分把握上級(jí)的有關(guān)要求；多閱讀本地區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的重要講話，掌握本地區(qū)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各項(xiàng)工作的思路、重點(diǎn)及具體工作措施；多閱讀部門領(lǐng)導(dǎo)的調(diào)查報(bào)告、情況反映和有關(guān)信息，深入了解掌握各部門的實(shí)際情況、存在問(wèn)題、工作打算。

　　“記”，就是做好會(huì)議記錄、學(xué)習(xí)筆記，關(guān)鍵是要把主要工作的思路、措施和取得的成效牢記在心，把各項(xiàng)主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況及原因熟記于心，為起草文件和講話打基礎(chǔ)。

　　“寫”，就是起草文稿的過(guò)程。在寫作基本功中，聽(tīng)、讀、記是基礎(chǔ)，都是為“寫”服務(wù)的。

　　想寫好，首先要學(xué)會(huì)定思路，也就是定提綱，這是寫作的關(guān)鍵。公文寫作同文學(xué)創(chuàng)作有很大區(qū)別，不同的文種都有固定格式，這適用于國(guó)家確定的15個(gè)文種，在起草領(lǐng)導(dǎo)講話、匯報(bào)材料、發(fā)言提綱時(shí)，雖然也有一定格式，但不是固定不變的，要根據(jù)會(huì)議要求，領(lǐng)導(dǎo)意圖和實(shí)際工作需要而定。其次要注重內(nèi)容的選取�？偨Y(jié)時(shí)要客觀真實(shí)、全面詳細(xì)，多用數(shù)字和事實(shí)說(shuō)話；分析時(shí)要準(zhǔn)確、有針對(duì)性和前瞻性；部署時(shí)要符合實(shí)際，有可操作性和科學(xué)性。再次要靈活運(yùn)用語(yǔ)言文字�！肮�文不是無(wú)情物”，文稿的語(yǔ)言有別于文學(xué)創(chuàng)作，但同樣需要活潑生動(dòng)，形象鮮明，富有文彩。適當(dāng)運(yùn)用名人名句、成語(yǔ)典故、經(jīng)典論述、民間俗語(yǔ)和修辭手法，可以增強(qiáng)文章的表現(xiàn)力。同時(shí)，注重運(yùn)用好“全面”、“部分”、“最好”、“一般”等程度用語(yǔ)，切忌以偏蓋全，失去準(zhǔn)確性。

　　二、注重改進(jìn)提高寫作能力的方法。

　　從“小”法，剛從事秘書工作的同志，由于對(duì)工作不熟悉，必須從小的文章寫起，先寫信息、消息、情況反映、內(nèi)容摘要等小文章，然后由簡(jiǎn)到繁，由粗到細(xì)，由少到多，每天堅(jiān)持寫。綜合法，秘書的主要職責(zé)是搞綜合，學(xué)會(huì)綜合各部門的基本情況，綜合領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，從一個(gè)部門、一個(gè)產(chǎn)業(yè)、一項(xiàng)工作開(kāi)始綜合，先撰寫調(diào)查報(bào)告，了解情況，在此基礎(chǔ)上學(xué)會(huì)分析問(wèn)題，重點(diǎn)是提出合理化建議，然后是起草各種講話、匯報(bào)、署名文章、情況分析等綜合性文稿。

　　冷“處”法，也稱冷靜處理法。文稿初成后，由于思維已成定勢(shì)，馬上修改肯定沒(méi)有效果，如果時(shí)間允許，可以先放一放，讓初成后的喜悅冷卻下來(lái)，再拿出來(lái)修改，以第三人的角度和清醒的頭腦重新審定思路、內(nèi)容和語(yǔ)言，會(huì)有意想不到的效果。

　　討論法，三人行必有我?guī)煟�集體的智慧是無(wú)窮的。再好的材料也有缺點(diǎn)和不足，都有需要不斷修改和完善的地方。通過(guò)集體討論，找出存在的問(wèn)題，提出修改意見(jiàn)。實(shí)踐證明，這種方法是通用的，也是最有效的方法。珍藏法，珍藏精品，將寫得好的文章保存起來(lái)，主要是珍藏領(lǐng)導(dǎo)的修改稿和各種文種的精品。

　　壓減法，文章貴于精，公文亦如此。作為秘書人員要多在“文字精練”、“篇幅短小”上狠下功夫，起草公文時(shí)，要開(kāi)門見(jiàn)山，直陳其事，不斷錘煉語(yǔ)言文字的表達(dá)能力。

　　三、注重良好寫作習(xí)慣的養(yǎng)成。

　　習(xí)慣成自然，良好的習(xí)慣決定能力提高的快慢，寫作能力的提高與良好的寫作習(xí)慣是分不開(kāi)的。概括地講，良好的寫作習(xí)慣主要有：

　　一是多寫。俗話說(shuō)，勤能補(bǔ)拙，許多秘書都有這樣的體會(huì)，“�？葱刂杏斜�、常寫筆下生花”，寫作能力來(lái)源于日積月累，筆耕不輟。

　　二是勤思。就是所謂的“悟”。秘書人員作為協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀助手，是貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策的一支骨干力量，寫東西時(shí)必須對(duì)工作進(jìn)行戰(zhàn)略的、全局的思考。多思才能“思風(fēng)發(fā)于胸臆、言泉流于筆端”。所以在日常工作中，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，就要認(rèn)真思考，找出問(wèn)題的癥結(jié)，提出解決的辦法，養(yǎng)成勤于思考、善于思考的好習(xí)慣。

　　三是善“易”。就是善于更換角度和位置。一份好的文稿必須體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，這就要求秘書人員要善于更換位置，給誰(shuí)寫講話，就站在誰(shuí)的角度去寫，切實(shí)養(yǎng)成善易的好習(xí)慣。

　　四是樂(lè)創(chuàng)。就是喜歡創(chuàng)新。“從材料中來(lái)，到材料中去”，是秘書人員的通“病”，也是影響寫作能力提高的最大障礙。要解決這一問(wèn)題，就要求秘書人員有較強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)，養(yǎng)成創(chuàng)新的習(xí)慣，大到長(zhǎng)篇的工作報(bào)告，小到片語(yǔ)只言的會(huì)議通知，都要加強(qiáng)文章的思想創(chuàng)新、體裁創(chuàng)新和內(nèi)容創(chuàng)新，做到“筆”到文成，耳目一新，發(fā)人深思。

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