秘書必備的基礎(chǔ)知識和能力
隨著社會的發(fā)展，企業(yè)和個(gè)人對秘書的需求越來越旺盛，人才市場對秘書素質(zhì)及技能的要求有別于傳統(tǒng)，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)需求的高級秘書，已成為搶手的職業(yè)新寵。下面是小編為大家整理的秘書必備的基礎(chǔ)知識和能力，歡迎參考~
秘書職業(yè)的現(xiàn)狀
(一)社會對秘書人員的需求狀況。當(dāng)今社會對秘書人員的需求情況，據(jù)近幾年來人才市場的信息統(tǒng)計(jì)分析，社會對秘書的需求大致可以分為以下4類人員：
1.服務(wù)類秘書：如公司辦公室，基層行政事業(yè)單位辦公室的服務(wù)人員、生活類秘書。指在生活方面為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)和幫助的秘書人員，通常是專為較高級的領(lǐng)導(dǎo)人配備的。
2.事務(wù)類秘書：如企業(yè)、基層行政事業(yè)單位的辦公室文員，公關(guān)文員，檔案管理人員等，在辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)下做好辦公室日常行政事務(wù)及文秘工作。及時(shí)處理上級文件的簽收、傳遞、催辦;做好文件的回收、清退、銷毀工作;做好文秘檔案收集管理及保密工作。做好各種會議的記錄及會務(wù)工作。
3.文書類秘書：如在企業(yè)，基層行政事業(yè)單位負(fù)責(zé)文字起草，文字處理的專業(yè)文字秘書。撰擬、處理文稿為主要工作的秘書人員，即人們通常所說的一個(gè)機(jī)關(guān)或單位的“筆桿子”“秀才”。負(fù)責(zé)各種文件的起草、裝訂及傳遞工作。
4.管理類秘書：如企事業(yè)單位的總經(jīng)理助理、辦公室主任、部門經(jīng)理等具有管理能力的秘書人員。辦理本單位人員的招聘錄用、培訓(xùn)教育、績效考核、晉級晉職、薪資福利、各類保險(xiǎn)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等事項(xiàng)的具體事宜并進(jìn)行管理。
目前，我國企事業(yè)單位尤為需要高層次的滿足國際化要求的高級秘書。打造高素質(zhì)的秘書已成為市場的迫切要求，也將為秘書專業(yè)人才提供較好的就業(yè)前景。
(二)秘書人員自身素質(zhì)狀況分析。
1.業(yè)務(wù)水平欠缺，專業(yè)技能薄弱。這是目前秘書表現(xiàn)最弱的一點(diǎn)。伴隨信息技術(shù)的高速發(fā)展和辦公自動化的趨勢，秘書人員的很多工作，比如傳統(tǒng)的文書寫作、文檔管理、文字處理等，逐漸被自動辦公系統(tǒng)所取代，現(xiàn)代辦公效率同時(shí)大為提高。雖然絕大部分秘書的文化層次不低，但是由于沒有經(jīng)過專門的行業(yè)業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，在初入職的時(shí)候，工作效率低，不能及時(shí)保質(zhì)保量地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)，也不能適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的快節(jié)奏。
2.創(chuàng)新能力及意識低下。創(chuàng)新能力及意識是對秘書素質(zhì)的考驗(yàn)，當(dāng)今很多秘書缺乏創(chuàng)新意識和能力，主要表現(xiàn)在以下兩方面：首先，墨守成規(guī)的傳統(tǒng)觀念難以打破。任何事情和工作都按照領(lǐng)導(dǎo)說得做，依葫蘆畫瓢，沒有自己獨(dú)立的風(fēng)格和個(gè)性。慣性順向思維及依賴性過強(qiáng)。其次，工作缺乏主動性。日常工作中采取被動的工作方式，滿足于跟著領(lǐng)導(dǎo)的指揮棒行事，沒有主動積極、樂于開拓的創(chuàng)新精神，而目前企事業(yè)單位強(qiáng)調(diào)的是秘書要具有時(shí)代感和創(chuàng)新意識，能有效地提出新見解、新看法，具有預(yù)見性、前瞻性，積極主動展開工作，充分發(fā)揮出主觀能動性。
3.知識老化過時(shí)，知識儲備不足。
隨著信息時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的知識儲備已不能滿足時(shí)代的發(fā)展及需求，知識更新迫在眉睫。部分秘書目前還局限于傳統(tǒng)知識結(jié)構(gòu)，不善于接受和學(xué)習(xí)新知識，不善于對已學(xué)知識進(jìn)行整合。一些秘書人員天天雜事纏身，疲于奔命，自學(xué)也難抽出時(shí)間，知識得不到更新，只能啃老本。還有部分秘書依靠老秘書傳幫帶的方式，知識、經(jīng)驗(yàn)難免有局限性，缺乏現(xiàn)代管理方面的綜合性知識和能力。
