高效會議時間管理技巧

　　中西方管理學者們認為，提高會議效率的因素很多，時間管理就是其中的一項重要因素。掌握時間安排技巧，避開低效率時間對提高會議效率大有裨益。

　　一、會議日程安排

　　管理者因工作需要經(jīng)常要參加各類會議，合理的安排會議日程十分必要。日程安排是召開會議最重要的部分之一。

　　首先，把握好會議總量的統(tǒng)籌。現(xiàn)代管理學之父彼得·德魯克曾指出：一個企業(yè)的經(jīng)理如果用超過25%的時間開會，就是一種病態(tài)組織的表現(xiàn)。由此可見，對于中基層管理者而言，會議所占工作總量的比重應更少。精簡會議可以采用很多方法，如合并整合會議、充分的會前溝通、減少務虛的會議、采用比開會更好的方式等。

　　其次，把握好會議召開日期的統(tǒng)籌。依據(jù)人體生物鐘的規(guī)律，人在不同時期精神狀態(tài)和注意力集中度是不同的。最好避免在漫長的假期、一個星期的開頭和結(jié)尾召開會議，主要參與者出差當天或返回當天最好不要召開非緊急會議。加拿大心理學家麥吉爾大學教授德比·莫斯考維茨曾畫出了一幅一周工作節(jié)律圖。根據(jù)她的研究，人們在一周之內(nèi)從事不同任務，其效率會有很大不同。星期一適合布置、分派本周的任務、規(guī)劃，設定目標，不適合處理矛盾。因此，周一可安排例會，但不適合安排中心組重要辦公會議。周二效率最高，可安排專題研討會，解決工作中難啃的骨頭。周三思維活躍，心情較好，適合制定戰(zhàn)略決策，是高層召開重要會議的最佳時機。周四人變得最通融，可交流思想、解決爭議，適合召開座談會、總結(jié)會。周五人易冒險和過激，一般應少開會。

　　再次，把握好會議類型的統(tǒng)籌。對各類會議按重要程度排序，上級單位組織召開的緊急重要會議應首先考慮，預留時間;例行會議合理安排周期;臨時會議務求精練緊湊。

　　最后，把握好會議制定計劃的統(tǒng)籌。每年年初或年底由指定部門根據(jù)上級指示精神和本單位實際情況提出召開本單位各類會議的計劃。

　　二、會議時間安排

　　(一)科學地擬定會議召開的時間。首先，需了解一天當中何時開會較為妥當。一般來說，上午人神清氣爽、注意力集中，適合開會。隨著時間的推移和工作對人精力的消耗，下午人的耐心和專注性被漸漸地消磨，需要快速得出結(jié)論的會議最好安排在下午。也可考慮把午餐融入在會議之中，午餐開會既有優(yōu)點也有缺點，共享食物是聯(lián)系人們之間感情的一種方法，會議與午餐結(jié)合在一起強調(diào)了人的社交性，在充滿民主氛圍的會議上發(fā)給與會者一些茶點、果盤就可以起到氣氛輕松融洽的作用。

　　其次，會議召開的時間點不易在上下班前后半小時。因為這時人的注意力也較為分散。哈佛時間管理理論認為：開會的時間可以采用“零數(shù)效應”。人的生物鐘在整點的時候會提醒自己的作息安排，把會議召開的時間設定為整點后十至十五分鐘這樣的零數(shù)時間，便于整點時人本能地提醒自己做下一項工作，這樣大大地減少了遲到的概率。

　　再次，在選擇開會時間的時候，應當確保決策者和絕大多數(shù)參與者能夠出席�？梢蕴崆罢髟儯�供參會者選擇時間。

　　最后，考慮會議召開期間的自然因素，如天氣、氣溫、設備、通訊等情況，以免不可抗力出現(xiàn)后，受消極因素的影響，與會者無法安心開會。

　　(二)科學地擬定會議持續(xù)時間。據(jù)心理學家測定，成年人能集中精力的平均時間為45分鐘至60分鐘，超過這個時間，人最容易精神分散，超過90分鐘則普遍感到疲倦，所以應把握好每一次召開會議的時間。如果會議需要較長時間，則應在會議中途安排休息。不同會議類型決定了會議時間長短，大型會議一般會期不宜超過2天，專題會、研討會可2小時左右，總結(jié)會通常約略短至1小時左右，例會短小精悍，以十分鐘左右為宜。

