高效地管理自己的時(shí)間
引導(dǎo)語：時(shí)間是公平的，給每個(gè)人的一天都是24小時(shí);時(shí)間又是不公平的，給每個(gè)人的一天不都是24小時(shí)。這個(gè)道理告訴我們，人生有限，時(shí)間有限，但對(duì)時(shí)間的管理不同、利用方式不同，足以活出不一樣的人生。那么為什么有些人能夠高效地管理自己的時(shí)間呢，我們一起來看看。
對(duì)于項(xiàng)目管理來說，合理地安排時(shí)間，在給定的時(shí)間內(nèi)保質(zhì)保量地完成項(xiàng)目是項(xiàng)目管理的重要目標(biāo)，因此，項(xiàng)目管理的首要任務(wù)就是時(shí)間管理。
時(shí)間管理的目的是合理地分配項(xiàng)目資源、保證項(xiàng)目能夠按照進(jìn)度計(jì)劃按時(shí)完成。時(shí)間是一個(gè)最缺乏靈活性的變量，不論項(xiàng)目中發(fā)生了什么，時(shí)間都要流逝。所以在實(shí)際操作中，往往由于項(xiàng)目本身具有很大的不確定性，而經(jīng)常導(dǎo)致工期的延誤，可見項(xiàng)目的時(shí)間管理是項(xiàng)目管理中的難點(diǎn)。
通過使用一些基本項(xiàng)目管理工具和技術(shù)，比如甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖以及關(guān)鍵路徑分析，是可以改進(jìn)時(shí)間管理的。倘若項(xiàng)目能夠建立良好的項(xiàng)目時(shí)間管理體系，將能夠大大提高整個(gè)項(xiàng)目的管理水平，使得項(xiàng)目的成功率顯著提高。
然而時(shí)間管理并非單純一味地求快，在時(shí)間管理工作開始之前，需首先明確兩點(diǎn)：一是項(xiàng)目管理的工作范圍和項(xiàng)目的分解結(jié)構(gòu)，分解與界定項(xiàng)目活動(dòng)最基本和最主 要的依據(jù)之一是項(xiàng)目分解結(jié)構(gòu)(WBS);二是合理地估算項(xiàng)目工作量及技術(shù)難度。這項(xiàng)前期工作十分重要，因?yàn)檫@部分工作可以避免后續(xù)工作不至于因某一技術(shù)細(xì)節(jié)而影響到整個(gè)工程進(jìn)度，若是忽略它必將導(dǎo)致后面的工作走彎路，浪費(fèi)更多的時(shí)間。一個(gè)可行的項(xiàng)目時(shí)間管理應(yīng)該是在此基礎(chǔ)上制定出來的。
所謂時(shí)間管理即是“分解”時(shí)間，主要工作包括了定義項(xiàng)目活動(dòng)、對(duì)任務(wù)、活動(dòng)進(jìn)行排序、每項(xiàng)活動(dòng)合理的工期估算、制訂項(xiàng)目完整計(jì)劃、資源共享分配、監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度等內(nèi)容。
第一步，定義項(xiàng)目活動(dòng)。對(duì)于一個(gè)實(shí)際項(xiàng)目，定義項(xiàng)目活動(dòng)的目的在于將項(xiàng)目工作分解為更細(xì)小、更方便管理的詳細(xì)任務(wù)，將所有活動(dòng)列成一個(gè)明確的活動(dòng)清單。這有助于給未來的項(xiàng)目進(jìn)行計(jì)劃編制、執(zhí)行、控制等提供一定幫助，也能讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的每個(gè)成員了解該項(xiàng)目有多少工作需要處理。
第二步，對(duì)活動(dòng)排序。從項(xiàng)目活動(dòng)分解結(jié)構(gòu)圖(WBS)可知，要完成設(shè)計(jì)項(xiàng)目需要執(zhí)行的具體活動(dòng)較多，為了準(zhǔn)確編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，需要確定項(xiàng)目各項(xiàng)工作的先后關(guān)系。設(shè)計(jì)項(xiàng)目活動(dòng)排序是通過分析和確認(rèn)設(shè)計(jì)項(xiàng)目活動(dòng)清單中各項(xiàng)活動(dòng)的相互關(guān)聯(lián)與相互依賴的關(guān)系，對(duì)設(shè)計(jì)項(xiàng)目各項(xiàng)活動(dòng)的先后順序進(jìn)行合理安排與確定。在具體項(xiàng)目活動(dòng)中，有些活動(dòng)要依賴某個(gè)活動(dòng)的結(jié)果，有些活動(dòng)可以同時(shí)開始，要找出項(xiàng)目活動(dòng)之間的依賴關(guān)系和工作順序。
然后通過設(shè)立項(xiàng)目里程碑事件確保完成項(xiàng)目需求的活動(dòng)序列。在每個(gè)里程碑都采取小組會(huì)議的形式對(duì)本階段的工作進(jìn)行確認(rèn)、總結(jié)，并決定是否調(diào)整下一階段的進(jìn)度計(jì)劃。
