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秘書如何做好溝通協(xié)調(diào)工作
秘書是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人聯(lián)系接待，辦理文書和交辦事項(xiàng)的工作人員。下面是小編為大家整理的秘書如何做好溝通協(xié)調(diào)工作，僅供參考，歡迎大家閱讀。
秘書如何做好溝通協(xié)調(diào)工作
秘書工作者在做協(xié)調(diào)溝通工作時(shí)，應(yīng)擺正位置，把握分寸，謹(jǐn)慎從事，特別要注意以下幾點(diǎn)：
一、把握好角色，不越權(quán)越位
秘書工作者做協(xié)調(diào)工作時(shí)，雖然是主持者，但也并不是一切都可以自行做主。從嚴(yán)格意義上說，秘書工作者是代表領(lǐng)導(dǎo)做協(xié)調(diào)工作的。如果把主持者誤認(rèn)為決策者，必將產(chǎn)生角色錯(cuò)位問題。我們?cè)谂c協(xié)調(diào)對(duì)象溝通，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示和意見時(shí)，不可隨意引申發(fā)揮，加進(jìn)自以為和領(lǐng)導(dǎo)意見一致的內(nèi)容。
二、把握好方法，不以權(quán)壓人
在工作協(xié)調(diào)過程中利用領(lǐng)導(dǎo)人的影響力是十分重要的，特別是在被協(xié)調(diào)者意見難以統(tǒng)一的時(shí)候，傳達(dá)權(quán)威領(lǐng)導(dǎo)人的意見，常常能使問題迎刃而解。但這種方法只能在必要時(shí)慎重使用，盡可能少用。因?yàn)閰f(xié)調(diào)的主要手段是協(xié)商，應(yīng)以平等的態(tài)度傾聽各方意見，即便是錯(cuò)誤的要求，也要考慮有無合理因素。
三、把握好分寸，不把簡(jiǎn)單的問題復(fù)雜化
在協(xié)調(diào)工作中，既不要把復(fù)雜的問題作簡(jiǎn)單化處理，也要注意不把小事擴(kuò)大化，不把簡(jiǎn)單的問題復(fù)雜化，不把明明白白的事情神秘化。在辦公室的日常工作中，需要協(xié)調(diào)的事，幾乎無時(shí)不有，但絕大多數(shù)是在舉手投足之間便可處理，只要腦勤、眼勤、腿勤，隨時(shí)注意發(fā)現(xiàn)需要調(diào)節(jié)的問題，說幾句調(diào)節(jié)的話，甚至開一個(gè)幽默的玩笑，便可把矛盾化解在萌芽狀態(tài)。
有些矛盾在未激化前，做點(diǎn)幕后工作就可緩解。就協(xié)調(diào)而言，涉及重大原則的事，權(quán)力或利益沖突較大的事，具有廣泛群眾性的事，需要多方聽取意見，公開處置。但一般的，發(fā)生在日常工作中的責(zé)、權(quán)、利不平衡的事，處理的方針應(yīng)是能私下解決的就不公開解決，能會(huì)下協(xié)調(diào)的就不開協(xié)調(diào)會(huì)，即便需要開會(huì)協(xié)調(diào)的，也應(yīng)在條件具備時(shí)、在寬松的環(huán)境中來召開。
四、把握好火候，既不失時(shí)機(jī)也不急于求成
要搞好協(xié)調(diào)，時(shí)機(jī)十分重要。當(dāng)不同部門急需完成同一任務(wù)，工作又難以有序展開時(shí)，我們及時(shí)出面理順關(guān)系，就可一呼百應(yīng)。相反，時(shí)機(jī)不成熟，十分勉強(qiáng)地去統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一行動(dòng)，反而會(huì)擴(kuò)大矛盾，形成誤解或成見。
有的同志急于完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，在有關(guān)部門毫無思想準(zhǔn)備的情況下，讓其立即做出較大犧牲，結(jié)果形成了僵持的態(tài)勢(shì)。有的雖然勉強(qiáng)讓步，但并不服氣，在落實(shí)時(shí)扯皮推諉，影響了工作進(jìn)展。掌握溝通的時(shí)機(jī)是非常重要的，善不善于捕捉溝通的良機(jī)，是反映秘書工作者思想水平和工作能力的重要標(biāo)志。
