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2017年秘書(shū)公文處理順序
公文傳收是秘書(shū)工作的日常事務(wù)性內(nèi)容之一，如何提高公文傳收的效率和效果，是秘書(shū)工作中必須認(rèn)真思考的問(wèn)題。在為領(lǐng)導(dǎo)提供日常的傳收公文服務(wù)中，我個(gè)人的體會(huì)是，要以“先重要后一般”為基本原則實(shí)施公文排序。如何區(qū)分“重要”與“一般”呢?下文yjbys小編為大家提供秘書(shū)公文處理順序區(qū)分方法，希望對(duì)大家有幫助！
一、先“急件”后“平件”
一般說(shuō)來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)每天都會(huì)在相對(duì)集中的一段時(shí)間批閱文件，另外領(lǐng)導(dǎo)在批閱文件的過(guò)程中可能會(huì)被一些電話、會(huì)見(jiàn)、會(huì)議所打斷，把“急件”放置在最上方，可以較好地提示領(lǐng)導(dǎo)，使得“急件”及時(shí)得到領(lǐng)導(dǎo)處理。
“急件”有很多種，與單位內(nèi)部某階段重點(diǎn)工作有關(guān)的文件是“急件”，上級(jí)有關(guān)部門(mén)臨時(shí)召開(kāi)的緊急會(huì)議的通知是“急件”�；蛘唠m然本來(lái)是“平件”，但由于種種原因離文件所述活動(dòng)或工作的開(kāi)始時(shí)間臨近的也是“急件”。對(duì)于這一類公文，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間送呈領(lǐng)導(dǎo)。
二、先“閱示件”后“閱知件”
文件按照呈送領(lǐng)導(dǎo)的目的不同可以分為“閱示件”和“閱知件”。相對(duì)而言，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于“閱示件”需要花費(fèi)更多的時(shí)間或精力來(lái)了解事件的前因后果、來(lái)龍去脈。如《 部門(mén)關(guān)于申請(qǐng)?jiān)黾泳幹坪徒?jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》一文，就需要領(lǐng)導(dǎo)掌握 部門(mén)現(xiàn)有編制和經(jīng)費(fèi)情況、申請(qǐng)?jiān)黾泳幹坪徒?jīng)費(fèi)的原因、需要增加編制和經(jīng)費(fèi)的數(shù)量等情況，以便作出批示，應(yīng)讓領(lǐng)導(dǎo)首先批閱這類“閱示件”。
而對(duì)于“閱知件”，如《關(guān)于 擔(dān)任 大學(xué)校長(zhǎng)的函》，對(duì)于這類公文，領(lǐng)導(dǎo)只是知曉這一情況即可，一般無(wú)需作出決策或指示。對(duì)這類公文可以放在相對(duì)靠后的位置。
三、先“熱點(diǎn)件”后“一般件”
每個(gè)組織或單位在不同時(shí)期都有不同的工作重點(diǎn)，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)在某一時(shí)期更多地關(guān)注有關(guān)文件。如本科教學(xué)工作水平評(píng)估，這是每個(gè)高校都高度重視的工作。“迎評(píng)”期間，與此有關(guān)的文件都應(yīng)該是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的“熱點(diǎn)件”，這類文件的排序應(yīng)當(dāng)靠前。
當(dāng)然，所謂“熱點(diǎn)”都有一定的時(shí)效性，有些事件在某一時(shí)間段是“熱點(diǎn)”，在別的時(shí)間段就不一定是“熱點(diǎn)”了，這就要求秘書(shū)工作人員要關(guān)注國(guó)家的大政方針和時(shí)事熱點(diǎn)，關(guān)注本行業(yè)、本領(lǐng)域的改革發(fā)展，對(duì)本單位的工作特別是與自身工作密切相關(guān)的領(lǐng)域要了然于胸，努力提高把握“熱點(diǎn)”的能力。
四、先“分管件”后“相關(guān)件”
這一點(diǎn)對(duì)于服務(wù)副職領(lǐng)導(dǎo)的秘書(shū)尤其適用。一個(gè)組織或單位的副職領(lǐng)導(dǎo)都在明確分工的基礎(chǔ)上分管有關(guān)工作。一般說(shuō)來(lái)，他們更多地關(guān)注各自分管領(lǐng)域的工作，對(duì)于有關(guān)的文件也應(yīng)當(dāng)作出明確的指示，這就要求秘書(shū)把這類文件排在相對(duì)靠前的位置。
而對(duì)于并非分管工作而只是相關(guān)工作的文件，相對(duì)而言就不如前一類“分管件”那么“重要”了。比方說(shuō)，《校團(tuán)委關(guān)于舉辦 活動(dòng)的請(qǐng)示》，對(duì)于主管團(tuán)委和學(xué)生會(huì)工作的校領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，這是他分管的工作，該文件屬于“主管件”;而舉辦這個(gè)活動(dòng)涉及到場(chǎng)地使用問(wèn)題，對(duì)于主管資產(chǎn)或產(chǎn)業(yè)的校領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，這是與其分管工作相關(guān)的領(lǐng)域，該文件屬于“相關(guān)件”。明白了這一點(diǎn)，文件如何排序也就一目了然了。
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