文秘接待工作中的注意事項

時間：2024-05-22 08:48:01 辦公文秘我要投稿

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文秘接待工作中的注意事項

　　導語：秘書部門是組織的窗口，秘書有大量的人際往來活動，必然會產生大量的接待工作。小編為此整理了幾點接待的注意事項，歡迎參考！

　　文秘接待工作中的注意事項1

　　1、“出迎三步，身送七步”是迎送客人最基本的禮儀。秘書見有客人來訪，應積極主動向前搭話，熱情詢問來意。一般來客都會或多或少會有點拘束，有時候也會不知道說什么，顯得局促不安，這時候秘書要禮貌與之交談，使之不感到緊張。秘書請來客就坐，奉上茶水。客人走時，秘書可以說一些挽留的話語，歡迎他下次的光臨。

　　2、接待有三聲�！皝碛杏暎瑔栍写鹇�，去有留聲”。在見到客人時，秘書首先要問候“一路辛苦了”，“歡迎您來我們公司”等等。之后可以向對方作自我介紹，對方詢問的問題，秘書人員要誠實地回答，但需要注意的是要維護本公司的形象和利益。來訪者離開時，秘書人員必須熱情的說：“歡迎來我們公司視察，一路走好”等。

　　3、秘書在接待客人時要注意自己的著裝打扮，穿不正式的服裝會客是不禮貌的，肢體語言要得當、自然、動作不要過大。秘書的站姿和坐姿要合乎規(guī)范，讓客人感到舒適自然。

　　4、注意布置會客室。會客室應當莊重大方，主要的裝潢、陳設的色彩不宜過多，最好不要超過三種。色彩過多會使客人眼花繚亂，無所適從。同時，不要選過于沉悶的白色、灰色、黑色，也不要選濃烈的紅色、黃色，也不要選給人以輕浮之感的粉色、金色、銀色，以藍色、草綠為宜。

　　5、3S動作迎客法�！皊tand，stare，smile”。“stand”的意思是站起來，當看到有客來訪時應馬上起立，快步迎上去，并送上親切的問候，比如“您好”“請問您有什么事”等；“stare”的意思的是“注視”，和來訪者交談的時候一定要注視著對方，如果隨便的`東張西望，會讓來訪者覺得你不尊重他�！眘mile”的意思是“微笑”。微笑表現(xiàn)充滿自信。面帶微笑，表明對自己的能力有充分的信心，以不卑不亢的態(tài)度與人交往，使人產生信任感，容易被別人真正地接受，另外微笑表現(xiàn)真誠友善。微笑反映自己心底坦蕩，善良友好，待人真心實意，而非虛情假意，使人在與其交往中自然放松，不知不覺地縮短了與來訪者的心理距離。微笑為深入的溝通與交往創(chuàng)造和諧、溫馨的良好氛圍。笑的時候，應當做到表里如一，令笑容與自己的舉止、談吐相輔相成，錦上添花。

　　6、以靜制怒，以柔克剛。秘書人員碰到脾氣暴躁的來賓，要冷靜對待和處理，始終面帶微笑，熱情為其倒茶、讓座。之后慢慢安撫對方情緒，“以情動人，以理服人”。妥善解決問題，維護公司形象。