　　三、會議進程安排

　　在注重生產(chǎn)效率的美國和日本的一些大型企業(yè)里，通常會核算會議的成本。會議成本=X+2×3×J×N×T。X表示顯性成本的總和，即會議明顯的耗費，如會場租借費、文件材料費、與會者的交通費、食宿費、活動費以及服務人員的工資等。J代表與會人員每小時平均工資;3表示勞動產(chǎn)值要遠比職工工資高;2表示會使經(jīng)常性的工作和生產(chǎn)中斷，損失應以此計;N表示參加會議人數(shù)，T代表會議時間(小時)。按此公式可計算出為了召開此次會議導致暫停生產(chǎn)所付出的代價。開會時，將這一計算過程和結(jié)果粘貼在會議室的門口，提醒與會者提高會議效率。為了使會議安排得緊湊有序，應在會前、會中、會后做好以下事項：

　　(一)會前。預留出充分的準備時間，因為許多成功的會議都在會前的充分準備和有效溝通方面下足了功夫。預設出會議的程序、評估會議內(nèi)容所需時間并于會議開始時告知與會者。在會議室預備時鐘、鬧鐘、計時器等。大型會議需提前5分鐘入場。

　　(二)會中。1.合理安排會序。開會伊始，與會者精神狀態(tài)最佳，一般應將重要的議題安排在議程前面。但是，如果會前發(fā)現(xiàn)有些重要議題在與會者之間存在爭議，需要在與會者之間建立和諧融洽的關(guān)系，提升凝聚力，這時可考慮用次要議題提前做鋪墊，把沖突放在后邊，以利達成共識。2.限制與會者發(fā)言時間�！�對于“馬拉松”式的發(fā)言應制止，已經(jīng)取得一致的意見要及時歸納“拍板”，發(fā)現(xiàn)跑題現(xiàn)象應及時鞭策，出現(xiàn)沉默應適當啟發(fā)，這樣才會使會議主題明確、高效實際。即時性會議可以站著進行并不備茶水，使其不得不簡明扼要。

　　(三)會后。德國心理學家艾賓浩斯研究發(fā)現(xiàn)的著名　“艾賓浩斯遺忘曲線”告訴我們，遺忘的規(guī)律是先快后慢，特別是48小時后會遺忘75%。鑒于此，會后應及時整理會議記錄，將有關(guān)情況反饋給相關(guān)部門，請求簽批。會議的決議應及時以公告、文件、網(wǎng)站等形式對外發(fā)布。因為有些重要的會議會引起未參會人員的關(guān)注，如果不及時從正規(guī)渠道發(fā)布，參會者可能會打探小道消息，以訛傳訛，捕風捉影，曲解會議精神和決議，散步負面信息，帶來不必要的麻煩。最后，及時做好會議資料的歸檔工作。

　　四、會議通知安排

　　會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體。會議通知的種類和方式多種多樣，如當面告知、打電話、發(fā)傳真、發(fā)電子郵件、QQ群、郵遞、招貼、廣播、登報、公告等。通知的內(nèi)容應包括會議的時間，即開始時間、報到時間、結(jié)束時間、發(fā)出通知的時間等。

　　要恰當?shù)剡x定會議通知的發(fā)送時間。如發(fā)送過早，容易被人忘記，如發(fā)送過晚，與會人員準備不足，影響會議效果。會議通知的發(fā)送應讓與會者在接到通知后，能夠從容做好赴會準備，并能準時到達會議場所。

　　重要的會議需要設定會議通知收到回復的時間。確定下發(fā)會議資料、收集會議案例、會議報名的時間。應在會議召開前再次詢問、確認會議關(guān)鍵人是否赴會。如遇特殊情況，會議改期應通過電話逐一通知或書面登記通知。

　　總之，會議的時間技巧由會議本身的特點和人的生理、生活規(guī)律決定。只有順應并準確地把握利用這些特點和規(guī)律，才能使會議變得高效成功，進而提升工作效率。

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