4.缺乏“通才”及“全才”。當(dāng)今對秘書綜合素質(zhì)要求越來越高，除了專業(yè)知識和技能之外，還要有行業(yè)知識和社會知識，更需要具備高情商和高智商，通才和全才真的是一將難求。
秘書應(yīng)具備的能力和知識
(一)秘書應(yīng)具備的能力。
1.普通能力。主要指人的智商，包括人的洞察力、注意力、記憶力、思維力、理解辨別力、交際溝通力。上述能力是其他能力的基礎(chǔ)。現(xiàn)代秘書工作人員要具有敏銳的洞察力和靈敏的應(yīng)變能力，要善于觀察事務(wù)，發(fā)現(xiàn)問題，這樣才能加強(qiáng)輔佐領(lǐng)導(dǎo)的主動性，真正發(fā)揮參謀助手作用。思維力是人們智力活動的核心，一個(gè)人如果失去了思維能力，其他能力也就失去了意義。
2.通用能力。現(xiàn)代的秘書人員要掌握表達(dá)、調(diào)研、管理、辦事4種通用能力。秘書的首要職能就是運(yùn)用語言載體進(jìn)行信息溝通，輔助領(lǐng)導(dǎo)的活動，因此，表達(dá)能力是最關(guān)鍵的。表達(dá)能力包括口頭表達(dá)能力和文字表達(dá)能力兩個(gè)方面�，F(xiàn)代秘書要既擅長寫，又長于說，無論寫說，都要做到準(zhǔn)確簡潔、適用合理。秘書人員的調(diào)研能力包括調(diào)查能力及研究能力兩方面，秘書調(diào)研能力的強(qiáng)弱直接影響著秘書參謀助手作用的發(fā)揮。秘書的管理能力包括3個(gè)方面:輔助計(jì)劃能力、組織實(shí)施能力和溝通協(xié)調(diào)能力�，F(xiàn)代秘書必須具備較強(qiáng)的管理能力以輔助領(lǐng)導(dǎo)的管理活動，為領(lǐng)導(dǎo)活動提供全局性和超前性的智能服務(wù)。范圍廣，內(nèi)容多，頭緒多的事務(wù)性工作要求秘書人員要有較強(qiáng)的應(yīng)變品質(zhì)和變通能力;要熟悉辦事渠道、掌握辦事程序，及時(shí)準(zhǔn)確、妥善地處理事務(wù).同時(shí)，還要有較強(qiáng)的人際交往能力，能善于通過建立良好的人際關(guān)系，創(chuàng)造良好的人際環(huán)境，提高辦事的效率。
3.專業(yè)技能。作為現(xiàn)代秘書，必須具備較強(qiáng)的專業(yè)技能，如語言溝通表達(dá)能力、外語聽說讀寫能力、計(jì)算機(jī)操作能力、速記能力。秘書人員工作一個(gè)重要的任務(wù)就是辦文，從事大量文稿的草擬與修改，這都要求現(xiàn)代秘書具備扎實(shí)的文字功底，要精通語法、修辭、格式及邏輯知識，要掌握一定的寫作規(guī)律，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，既要有好的表現(xiàn)形式，又要有充實(shí)的內(nèi)容。因此秘書一定要加強(qiáng)寫作訓(xùn)練，熟練掌握各類應(yīng)用文的特點(diǎn)、寫作要求和語言表達(dá)技巧，平時(shí)隨時(shí)注意積累資料，不斷提高寫作水平，培養(yǎng)精確的文字表達(dá)能力。加入WTO后的中國，外貿(mào)出口已經(jīng)在許多企業(yè)的貿(mào)易總額中占據(jù)了相當(dāng)大的比重，對外貿(mào)易中多多少少都會用到外語，因此這也客觀地要求現(xiàn)代秘書必須具備較強(qiáng)的外語能力。計(jì)算機(jī)操作能力是現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的又一個(gè)基本能力要求，秘書要熟悉辦公軟件的使用并熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，還要對辦公室常用設(shè)備的使用達(dá)到熟練程度。速記是近年來被提到日程上來的一種錄入能力，領(lǐng)導(dǎo)在口頭表述的時(shí)候，秘書要以最快的速度記錄到工作筆記中，或者錄入電腦中，從而大大減少工作時(shí)間，提高工作效率。
4.創(chuàng)新能力。秘書還應(yīng)具備一定的創(chuàng)新能力。秘書的創(chuàng)新能力，是指秘書人員能夠領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的意圖，發(fā)揮主觀能動性，創(chuàng)造性地為領(lǐng)導(dǎo)提供最佳服務(wù)的能力。在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，各種信息瞬息萬變的情況下，要求秘書在實(shí)際工作中勇于探索、改革創(chuàng)新。所謂創(chuàng)新，就是無論從工作內(nèi)容還是從工作方式上都有新意、新內(nèi)容、新辦法。