秘書溝通技巧
一、守本分，讓領(lǐng)導(dǎo)放心
1、不要越位
越位包括兩方面，一方面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)，秘書不能代領(lǐng)導(dǎo)做決策，凡事要在自己的權(quán)力范圍內(nèi)進(jìn)行；一方面對(duì)同事，不要自以為是二把手，同事尊重你，不代表你能對(duì)他們發(fā)號(hào)施令。
2、不要多言
即便你通過對(duì)領(lǐng)導(dǎo)長(zhǎng)期的觀察，知道他下一步可能采取的行動(dòng)，也不要在他宣布最終決定前擅自行動(dòng)。對(duì)于公司機(jī)密更要做到一問三不知，手頭消息多這可不是你炫耀的資本。
3、不要多問
這里特別是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的私人生活，只吩咐你去做，沒有過多說明的，就不要好奇去問。很多領(lǐng)導(dǎo)把家庭生活當(dāng)作隱私，領(lǐng)導(dǎo)的隱私你探聽不得。
二、有眼色，讓領(lǐng)導(dǎo)省心
1、眼里有事
眼里有事是指秘書不需要領(lǐng)導(dǎo)吩咐就能發(fā)現(xiàn)那些需要自己做的工作，例如領(lǐng)導(dǎo)幾天后要參加某個(gè)會(huì)議，那將與會(huì)議有關(guān)的資料提前準(zhǔn)備好就是“我要做”的事。
2、學(xué)會(huì)擋駕
推銷電話是秘書需要準(zhǔn)確判斷擋駕的。那如果是領(lǐng)導(dǎo)的丈母娘打來電話呢？電話里她怎么也不肯說自己是誰怎么辦？這需要秘書日常留心領(lǐng)導(dǎo)的社會(huì)關(guān)系，盡量能從語氣、聲音、電話號(hào)碼等方面來分辨來者何人。
三、能忠心，讓領(lǐng)導(dǎo)貼心
1、功高不震主
新領(lǐng)導(dǎo)遇到老秘書時(shí)，救場(chǎng)幫了領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，你怎么擺正自己的位置？記住，作為秘書，你幫助領(lǐng)導(dǎo)再多都是分內(nèi)事。為領(lǐng)導(dǎo)處理瑣碎、排憂解難正是秘書職責(zé)所在。
2、細(xì)心不計(jì)較
秘書瑣事多，細(xì)心很重要。但時(shí)間長(zhǎng)了可能覺得自己勞苦功高，以至心態(tài)不平衡。這時(shí)秘書要調(diào)整心態(tài)，明白自己的位置，盡量向領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書工作的標(biāo)準(zhǔn)要求看齊。
3、及時(shí)背黑鍋
股東會(huì)上領(lǐng)導(dǎo)忘帶文件、同事面前領(lǐng)導(dǎo)責(zé)怪錯(cuò)人，發(fā)生這些影響領(lǐng)導(dǎo)形象的事情，你及時(shí)出現(xiàn)當(dāng)眾向領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)錯(cuò)背黑鍋，領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)眾人面罵你，背后卻十分感激你。
秘書工作中的溝通技巧
秘書工作中需要溝通的人群無非有三大類，一是領(lǐng)導(dǎo)，二是同事，三是群眾，秘書工作中的溝通技巧。下面筆者結(jié)合工作實(shí)際，談?wù)労鸵陨先惾巳哼M(jìn)行溝通的一些技巧。
一、與領(lǐng)導(dǎo)的溝通技巧
偉人曾經(jīng)說過：“山不走過來，我就走向山。”對(duì)于秘書來說，要想當(dāng)好參謀，就要學(xué)會(huì)走向領(lǐng)導(dǎo)。但是不同的領(lǐng)導(dǎo)有著不同的性格，在與他們的溝通當(dāng)中，當(dāng)然也要因人而異，特別要把握好以下幾點(diǎn)：
