- 相關(guān)推薦
三個時間管理的技巧
時間對所有人都是公平的,無論你在什么位置,你都不能得到更多的時間。下面是下面是YJBYS小編分享的三個時間技巧,希望對你有所幫助!
我們將現(xiàn)代企業(yè)管理中的三種時間管理技巧,應(yīng)用于機(jī)關(guān)管理工作中,有效化解了效率危機(jī),使得在人員只減不增的情況下,實現(xiàn)了工作效率和成效雙提升。
其一,計劃管理法。計劃管理就是將每日待辦工作事項列出一份清單,排出優(yōu)先次序,確認(rèn)完成時間,以突出工作重點,實現(xiàn)最大效益,GTD(Getting Things Done―盡管去做)管理系統(tǒng)是目前的主流。GTD管理分為收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟。我們主要采取以下四種方式,實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)行程、重大事項、交辦工作、文件來電、干部個人“五個GTD”的效果。
每周五本辦公室主要負(fù)責(zé)人召集“幾大家”辦公室相關(guān)負(fù)責(zé)人召開碰頭會,匯整領(lǐng)導(dǎo)活動安排表及重大事項安排表,并利用電話及郵件的方式每日跟蹤、回顧和調(diào)整;運(yùn)用交辦事項處理表,對領(lǐng)導(dǎo)交辦事項和外單位來電每日跟蹤進(jìn)度,實行銷號式辦結(jié);運(yùn)用文件收發(fā)記錄表,并結(jié)合時間管理軟件進(jìn)行限時鬧鐘提醒,對文件實行精確到小時的限時辦結(jié)。
要求每名干部運(yùn)用GTD EXCEL工具,對自己的GTD事項即時搜集,每日整理、組織,每周回顧,執(zhí)行情況列為干部季度匯報工作和年終總結(jié)的重要內(nèi)容,從而形成人人有計劃、人人抓落實的工作格局。
其二,“四象限”法。時間管理“四象限”法是指根據(jù)重要性和緊急性,將工作事項分為“重要緊急、重要不緊急、不重要緊急、不重要不緊急”四個象限,采取不同解決方式的時間管理方法。
例如,辦公室工作中,事故災(zāi)害的上報屬于“重要緊急”的事項,需要立即去做,并避免擴(kuò)大此類事務(wù);工作制度建立、知識管理、技能提升屬于“重要不緊急”的事項,需要定出時間細(xì)致地做;日常一般文件的簽呈、一般來電,屬于“不重要緊急”的工作,需要快速處理或授權(quán)去做;而“不重要不緊急”的事項,需要盡量避免去做。
在具體應(yīng)用中,我們將134項日常事項歸類制作成了“四象限”工作表,明確了各類事項的處理方式和處理時限,作為干部時間管理的依據(jù),減少了干部對日常事項的思考、判斷、匯報時間,增強(qiáng)了時間管理效率。
同時,為防止教條地執(zhí)行“四象限”工作表造成的誤判,我們對重要事項和模糊事項明確了匯報層級,形成了時間管理和責(zé)任制相結(jié)合的管理體系。
其三,網(wǎng)絡(luò)圖分析法。將網(wǎng)絡(luò)圖運(yùn)用到機(jī)關(guān)管理工作中,就是將辦公室的具體業(yè)務(wù)流程分解成作業(yè)、事件和路線三個因素,掌握之間的先后順序和邏輯,以求得時間管理的最優(yōu)方案。
例如,籌辦一場會務(wù),有會議通知、文件準(zhǔn)備、講稿準(zhǔn)備、會場布置、餐宿安排等工作,其中會場布置又有確定參會人員、明確會議形式、擬定會議議程、排定會議座次等諸多細(xì)項作業(yè)。我們利用網(wǎng)絡(luò)圖將各項作業(yè)聯(lián)接起來,按照“流程最短、并聯(lián)工作、歸并縮減,避免閑置”的方式制作了最優(yōu)流程方案,并明確了各項作業(yè)的責(zé)任人和最早開工、最遲完工時間。
在這一網(wǎng)絡(luò)圖方案的支撐下,我們?nèi)〉昧巳h性大會16小時內(nèi)完成會務(wù)工作、連續(xù)8年會務(wù)工作 “零差錯”的成績。目前,我們已將會務(wù)安排、文件送簽、檔案管理等15項業(yè)務(wù)流程繪制成了網(wǎng)絡(luò)圖,作為日常工作的指南。
【三個時間管理的技巧】相關(guān)文章:
時間管理技巧05-20
時間管理策略與技巧09-16
時間管理的小技巧08-06
時間管理的技巧范文07-30
德魯克時間管理技巧08-13
會議時間管理技巧09-26
學(xué)會時間管理的技巧07-11
時間管理的九大技巧08-04
碎片化時間管理技巧08-27
時間管理的十一條技巧09-06