要做到這些，秘書人員必須注重自身的繼續(xù)教育和綜合能力的培養(yǎng)，激勵自己盡快增長理論知識和實(shí)踐才干，在思想觀念、行為傾向、知識結(jié)構(gòu)、知識存量、應(yīng)用能力等方面作較大努力，以適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代對人才的要求。
(二)秘書應(yīng)具備的知識。
1.基本知識�；局R是秘書工作者知識結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵。一切其它知識離不開基本基礎(chǔ)知識的鋪墊，否則就是“無源之水，無本之木”。秘書應(yīng)具有的基本知識可分為兩類：一方面是社會科學(xué)知識，相當(dāng)于高中水平的語文、政治、歷史、地理等知識;另一方面是自然科學(xué)知識，即物理、化學(xué)、數(shù)學(xué)、生物知識，除此之外還應(yīng)懂得一點(diǎn)經(jīng)濟(jì)知識，法律知識和科技常識，并且熟練一門外語。
2.專業(yè)知識。秘書人員的專業(yè)知識可分為兩大部分，第一部分是秘書專業(yè)的基礎(chǔ)知識，第二部分是秘書所在行業(yè)的行業(yè)知識。行業(yè)知識是指秘書專業(yè)知識的另一部分，是秘書所在行業(yè)的行業(yè)知識。這是秘書知識結(jié)構(gòu)中的核心部分�？傮w來說，行業(yè)知識是指秘書在單位所從事的行業(yè)要求秘書必須具備的行業(yè)知識，這對于秘書來說是“第二專業(yè)知識”。在秘書學(xué)研究中，人們愈來愈重視到第二專業(yè)知識的重要性。在國外，對秘書職業(yè)早按第二專業(yè)進(jìn)行分類，如法律秘書、商務(wù)秘書、外事秘書、技術(shù)秘書、醫(yī)務(wù)秘書等。
3.拓展知識。秘書人員不僅要了解并熟知專業(yè)知識和生活當(dāng)中的一些基礎(chǔ)知識，還應(yīng)該掌握一些相關(guān)的邊緣知識來拓展自己更好的工作。比如心理學(xué)、禮儀學(xué)、公關(guān)關(guān)系學(xué)、企業(yè)管理學(xué)等。拓展自己的知識面，才能使自己在工作中更加揮灑自如、得心應(yīng)手。現(xiàn)代秘書人員不僅應(yīng)該是一個(gè)專才，還應(yīng)該是通才、全才。
拓展閱讀：秘書職業(yè)能力的培養(yǎng)
一、職業(yè)能力結(jié)構(gòu)的概念
在勞動與社會保障部的研究課題《國家技能振興戰(zhàn)略》中，按職業(yè)分類規(guī)律把人的能力分成三個(gè)層次：職業(yè)特定能力、行業(yè)通用能力和核心能力。職業(yè)特定能力是指每一個(gè)職業(yè)獨(dú)特的、在工作過程中直接運(yùn)用的、只適用于這個(gè)職業(yè)的崗位職業(yè)能力;行業(yè)通用能力是在一個(gè)大類行業(yè)中，職業(yè)工作者在一般職業(yè)活動中所需具備的、在技術(shù)和專業(yè)上支持特定能力的可通用的基本能力，適用于大類行業(yè)內(nèi)的不同職業(yè)或崗位;核心能力是從事所有行業(yè)職業(yè)職業(yè)活動的一種最基本的能力，核心能力具有普適性的特點(diǎn)。
職業(yè)核心能力作為具有普適性的適用于各行業(yè)、各職業(yè)崗位的基本能力，可以分為三個(gè)部分：基礎(chǔ)核心能力、拓展核心能力和延伸核心能力�；A(chǔ)核心能力大致可以包括：職業(yè)溝通能力、團(tuán)隊(duì)合作能力和自我管理能力;拓展核心能力包括：解決問題能力、信息處理能力、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)能力等;延伸核心能力的具體內(nèi)容包括：領(lǐng)導(dǎo)力、執(zhí)行力、個(gè)人與團(tuán)隊(duì)管理能力、禮儀素質(zhì)、五常管理能力、心理平衡等。
二、秘書職業(yè)能力的結(jié)構(gòu)性要求
秘書職業(yè)能力應(yīng)該包含哪些方面，這是文秘專業(yè)教育工作者和相關(guān)專家、學(xué)者一直在探討的問題。比較常見的是將秘書職業(yè)能力分為專業(yè)能力、方法能力、社會能力三個(gè)層面。也有學(xué)者將秘書職業(yè)能力分為基本能力和綜合能力兩個(gè)層面。也有一些學(xué)者將秘書職業(yè)能力整體概括為五個(gè)方面：多元化才能、組織能力、溝通能力、獲取新知識的能力、團(tuán)隊(duì)合作能力。或者從秘書崗位對能力的需求出發(fā)，認(rèn)為秘書應(yīng)具備六方面的能力：理解與判斷能力、溝通與交際能力、組織與協(xié)調(diào)能力、收集與選擇信息能力、口頭與書面表達(dá)能力、操作與辦事能力。