1、在與領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí)要認(rèn)清自己的位置
無論何時(shí)何地，秘書人員要切記自己是領(lǐng)導(dǎo)的助手，屬于份內(nèi)的事情要認(rèn)真做好，除此以外不能擅做主張。要維護(hù)好管理層內(nèi)部的團(tuán)結(jié)，在向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、請(qǐng)示、反映問題時(shí)，不發(fā)表有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的議論，不當(dāng)傳話筒，不說不利于團(tuán)結(jié)的話。
2、與領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí)要學(xué)會(huì)未雨綢繆
領(lǐng)導(dǎo)每天需要面對(duì)和解決的事情很多，為了提高溝通的質(zhì)量，秘書人員要提前把溝通的目的以及表達(dá)的方式思考成熟，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作日程也要有個(gè)清晰的了解，還要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的心情做個(gè)大致的揣摩，這樣既能節(jié)省時(shí)間，也能使溝通更為有效。倘若在領(lǐng)導(dǎo)日程排得很滿、心情又很糟糕的時(shí)候去與之溝通，往往會(huì)事倍功半，不但達(dá)不到溝通的目的，反而會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書人員產(chǎn)生反感。
3、針對(duì)不同性格的領(lǐng)導(dǎo)，采取不同的溝通方法
秘書平時(shí)在與領(lǐng)導(dǎo)的接觸中，要學(xué)會(huì)觀察，學(xué)會(huì)總結(jié)。針對(duì)不同性格的領(lǐng)導(dǎo)，找出適合與之溝通的方法。比如與冷靜型的領(lǐng)導(dǎo)相處時(shí)，秘書人員可能會(huì)覺得對(duì)方難以捉摸，這就需要秘書人員善于觀察，從領(lǐng)導(dǎo)日常的工作中去了解他的喜好。在與領(lǐng)導(dǎo)溝通的過程中，多聆聽他的意見和建議，切勿自作主張;凡是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)，務(wù)必要做到萬無一失，對(duì)一些細(xì)微之處做到一絲不茍。這樣相處一段時(shí)間后，就會(huì)取得冷靜型領(lǐng)導(dǎo)的信任。雷厲風(fēng)行、有魄力的領(lǐng)導(dǎo)通常性格爽快，很欣賞有才能的人。因此在與他相處時(shí)，可以大膽地提出自己的想法和建議，恰到好處地施展自己各方面的才能。由于這類領(lǐng)導(dǎo)相當(dāng)有魄力，所以只要你的建議可行，他都會(huì)支持你。在和這類領(lǐng)導(dǎo)相處時(shí)，除了要扎實(shí)穩(wěn)妥地辦事之外，還要注意在領(lǐng)導(dǎo)面前把握好一個(gè)表現(xiàn)的“度”，盡管他愛才惜才，但是如果表現(xiàn)過頭，會(huì)讓這類領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為你是在故意賣弄，反倒弄巧成拙。雖然我們接觸的領(lǐng)導(dǎo)性格各異，但是只要秘書人員在工作中兢兢業(yè)業(yè)、多思考、勤學(xué)習(xí)，加上巧妙使用溝通的技巧，那么我們就能從容面對(duì)。當(dāng)然如果遇到那種極端自私、脾氣暴躁或品質(zhì)有問題的領(lǐng)導(dǎo)，最好的辦法就是選擇離開，因?yàn)楹瓦@種類型的領(lǐng)導(dǎo)相處，不僅會(huì)感到溝通是件異常困難的事情，而且工作上也會(huì)帶來很多意想不到的麻煩。
二、與同事的溝通技巧
