秘書職業(yè)素養(yǎng)指導(dǎo)總結(jié):交接儀式
導(dǎo)語(yǔ):交接儀式應(yīng)遵循的禮儀,主要體現(xiàn)在交接儀式的準(zhǔn)備、交接儀式的程序、交接儀式的參加等三個(gè)方面。下面就由小編為大家介紹一下秘書職業(yè)素養(yǎng)指導(dǎo)總結(jié):交接儀式,希望對(duì)大家有所幫助!
交接儀式,在商界一般是指施工單位依照合同將已經(jīng)建設(shè)、安裝完成的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備,例如廠房、商廈、賓館、辦公樓、機(jī)場(chǎng)、碼頭、車站,或飛機(jī)輪船、火車、機(jī)械、物資,等等經(jīng)過(guò)驗(yàn)收合格,正式移交給使用單位而舉行的慶祝典禮。交接儀式應(yīng)遵循的禮儀,主要體現(xiàn)在交接儀式的準(zhǔn)備、交接儀式的程序、交接儀式的參加等三個(gè)方面。
1. 交接儀式的準(zhǔn)備
、叛(qǐng)來(lái)賓
一般應(yīng)由交接儀式的東道主——施工、安裝單位負(fù)責(zé)。在具體擬定來(lái)賓名單時(shí),施工單位亦應(yīng)主動(dòng)征求自己的合作伙伴——接收單位的意見(jiàn)。接收單位對(duì)于施工、安裝單位所草擬的名單不宜過(guò)于挑剔,不過(guò)可以對(duì)此酌情提出自己的合理建議。
交接儀式的出席人員應(yīng)當(dāng)包括:施工、安裝單位的有關(guān)人員,接收單位的有關(guān)人員,上級(jí)主管部門的有關(guān)人員,當(dāng)?shù)卣挠嘘P(guān)人員,行業(yè)組織、社會(huì)團(tuán)體的有關(guān)人員,各界知名人士,新聞界人士,以及協(xié)作單位的有關(guān)人員等等。
在舉行交接儀式時(shí),東道主既要爭(zhēng)取多邀請(qǐng)媒體記者參加,又要為其盡可能地提供一切便利。對(duì)于不邀而至的新聞界人士,盡量來(lái)者不拒。至于邀請(qǐng)海外的媒體人員參加交接儀式的問(wèn)題,則必須認(rèn)真遵守有關(guān)的外事規(guī)則與外事紀(jì)委事先履行必要的報(bào)批手續(xù)。
⑵布置現(xiàn)場(chǎng)
舉行交接儀式的現(xiàn)場(chǎng),亦稱交接儀式的會(huì)場(chǎng)。在對(duì)其進(jìn)行選擇時(shí),通常應(yīng)視交接儀式的重要程度、出席人數(shù)、交接儀式的具體程序與內(nèi)容,以及是否要求對(duì)其進(jìn)行保密等幾個(gè)方面的因素而定。根據(jù)常規(guī),一般可將交接儀式的舉行地點(diǎn)安排在已經(jīng)建設(shè)、安裝完成并已驗(yàn)收合格的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備所在地的現(xiàn)場(chǎng)。有時(shí),亦可將其酌情安排在東道主單位的會(huì)議廳,或者由施工、安裝單位與接收單位雙方共同認(rèn)可的其他場(chǎng)所。將交接儀式安排在東道主單位本部的會(huì)議廳舉行,可免除大量的接待工作,會(huì)場(chǎng)的布置也十分便利。特別是在將被交付的工程項(xiàng)目、大型設(shè)備不宜為外人參觀,或者暫時(shí)不方便外人參觀的情況下,以東道主單位本部的會(huì)議廳作為舉行儀式的現(xiàn)場(chǎng),不失為一種較好的選擇。
如果將被交付的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備的現(xiàn)場(chǎng)條件欠佳,或是出于東道主單位的本部不在當(dāng)?shù)匾约皩⒁鱿瘍x式的人員較多等其他原因,經(jīng)施工、安裝單位提議,并經(jīng)接收單位同意之后,交接儀式亦可在其他場(chǎng)所舉行。諸如賓館的多功能廳、外單位出租的禮堂或大廳等處,都可用來(lái)舉行交接儀式。在其他場(chǎng)所舉行交接儀式,盡管開(kāi)支較高,但可省去大量的安排、布置工作,而且還可以提升儀式的檔次。
、菧(zhǔn)備相關(guān)物品
在交接儀式上,有不少需要使用的物品,應(yīng)由東道主一方提前進(jìn)行準(zhǔn)備。首先,必不可少的,是作交接象征的有關(guān)物品。它們主要有:驗(yàn)收文件、一覽表、鑰匙,等等。驗(yàn)收文件,此處是指已經(jīng)公證的由交接雙方正式簽署的接收證明性文件。一覽表,是指交付給接收單位的全部物資、設(shè)備或其他物品的名稱、數(shù)量明細(xì)表。鑰匙,則是指用來(lái)開(kāi)啟被交接的建筑物或機(jī)械設(shè)備的鑰匙。在一般情況下,因其具有象征性意味,故預(yù)備一把即可。除此之外,主辦交接儀式的單位,還需為交接儀式的現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備一些用以烘托喜慶氣氛的物品,并應(yīng)為來(lái)賓略備一份薄禮。在交接儀式上用以贈(zèng)送給來(lái)賓的禮品,應(yīng)突出其紀(jì)念性、宣傳達(dá)室性。被交接的工程項(xiàng)目,大型設(shè)備的微縮模型,或以其為主角的畫冊(cè)、明信片、紀(jì)念章、領(lǐng)帶針、鑰匙扣等等,皆為上佳之選。
