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如何寫好監(jiān)理公文
監(jiān)理公文的寫作質(zhì)量,是關(guān)乎項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的一個重要方面,總監(jiān)理工程師必須對此高度重視,那么如何寫好監(jiān)理公文呢?
1監(jiān)理公文的主要類別
監(jiān)理公文的主要類別包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則;月報(bào)、周報(bào)、會議紀(jì)要;監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單;監(jiān)理日記、監(jiān)理日志、旁站記錄;監(jiān)理報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)、工程質(zhì)量評估報(bào)告、匯報(bào)材料、PPT匯報(bào)材料;函。
其他如開工令、復(fù)工令、工程暫停令和工程款支付證書等在GB/T 50319-2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中規(guī)定有專用表式,只要總監(jiān)理工程師按要求認(rèn)真填寫即可,不需要監(jiān)理工程師起草或參與編寫,因此在本文中不一一詳述。
2監(jiān)理公文應(yīng)遵守的基本寫作規(guī)律
監(jiān)理公文一般應(yīng)采用議論文的文體,從內(nèi)容的邏輯關(guān)系來分析,采用“總論—分論—總論”式論述結(jié)構(gòu),或者說“提出問題—分析問題—結(jié)論”這樣的三段論比較適宜。當(dāng)然,監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則有比較成熟的格式,監(jiān)理日記、監(jiān)理日志也有具體的要求,不必拘泥于議論文的結(jié)構(gòu)形式。
監(jiān)理公文行文要求結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、自然、清晰。正文一般分開篇、主體、結(jié)尾三部分,開篇要明意,簡述發(fā)文依據(jù)和理由或者目的、結(jié)論;主體表述主要內(nèi)容,把情況、問題、要求闡述清楚,內(nèi)容較多的,可分段寫,或用序數(shù)表明項(xiàng)目,要講條理,注重邏輯關(guān)系,同類事情歸集在一起;結(jié)尾或請求批復(fù),或要求執(zhí)行,或提出希望,首尾呼應(yīng),結(jié)束全文。如有必要,還可附件、附表、附照片。
監(jiān)理公文必須使用規(guī)范的書面語言,特別是要使用專業(yè)術(shù)語,例如“電纜敷設(shè)”、“模板拆除”、“見證取樣”等。不得使用口語、方言或俗語,例如:有些監(jiān)理工程師圖省事常常將“澆筑混凝土”或“澆灌混凝土”寫作“打灰”,是不符合書面語言的要求的。
監(jiān)理公文在遣詞造句方面必須字斟句酌,例如“宜”、“應(yīng)”、“需”、“必須”等詞語就必須仔細(xì)區(qū)分其用法。監(jiān)理公文必須做到字、詞、句準(zhǔn)確通順,主語、謂語、賓語完整,單句、復(fù)句分清,段落、層次分明,標(biāo)點(diǎn)符號使用無誤。特別要注意不出現(xiàn)錯別字,例如:“為”經(jīng)常被寫作“未”,“部”經(jīng)常被寫作“不”,導(dǎo)致語意改變,這種現(xiàn)象主要是寫作人員用拼音打字后未認(rèn)真檢查出現(xiàn)的錯誤。有些人對“既”和“即”的意義分辨不清,需要加強(qiáng)學(xué)習(xí),提高對語言文字的駕馭能力。
監(jiān)理公文的語言風(fēng)格應(yīng)是高度概括,簡潔凝煉、嚴(yán)肅認(rèn)真、不說廢話。公文寫作不同于文學(xué)創(chuàng)作,只要能將問題或觀點(diǎn)說明即可,不必長篇大論或引發(fā)聯(lián)想、感慨。要注重事實(shí)、注重?cái)?shù)據(jù)、注重依據(jù),分析要客觀、符合實(shí)際情況,就事論事,一般不使用形容詞,不添加感情色彩,特別要注意不得進(jìn)行人身攻擊。例如有的監(jiān)理日志中有這樣的語句“監(jiān)理人員指出后,某某不但不聽,反而繼續(xù)違章作業(yè),真是讓人氣憤!”這樣的寫法頗為不妥。
監(jiān)理公文寫作完成后應(yīng)認(rèn)真檢查:文體是否得當(dāng);內(nèi)容是否切題并符合法律、法規(guī)、規(guī)范的要求;材料是否具體、真實(shí);行文是否合乎語法和邏輯;文字和標(biāo)點(diǎn)符號、序號是否規(guī)范;標(biāo)題、主抄送單位、附件等是否存在問題;對于不同的級別關(guān)系、行文方向,語氣是否恰當(dāng);發(fā)文編號是否編排合理;排版是否美觀大方;是否按規(guī)范使用印章。一般情況下,總監(jiān)都應(yīng)對項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的對外發(fā)文進(jìn)行檢查把關(guān)。