在一個(gè)單位里面，秘書除了要面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)，更多的時(shí)候是要面對(duì)各位同事。為了使各項(xiàng)工作順利開展，秘書人員在與同事相處時(shí)要把握好以下幾點(diǎn)：
1、尊重他人，隨和待人
每個(gè)人都渴望得到別人的尊重，尊重別人也就等于尊重自己。所以，在與同事的接觸中，秘書人員要牢記：不該問的話堅(jiān)決不問，不該開的玩笑堅(jiān)決不開，不在任何同事面前說三道四。對(duì)每一位同事都平等相待，千萬不要因?yàn)閷?duì)某個(gè)人有意見或看不慣，就不屑于與其說話，這樣很不利于團(tuán)結(jié)。有時(shí)簡(jiǎn)單的一聲問候就能營(yíng)造和諧的氛圍，使工作順利開展。
2、講究誠信，寬容待人
誠信是人與人之間溝通的基礎(chǔ)秘書人員在與同事相處時(shí)，要樹立“誠信第一”的觀念，答應(yīng)別人的事情要做到言必信，行必果。即使由于某種原因沒有做到，也要誠懇地向?qū)Ψ秸f明，取得對(duì)方的諒解。對(duì)于同事的一些小缺點(diǎn)和小毛病，不能挖苦諷刺;對(duì)于聽到的一些關(guān)于議論自己的言論，也用不著去追根問底，要以一顆平常心對(duì)待，有則改之，無則加勉。當(dāng)然在工作中我們難免會(huì)和同事有一些磕磕絆絆，這時(shí)，要學(xué)會(huì)主動(dòng)找同事和解，只要真誠地向?qū)Ψ浇忉屒宄�，相信一定�?huì)贏得對(duì)方的理解。總之，寬容是一種美德，它會(huì)讓周圍的人更加尊重你。
3、做老實(shí)人、說老實(shí)話、辦老實(shí)事
很多人認(rèn)為秘書是領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，不好接近。作為秘書想要消除同事的這種誤會(huì)，就必須在和同事的相處中，堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，有多大能力辦多大的事情，不要高高在上，更不要到處炫耀自己的成績(jī)，要保持謙虛謹(jǐn)慎、踏踏實(shí)實(shí)的工作作風(fēng)。
4、關(guān)心他人，有良好的協(xié)作精神
要想和同事很好的溝通，就要善于在“情”字上下功夫，無論是在工作中，還是在生活上，要學(xué)會(huì)和同事溝通感情。同事在工作中遇到了難題向你請(qǐng)教時(shí)，要耐心地解答，做到知無不言，言無不盡;同事在生活中遇到了難處時(shí)，要在精神上或者物質(zhì)上及時(shí)給予幫助，使他感受到溫暖。某些工作需要與同事配合進(jìn)行時(shí)，要學(xué)會(huì)主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，不斤斤計(jì)較。這樣，會(huì)讓同事認(rèn)為你是一個(gè)很好的合作伙伴，從而愿意與你共事，工作的效率也會(huì)提高很多。
三、與群眾的溝通技巧
辦公室是一個(gè)職能部門，經(jīng)常要接觸來訪或辦事的群眾，秘書與他們溝通時(shí)要把握好以下兩個(gè)原則：
1、注重禮儀，微笑服務(wù)，態(tài)度積極
由于辦公室代表著一個(gè)單位的形象，所以秘書人員一定要注意自己的自身形象，包括穿著打扮、說話的語氣和用詞。無論來訪者是何種身份，秘書人員都要笑臉相迎，給來者留下美好的第一印象。要主動(dòng)詢問來訪者的來由和目的，盡可能地幫他們提供相關(guān)的服務(wù)。在接聽電話時(shí)，要主動(dòng)問候來電者，并詢問他所要找的人或所要辦的事，語氣要平緩，不能生硬。必要時(shí)要準(zhǔn)確記錄來電者的重要信息，并及時(shí)幫他轉(zhuǎn)達(dá)或辦理。
2、耐心地傾聽，積極地協(xié)調(diào)
