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秘書(shū)跟領(lǐng)導(dǎo)講話有技巧
秘書(shū)需要經(jīng)常跟領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)工作，接受領(lǐng)導(dǎo)交辦工作事項(xiàng)，小范圍參與研究工作。得體恰當(dāng)跟領(lǐng)導(dǎo)講話是每個(gè)秘書(shū)潛心修煉、常做常新的重要事項(xiàng)。筆者認(rèn)為要做到“四帶三不”。
“四帶”主要是帶要點(diǎn)、帶耳朵、帶眼睛、帶筆記本。
“帶要點(diǎn)”就是要先思考跟領(lǐng)導(dǎo)講幾件事情，每件事情有哪些關(guān)鍵要點(diǎn)難點(diǎn)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心哪些事項(xiàng)、需要領(lǐng)導(dǎo)決定哪些內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)還可能問(wèn)哪些事項(xiàng)，提前把要點(diǎn)寫(xiě)到本子上，不寫(xiě)到本子上起碼也有腹稿，搞清楚這些事項(xiàng)后才可找領(lǐng)導(dǎo)談事情，否則就不要貿(mào)然找領(lǐng)導(dǎo)，找了就有可能匯報(bào)不清楚，匯報(bào)不清楚不如晚匯報(bào)或?qū)幙刹粎R報(bào)。
“帶耳朵”就是在跟領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)要認(rèn)真、準(zhǔn)確聆聽(tīng)領(lǐng)導(dǎo)講話，精準(zhǔn)捕捉領(lǐng)導(dǎo)講話要點(diǎn)和把握領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，聽(tīng)不清楚或有歧義的要當(dāng)面跟領(lǐng)導(dǎo)詢問(wèn)清楚，領(lǐng)導(dǎo)講過(guò)的話還要入耳入心，不能這個(gè)耳朵進(jìn)去、那個(gè)耳朵出來(lái)。實(shí)踐中不帶耳朵跟領(lǐng)導(dǎo)講話的大有人在，領(lǐng)導(dǎo)講過(guò)幾天就不知道忘哪里去了，時(shí)間一長(zhǎng)就讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你產(chǎn)生丟三落四、不可靠、不扎實(shí)印象。
“帶眼睛”就是跟領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)要善于察言觀色。注意觀察領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你匯報(bào)內(nèi)容的興趣程度及反應(yīng)情況，如果不感興趣就及時(shí)調(diào)整匯報(bào)重點(diǎn)及表達(dá)方式，迅速考慮重新調(diào)整或壓縮匯報(bào)內(nèi)容，或干脆適可而止；注意觀察領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你匯報(bào)內(nèi)容態(tài)度，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你匯報(bào)內(nèi)容要有明確指示或意見(jiàn)，但要把握在領(lǐng)導(dǎo)分管工作及職責(zé)范圍之內(nèi)，避免讓領(lǐng)導(dǎo)表態(tài)分工范圍之外事項(xiàng)；注意觀察領(lǐng)導(dǎo)情緒，如果領(lǐng)導(dǎo)手頭繁忙、心情不佳、注意力不集中或即將離開(kāi)辦公室的話，就要迅速打�。蛔⒁庥^察領(lǐng)導(dǎo)辦公室是否需要清理垃圾或整理、飲水杯是否需要續(xù)水，是否有其他需要你做或你能做也應(yīng)該做的活，實(shí)際上就是眼里有活。秘書(shū)呆頭呆腦本質(zhì)上就是呆在眼睛。現(xiàn)實(shí)中跟領(lǐng)導(dǎo)講話不帶眼睛的也大有人在，領(lǐng)導(dǎo)忙得不可開(kāi)交還盯著匯報(bào)不停，在領(lǐng)導(dǎo)流露不悅時(shí)還不知進(jìn)退；甚至看到辦公室紙簍里堆成小山還視而不見(jiàn)。這些都是不帶眼睛的生動(dòng)表現(xiàn)。