監(jiān)理公文最低的目的是要做到讓閱覽者明白作者表述的事件和觀點(diǎn),明白作者的意圖,并且不產(chǎn)生歧義。監(jiān)理公文一般有一定的時效性,特別是涉及到安全隱患的監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單等有明顯時間要求的公文,如果超過時限,就會耽誤工作,甚至造成損失。因此,寫作必須及時、審定和發(fā)文必須迅速,以保證公文盡快處理、盡快傳遞。
3各類監(jiān)理公文的寫作要點(diǎn)
3.1 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則
GB/T 50319-2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中,對監(jiān)理規(guī)劃和監(jiān)理實(shí)施細(xì)則的作用、編制程序和原則、編制依據(jù)、主要內(nèi)容都有詳細(xì)的規(guī)定,各家監(jiān)理單位也都有成熟的范本。在編制過程中注意不要生搬硬套,要針對工程特點(diǎn)、難點(diǎn)進(jìn)行取舍,所依據(jù)的國家規(guī)范、地方標(biāo)準(zhǔn)必須是本工程所適用的最新版。在監(jiān)理工作實(shí)施過程中,如實(shí)際情況或條件發(fā)生較大變化,需要及時調(diào)整、修改、補(bǔ)充,否則就起不到對監(jiān)理工作的正確指導(dǎo)作用。
3.2 月報(bào)、周報(bào)、會議紀(jì)要
監(jiān)理月報(bào)是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)每月向建設(shè)單位提交的建設(shè)工程監(jiān)理工作及建設(shè)工程實(shí)施情況分析總結(jié)報(bào)告。主要內(nèi)容包括:本月工程實(shí)施情況;本月監(jiān)理工作情況;本月施工中存在的問題及處理情況;下月監(jiān)理工作重點(diǎn)。監(jiān)理月報(bào)重在形象進(jìn)度、施工質(zhì)量、安全文明施工的情況綜述和分析判斷,還應(yīng)輔以分析圖表和現(xiàn)場照片、監(jiān)理工程師工作照片等,給閱覽者以直觀的印象。寫作時要注意不要漏項(xiàng),每一項(xiàng)都要突出中心思想。
由于監(jiān)理月報(bào)的形成周期較長,有的建設(shè)單位要求項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)每周編寫監(jiān)理周報(bào),其寫作方法可參照監(jiān)理月報(bào)。會議紀(jì)要特別應(yīng)注意不要寫成會議紀(jì)錄,對每位發(fā)言者的觀點(diǎn)要進(jìn)行提煉總結(jié),對同類問題或同一問題要?dú)w類匯總,使得全文條理清晰。會議紀(jì)要應(yīng)有開篇和結(jié)尾,并附參會人員的簽到表,以資佐證。
3.3 監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單
監(jiān)理通知是針對施工單位在施工過程中出現(xiàn)的安全事故隱患、不符合設(shè)計(jì)要求、不符合施工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、不符合合同約定的情況、使用不合格的材料、構(gòu)配件和設(shè)備等行為,提出糾正施工單位在工程安全、質(zhì)量、進(jìn)度、造價(jià)等方面的違規(guī)、違章行為的指令和要求。
工作聯(lián)系單主要用來進(jìn)行項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)與工程建設(shè)相關(guān)方之間的日常書面工作聯(lián)系,內(nèi)容包括:告知、督促、建議等事項(xiàng)。
監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單一般情況下都要注意時效性(某些告知、建議等事項(xiàng)的工作聯(lián)系單無須特別注意時效性),監(jiān)理工程師發(fā)現(xiàn)問題后,要根據(jù)具體情況,評估其輕重緩急,對于重大、緊急、可能會產(chǎn)生嚴(yán)重后果的事故苗頭要及時果斷下達(dá)口頭指令,拍照取證,并在最短時間內(nèi)發(fā)出書面指令。