辦公室常常會(huì)遇到一些帶有負(fù)面情緒的來訪者，這時(shí)秘書人員首先要做一個(gè)忠實(shí)的聽眾，允許他們把心里話發(fā)泄出來，從中找出問題的癥結(jié)所在�？梢赞k理的，要與有關(guān)部門積極地協(xié)商，及時(shí)給予解決;因種種原因不能辦理或無法解決的除了穩(wěn)定來訪者的情緒外，還要?jiǎng)又郧�，曉之以理，耐心地向他們解釋清楚，盡可能地使他們滿意而歸。對(duì)于那些不講道理、故意刁難的來訪者，最好的辦法是使用緩兵之計(jì)，委婉地勸說來者先回去，了解情況后再說。
總之，秘書的工作比較繁雜，要想當(dāng)好秘書這個(gè)角色，就要學(xué)會(huì)處理方方面面的關(guān)系，也就是說要學(xué)會(huì)溝通。有效的溝通不僅能使工作環(huán)境變得輕松愉快，在開展各項(xiàng)工作時(shí)，更加游刃有余，還會(huì)使一個(gè)單位的整體形象在無形中得到進(jìn)一步的提高。
秘書溝通禮儀
交談的態(tài)度
在與人交談時(shí)應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出以誠相待、以禮相待、謙虛謹(jǐn)慎、主動(dòng)熱情的基本態(tài)度，而絕對(duì)不能逢場(chǎng)作戲、虛情假意或應(yīng)付了事。
一要表情自然
第一，專注。交談時(shí)目光應(yīng)當(dāng)專注，或注視對(duì)方，或凝神思考，從而和諧地與交談進(jìn)程相配合。眼珠一動(dòng)不動(dòng)，眼神呆滯，甚至直愣愣地盯視對(duì)方，都是極不禮貌的。目光東游西走，四處“掃瞄”，漫無邊際，則是對(duì)對(duì)方不屑一顧的失禮之舉，也是不可取的。如果是多人交談，就應(yīng)該不時(shí)地用目光與眾人交流，以表示彼此是平等的。
第二，配合。交談時(shí)可適當(dāng)運(yùn)用眉毛、嘴、眼睛在形態(tài)上的變化，來表達(dá)自己對(duì)對(duì)方所言的贊同、理解、驚訝、疑惑，從而表明自己的專注之情，使交談順利進(jìn)行。
第三，協(xié)調(diào)。交談時(shí)的表情應(yīng)與說話的內(nèi)容相配合。與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)談話，應(yīng)恭敬而大方；與客人談話，則應(yīng)親切而自然。
二要說話禮貌
第一，注意語音。與人進(jìn)行交談時(shí)，尤其是在大庭廣眾之下，必須有意識(shí)地壓低自己說話時(shí)的音量。最佳的說話聲音標(biāo)準(zhǔn)是，只要交談對(duì)象可以聽清楚即可。如果粗聲大氣，不僅有礙于他人，而且也說明自己缺乏教養(yǎng)。
第二，注意語態(tài)。與人交談時(shí)，在神態(tài)上要既親切友善，又舒展自如、不卑不亢。自己說話時(shí)，要恭敬有禮，切忌指手畫腳、咄咄逼人。最佳的語態(tài)是平等待人、和緩親善、熱情友好、自然而然。當(dāng)別人講話時(shí)，則要洗耳恭聽，最忌三心二意、用心不專。最佳的語態(tài)是積極合作、認(rèn)真聆聽、努力呼應(yīng)、有來有往、專心致志。
第三，注意語氣。在與別人交談時(shí)，秘書的語氣應(yīng)當(dāng)和藹可親，一定要注意平等待人、謙恭禮貌。講話的速度稍微舒緩一些，講話的音量低一些，講話的語調(diào)抑揚(yáng)頓挫一些。在交談時(shí)既不要表現(xiàn)得居高臨下，也不宜在語氣上刻意奉迎，故意討好對(duì)方，令對(duì)方反感。同時(shí)，在語氣上一定要力戒生硬、急躁或者輕慢。
第四，注意語速。在交談之中，語速應(yīng)保持相對(duì)的穩(wěn)定，既快慢適宜，舒張有度，又在一定時(shí)間內(nèi)保持勻速。語速過快、過慢、或者忽快忽慢，會(huì)給人一種沒有條理、慌慌張張的感覺，是應(yīng)當(dāng)力戒的。
三要舉止得體
第一，善于運(yùn)用舉止傳遞信息。例如，發(fā)言者可用手勢(shì)來補(bǔ)充說明其所闡述的具體事由，適度的舉止既可表達(dá)敬人之意，又有助于雙方的溝通和交流。
第二，避免過分或多余的動(dòng)作。與人交談時(shí)可有動(dòng)作，但動(dòng)作不可過大，更不要手舞足蹈、拉拉扯扯、拍拍打打。為表達(dá)敬人之意，切勿在談話時(shí)左顧右盼，或是雙手置于腦后，或是高架“二郎腿”，甚至修指甲、挖耳朵等。交談時(shí)應(yīng)盡量避免打哈欠，如果實(shí)在忍不住，也應(yīng)側(cè)頭掩口，并向他人致歉。尤其應(yīng)當(dāng)注意的是，不要在交談時(shí)以手指指人，否則就有污蔑之意。