如果從秘書職業(yè)教育的角度來看，為了將秘書職業(yè)能力的培養(yǎng)落實(shí)在具體的秘書專業(yè)課程體系設(shè)計(jì)上，有層次地對秘書職業(yè)能力進(jìn)行結(jié)構(gòu)性劃分具有重要的意義——能力結(jié)構(gòu)劃分對課程體系結(jié)構(gòu)具有的對應(yīng)性指導(dǎo)價(jià)值。從這個(gè)角度出發(fā)，可以按照《國家技能振興戰(zhàn)略》的研究課題中職業(yè)特定能力、行業(yè)通用能力和核心能力三個(gè)層次。
(一)秘書職業(yè)核心能力。秘書職業(yè)核心能力不是針對秘書職業(yè)自身，是涵蓋所有職業(yè)的能力要求，包括：溝通與交際能力、團(tuán)隊(duì)合作能力、學(xué)習(xí)能力、理解與判斷能力、外語應(yīng)用、信息處理能力、組織與協(xié)調(diào)能力、決策能力。
(二)秘書職業(yè)通用能力。秘書職業(yè)不同于其他職業(yè)，缺少明確的行業(yè)背景，或者說是跨行業(yè)的普適性崗位，在不同的行業(yè)中，秘書工作都要涉及該行業(yè)的通用能力。但就秘書職業(yè)教育來說，無法兼顧所有的行業(yè)，雖然可以選擇相關(guān)行業(yè)作為秘書職業(yè)教育的行業(yè)背景方向，但在行業(yè)通用能力培養(yǎng)方面很難真正實(shí)現(xiàn)。因此，秘書職業(yè)通用能力應(yīng)該圍繞秘書類崗位在不同行業(yè)中通用的能力來展開，包括幾個(gè)方面：調(diào)研能力、時(shí)間管理能力、操作與辦事能力、服務(wù)能力、企業(yè)管理能力。
(三)秘書職業(yè)特定能力。對于秘書職業(yè)特有有的能力來說，職業(yè)特定能力包括以下幾個(gè)方面：文書擬寫能力、會議組織與管理能力、活動策劃與執(zhí)行能力、辦公室事務(wù)處理能力、文件與檔案管理能力、辦公軟件操作能力。
三、秘書職業(yè)能力培養(yǎng)的結(jié)構(gòu)性問題
當(dāng)前，秘書職業(yè)教育的現(xiàn)狀是偏重于專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，強(qiáng)調(diào)對職業(yè)特定能力培養(yǎng)，職業(yè)核心能力也開始得到重視，但對行業(yè)通用能力的研究和實(shí)踐還比較薄弱，存在秘書職業(yè)能力培養(yǎng)的結(jié)構(gòu)性失衡的現(xiàn)象。
(一)秘書職業(yè)能力培養(yǎng)偏重于職業(yè)特定能力。當(dāng)前職業(yè)教育普遍實(shí)行雙證制，職業(yè)院校的秘書專業(yè)在進(jìn)行課程體系構(gòu)建和教學(xué)實(shí)施過程中，一般都會參照勞動和社會保障部制定了秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和中國高教學(xué)會秘書學(xué)專業(yè)委員會制定了中國秘書崗位職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。從前文秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和職業(yè)鑒定考核內(nèi)容可以看出，盡管標(biāo)準(zhǔn)中體現(xiàn)了核心能力和通用能力，但在考核中基本處于次要的地位。
(二)職業(yè)核心能力培養(yǎng)需要加強(qiáng)。在秘書職業(yè)核心能力中，溝通與交際能力的培養(yǎng)在一般的職業(yè)教育中都受到重視，除了開設(shè)溝通類課程以外，在公共課和專業(yè)課的教學(xué)過程中，通過小組活動、總結(jié)和匯報(bào)等形式得到了體現(xiàn);信息處理能力、團(tuán)隊(duì)合作能力的培養(yǎng)雖然可以在課堂教學(xué)環(huán)節(jié)、小組實(shí)訓(xùn)任務(wù)等教學(xué)設(shè)計(jì)中得以體現(xiàn)，但因?yàn)槿狈φ鎸?shí)的工作情境，往往流于形式，達(dá)不到預(yù)想的效果;在學(xué)習(xí)能力培養(yǎng)方面，往往受職業(yè)教育學(xué)校學(xué)習(xí)環(huán)境和學(xué)習(xí)氣氛的影響，以及教師對學(xué)習(xí)能力培養(yǎng)方法的缺乏，很難落到實(shí)處;組織與協(xié)調(diào)能力、決策能力的培養(yǎng)大多處于一種放任自流的狀態(tài)，完全依賴學(xué)生社團(tuán)和學(xué)生活動支撐，只有小部分積極主動的學(xué)生能夠得到鍛煉，有目的的教育和培養(yǎng)缺失;外語應(yīng)用能力的培養(yǎng)盡管有教學(xué)課時(shí)的保證，但更多為了考試的目的，偏離了應(yīng)用的功能;至于理解與判斷能力，則完全沒有針對性的培養(yǎng)。
