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時間管理方法

時間:2020-11-13 16:22:16 時間管理 我要投稿

時間管理方法

  引導語:下面小編就和大家一起來看看,時間管理有什么好方法。

時間管理方法

  一、新概念GTD

  GTD,Getting Things Done的縮寫。來自于David Allen的一本暢銷書《Getting Things Done》,中國的中文翻譯本《盡管去做:無壓工作的藝術》由中信出版社出版。

  《盡管去做:無壓工作的藝術》

  《盡管去做:無壓工作的藝術》

  GTD的基本方法:GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟。

  1. 收集:就是將你能夠想到的所有的未盡事宜(GTD中稱為stuff)統(tǒng)統(tǒng)羅列出來,放入inbox中,這個inbox既可以是用來放置各種實物的實際的文件夾或者籃子,也需要有用來記錄各種事項的紙張或PDA。收集的關鍵在于把一切趕出你的大腦,記錄下所有的工作。

  2. 整理:將stuff放入inbox之后,就需要定期或不定期地進行整理,清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動進行區(qū)分整理,對于不能付諸行動的內容,可以進一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾幾類,而對可行動的內容再考慮是否可在兩分鐘內完成,如果可以則立即行動完成它,如果不行對下一步行動進行組織。

  3. 組織:個人感覺組織是GTD中的最核心的步驟,組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動的組織。對參考資料的組織主要就是一個文檔管理系統(tǒng),而對下一步行動的組織則一般可分為:下一步行動清單,等待清單和未來/某天清單。下一步清單是具體的下一步工作,而且如果一個項目涉及到多步驟的工作,那么需要將其細化成具體的工作。GTD對下一步清單的處理與一般的to-dolist最大的不同在于,它作了進一步的細化,比如按照地點(電腦旁、辦公室、電話旁、家里、超市)分別記錄只有在這些地方才可以執(zhí)行的行動,而當你到這些地點后也就能夠一目了然地知道應該做那些工作。等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作。未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃、電子郵件等等。

  4. 回顧:回顧也是GTD中的一個重要步驟,一般需要每周進行回顧與檢查,通過回顧及檢查你的所有清單并進行更新,可以確保GTD系統(tǒng)的運作,而且在回顧的同時可能還需要進行未來一周的計劃工作。

  5. 行動:根據時間的多少,精力情況以及重要性來選擇清單上的事項來行動。

  實現GTD的五類工具:

  在線:資源很多,可以直接查找 如 RTM(remember the milk)

  計算機:outlook MLO lifebanlance

  PDA:MLO(wm版) lifebalance(Palm)

  紙+筆:GTD筆記本

  計算機+PDA:文夾GTD工具

  二、6點優(yōu)先工作制

  該方法是效率大師艾維利在向美國一家鋼鐵公司提供咨詢時提出的,它使這家公司用了5年的時間,從瀕臨破產一躍成為當時全美最大的私營鋼鐵企業(yè),艾維利因此獲得了2.5萬美元咨詢費,故管理界將該方法喻為“價值2.5萬美元的時間管理方法”。

  這一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序,分別從“1”到“6”標出6件最重要的事情。每天一開始,先全力以赴做好標號為“1”的事情,直到它被完成或被完全準備好,然后再全力以赴地做標號為“2”的事,依此類推……

  艾維利認為,一般情況下,如果一個人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事,那么,他一定是一位高效率人士。

  三、帕累托原則

  這是由19世紀意大利經濟學家帕累托提出的。其核心內容是生活中80%的結果幾乎源于20%的活動。比如,是那20%的客戶給你帶來了80%的業(yè)績,可能創(chuàng)造了80%的利潤,世界上80%的財富是被20%的人掌握著,世界上80%的人只分享了20%的財富。因此,要把注意力放在20%的關鍵事情上

  根據這一原則,我們應當對要做的.事情分清輕重緩急,進行如下的排序:

