怎樣做名好秘書(shū)的檔案管理
在秘書(shū)崗位這幾年的鍛煉讓我深切體會(huì)到，當(dāng)好秘書(shū)，檔案意識(shí)不容忽視。登記好、整理好、保管好檔案材料，不僅有助于做好當(dāng)前工作，還相當(dāng)于建立起一座信息資源寶庫(kù)，關(guān)鍵時(shí)候往往能發(fā)揮意想不到的作用�？吹饺缃癜割^分門(mén)別類(lèi)、清晰明了的檔案材料，不禁回憶起剛從事秘書(shū)工作時(shí)的那幾次尷尬和慌亂。
年底該去看望哪些教師代表
年底了，按慣例校領(lǐng)導(dǎo)要看望學(xué)校德高望重的老專(zhuān)家、老教授代表。領(lǐng)導(dǎo)吩咐說(shuō)：“小李，你回憶回憶，今年我聯(lián)系的學(xué)院還有哪些老教授‘五一’、教師節(jié)沒(méi)顧上看望的，年底去看看這些老師吧�！币�，每年領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)在元旦、“五一”、教師節(jié)期間集中看望學(xué)校老教師。幾次看望下來(lái)，被看望的老師加起來(lái)有二十余人，哪些看望過(guò)哪些還沒(méi)來(lái)得及看望呢？這可不能是筆糊涂賬。我絞盡腦汁，搜刮回憶，勉強(qiáng)湊出一份已看望教師名單，又據(jù)此草擬了一份看望教師名單呈送領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)掃了一眼，指著名單中哲學(xué)院某教授的名字問(wèn)：“‘五一’的時(shí)候好像已經(jīng)看望過(guò)了吧？”我一拍腦袋，對(duì)哦，當(dāng)時(shí)還是我陪著領(lǐng)導(dǎo)一起去的，還跟這位教授聊了好一會(huì)兒，怎么列名單時(shí)一點(diǎn)也沒(méi)想起來(lái)。
“丟”了地址的寄書(shū)事件
領(lǐng)導(dǎo)最新作品出版了，交代我寄幾本書(shū)給外校一位張老師，隨手遞給我一張寫(xiě)有張老師電話和地址的紙條。我按領(lǐng)導(dǎo)要求把書(shū)寄出后，心想這張紙片應(yīng)該沒(méi)用了，就丟進(jìn)了文件銷(xiāo)毀袋。沒(méi)想到，過(guò)了一個(gè)多月，領(lǐng)導(dǎo)又遞給我一些書(shū)，交代說(shuō)：“小李，還是按上次你給張老師寄書(shū)的地址再寄一些書(shū)給他吧！”我頓時(shí)傻了眼，扭捏了半天，只好對(duì)領(lǐng)導(dǎo)實(shí)話實(shí)說(shuō)：“領(lǐng)導(dǎo)，十分抱歉，上次您給的紙條我沒(méi)有保存，您再給我一次聯(lián)系方式吧�！鳖I(lǐng)導(dǎo)臉上掠過(guò)一絲無(wú)奈：“張老師是我在會(huì)場(chǎng)上碰到的，他給我留了張寫(xiě)有聯(lián)系方式的紙條，我就直接給你了。這樣吧，我再聯(lián)系一下他�！�
錯(cuò)過(guò)了主管部門(mén)要求的反饋時(shí)間
還有一次，我差點(diǎn)捅了大婁子。教育主管部門(mén)邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)參加一個(gè)工作論壇。我請(qǐng)示了領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)，還早，到時(shí)候看日程安排再定。我掃了一眼邀請(qǐng)函，離論壇舉辦時(shí)間還有三個(gè)月，心想，提前半個(gè)月再處理反饋也來(lái)得及，于是，連內(nèi)容也沒(méi)仔細(xì)看，就把邀請(qǐng)函隨手塞進(jìn)了文件柜。當(dāng)我已經(jīng)把這件事情忘得一干二凈時(shí)，教育主管部門(mén)打來(lái)電話催問(wèn)：“別的單位已經(jīng)反饋了，你們?cè)趺催�沒(méi)動(dòng)靜？要求提前報(bào)送的材料怎么也沒(méi)有？”我在電話那頭驚出一身冷汗，翻箱倒柜總算是找出了那份邀請(qǐng)函，一行一行讀下來(lái)，果然已經(jīng)過(guò)了反饋日期和材料報(bào)送日期。這下學(xué)校的工作可被動(dòng)了。深吸一口氣，我拿起已經(jīng)不那么整潔的邀請(qǐng)函，走進(jìn)了領(lǐng)導(dǎo)辦公室去承認(rèn)錯(cuò)誤……