(三)秘書職業(yè)通用能力培養(yǎng)薄弱。由于當(dāng)前職業(yè)教育還處于一種半封閉式教育，學(xué)生的社會參與度不高，調(diào)研能力、時(shí)間管理能力、操作與辦事能力、服務(wù)能力、企業(yè)管理能力等能力的培養(yǎng)缺少必要的施行條件，盡管職業(yè)院校一直致力于校企合作，但合作質(zhì)量和合作深度、廣度參差不齊，尤其對于秘書類專業(yè)難度更大，這些都使得秘書職業(yè)通用能力培養(yǎng)處于一種空白狀態(tài)。
四、秘書職業(yè)能力培養(yǎng)的對策
針對秘書職業(yè)能力結(jié)構(gòu)培養(yǎng)存在的問題，職業(yè)教育院校在秘書職業(yè)能力培養(yǎng)方面應(yīng)從課程體系構(gòu)建、教學(xué)模式設(shè)計(jì)、測評體系改革和實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)條件建設(shè)等幾個(gè)方面進(jìn)行改革和實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)秘書職業(yè)能力的平衡培養(yǎng)。
(一)職業(yè)能力結(jié)構(gòu)模塊課程體系構(gòu)建
1、培養(yǎng)目標(biāo)：根據(jù)秘書人員的社會需求情況以及不同層級秘書職業(yè)崗位能力需求的變化，結(jié)合職業(yè)特定能力、通用能力和核心能力三個(gè)層面的職業(yè)能力要求，分析并制定高職文秘專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)和規(guī)格。
2、課程結(jié)構(gòu)：將行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與國家職業(yè)資格標(biāo)準(zhǔn)融合，以秘書職業(yè)能力結(jié)構(gòu)分析為基礎(chǔ)，優(yōu)化課程結(jié)構(gòu)，構(gòu)建涵蓋職業(yè)特定能力、通用能力和核心能力的結(jié)構(gòu)完整、層次分明的課程體系。
3、課程開發(fā)：根據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，參考秘書職業(yè)資格標(biāo)準(zhǔn)，將三個(gè)層次的職業(yè)能力要求分解為若干職業(yè)能力模塊，以能力模塊為依據(jù)，開發(fā)針對性的能力培養(yǎng)課程。
(二)工作過程導(dǎo)向教學(xué)模式設(shè)計(jì)。
在課程教學(xué)方面，圍繞秘書職業(yè)能力模塊培養(yǎng)的目標(biāo)，以秘書崗位工作過程中能力需求為核心，以學(xué)生主動性學(xué)習(xí)方式為主體，設(shè)計(jì)課程教學(xué)模式。
1、教學(xué)內(nèi)容選�。焊鶕�(jù)秘書職業(yè)能力模塊劃分，在秘書職業(yè)特定能力、通用能力、核心能力三個(gè)層面，確定課程職業(yè)能力培養(yǎng)目標(biāo)，圍繞培養(yǎng)目標(biāo)，選取教學(xué)內(nèi)容。
2、教學(xué)方法設(shè)計(jì)：結(jié)合秘書工作過程中的典型工作任務(wù)，規(guī)劃項(xiàng)目任務(wù)，以項(xiàng)目為中心，采取案例教學(xué)法、項(xiàng)目教學(xué)法、模擬教學(xué)法、引導(dǎo)文法或者角色扮演法等多種行為導(dǎo)向教學(xué)方法，設(shè)計(jì)教學(xué)環(huán)節(jié)，讓學(xué)生在自主學(xué)習(xí)中掌握秘書職業(yè)工作過程中的能力培養(yǎng)。
(三)職業(yè)能力測評體系構(gòu)建。
在評價(jià)體系方面，可借鑒秘書職業(yè)資格證書的考評機(jī)制和方法，建立多層次的職業(yè)能力測評體系。
1、職業(yè)能力模塊測評體系：以課程的職業(yè)能力培養(yǎng)目標(biāo)位核心，進(jìn)行單項(xiàng)職業(yè)能力測評，考查學(xué)生職業(yè)能力結(jié)構(gòu)中相應(yīng)模塊的能力。這個(gè)測評可作為學(xué)生相應(yīng)課程的學(xué)習(xí)結(jié)果考核。