在進(jìn)行項(xiàng)目活動(dòng)排序時(shí)可采用優(yōu)先圖示法等方法，最終形成項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖。 第三步，活動(dòng)資源估算。估算完成各計(jì)劃活動(dòng)所需資源的種類與數(shù)量。 第四步，估算工期。根據(jù)項(xiàng)目的工作范圍、資源狀況計(jì)劃估算出項(xiàng)目活動(dòng)的工期。在估算工期時(shí)必須充分考慮活動(dòng)清單、合理的資源需求、團(tuán)隊(duì)人員能力因素，以及環(huán)境因素對(duì)項(xiàng)目工期的影響。另外，在對(duì)每項(xiàng)活動(dòng)的'工期估算中應(yīng)充分考慮風(fēng)險(xiǎn)因素對(duì)工期的影響。這是一個(gè)需要反復(fù)確認(rèn)的過程。
一般說來，工期估算可采取以下幾種方式：
(1)專家分析和評(píng)估;
(2)類比估算;
(3)定量型的基礎(chǔ)工期;
(4)保留時(shí)間估算。
第五步，制定詳細(xì)的進(jìn)度表。進(jìn)度表的確定應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖、估算的活動(dòng)工期、資源情況、項(xiàng)目執(zhí)行的工作日歷、進(jìn)度限制、最早和最晚時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃、活動(dòng)特征等統(tǒng)一考慮。這一步將對(duì)項(xiàng)目能否被很好地執(zhí)行起到?jīng)Q定性作用。
(1)運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)管理方法編制進(jìn)度計(jì)劃。
(2)定義活動(dòng)的時(shí)間進(jìn)度關(guān)系十分重要，它能限制某項(xiàng)活動(dòng)不早于或者不晚于另一項(xiàng)活動(dòng)開始或結(jié)束。制定時(shí)間計(jì)劃可根據(jù)里程碑事件作為時(shí)間進(jìn)度的決定性因素。
(3)通過數(shù)學(xué)分析計(jì)算時(shí)間進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖，再根據(jù)資源，工作時(shí)間等其他原因進(jìn)一步調(diào)整活動(dòng)時(shí)間，最終形成最合理的活動(dòng)進(jìn)度表。
(4)通過計(jì)算關(guān)鍵路徑，可以知道哪些任務(wù)是不能延誤的，哪些任務(wù)是允許一定延誤的。同時(shí)也能知道如果要縮短整個(gè)項(xiàng)目歷時(shí)話，可以通過縮短哪些任務(wù)的歷時(shí)或?qū)δ男┤蝿?wù)進(jìn)行調(diào)整來達(dá)到。對(duì)于各個(gè)關(guān)鍵活動(dòng)，有限安排資源，挖掘潛力，采取相應(yīng)措施。對(duì)于非關(guān)鍵路徑，只要在不影響工程完工時(shí)間的條件下，可減少人力、物力、財(cái)力的投入，用在關(guān)鍵路徑上，以達(dá)到縮短工期，合理利用資源等目的。
(5)為了可好地控制工作工期，可將設(shè)計(jì)項(xiàng)目工期計(jì)劃用甘特圖直觀地 表示出來。
這部分的工作使得小組成員明確自己所承擔(dān)任務(wù)的時(shí)間表，再根據(jù)自己的任務(wù)制定詳細(xì)的工作計(jì)劃。
第六步，進(jìn)度控制。良好的計(jì)劃是項(xiàng)目成功的基礎(chǔ)，但是在實(shí)際操作過程中，進(jìn)度問題是項(xiàng)目生命周期中造成項(xiàng)目沖突的主要原因。為了保證項(xiàng)目能夠在約定的約束條件下成功，必須對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施情況進(jìn)行控制。
進(jìn)度控制主要是監(jiān)督進(jìn)度的執(zhí)行狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正偏差、錯(cuò)誤。隨時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)度，必要時(shí)調(diào)整進(jìn)度表，在實(shí)際控制中要考慮影響項(xiàng)目進(jìn)度變化的因素，項(xiàng)目進(jìn)度變更對(duì)其他部分的影響因素，以及進(jìn)度表變更時(shí)應(yīng)采取的實(shí)際措施。
進(jìn)度控制按以下四個(gè)步驟進(jìn)行：
(1)建立項(xiàng)目基準(zhǔn)計(jì)劃以便對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展進(jìn)行測(cè)量
(2)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度，收集和記錄項(xiàng)目任務(wù)的進(jìn)展信息。
(3)進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展信息與進(jìn)度基準(zhǔn)計(jì)劃比較，計(jì)算偏差。
(4)針對(duì)進(jìn)度偏差尋找補(bǔ)救方案，定期更新進(jìn)度計(jì)劃，及時(shí)調(diào)整偏差。
(5)執(zhí)行調(diào)整方案。
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