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辦公室公文寫(xiě)作規(guī)律
協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者撰寫(xiě)公文是秘書(shū)工作一項(xiàng)經(jīng)常性的重要任務(wù)。秘書(shū)工作者要順利完成這項(xiàng)任務(wù)，就必須認(rèn)識(shí)和掌握公文寫(xiě)作的規(guī)律。辦公室公文寫(xiě)作規(guī)律具體表現(xiàn)為五個(gè)方面相同一的涵義。
(一)起草者的思想與領(lǐng)導(dǎo)意圖相同
公文是各級(jí)機(jī)關(guān)在管理過(guò)程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針、政策，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，是領(lǐng)導(dǎo)者行使領(lǐng)導(dǎo)職能的重要手段。公文寫(xiě)作任務(wù)一股由機(jī)關(guān)秘書(shū)人員承擔(dān)，只要公文寫(xiě)作任務(wù)一下達(dá)，秘書(shū)人員必須按照領(lǐng)導(dǎo)要求努力完成。公文寫(xiě)作不同于其它文章的寫(xiě)作，是受命寫(xiě)作，而不是自由創(chuàng)作，是“要我寫(xiě)”而不是“我要寫(xiě)”，公文內(nèi)容必須體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作意圖，不允許摻雜作者個(gè)人的意見(jiàn)。作者思想與領(lǐng)導(dǎo)意圖必須保持高度一致，才能保證公文的質(zhì)量，獲得領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)可。這就告訴我們，秘書(shū)人員在公文寫(xiě)作中一定要首先領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，弄清發(fā)文的目的、對(duì)象、內(nèi)容、要求、時(shí)間等要素，然后再寫(xiě)作。領(lǐng)導(dǎo)意圖還包括黨和國(guó)家的方針、政策以及上級(jí)機(jī)關(guān)的指示精神，秘書(shū)人員也必須認(rèn)真學(xué)習(xí)，深刻領(lǐng)會(huì)，只有這樣，才能充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)文件的工作意圖。
(二)寫(xiě)作內(nèi)容與客觀實(shí)際相同
公文是在公務(wù)活動(dòng)中形成，用于處理公務(wù)的文書(shū)，并具有法定的效力，因而，公文的內(nèi)容必須是真實(shí)的，所提措施是可行的，不允許有半點(diǎn)虛構(gòu)和夸張。公文起草者必須時(shí)刻牢記自己的筆下有財(cái)產(chǎn)萬(wàn)千，有人命關(guān)天，有是非曲直，有毀譽(yù)忠奸。因此，寫(xiě)請(qǐng)示和報(bào)告，必須如實(shí)反映情況，否則，就是欺騙上級(jí)組織;寫(xiě)決定和指示，必須符合執(zhí)行單位的實(shí)際，否則，就是一紙空文，無(wú)法落實(shí)。這就要求秘書(shū)人員在動(dòng)筆起草公文前必須進(jìn)行調(diào)查研究，充分占有第一手材料，并且進(jìn)行實(shí)事求是的分析，提出的任務(wù)措施和要求必須從受文單位的實(shí)際情況出發(fā)，做到切實(shí)可行。行文應(yīng)簡(jiǎn)短，文風(fēng)要樸實(shí)，做到實(shí)在、管用。
(三)行文格式與發(fā)文用途相同
公文是具有規(guī)范體式的文書(shū)，公文寫(xiě)作是一種規(guī)范寫(xiě)作。國(guó)家規(guī)定的公文格式，是為了充分體現(xiàn)公文的法定權(quán)威性和約束力，以便更好地實(shí)現(xiàn)發(fā)文目的。每種行文格式各不相同，都與發(fā)文用途密切相聯(lián)。發(fā)文用途規(guī)定了行文格式，行文格式反映發(fā)文目的，為發(fā)文用途服務(wù)。例如，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布實(shí)行重大強(qiáng)制性措施，獎(jiǎng)懲有關(guān)人員，撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定，就要選用“命令(令)”的文種和體式;對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，就要選用“指示”的文種和體式;向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)，就要選用“報(bào)告”的文種和體式。