2、職業(yè)能力綜合測評體系：根據(jù)三個(gè)層面的職業(yè)能力結(jié)構(gòu)培養(yǎng)要求，設(shè)計(jì)綜合的職業(yè)能力測評�？梢苑譃閮蓚�(gè)層次：一是年度職業(yè)能力培養(yǎng)綜合測評;二是畢業(yè)生職業(yè)能力綜合測評。二者均可以選擇抽考的方式，前者可在每年進(jìn)行，后者在畢業(yè)年進(jìn)行。
通過職業(yè)能力培養(yǎng)測評體系的建設(shè)，可以使職業(yè)能力培養(yǎng)目標(biāo)具體化、明確化。通過測評結(jié)果的分析，可以準(zhǔn)確了解學(xué)生職業(yè)能力培養(yǎng)的質(zhì)量，并促進(jìn)教學(xué)內(nèi)容和方法的改革。
(四)實(shí)訓(xùn)和實(shí)習(xí)環(huán)節(jié)設(shè)置。
實(shí)訓(xùn)和實(shí)習(xí)環(huán)節(jié)，是學(xué)生從學(xué)習(xí)狀態(tài)到工作狀態(tài)的能力轉(zhuǎn)化階段。實(shí)訓(xùn)和實(shí)習(xí)的效果，既是學(xué)生職業(yè)能力培養(yǎng)的一個(gè)階段，也是專業(yè)教學(xué)效果的檢討。
1、實(shí)訓(xùn)環(huán)節(jié)：實(shí)訓(xùn)環(huán)節(jié)可以分為校內(nèi)實(shí)訓(xùn)和校外實(shí)訓(xùn)。校內(nèi)實(shí)訓(xùn)主要依托于校內(nèi)的實(shí)訓(xùn)室，側(cè)重于完成相應(yīng)專業(yè)技能的訓(xùn)練;校外實(shí)訓(xùn)，側(cè)重于校外質(zhì)詢基地的建設(shè)，重在企業(yè)狀態(tài)下文秘專業(yè)的觀察、學(xué)習(xí)、訓(xùn)練以及秘書崗位的認(rèn)識，保障學(xué)生在真實(shí)環(huán)境中鍛煉自身的職業(yè)技能。
2、實(shí)習(xí)環(huán)節(jié)：實(shí)習(xí)環(huán)節(jié)也可以分成校內(nèi)實(shí)習(xí)和企業(yè)實(shí)習(xí)兩個(gè)部分。校內(nèi)實(shí)習(xí)可依托秘書專業(yè)創(chuàng)辦秘書事務(wù)所，或者學(xué)校相關(guān)的行政部門，采取靈活的方式。秘書事務(wù)所可以模仿國外的學(xué)生公司或者模擬公司的形式，對外是經(jīng)濟(jì)實(shí)體，提供秘書服務(wù)，對內(nèi)則是課堂教學(xué)的延伸，是秘書實(shí)訓(xùn)場所，這在個(gè)別職業(yè)院校已有成果的嘗試;企業(yè)實(shí)習(xí)目前各院校均有明確的規(guī)定，在此不作論述。
實(shí)訓(xùn)和實(shí)習(xí)環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)，目的是在校內(nèi)、外為學(xué)生創(chuàng)造較多的模擬和實(shí)際工作環(huán)境，使學(xué)生掌握企業(yè)的生產(chǎn)、管理規(guī)律和方法，感受企業(yè)文化，彌補(bǔ)在校學(xué)習(xí)的不足，完成職業(yè)特定能力，尤其是職業(yè)通用能力和核心能力的培養(yǎng)，以適應(yīng)以后實(shí)際工作的需要和未來職業(yè)的發(fā)展。
總之，秘書職業(yè)能力培養(yǎng)，必須改變知識和技能混合培養(yǎng)的模式，明確秘書職業(yè)能力的結(jié)構(gòu)要求，并針對結(jié)構(gòu)性的職業(yè)能力要求，在培養(yǎng)目標(biāo)、教學(xué)模式、考核體系等方面進(jìn)行改革和建設(shè)，以職業(yè)能力綜合培養(yǎng)為秘書職業(yè)教育和教學(xué)的核心，以職業(yè)能力模塊式培養(yǎng)為基礎(chǔ)，以實(shí)訓(xùn)和實(shí)習(xí)為拓展，將職業(yè)特定能力、職業(yè)通用能力、職業(yè)核心能力培養(yǎng)融合，形成完整的秘書人才培養(yǎng)模式，保證秘書人才培養(yǎng)質(zhì)量滿足經(jīng)濟(jì)、社會發(fā)展的需求。
拓展閱讀：行政秘書崗位職責(zé)
1.負(fù)責(zé)一般的行政公文、行政活動、會議等相關(guān)文件的撰寫校對工作，行政領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言文件的起草;
2.協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行會議事務(wù)的.準(zhǔn)備，行政工作會議的會議記錄以及會議紀(jì)要的起草工作;