  1.重要且緊急(比如救火、搶險等)——必須立刻做。

  2.緊急但不重要(比如有人因為打麻將“三缺一”而緊急約你、有人突然打電話請你吃飯等)——只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后,再來考慮這類事。人們常犯的毛病是把“緊急”當成優(yōu)先原則。其實,許多看似很緊急的事,拖一拖,甚至不辦,也無關大局。

  3.重要但不緊急(比如學習、做計劃、與人談心、體檢等)——只要是沒有前一類事的壓力,應該當成緊急的事去做,而不是拖延。

  4.既不緊急也不重要(比如娛樂、消遣等事情)——有閑工夫再說。

  四、麥肯錫30秒電梯理論

  麥肯錫公司曾經得到過一次沉痛的教訓:該公司曾經為一家重要的大客戶做咨詢。咨詢結束的時候,麥肯錫的項目負責人在電梯間里遇見了對方的董事長,該董事長問麥肯錫的項目負責人:“你能不能說一下現在的結果呢?”由于該項目負責人沒有準備,而且即使有準備,也無法在電梯從30層到1層的30秒鐘內把結果說清楚。最終,麥肯錫失去了這一重要客戶。從此,麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時間內把結果表達清楚,凡事要直奔主題、直奔結果。麥肯錫認為,一般情況下人們最多記得住一二三,記不住四五六,所以凡事要歸納在3條以內。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒鐘電梯理論”或稱“電梯演講”。

  五、莫法特休息法

  《圣經新約》的翻譯者詹姆斯.莫法特的書房里有3張桌:第一張擺著他正在翻譯的《圣經》譯稿;第二張擺的是他的一篇論文的原稿;第三張擺的是他正在寫的一篇偵探小說。

  莫法特的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌,繼續(xù)工作。

  “間作套種”是農業(yè)上常用的一種科學種田的方法。人們在實踐中發(fā)現,連續(xù)幾季都種相同的作物,土壤的肥力就會下降很多,因為同一種作物吸收的是同一類養(yǎng)分,長此以往,地力就會枯竭。人的腦力和體力也是這樣,如果每隔一段時間就變換不同的工作內容,就會產生新的優(yōu)勢興奮灶,而原來的興奮灶則得到抑制,這樣人的腦力和體力就可以得到有效的調劑和放松。

  具體方法

  1.有計劃地使用時間。不會計劃時間的人,等于計劃失敗。

  2.目標明確。目標要具體、具有可實現性。

  3.將要做的事情根據優(yōu)先程度分先后順序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的,應當享有優(yōu)先權。因此要善于區(qū)分這20%的有價值的事情,然后根據價值大小,分配時間。

  4.將一天從早到晚要做的事情進行羅列。

  5.要具有靈活性。一般來說,只將時間的50%計劃好,其余的50%應當屬于靈活時間,用來應對各種打擾和無法預期的事情。

  6.遵循你的生物鐘。你辦事效率最佳的時間是什么時候?將優(yōu)先辦的事情放在最佳時間里。

  7.做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情,是有效果;把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果,然后才考慮效率。

  8.區(qū)分緊急事務與重要事務。緊急事往往是短期性的,重要事往往是長期性的。給所有羅列出來的事情定一個完成期限。

  9.對所有沒有意義的事情采用有意忽略的技巧。將羅列的事情中沒有任何意義的事情刪除掉。

  10.不要想成為完美主義者。不要追求完美,而要追求辦事效果。

  11.巧妙地拖延。如果一件事情,你不想做,可以將這件事情細分為很小的部分,只做其中一個小的部分就可以了,或者對其中最主要的部分最多花費15分12.學會說"不"。一旦確定了哪些事情是重要的,對那些不重要的事情就應當說"不"。

  13.獎賞自己。即使一個小小的成功,也應該慶祝一下?梢允孪冉o自己許下一個獎賞諾言,事情成功之后一定要履行諾言。

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