“帶筆記本”就是跟領(lǐng)導(dǎo)講話手里要有筆記本。不問(wèn)是領(lǐng)導(dǎo)還是秘書(shū)，工作交流時(shí)都應(yīng)該做些筆記，特別是事關(guān)重大事項(xiàng)。從秘書(shū)角度說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)交辦了哪些事項(xiàng)要逐一記錄在案，以備做好落實(shí)，同時(shí)防止疏漏誤事。從領(lǐng)導(dǎo)角度說(shuō)，什么時(shí)間交代了哪些事項(xiàng)，有個(gè)記錄也可備查。大家可能看過(guò)朝鮮領(lǐng)導(dǎo)人活動(dòng)的新聞?wù)掌傆幸淮笕焊刹棵咳耸掷锬脗�(gè)小筆記本，以便隨時(shí)記錄。從專業(yè)角度說(shuō)，這是很必要的。秘書(shū)要養(yǎng)成隨身攜帶筆記本習(xí)慣，以備第一時(shí)間記錄領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)，不能依賴記性好，再好記性事情多了也有疏漏；對(duì)于重要事項(xiàng)，記下來(lái)如還不十分肯定，還要及時(shí)跟領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示確認(rèn)，以防誤差。
“三不”主要是不插話、不搶話、不廢話。
“不插話”就是領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)不要插話。任何領(lǐng)導(dǎo)都不喜歡講話時(shí)別人插話打斷自己思路，同時(shí)也認(rèn)為下級(jí)隨便插話本身還是不尊重自己的表現(xiàn)，特別是在公開(kāi)場(chǎng)合還容易影響自己光輝形象。秘書(shū)跟領(lǐng)導(dǎo)講話要等領(lǐng)導(dǎo)講完讓你講再講話，哪怕你要講的內(nèi)容非常正確，也要等領(lǐng)導(dǎo)講完后再以恰當(dāng)方式講話。實(shí)際上，不插話對(duì)所有人都同樣適用。任何人在社會(huì)交往過(guò)程中都要自覺(jué)尊重講話禮儀，在別人講話時(shí)不要隨意插話，如果實(shí)在需要插話，也要征得講話人同意后才可插話，否則非常不禮貌。
“不搶話”就是不該講話時(shí)不要搶著講話或跟領(lǐng)導(dǎo)搶話說(shuō)，要等領(lǐng)導(dǎo)講話結(jié)束后才能接著講話，務(wù)必注意什么時(shí)候該說(shuō)，什么時(shí)候不該說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)讓你說(shuō)話你再說(shuō)話，沒(méi)讓你講話就要規(guī)規(guī)矩矩豎起耳朵好好聆聽(tīng)，做到沉默是金。秘書(shū)參加各類會(huì)議或討論場(chǎng)合時(shí)同樣要堅(jiān)持不搶話，任何時(shí)候搶話了都會(huì)被人家視為不禮貌，還有可能影響領(lǐng)導(dǎo)形象。秘書(shū)一點(diǎn)點(diǎn)不慎重行為，到了人家嘴里就變成“某某領(lǐng)導(dǎo)的秘書(shū)一開(kāi)會(huì)就喜歡搶話”，弄得連同領(lǐng)導(dǎo)光輝形象都受到莫名影響。秘書(shū)應(yīng)將不搶話作為跟領(lǐng)導(dǎo)、同事溝通交流的基本準(zhǔn)則。
“不廢話”就是跟領(lǐng)導(dǎo)不講無(wú)用或多余的話。秘書(shū)跟領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)工作，要求直奔主題、重點(diǎn)突出、簡(jiǎn)潔明了、條理清晰，不連湯帶水、絮絮叨叨、東拉西扯、沒(méi)完沒(méi)了，跟匯報(bào)事項(xiàng)沒(méi)有關(guān)系的半個(gè)字不說(shuō)；拿不準(zhǔn)的寧可不講或少講，也不要打腫臉充胖子越說(shuō)越亂。
總的來(lái)說(shuō)，秘書(shū)跟領(lǐng)導(dǎo)講話是勞心費(fèi)神事情，需要注意時(shí)間、地點(diǎn)、環(huán)境、場(chǎng)合、詳略，同時(shí)把握好尺度及火候；認(rèn)真觀察和掌握領(lǐng)導(dǎo)講話風(fēng)格及個(gè)性特征，及時(shí)調(diào)整跟領(lǐng)導(dǎo)講話方式方法，力求適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)適應(yīng)自己。跟領(lǐng)導(dǎo)講話后第一件事情就是好好消化吸收講話要點(diǎn)，針對(duì)講話要點(diǎn)做好針對(duì)性工作安排或貫徹落實(shí)，并在合適時(shí)間報(bào)告落實(shí)情況，千萬(wàn)不能等領(lǐng)導(dǎo)催問(wèn)事情落實(shí)情況。領(lǐng)導(dǎo)只要催問(wèn)就說(shuō)明你又積極主動(dòng)失職一次。另外，秘書(shū)在跟領(lǐng)導(dǎo)講話過(guò)程中還要禁得住“三問(wèn)”，就是要熟悉情況及前因后果，在領(lǐng)導(dǎo)詢問(wèn)相關(guān)事項(xiàng)時(shí)能夠及時(shí)應(yīng)答，防止情況不清楚被問(wèn)個(gè)手足無(wú)措。在提升講話水平方面，筆者不建議同志們?nèi)タ磳＜乙庖?jiàn)，講話功夫確實(shí)是“紙上得來(lái)終覺(jué)淺，絕知此事要躬行”，只有在實(shí)踐中用心觀察揣摩與調(diào)整改進(jìn)才能講得妥貼恰當(dāng)。
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