　　文秘接待工作中的注意事項2

　　秘書接待禮儀的基本準則

　　1.在工作的時候，常帶著自然的笑容，表現(xiàn)出和藹可親的態(tài)度，能令客人覺得容易接近。

　　2.不得有小動作，打哈欠要掩著口部，不要做出搔癢、挖鼻、掏耳、挑牙等不雅的動作。

　　3.工作時不得咀嚼口香糖，吸煙及吃東西。

　　4.不得嫌客人啰嗦，應耐心地為客人服務。

　　5.在處理柜臺文件工作時，還要不時留意周圍環(huán)境，以免客人站在柜臺片刻，員工還渾然不知。

　　6.客人來到柜臺前，馬上放下正在處理的文件，禮貌的問安，表現(xiàn)出曾受過專業(yè)訓練的風采，稱職及有能力為客人服務。

　　7.留心傾聽客人的問題，不能隨意中斷客人的敘述，然后再清楚的解答，以免答非所問，如遇到問題不懂作答時，應該說：“請稍等，待我查一查以便回答你的問題�！�

　　8.如遇客人對某事情外行，或不能隨俗之處，不得取笑客人。

　　9.柜臺員的工作效率要快且準。

　　10.不得表現(xiàn)懶散情緒，站姿要端正，不得搖擺身體，不得倚傍墻、柜而立或蹲在地上，不可歪頭歪身，及扮鬼臉作怪動作。

　　11.除了工作上應交待的事，不得互相攀談私事，不得爭論，不粗言穢語。

　　12.不得擅自用柜臺電話作私人之用，如遇急事可請求上司用后臺的電話。

　　13.用詞適當，不可得罪客人，亦無須阿諛奉承，聲線要溫和，不可過大或過小，要清楚表達所要說的話。

　　14.不得在工作時，閱讀報章、書籍。

　　15.走路時，不可奔跑，應腳步輕快無聲，不要有怪動作。

　　16.盡量牢記客人的姓氏，在見面時能稱呼客人“X先生/小姐/女士，你好!”。

　　17.若客人的問詢在自己職權或能力范圍以外，應主動替客人作出相關回應，而不得隨便以“不知道”回答甚至置之不理。

　　秘書接待禮儀的儀容儀表

　　妝容

　　化妝并不是一種隨心所欲的涂抹，而是一種審美的藝術過程。其基本原則如下：

　　化妝是為了突出自己美的部分，掩飾自己不足或有缺陷的部分。色彩的選用取決于膚色和服裝的色彩，因人、因時、因地制宜，化妝創(chuàng)造新意時不失自己的基本形象尋找統(tǒng)一的和諧美。凈面后，均勻打好粉底定妝，粉薄而均勻；眉頭自然、眉峰清晰；眼影涂于眼部凹陷處，不宜過重；眼線緊貼睫毛；腮紅自顴骨向上；口紅先畫唇線，再涂口紅。

　　著裝

　　“云想衣裳花想容”，相對于偏于穩(wěn)重單調的男士著裝，女士們的著裝則亮麗豐富得多。得體的穿著，不僅可以顯得更加美麗，還可以體現(xiàn)出一個現(xiàn)代文明人良好的修養(yǎng)和獨到的品位。職業(yè)女性著裝要求四講究。

　　整潔平整。服裝并非一定要高檔華貴，但須保持清潔，并熨燙平整，穿起來就能大方得體，顯得精神煥發(fā)。整潔并不完全為了自己，更是尊重他人的需要，這是良好儀態(tài)的第一要務。

　　色彩和諧。不同色彩會給人不同的感受，如深色或冷色調的服裝讓人產生視覺上的收縮感，顯得莊重嚴肅；而淺色或暖色調的服裝會有擴張感，使人顯得輕松活潑。因此，可以根據不同需要進行選擇和搭配。

　　配套齊全。除了主體衣服之外，鞋襪手套等的搭配也要多加考究。如襪子以透明近似膚色或與服裝顏色協(xié)調為好。正式、莊重的場合不宜穿涼鞋或靴子，黑色皮鞋是適用最廣的，可以和任何服裝相配。

　　飾物點綴。巧妙地佩戴飾品能夠起到畫龍點睛的作用，給女士們增添色彩。但是佩戴的飾品不宜過多，否則會分散對方的注意力。佩戴飾品時，應盡量選擇同一色系。佩戴首飾最關鍵的就是要與接待員的整體服飾搭配統(tǒng)一起來。

　　儀態(tài)

　　站姿

　　站姿是靜態(tài)的`造型動作，是其他動態(tài)美的起點和基礎。良好的站立姿勢應給人一種挺、直、高的感覺。

　　基本站姿：兩腳跟相靠，腳尖展開45度到60度，身體重心主要支撐于腳掌、腳弓之上；兩腿并攏直立，腿部肌肉收緊，大腿內側夾緊，髖部上提；腹肌、臀大肌微收縮上提，臀、腹部前后相夾，髖部兩側略向中間用力；脊柱、后背挺直，胸略向前上方提起；兩肩放松，下沉，氣沉于胸腹之間，自然呼吸；兩手臂放松，自然下垂于體側；脖頸挺直，頭向上頂；下頜微收，雙目平視前方。

