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商務(wù)傳真使用禮儀
傳真又叫作傳真電報(bào),利用光電效應(yīng)在商務(wù)交往中，將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達(dá)身在異地的交往對(duì)象手中。現(xiàn)在，在國(guó)內(nèi)的商界單位中，傳真機(jī)早已普及成為不可或缺的辦公設(shè)備之一。下面是一些關(guān)于傳真的禮儀，歡迎閱讀!
第一，必須合法使用。國(guó)家規(guī)定：任何單位或個(gè)人在使用自備的傳真設(shè)備時(shí)，均須嚴(yán)格按照電信部門(mén)的有關(guān)
要求，認(rèn)真履行必要的使用的手續(xù)，否則即為非法之舉。
具體而言，安裝、使用傳真設(shè)備前，須經(jīng)電信部門(mén)許可，并辦理相關(guān)的一切手續(xù)，不準(zhǔn)私自安裝、使用傳真設(shè)備。
安裝、使用的傳真設(shè)備，必須配有電信部門(mén)正式頒發(fā)的批文和進(jìn)網(wǎng)許可證。如欲安裝、使用自國(guó)外直接所帶入的傳真設(shè)備，必須首先前往國(guó)家所指定的部門(mén)進(jìn)行登記和檢測(cè)，然后方可到電信部門(mén)辦理使用手續(xù)。 使用自備的傳真設(shè)備期間，按照規(guī)定，每個(gè)月都必須到電信部門(mén)交納使用費(fèi)用。
第二，必須得法使有。使用傳真設(shè)備通訊，必須在具體的操作上力求標(biāo)準(zhǔn)而規(guī)范。不然，也會(huì)令其效果受到一定程度的影響。本人或本單位所用的傳真機(jī)號(hào)碼，應(yīng)被正確無(wú)誤地告之自己重要的交往對(duì)象。一般而言，在商用名片上，傳真號(hào)碼是必不可少的一項(xiàng)重要內(nèi)容。對(duì)于主要交往對(duì)象的傳真號(hào)碼，必須認(rèn)真地記好，為了保證萬(wàn)無(wú)一失，在有必要向?qū)Ψ桨l(fā)送傳真前，最好先用對(duì)方通報(bào)一下。這樣作既提醒了對(duì)方，又不至于發(fā)錯(cuò)傳真。發(fā)送傳真時(shí)，必須按規(guī)定操作，并以提高清晰度為要旨。與此同時(shí)，也要注意使其內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要，以節(jié)省費(fèi)用。單位所使用的傳真設(shè)備，應(yīng)當(dāng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)。無(wú)人在場(chǎng)而又有必要時(shí)，應(yīng)使之自動(dòng)處于接收狀態(tài)。為了不影響工作，單位的傳真機(jī)盡量不要同辦公電話采用同一條線路。
第三，必須依禮使用。商界人員在使用傳真時(shí)，必須牢記維護(hù)個(gè)人和所在單位的形象問(wèn)題，必須處處不失禮數(shù)。
在發(fā)送傳真時(shí)，一般不可缺少必要的問(wèn)候語(yǔ)與致謝語(yǔ)。發(fā)送文件、書(shū)信、資料時(shí)，更是要謹(jǐn)記這一條�！〕霾钤谕�，有必要使用公眾傳真設(shè)備，即付費(fèi)使用電信部門(mén)所設(shè)立在營(yíng)業(yè)所內(nèi)的傳真機(jī)時(shí)，除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外，對(duì)于工作人員亦須依禮相待。
人們?cè)谑褂脗髡嬖O(shè)備時(shí)，最為看重的是它的時(shí)效性。因此在收到他人的傳真后，應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間內(nèi)即刻采用適當(dāng)?shù)姆绞礁嬷獙?duì)方，以免對(duì)方惦念不已。需要辦理或轉(zhuǎn)交、轉(zhuǎn)送他人發(fā)來(lái)的傳真時(shí)，千萬(wàn)不可拖延時(shí)間，耽誤對(duì)方的要事。
商務(wù)傳真禮儀禁忌
發(fā)送傳真時(shí)要注意語(yǔ)言，要禮貌不要生硬，不要說(shuō)：“給我信號(hào)，我要發(fā)傳真。”或者沒(méi)有在傳真上注明是給某某部門(mén)和某某人的情況下，說(shuō)：“傳真是給某某的.。”不讓對(duì)方記下了就掛了電話，對(duì)方會(huì)因?yàn)榇颐χ袥](méi)有記牢而無(wú)從送達(dá)。
當(dāng)時(shí)方不能準(zhǔn)確說(shuō)出要發(fā)送傳真的部門(mén)和個(gè)人就說(shuō)公司沒(méi)有這個(gè)人，就掛斷傳真電話，粗暴地拒絕接收傳真，這樣做的后果一是會(huì)破壞公司形象，還有可能拒絕了誠(chéng)心想商務(wù)交往的時(shí)方，而失去合作的機(jī)會(huì)。
商務(wù)傳真禮儀技巧
當(dāng)你要接收一份傳真時(shí)，商務(wù)對(duì)方在沒(méi)有說(shuō)清楚給誰(shuí)，而自己也知道對(duì)方的確是商務(wù)交往的伙伴，此時(shí)你可以問(wèn)他：“請(qǐng)問(wèn)是送到上次您安排送達(dá)的某某手中嗎?”這樣，商務(wù)對(duì)方就會(huì)更明確地交待給你，你就不會(huì)找不到送處或送錯(cuò)人了。
當(dāng)你在發(fā)送傳真和接收傳真時(shí)剛好有同事或朋友來(lái)找你，你可以對(duì)對(duì)方說(shuō)：“真不巧，我不得不先辦完手頭上的這件事。”或說(shuō)：“我能一會(huì)兒再聯(lián)系你嗎?”有些特珠的'商務(wù)傳真是不可以讓他人看見(jiàn)的。同時(shí)，你在發(fā)送傳真給商務(wù)對(duì)方的時(shí)候，你也最好先問(wèn)上一句：“請(qǐng)問(wèn)您，現(xiàn)在方便接收傳真嗎?”也讓商務(wù)對(duì)方避免這方面的失誤。
當(dāng)你正在發(fā)一份傳真時(shí)，由于某種原因，領(lǐng)導(dǎo)改變了主意讓你馬上中斷傳真，那么你可以和時(shí)方說(shuō)：“時(shí)不起，傳真機(jī)突然卡住了，我待會(huì)兒再給您傳過(guò)去，好嗎?”如果你處理不好，會(huì)讓對(duì)方誤認(rèn)為你并沒(méi)有誠(chéng)意發(fā)傳真，或者認(rèn)為你并不重視這個(gè)傳真，從而引起誤會(huì)。
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