出了這幾次紕漏后，我才真正對(duì)檔案整理工作重視起來(lái)，也清楚地意識(shí)到，良好的檔案整理習(xí)慣會(huì)讓我在秘書(shū)工作的道路上更加從容、穩(wěn)當(dāng)。于是，我在日常工作中思考和摸索出一套整理領(lǐng)導(dǎo)檔案材料的方法：
一是全面、詳細(xì)記錄領(lǐng)導(dǎo)日程安排。一般情況下，秘書(shū)都會(huì)提前為領(lǐng)導(dǎo)編制每周或每月日程安排，但這種安排往往變更頻繁，領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)時(shí)常會(huì)增加或取消，時(shí)間一長(zhǎng)，容易成為一筆糊涂賬。為了忠實(shí)詳細(xì)地記錄領(lǐng)導(dǎo)實(shí)際活動(dòng)安排，在辦公室負(fù)責(zé)人的支持下，我們開(kāi)始每天編制《昨日要情》。《昨日要情》既記錄領(lǐng)導(dǎo)參加的所有活動(dòng)，也記錄領(lǐng)導(dǎo)研究問(wèn)題、會(huì)見(jiàn)、談話的情況，要求盡量細(xì)致，所參加會(huì)議的主題、與會(huì)人員、單位都記錄在案。
二是分門(mén)別類(lèi)妥善保管好領(lǐng)導(dǎo)的書(shū)寫(xiě)資料。領(lǐng)導(dǎo)在公文上的批示往往能夠得到妥善保管，但保存好領(lǐng)導(dǎo)非正式的書(shū)寫(xiě)資料也很有必要。比如，領(lǐng)導(dǎo)自己起草的稿件，對(duì)稿件修改的花臉稿，布置工作時(shí)隨手書(shū)寫(xiě)的便簽，都有必要分類(lèi)妥善保存。上次“寄書(shū)事件”之后，我不僅把領(lǐng)導(dǎo)所有隨手書(shū)寫(xiě)的電話、地址裝入檔案箱存好，還把領(lǐng)導(dǎo)所有讓我?guī)兔某龅男偶刂泛吐?lián)系人都做了詳細(xì)登記，制作成常用聯(lián)系人表單，以便隨時(shí)調(diào)用。至于保存的手稿和修改稿，我每次幫忙起草文件都會(huì)翻出來(lái)看看，揣摩領(lǐng)導(dǎo)的語(yǔ)言風(fēng)格和內(nèi)在邏輯，現(xiàn)在我寫(xiě)出的.稿子，時(shí)常得到領(lǐng)導(dǎo)肯定。這正是日常的檔案整理工作幫了大忙。
三是收集和保存好與領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)的信件、會(huì)議材料、證書(shū)以及其他信息資料。如，邀請(qǐng)函、賀信、會(huì)議通知等，既是安排好當(dāng)前活動(dòng)的參考和依據(jù)，活動(dòng)過(guò)后也仍然有資料價(jià)值，可以留存作為工作記錄和學(xué)習(xí)材料。又如，領(lǐng)導(dǎo)自己填寫(xiě)或秘書(shū)代填的各種表格，填完之后留個(gè)復(fù)印件，以備下次填表時(shí)參考。再如，媒體報(bào)道、訪談和領(lǐng)導(dǎo)發(fā)表的文章、講話等，體現(xiàn)著領(lǐng)導(dǎo)的思路和觀點(diǎn)，都有必要妥存，以備日后起草有關(guān)稿件作為參考。
四是定期對(duì)這些檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理。記下的事情和留存的東西多了，不定期整理可能就會(huì)出現(xiàn)“東西都在，就是不知道在哪”的情況。為了方便檢索，需要定期進(jìn)行整理。比如，對(duì)紙質(zhì)的材料，我一般是按季度進(jìn)行裝箱封存，同時(shí)在箱子上貼上大致的清單；對(duì)于電子文檔，則會(huì)按月份整理歸檔；此外，每年年底我都會(huì)為領(lǐng)導(dǎo)編輯本年度的個(gè)人年鑒，即把日程安排、新聞報(bào)道、發(fā)表過(guò)的文章和出席重要活動(dòng)的照片編輯成厚厚的一本冊(cè)子，便于日后查閱。
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