　　坐姿

　　坐是一種靜態(tài)造型，是秘書每日的主要內容之一，無論是伏案書寫、參加會議、會客交談、娛樂休息都離不開“坐”。不正確的坐姿會顯得懶散無禮，正確的坐姿能給人一種安詳端莊的印象。

　　基本坐姿：入座要輕而穩(wěn)，女士著裙裝要先輕攏裙擺，而后入座；面帶笑容，雙目平視，嘴唇微閉，微收下頜；雙肩平正放松，兩臂自然彎曲放在膝上，也可放在椅子或沙發(fā)扶手上；立腰挺胸、上體自然挺直；雙膝自然并攏，雙腿正放或側放；至少坐滿椅子的三分之二，脊背輕靠椅背；起立時，右腳向后收半步而后起立；談話時，可以側坐，此時上體與腿同時轉向一側。

　　常見的手勢

　　一般常見的手勢有橫擺式、直臂式、曲臂式、斜擺式。

　　橫擺式。表示的是“請進”。五指伸直并攏，然后以肘關節(jié)為軸，手從腹前抬起向右擺動至身體右前方，不要將手臂擺至體側或身后。同時，腳站成右丁字步，左手下垂，目視來賓，面帶微笑。

　　直臂式。表示“請往前走”。五指伸直并攏，屈肘由腹前抬起，手臂的高度與肩同高，肘關節(jié)伸直，再向要進行的方向伸出前臂。

　　曲臂式。表示“里邊請”。當左手拿著物品，或推扶房門、電梯門，而又需引領來賓時，即右手五指伸直并攏，從身體的側前方，由下向上抬起，上臂抬至離開身體45度高度，然后以肘關節(jié)為軸，手臂由體側向體前左側擺動成屈臂狀，請來賓進去。

　　斜擺式。表示“請坐”。當請來賓入座時，即要用雙手扶椅背將椅子拉出，然后一只手曲臂由前抬起，再以肘關節(jié)為軸，前臂由下向上擺動，使手臂向下成一斜線，表示請來賓入座，當來賓在座位前站好，要用雙手將椅子前移到合適的位置，請來賓坐下。

　　但在介紹人或為他人指路時不可用手指指點點，而應使用手掌，四指并攏，掌心向上；手勢不宜過多，幅度不宜過大，更不要手舞足蹈，手勢要控制在一定范圍內;在公共場合切忌撓頭皮、抓耳撓腮、咬指甲、用手指在桌上亂寫亂畫。

　　文秘接待工作中的注意事項3

　　碰到有人敲門的時候應該禮貌的說請進，禮貌性的稱呼是秘書接待中最基本的工作，也是要懂的最基本禮儀。

　　客人進辦公室的時候一定不能在座位上坐著，此時要做的是起身迎接別人，這顯得對客人的尊重。

　　有些秘書接待時會直接詢問客人的來意，這是不正確的，要先安排客人入座，然后給客人倒上一杯水，應該讓選到而來的客人適當的.休息。

　　詢問客人的來意時，如果客人是找公司領導的話要及時的給領導打去電話。如果領導同意安排見面，最好要送客人去領導辦公室或者給客人指引。

　　有些秘書送客人時直接讓客人走，這是不禮貌的，應當起身想送，給客人送出門，這是對客人的基本尊重。

　　在接待時如果客人是打電話來的話，一定要問請客人的來意，如果是找領導的話，要及時的轉接電話。

　　文秘接待工作中的注意事項4

　　文秘辦公室接待的禮儀常識

　　(1)接待來訪禮儀

　　人們經常會出于各中原因來辦公室找秘書，所以秘書人員要掌握接待來訪者的禮儀，這不但涉及到組織形象問題，對秘書工作能否順利開展也有很大關系。

　　如果因工作繁忙暫時無法接待來訪者，應首先致歉然后詢問來訪者是稍作等待還是另約時間，切不可讓他人無故等太久。當來訪者是上級或長者時,秘書要站起來握手以示歡迎。來訪者是為了說明某些問題，一定要有耐心聽完別人的話，而且要用你的表情和行為表明你是在認真的傾聽。在交談過程中，不要隨意承諾;當出現(xiàn)矛盾和意見分歧時，要克制自己的情緒，以平和的態(tài)度處理。