2. 交接儀式的程序
主辦單位在擬定交接儀式的'具體程序時(shí),必須注意兩個(gè)方面:一是必須在總體上按慣例執(zhí)行,盡量不標(biāo)新立異,加搞一套;二是必須實(shí)事求是、量力而行,在具體的細(xì)節(jié)上不貪大求全。
不同內(nèi)容的交接儀式,其具體程序往往各有不同。但大致都包括以下五個(gè)方面:
、胖鞒秩诵冀唤觾x式正式開(kāi)始。
、谱鄧(guó)歌,并演奏東道主單位的標(biāo)志性歌曲。
此前,全體與會(huì)者必須肅立。
⑶由施工、安裝單位與接收單位正式進(jìn)行有關(guān)工程項(xiàng)目或大型設(shè)備的交接。
由施工、安裝單位的代表,將有關(guān)工程項(xiàng)目或大型設(shè)備的驗(yàn)收文件、一覽表或者鑰匙等等象征性物品,正式遞交給接收單位的代表。此時(shí),雙方應(yīng)面帶微笑,雙手遞交、接收有關(guān)物品。在此之后,還應(yīng)熱烈握手。
⑷各方代表發(fā)言。
按慣例,在交接儀式上,須由有關(guān)各方的代表進(jìn)行發(fā)言。他們依次應(yīng)為施工、安裝單位的代表,接收單位的代表,來(lái)賓的代表,等等,這些發(fā)言,應(yīng)簡(jiǎn)短明了。原則上,每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)控制在三分鐘以內(nèi)。
⑸宣告交接儀式正式結(jié)束。
此時(shí),與會(huì)者應(yīng)再次鼓掌,表示熱烈的祝賀。隨后安排全體來(lái)賓進(jìn)行參觀或觀看文娛表演。
參觀中,東道主一方應(yīng)安排有經(jīng)驗(yàn)的陪同、解說(shuō)人員,使來(lái)賓通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)參觀,可以加深對(duì)有關(guān)工程項(xiàng)目或大型設(shè)備的認(rèn)識(shí)。
若是不便邀請(qǐng)來(lái)賓進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)參觀,也可通過(guò)組織參觀有關(guān)的圖片展覽或向其發(fā)放宣傳資料的方式,來(lái)適當(dāng)?shù)貪M足來(lái)賓的好奇心。
在儀式結(jié)束后,若不安排參觀活動(dòng),還可為來(lái)賓安排一場(chǎng)綜藝類的文娛表演助興。表演者可以是東道主單位的員工,也可以邀請(qǐng)專業(yè)人士。表演的主要內(nèi)容,應(yīng)為輕松、歡快、娛樂(lè)性強(qiáng)的節(jié)目。
3. 交接儀式的注意事項(xiàng)
在參加交接儀式時(shí),不論是東道主一方還是來(lái)賓一方,都存在一個(gè)表現(xiàn)是否得體的問(wèn)題。
、艝|道主注意事項(xiàng):
、賰x表整潔。東道主一方參加交接儀式的人員,必須要求他妝容規(guī)范、服飾得體、舉止大方。
②保持風(fēng)度。在交接儀式舉行期間,不允許東道主一方的人員東游西逛、交頭接耳、打打鬧鬧。在為發(fā)言者鼓掌時(shí),不允許厚此薄彼。
、蹮崆橛押。不管自己是否專門負(fù)責(zé)接待、陪同或解說(shuō)工作,東道主一方的全體人員都應(yīng)當(dāng)自學(xué)地樹(shù)立起主人翁意識(shí)。一旦來(lái)賓提出問(wèn)題需要幫助時(shí),都要鼎力相助。不允許一問(wèn)三不知、借故推脫、拒絕幫忙,甚至胡言亂語(yǔ)、大說(shuō)風(fēng)涼話。即使自己力不能及,也要向?qū)Ψ秸f(shuō)明原因,并且及時(shí)向有關(guān)方面進(jìn)行反映。
、苼(lái)賓注意事項(xiàng):
、俦硎咀YR。接到正式邀請(qǐng)后,被邀請(qǐng)者即應(yīng)盡早以單位或個(gè)人的名義發(fā)出賀電或賀信,向東道主表示熱烈祝賀。有時(shí),被邀請(qǐng)者在出席交接儀式時(shí),將賀電或賀信面交東道主,也是可行的。不僅如此,被邀請(qǐng)者在參加儀式時(shí),還須鄭重其事地與東道主一方的主要負(fù)責(zé)人一一握手,再次口頭道賀。
、诼詡滟R禮。為表示祝賀之意,可向東道主一方贈(zèng)送一些賀禮,如花籃、牌匾、賀幛等等。
、垲A(yù)備賀詞。假若自己與東道主關(guān)系密切,還須提前預(yù)備一份書面賀詞,供被邀請(qǐng)代表發(fā)言時(shí)用。其內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要,主要是為了向東道主一方道喜祝賀。
、軠(zhǔn)點(diǎn)到場(chǎng)。若無(wú)特殊原因,接到邀請(qǐng)后,務(wù)必牢記在心,屆時(shí)正點(diǎn)抵達(dá),為主人捧場(chǎng)。若不能出席,則應(yīng)盡早通知東道主。
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