每個(gè)文種的選用是不同的，選用什么文種主要是由行文用途所決定的。遵循這一原則，就能正確選擇公文的文種和體式，明確表達(dá)發(fā)文用途，實(shí)現(xiàn)公文的效用;違背這一原則，就可能選錯(cuò)文種，用錯(cuò)體式，不能有效地發(fā)揮公文的作用，甚至給工作造成損失。這就要求我們，秘書(shū)寫(xiě)作必須熟悉黨、國(guó)家和軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文處理有關(guān)條例和辦法，嚴(yán)格按照法定的格式撰寫(xiě)公文，不能隨心所欲;必須根據(jù)發(fā)文用途和行文關(guān)系正確選擇文種，采用恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)體式，學(xué)會(huì)模式制作，使所寫(xiě)的公文既規(guī)范，又適用。
(四)公文語(yǔ)言與行文關(guān)系相同
公文是以書(shū)面語(yǔ)言為表達(dá)形式的溝通與交流工具，因此，它的語(yǔ)言既區(qū)別于文學(xué)作品的語(yǔ)言，具有明白、平實(shí)、簡(jiǎn)潔、規(guī)范等特點(diǎn)，又是要符合行文雙方的隸屬關(guān)系，根據(jù)行文關(guān)系選擇公文用語(yǔ)。例如，“報(bào)告”、“請(qǐng)示”是上行文，在公文用語(yǔ)上必須體現(xiàn)出下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的尊重、請(qǐng)教、禮貌，多用陳述語(yǔ)氣;“決定”、“指示”等是下行文，在公文用語(yǔ)上必須體現(xiàn)出堅(jiān)定、果斷、要求，多用祈使語(yǔ)氣;“函”是平行文，在公文用語(yǔ)上必須體現(xiàn)出尊重、平和、謙恭，多用商量的語(yǔ)氣。這種特定的語(yǔ)句、語(yǔ)氣和語(yǔ)詞，都是由行文雙方的隸屬關(guān)系決定的。遵循這一規(guī)律，就能實(shí)現(xiàn)公文表達(dá)形式與內(nèi)容的有機(jī)統(tǒng)一，有利于實(shí)現(xiàn)行文目的。這就要求我們，秘書(shū)在撰寫(xiě)公文時(shí)，一定要根據(jù)行文雙方的關(guān)系選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)言和語(yǔ)氣表達(dá)形式;否則，就有失體統(tǒng)，不合規(guī)范。
(五)擬制速度與公文時(shí)效相同
秘書(shū)寫(xiě)作往往有規(guī)定的時(shí)限要求，在一定的時(shí)間內(nèi)完成寫(xiě)作任務(wù)，否則就難以發(fā)揮公文的作用。尤其是在緊急的情況下，更要爭(zhēng)分奪秒，及時(shí)起草、送審和印發(fā)。否則，對(duì)上不能使機(jī)關(guān)及時(shí)了解下情;對(duì)下，不能使問(wèn)題得到及時(shí)解決。公文制作速度是由公文的時(shí)效性決定的。公文的時(shí)效性越強(qiáng)，要求秘書(shū)的寫(xiě)作速度越快;必要時(shí)加班加點(diǎn)，按時(shí)完成。這個(gè)就要求秘書(shū)人員應(yīng)當(dāng)從平時(shí)注意材料積累，培養(yǎng)快速構(gòu)思能力，學(xué)會(huì)模式制作，練就一氣呵成的硬功夫，勇于吃苦耐勞，學(xué)會(huì)電腦寫(xiě)作等方面入手，提高快速成文能力，只有這樣，才能按時(shí)完成寫(xiě)作任務(wù)。
拓展：辦公室公文寫(xiě)作提升途徑
第一步接受擬稿任務(wù)
這是公文寫(xiě)作的起點(diǎn)。在這一步中必須明確幾個(gè)問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)交待任務(wù)的實(shí)質(zhì)是什么?公文行文的目的何在?行文要求如何?公文重點(diǎn)放在哪里?這一步的關(guān)鍵是要善于揣摩領(lǐng)導(dǎo)的意圖。因?yàn)楣膶?xiě)作是一種提令性寫(xiě)作，只要把領(lǐng)導(dǎo)的意圖吃透并充分表達(dá)出來(lái)，材料就是基本成功的。揣摩領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法是聽(tīng)、記、消化。