3.負(fù)責(zé)督促各項(xiàng)行政工作的落實(shí)情況，并將情況及時(shí)反映給上級領(lǐng)導(dǎo);
4.負(fù)責(zé)來訪客人或者單位的接待工作;
5.負(fù)責(zé)行政相關(guān)文件的整理與歸檔;
6.負(fù)責(zé)進(jìn)行各部門之間的溝通協(xié)調(diào)工作。
行政秘書應(yīng)具備的能力
1.具備良好的文字功底，可以起草各類行政文件;
2.具備企業(yè)行政管理、文件管理方面的知識和經(jīng)驗(yàn);
3.具備公關(guān)禮儀知識，可以協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)合理安排會議以及客人接待工作;
4.具備較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)力;
5.具備良好的計(jì)劃和執(zhí)行能力;
6.工作認(rèn)真、積極主動。
行政秘書任職條件
1.文秘、中文相關(guān)專業(yè)大專以上學(xué)歷;
2.具備1年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，參加過相關(guān)檔案管理、文書寫作方面的工作經(jīng)驗(yàn);
3.具備行政管理、文秘工作的相關(guān)知識以及能力;
4.具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力;
5.具有高度的工作熱情，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。
行政秘書職業(yè)發(fā)展
行政秘書屬于文秘和內(nèi)勤的角色，可以朝著行政助理、行政經(jīng)理的方向發(fā)展。具備專業(yè)的行政和文秘工作知識，具備一定的管理經(jīng)驗(yàn)，秘書與領(lǐng)導(dǎo)的接觸比較頻繁，工作優(yōu)秀可以得到領(lǐng)導(dǎo)的賞識，對于行政秘書的發(fā)展很有利。
行政秘書收入
行政秘書的收入一般不算高，月收入水平在2000-6000元之間，工作經(jīng)驗(yàn)少，新入行的行政秘書收入一般在3000元以下，想提高收入，需要不斷提高自身的工作能力、積累經(jīng)驗(yàn)，朝著行政助理、行政經(jīng)理的方向發(fā)展。對此崗位有意向的可以到好獵頭網(wǎng)求職，對于職位的提升和收入的增長非常有幫助。
提升辦公室秘書公文寫作能力的途徑
第一步接受擬稿任務(wù)
這是公文寫作的起點(diǎn)。在這一步中必須明確幾個(gè)問題，領(lǐng)導(dǎo)交待任務(wù)的實(shí)質(zhì)是什么？公文行文的目的何在？行文要求如何？公文重點(diǎn)放在哪里？這一步的關(guān)鍵是要善于揣摩領(lǐng)導(dǎo)的意圖。因?yàn)楣膶懽魇且环N提令性寫作，只要把領(lǐng)導(dǎo)的意圖吃透并充分表達(dá)出來，材料就是基本成功的。揣摩領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法是聽、記、消化。聽就是在接受任務(wù)時(shí)集中精力聽領(lǐng)導(dǎo)講意圖；記就是把領(lǐng)導(dǎo)講的東西盡可能原原本本地記下來，以備寫作時(shí)查閱；消化就是在聽和記的基礎(chǔ)上，充分理解領(lǐng)導(dǎo)提出的問題和觀點(diǎn)。既要站在全局上去理解，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)交付的任務(wù)不可能講得很細(xì)致、很全面，大都是要點(diǎn)式的；又要參照領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)的一貫思想去理解，一般情況下，領(lǐng)導(dǎo)提出的問題都是經(jīng)過長時(shí)間的實(shí)踐和思考得出的結(jié)論。
第二步廣泛收集材料
這是公文寫作的根據(jù)，沒有材料就好比“巧婦難為無米之炊”，公文寫作更是無從下筆。收集材料一是必須考慮表達(dá)主題的要求，圍繞主題收集真實(shí)、準(zhǔn)確、新鮮、典型的能反映事物本質(zhì)特征的資料。二是明確收集材料的途徑和方法�？梢詮默F(xiàn)有的資料中收集，如單位基本情況、重點(diǎn)工作任務(wù)等，以了解有關(guān)情況；也可以深入工作的第一線，收集第一手“活”資料，以便反映工作中的動態(tài)信息；還可以從國家的政策法規(guī)中收集，為擬寫公文尋找更多的權(quán)威性依據(jù)。
第三步擬定寫作方案
這是公文寫作成功與否的關(guān)鍵，旨在確定一篇公文的主題思想、表達(dá)次序、各部門內(nèi)容之間的銜接配合關(guān)系。