　　在交談處理事務過程中,能立刻解決或答復的問題要及時處理,不能擺架子或故意拖延時間;對于不能馬上解決的問題，要向來訪者說明理由，另約時間予以解決或商討。如果來訪者來訪時間過長而你又有其他事情要做，可以委婉地提醒或以看手表、起身等行為身體語言告訴對方結束談話。切忌不可以敷衍、不耐煩的生硬態(tài)度草草結束談話，給對方留下不良印象，從而影響組織和單位形象。

　　(2)拜訪禮儀

　　對外聯(lián)系是秘書工作的重要內容之一，出于各種原因，秘書人員經常要拜訪他人。了解和掌握拜訪禮儀，可以幫書秘書人員圓滿順利地完成工作任務。

　　拜訪時首要的禮儀是準時赴約，一般情況下要提前3—5分鐘到達。萬一出現(xiàn)意外的緊急情況要遲到時，一定要打電話向對方說明理由，表示歉意。為了表示尊重，拜訪一般提前3—5天預約，赴約前一天再次確認一下時間和地點。沒有特別的情況，一般不要突然拜訪，以免打亂對方的工作安排。與求見人見面后,如果是初次見面要主動自我介紹,如果是熟人,也要先問候并握手致意。談話時應開門見山，不要海闊天空，浪費時間。說話時要注意對方的反應，要給對方講話、答復的時間，不要一個人滔滔不絕。對對方的舉動要十分敏感，當對方有結束談話的意思時要及時起身告辭，切忌死賴不走，不知趣。

　　(3)匯報工作時的`禮儀

　　向上級匯報工作是秘書的重要工作內容之一。秘書人員掌握正確的匯報工作的禮儀，一方面可以給上級留下良好的印象，同時也可以暢通無阻地和領導交流，提高辦事效率。

　　由于領導工作繁忙，秘書人員和領導約好的談話時間一定要嚴格遵守，不可失約。恪守時間是秘書人員的基本素質要求之一。赴約時不要過早抵達以免領導還沒做好準備而出現(xiàn)難堪的局面;也不要遲到，讓領導等候。進領導辦公室前，要輕輕敲門，經允許后方可入內。如果領導辦公室的門是開著的，也要敲門以提醒領導及時調整好自己的狀態(tài)。

　　匯報時，要以注意舉止文雅大方，談吐得體。語速語調適中，吐字清晰。語言簡練，條理清楚。匯報過程中，領導有任何的意見和建議要及時紀錄下來以便談話結束后整理補充原有的材料。匯報結束后，如果領導談興猶濃，不可有不耐煩的表現(xiàn)，要等領導表示結束后方可告辭。告辭時要整理好自己的衣著、座椅等，當領導送別時要主動說“謝謝”、“請留步”等以示禮貌

　　(4)辦公室儀容禮儀

　　在辦公室里，秘書人員要樹立整潔、端莊的個人形象。如果單位有統(tǒng)一的服裝，無論男女都應盡量穿著工作服。如果沒有，在辦公室里要盡量選擇較保守的服裝。男士以西裝為主，女士以職業(yè)裝為主。女士的著裝要端莊大方，不要過于暴露或前衛(wèi)。化妝要以淡妝為主。男士夏天切忌在辦公室穿拖鞋、短褲和背心等衣服。休閑裝、運動裝等也不適于辦公室的工作環(huán)境。

　　文秘接待客人的注意事項

　　1、無論接待什么樣的客人，都需做到公平和禮貌，應按先來后到的原則接待每一個客人。

　　2、無論接待什么樣的客人，都要和顏悅色、千萬不能皺眉頭。

　　3、接待客人時態(tài)度要鄭重，但說話要留有余地。

　　4、對于有預約的客人要迅速轉達他的要求，不讓客人等候。

　　5、為避免出錯，對于客人說的一些重要事項要確認一遍。

　　6、盡快記住客人的相貌和姓名，了解他們與本公司的關系。

　　7、要請客人填寫接待登記簿。

　　8、上司沒確認要見的客人，就不要讓他進去。

　　9、在不了解對方身份時，若對方問到上司在不在甚至上司的整個工作日程安排，則不要直接回答在不在，而應盡可能地從對方那里了解一些有用信息。

　　10、陌生客人來訪時，一定要注意聽清有關他的姓名、所在公司等基本情況的介紹;根據情況的不同，對來客的意圖和目的要打聽清楚，但在打聽時不失禮儀。