聽(tīng)就是在接受任務(wù)時(shí)集中精力聽(tīng)領(lǐng)導(dǎo)講意圖;記就是把領(lǐng)導(dǎo)講的東西盡可能原原本本地記下來(lái)，以備寫(xiě)作時(shí)查閱;消化就是在聽(tīng)和記的基礎(chǔ)上，充分理解領(lǐng)導(dǎo)提出的問(wèn)題和觀點(diǎn)。既要站在全局上去理解，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)交付的任務(wù)不可能講得很細(xì)致、很全面，大都是要點(diǎn)式的;又要參照領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)的一貫思想去理解，一般情況下，領(lǐng)導(dǎo)提出的問(wèn)題都是經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的實(shí)踐和思考得出的結(jié)論。
第二步廣泛收集材料
這是公文寫(xiě)作的根據(jù)，沒(méi)有材料就好比“巧婦難為無(wú)米之炊”，公文寫(xiě)作更是無(wú)從下筆。收集材料一是必須考慮表達(dá)主題的要求，圍繞主題收集真實(shí)、準(zhǔn)確、新鮮、典型的能反映事物本質(zhì)特征的資料。二是明確收集材料的途徑和方法�？梢詮默F(xiàn)有的資料中收集，如單位基本情況、重點(diǎn)工作任務(wù)等，以了解有關(guān)情況;也可以深入工作的第一線，收集第一手“活”資料，以便反映工作中的動(dòng)態(tài)信息;還可以從國(guó)家的政策法規(guī)中收集，為擬寫(xiě)公文尋找更多的權(quán)威性依據(jù)。
第三步擬定寫(xiě)作方案
這是公文寫(xiě)作成功與否的關(guān)鍵，旨在確定一篇公文的主題思想、表達(dá)次序、各部門(mén)內(nèi)容之間的銜接配合關(guān)系。
主題思想的確定是以“解決什么問(wèn)題”作為主線拓展思路，以“傳遞什么信息”作為主線提煉主題，以“受眾需求心理”作為導(dǎo)向確立主題。具體來(lái)講包含五個(gè)方面：一是領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該講什么?二是文件起草部門(mén)希望領(lǐng)導(dǎo)講什么?即有關(guān)部門(mén)對(duì)于這項(xiàng)工作希望通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)傳遞出的工作信號(hào)。三是受眾希望聽(tīng)到什么?受眾對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的講話(huà)往往都有具體期盼，或是答疑解惑，或是肯定表?yè)P(yáng)，或是明確思路等。四是領(lǐng)導(dǎo)本人希望講什么?每位領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)都有一貫的思路、風(fēng)格及近期關(guān)注的重點(diǎn)、強(qiáng)調(diào)的要點(diǎn)等。五是上級(jí)希望領(lǐng)導(dǎo)講什么?每項(xiàng)工作都應(yīng)照上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的部署和要求開(kāi)展，講話(huà)中需要科學(xué)地傳遞上級(jí)的要求。
表達(dá)次序是公文寫(xiě)作布局合理性的重要體現(xiàn)：一是善于提綱挈領(lǐng)，按照公文主題搭建提綱，擬定框架，反復(fù)基本布局結(jié)構(gòu)的合理性。二是善于歸納整合，在把握公文整體結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，按照訴求重要性科學(xué)合理劃分文章層級(jí)，使受從能通過(guò)標(biāo)題基本判斷行文邏輯。
各部門(mén)內(nèi)容之間的銜接配合關(guān)系通過(guò)素材的平衡、恰當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)折和流暢的過(guò)渡來(lái)實(shí)現(xiàn)，確保各個(gè)層級(jí)緊密銜接，減少文章的突兀感和生硬感。
第四步正式起草文稿
這是公文寫(xiě)作的核心。在起草文稿過(guò)程中要把握以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：
深度加工。把篩選所得的過(guò)加工處理，初步構(gòu)建公文文本，對(duì)照公文提綱和框架結(jié)構(gòu)，通過(guò)對(duì)信息模塊的合并歸類(lèi)和填充，實(shí)現(xiàn)公文“由骨到肉”的質(zhì)變。