主題思想的確定是以“解決什么問題”作為主線拓展思路，以“傳遞什么信息”作為主線提煉主題，以“受眾需求心理”作為導(dǎo)向確立主題。具體來講包含五個(gè)方面：一是領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該講什么？二是文件起草部門希望領(lǐng)導(dǎo)講什么？即有關(guān)部門對于這項(xiàng)工作希望通過領(lǐng)導(dǎo)講話傳遞出的工作信號。三是受眾希望聽到什么？受眾對領(lǐng)導(dǎo)的講話往往都有具體期盼，或是答疑解惑，或是肯定表揚(yáng)，或是明確思路等。四是領(lǐng)導(dǎo)本人希望講什么？每位領(lǐng)導(dǎo)講話都有一貫的思路、風(fēng)格及近期關(guān)注的重點(diǎn)、強(qiáng)調(diào)的要點(diǎn)等。五是上級希望領(lǐng)導(dǎo)講什么？每項(xiàng)工作都應(yīng)照上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的部署和要求開展，講話中需要科學(xué)地傳遞上級的要求。
表達(dá)次序是公文寫作布局合理性的重要體現(xiàn)：一是善于提綱挈領(lǐng)，按照公文主題搭建提綱，擬定框架，反復(fù)基本布局結(jié)構(gòu)的合理性。二是善于歸納整合，在把握公文整體結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，按照訴求重要性科學(xué)合理劃分文章層級，使受從能通過標(biāo)題基本判斷行文邏輯。
各部門內(nèi)容之間的銜接配合關(guān)系通過素材的平衡、恰當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)折和流暢的過渡來實(shí)現(xiàn)，確保各個(gè)層級緊密銜接，減少文章的突兀感和生硬感。
第四步正式起草文稿
這是公文寫作的核心。在起草文稿過程中要把握以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：
深度加工。把篩選所得的過加工處理，初步構(gòu)建公文文本，對照公文提綱和框架結(jié)構(gòu)，通過對信息模塊的合并歸類和填充，實(shí)現(xiàn)公文“由骨到肉”的質(zhì)變。
注重事例。公文寫作要依事而論，在寫作技巧上可借用“以事實(shí)說話”的筆法。如果全篇沒有涉及實(shí)情的“干貨”，那整篇文章就會淪為大話、空話、套話的堆砌，導(dǎo)致讀者無趣、聽者鬧心。寫材料既要仰望天空，更要腳踏實(shí)地，如總結(jié)性公文可以通過大量事例的直接引入增強(qiáng)文章說服力。這里要格外關(guān)注事例的典型性和真實(shí)性，不當(dāng)?shù)氖吕贸３斐蛇m得其反的效果。
善用數(shù)字。恰當(dāng)選取各種數(shù)據(jù)能夠增強(qiáng)公文的信息含量和說服務(wù)。對數(shù)字的選用要注意兩點(diǎn)：一是數(shù)據(jù)的權(quán)威性，要使用權(quán)威部門發(fā)布的數(shù)據(jù)，非正式渠道搜集的數(shù)據(jù)要經(jīng)過權(quán)威機(jī)構(gòu)核實(shí)方能使用；二是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，重要數(shù)據(jù)要以專業(yè)部門統(tǒng)計(jì)口徑為準(zhǔn)。
做好會商。當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他部門職僅范圍時(shí)，應(yīng)當(dāng)主動協(xié)商，取得一致意見后才能對外行文；如有分歧，應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)直至取得共識，以防政出多門。
強(qiáng)調(diào)升華。一般的材料只求四平八穩(wěn)，優(yōu)秀材料需要推陳出新、彰顯特色。要實(shí)現(xiàn)從“一般”到“優(yōu)秀”的飛躍，從“有形無神”到“形神兼?zhèn)洹�，一要于常�?guī)處尋亮點(diǎn)，有效提煉出本單位工作的亮點(diǎn)和突出成就，以實(shí)實(shí)在在的內(nèi)容震撼人心；二要于淺顯處見真知，發(fā)散思維、升華思想、小中見大，把真知灼見融入到材料中；三要于文字處求新穎，在遣詞造句上下功夫，注重語言的生動性和可讀性，如通過恰當(dāng)使用排比對仗等句式增強(qiáng)文章的氣勢和韻律，或借用一些約定俗成的古典語言增強(qiáng)公文的典雅和美感。
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