GB/T 50319-2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》對監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單規(guī)定了相應(yīng)的表格形式,寫作時應(yīng)遵守。
書寫“事由”時需要提煉文章內(nèi)容的精華,用一句話將所要傳達(dá)的事項(xiàng)表述清楚。每一份監(jiān)理通知最好不要重名,便于監(jiān)理資料的收集整理歸檔工作。
要堅(jiān)持一文一事的原則,每份監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單只寫某個事項(xiàng),既可突出重點(diǎn),又能方便施工單位下發(fā)不同的部門進(jìn)行整改和回復(fù)。
要寫明具體的軸線、標(biāo)高、部位和工序,例如:“D-E/15-16軸,二層頂板(標(biāo)高9.85 m~10.15 m)混凝土澆筑”。
多引用現(xiàn)場量測、統(tǒng)計(jì)的具體數(shù)據(jù),例如“現(xiàn)場量測5個點(diǎn),鋼筋保護(hù)層厚度分別為33 mm、32 mm、34 mm、28 mm、41 mm”。
要寫明依據(jù)的規(guī)范、條文或圖號。
要限定整改時限和復(fù)查時間,否則施工單位一般都要拖延。
4監(jiān)理日記、監(jiān)理日志、旁站記錄
GB/T 50319-2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中對監(jiān)理日志的定義是:項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)每日對建設(shè)工程監(jiān)理工作及建設(shè)工程實(shí)施情況所做的記錄,并對記載的內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定。個人記載的監(jiān)理日記也可參照這些規(guī)定每日記錄。旁站記錄也有專用的表格形式。
目前,存在于監(jiān)理日記、監(jiān)理日志和旁站記錄中的主要通病是記錄不連續(xù)、字跡潦草、用語不規(guī)范、內(nèi)容籠統(tǒng)、發(fā)現(xiàn)的問題沒有整改閉合等,總監(jiān)理工程師必須定期檢查,及時指出存在的問題,指導(dǎo)監(jiān)理工程師和監(jiān)理員提高記錄水平。
5監(jiān)理報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)、工程質(zhì)量評估報(bào)告、匯報(bào)材料、PPT匯報(bào)材料
GB/T 50319-2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中規(guī)定了監(jiān)理報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)、質(zhì)量事故書面報(bào)告、工程質(zhì)量評估報(bào)告的表式或主要內(nèi)容,寫作者應(yīng)遵照監(jiān)理公文的基本寫作規(guī)律,全面、客觀描述或分析,每一段落中心要明晰。起草完成后應(yīng)反復(fù)修改或交叉修改,項(xiàng)目總監(jiān)理工程師應(yīng)親自審批定稿。
有時,根據(jù)工作安排,建設(shè)主管部門、建設(shè)單位或監(jiān)理單位要求項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)進(jìn)行工作匯報(bào),總監(jiān)理工程師就需組織撰寫匯報(bào)材料或編制PPT匯報(bào)材料。PPT匯報(bào)材料應(yīng)做到內(nèi)容簡潔明了、條理清晰、圖文并茂,所用字體應(yīng)適當(dāng)放大,頁面過渡應(yīng)平緩,便于觀看。
6函
函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互洽商工作、詢問和答復(fù)問題,或者向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項(xiàng)時所使用的公文,是一種平行文種。監(jiān)理工作中較為多見的是向周邊施工、監(jiān)理、建設(shè)等單位發(fā)函。
函的寫作,首先要注意行文簡潔明確,用語把握分寸。無論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬機(jī)關(guān)之間的行文,都要注意語氣平和有禮,至于復(fù)函,則要注意行文的針對性,答復(fù)的明確性。其次,函也有時效性的問題,特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時。
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