四要遵守慣例
秘書在交談時(shí)往往還能夠通過一些細(xì)節(jié)來體現(xiàn)自己的談話態(tài)度，在這些細(xì)節(jié)的處理上要遵守一定的既成慣例。
第一，注意傾聽。秘書在交談時(shí)務(wù)必要認(rèn)真聆聽對(duì)方的發(fā)言，以表情舉止予以配合，從而表達(dá)自己的敬意，并為積極融入到交談中去做最充分的準(zhǔn)備。切不可追求“獨(dú)角戲”，對(duì)他人發(fā)言不聞不問，甚至隨意打斷對(duì)方的發(fā)言。
第二，謹(jǐn)慎插話。交談中不應(yīng)當(dāng)隨便打斷別人說話，要盡量讓對(duì)方把話說完再發(fā)表自己的看法。如確實(shí)想要插話，應(yīng)向?qū)Ψ较却蛘泻簦骸皩?duì)不起，我插一句行嗎？”所插之言亦不可冗長(zhǎng)，一句兩句點(diǎn)到為止即可，不能接過話茬就開始長(zhǎng)篇大論，完全不顧及對(duì)方的感受，也不管對(duì)方是否已經(jīng)闡述完畢。
第三，重視交流。交談是一種雙向或多向交流過程，需要各方的積極參與。因此在交談時(shí)切勿造成“一言堂”的局面。自己發(fā)言時(shí)要給其他人發(fā)表意見的機(jī)會(huì)，別人說話時(shí)自己則要適時(shí)發(fā)表個(gè)人看法，互動(dòng)式地促進(jìn)交談進(jìn)行。同時(shí)，要以交談各方都共同感興趣的話題為中心，并利用雙方均能接受的方式進(jìn)行。若發(fā)現(xiàn)話不投機(jī)，需及時(shí)調(diào)整話題。
第四，禮讓對(duì)方。在與他人進(jìn)行交談時(shí)，不要以自我為中心，而忽略了對(duì)對(duì)方的尊重。正常情況下，在談話中不要隨便否定對(duì)方或是質(zhì)疑對(duì)方，不要?jiǎng)虞m插嘴、抬杠，不要一人獨(dú)霸“講壇”，或者一言不發(fā)、有意冷場(chǎng)。
第五，委婉表達(dá)。在陳述自己的見解時(shí)，應(yīng)該力求和緩、中聽，不僅要善解人意，而且要留有余地。即使是提出建議或忠告，也可以采用設(shè)問句，最好不用有命令之嫌的祈使句。在任何時(shí)候，都不要強(qiáng)人所難。
交談的語言
語言運(yùn)用是否準(zhǔn)確恰當(dāng)，直接影響著交談能否順利進(jìn)行。所以，在交談中尤其要注意語言的使用問題。
一要通俗易懂
第一，說普通話。在日常工作中，秘書應(yīng)該自覺使用普通話，不要使用別人聽不懂的方言或土語。
第二，說明白話。秘書所使用的語言最好是讓人一聽便懂的明白話，切不可滿口“之乎者也”，濫用書面語言、專業(yè)術(shù)語或名詞典故。在交談時(shí)，要以務(wù)實(shí)為本，應(yīng)當(dāng)通俗活潑、生動(dòng)形象、淺顯易懂，猶如家常話一般。
第三，說通俗話。在與普通群眾交談時(shí)，為了避免自己談話時(shí)語言枯燥乏味，應(yīng)充分考慮到對(duì)方的職業(yè)、受教育程度等因素，努力使自己的語言生動(dòng)、形象、具體、鮮明，所說的話應(yīng)力求平易通俗，以利于溝通交流。如果“官話”連篇，不僅有礙信息的傳達(dá)，而且容易脫離群眾。
二要掌握口語
第一，機(jī)動(dòng)靈活。在交談過程中隨時(shí)對(duì)自己所運(yùn)用的口語具體內(nèi)容與形式進(jìn)行適度的調(diào)整。從表面上來看，口語大都顯得語句簡(jiǎn)短，結(jié)構(gòu)松散，多有省略之處。有時(shí)，它甚至?xí)霈F(xiàn)話題轉(zhuǎn)變、內(nèi)容脫節(jié)、詞序顛倒等現(xiàn)象。然而由于口頭交際具有一定的雙向性、互動(dòng)性，這些問題往往瑕不掩瑜，反而更能顯示口語生動(dòng)活潑的特性。
第二，簡(jiǎn)明扼要。一方面要求發(fā)音標(biāo)準(zhǔn)，吐字清晰；另一方面則要求所說之話含義明確，不可模棱兩可產(chǎn)生歧義，以免造成不必要的誤會(huì)。