注重事例。公文寫(xiě)作要依事而論，在寫(xiě)作技巧上可借用“以事實(shí)說(shuō)話(huà)”的筆法。如果全篇沒(méi)有涉及實(shí)情的“干貨”，那整篇文章就會(huì)淪為大話(huà)、空話(huà)、套話(huà)的堆砌，導(dǎo)致讀者無(wú)趣、聽(tīng)者鬧心。寫(xiě)材料既要仰望天空，更要腳踏實(shí)地，如總結(jié)性公文可以通過(guò)大量事例的直接引入增強(qiáng)文章說(shuō)服力。這里要格外關(guān)注事例的典型性和真實(shí)性，不當(dāng)?shù)氖吕贸３?huì)造成適得其反的效果。
善用數(shù)字。恰當(dāng)選取各種數(shù)據(jù)能夠增強(qiáng)公文的信息含量和說(shuō)服務(wù)。對(duì)數(shù)字的選用要注意兩點(diǎn)：一是數(shù)據(jù)的權(quán)威性，要使用權(quán)威部門(mén)發(fā)布的數(shù)據(jù)，非正式渠道搜集的數(shù)據(jù)要經(jīng)過(guò)權(quán)威機(jī)構(gòu)核實(shí)方能使用;二是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，重要數(shù)據(jù)要以專(zhuān)業(yè)部門(mén)統(tǒng)計(jì)口徑為準(zhǔn)。
做好會(huì)商。當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他部門(mén)職僅范圍時(shí)，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后才能對(duì)外行文;如有分歧，應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)直至取得共識(shí)，以防政出多門(mén)。
強(qiáng)調(diào)升華。一般的材料只求四平八穩(wěn)，優(yōu)秀材料需要推陳出新、彰顯特色。要實(shí)現(xiàn)從“一般”到“優(yōu)秀”的飛躍，從“有形無(wú)神”到“形神兼?zhèn)洹保灰诔Ｒ?guī)處尋亮點(diǎn)，有效提煉出本單位工作的亮點(diǎn)和突出成就，以實(shí)實(shí)在在的內(nèi)容震撼人心;二要于淺顯處見(jiàn)真知，發(fā)散思維、升華思想、小中見(jiàn)大，把真知灼見(jiàn)融入到材料中;三要于文字處求新穎，在遣詞造句上下功夫，注重語(yǔ)言的生動(dòng)性和可讀性，如通過(guò)恰當(dāng)使用排比對(duì)仗等句式增強(qiáng)文章的氣勢(shì)和韻律，或借用一些約定俗成的古典語(yǔ)言增強(qiáng)公文的典雅和美感。
我的觀點(diǎn)
這是保證公文質(zhì)量的重要一環(huán)。對(duì)公文文稿的加工修改，切忌“眉毛胡子一把抓”，要分清主次先后，按照從內(nèi)容到形式的修改順序。一是檢查主題質(zhì)量。主要看文稿是否符合領(lǐng)導(dǎo)意圖，表達(dá)是否鮮明深記得，是否有新意，與上級(jí)部門(mén)的指示是否吻合。二是檢查觀點(diǎn)表達(dá)。觀點(diǎn)與主題關(guān)系極為密切，主題是中心論點(diǎn)，觀點(diǎn)可謂分論點(diǎn)，在保證公文主題準(zhǔn)確無(wú)誤的前提下，還要確保公文觀點(diǎn)經(jīng)得起推敲。三是檢查材料應(yīng)用。對(duì)文稿中引用的數(shù)字、事例等認(rèn)真核實(shí)，避免材料之間相互沖突，還要特別注意動(dòng)態(tài)信息的變化，不能使用過(guò)時(shí)的數(shù)據(jù)說(shuō)明已經(jīng)變化的實(shí)際情況。四是檢查文稿形式。主要考慮文稿結(jié)構(gòu)是否完整、嚴(yán)密、合理，重點(diǎn)內(nèi)容是否突出，層次是否清楚，過(guò)渡轉(zhuǎn)折是否自然，以及語(yǔ)言表達(dá)是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確、規(guī)范。
提升公文寫(xiě)作能力是一個(gè)需要長(zhǎng)期學(xué)習(xí)、思考和實(shí)踐的過(guò)程，以上五個(gè)步驟只為辦公室秘書(shū)提供一個(gè)最基本的公文寫(xiě)作思路或竅門(mén)，要想寫(xiě)作有突破，更上一層樓，仍需在工作之外多讀、多思、多寫(xiě)�！白x書(shū)破萬(wàn)卷，下筆如有神”，只有多讀，才能胸有成竹，妙筆生花;只有多思，才能綱舉目張，得心應(yīng)手;只有多寫(xiě)，才能舉一反三，觸類(lèi)旁通。
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