三要文明禮貌
第一，要盡量使用尊稱，并善于使用一些約定俗成的禮貌用語，如“您”“謝謝”“對(duì)不起”等。
第二，要多使用文明用語，在語言的選擇和使用之中，應(yīng)當(dāng)既表現(xiàn)出使用者良好的文化素質(zhì)、待人處事的實(shí)際態(tài)度，又能夠令人產(chǎn)生優(yōu)雅、溫和、脫俗之感。
第三，在交談時(shí)不可意氣用事，以尖酸刻薄的話對(duì)他人冷嘲熱諷，也不可夜郎自大，處處賣弄才識(shí)指正別人。
第四，交談中應(yīng)當(dāng)盡量避免某些不文雅的語句和說法，對(duì)于不宜明言的一些事情，可以盡量用委婉的詞句來表達(dá)，多用一些約定俗成的隱語。例如想要上廁所時(shí)，可以說：“對(duì)不起，我去一下洗手間。”或者說：“不好意思，我去打個(gè)電話�！�
交談的內(nèi)容
交談內(nèi)容的選擇，應(yīng)遵守一定的原則。
一要切合語境
第一，交談內(nèi)容務(wù)必要與交談的時(shí)間、地點(diǎn)與場(chǎng)合相對(duì)應(yīng)，否則就有可能出錯(cuò)。
第二，交談內(nèi)容還應(yīng)符合自己的身份。應(yīng)使談話符合我國的法律法規(guī)，并與單位和領(lǐng)導(dǎo)保持一致。切勿與單位或領(lǐng)導(dǎo)唱反調(diào)，切勿泄露本單位的機(jī)密。
二要因人而異
在交談時(shí)要根據(jù)交談對(duì)象的不同而選擇不同的交談內(nèi)容。談話的本質(zhì)是一種交流與合作，因此秘書在選擇交談內(nèi)容時(shí)，就應(yīng)當(dāng)為談話對(duì)象著想，根據(jù)對(duì)方的性別、年齡、性格、民族、閱歷、職業(yè)、地位等而選擇適宜的話題。
三要回避禁忌
秘書在與別人交談時(shí)，應(yīng)當(dāng)把握好“度”。在態(tài)度上要注意克制，不要引起對(duì)方的不快，不可一言不發(fā)，不可沒完沒了。不可諷刺挖苦，不可驕傲自大。在內(nèi)容上要慎重斟酌，千萬不要犯忌，不宜對(duì)自己的單位或領(lǐng)導(dǎo)橫加非議，必須時(shí)刻維護(hù)單位的聲譽(yù)，絕對(duì)不能對(duì)自己的領(lǐng)導(dǎo)、同事、同行說三道四。不應(yīng)涉及對(duì)方單位內(nèi)部事務(wù)，不要涉及對(duì)方弱點(diǎn)與短處。同時(shí)，如果雙方不是十分熟識(shí)，也不要涉及對(duì)方的個(gè)人隱私，如年齡、收入等。
交談的方式
與他人交談，既要注意具體內(nèi)容，又要注意表達(dá)方式�？筛鶕�(jù)不同的情況，采取以下幾種不同的談話方式。
一是擴(kuò)展式。指交談雙方就某些共同關(guān)心的問題進(jìn)行由此及彼、由表及里、由淺入深的討論。
二是評(píng)判式。指在交談過程中聽取對(duì)方的觀點(diǎn)以后，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)刻，以適當(dāng)?shù)姆椒�，恰如其分地進(jìn)行插話，來發(fā)表自己就此問題的主要看法。
三是傾瀉式。指在談話時(shí)對(duì)對(duì)方毫無保留，將自己的全部想法都全盤托出，也就是人們通常所說的“打開天窗說亮話”。
四是靜聽式。指與別人進(jìn)行談話時(shí)，自己主要是洗耳恭聽。
五是啟發(fā)式。指交談中的一方主動(dòng)幫助不善表達(dá)的另一方，在話題的選擇或談話的走向上給對(duì)方予以引導(dǎo)、支持、鼓勵(lì)，以幫助對(duì)方在談話中得以采用恰當(dāng)?shù)姆椒▉黻U述自己的見解和主張。
六是跳躍式。指在交談過程中，某一話題在無人呼應(yīng)時(shí)，為避免談話者感到尷尬，或者是談話出現(xiàn)冷場(chǎng)，因而跳出原先談?wù)摰姆秶�，轉(zhuǎn)而挑選出令大家都感興趣的話題。
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