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HR高效管理信息資料技巧
信息資料管理，包含人力資源部日常工作中所產(chǎn)生的紙質(zhì)資料和電子資料。對紙質(zhì)資料和電子資料進(jìn)行處理的過程，形成了各種數(shù)據(jù)進(jìn)而提高工作水平，信息資料處理最終會形成各種檔案或臺賬。信息資料生成、收集、整理、存儲、檢索、匯總、分析、輸出等各項(xiàng)工作，形成了信息資料管理整條工作鏈，分布在人力資源部工作的方方面面。
很多HR不重視信息資料管理工作，或者是不明白信息資料如何管理，導(dǎo)致在信息資料管理中花費(fèi)了不少時間但卻不能提高工作效率或促進(jìn)工作提高。
一、信息資料包含哪些
信息資料是人力資源工作中所產(chǎn)生的各種信息和資料，部門工作越多所產(chǎn)生的信息資料也就越多，一般來說包含員工應(yīng)聘、入職、轉(zhuǎn)正、崗位異動、薪酬變動、績效考核情況、培訓(xùn)情況、獎罰情況、考察情況、資質(zhì)榮譽(yù)、合同協(xié)議、與保險相關(guān)等各種信息資料，也包含各種通知文件、數(shù)據(jù)調(diào)查、工作規(guī)范等其它信息資料。
二、信息資料如何管理
(一)建立各種檔案
人力資源部建立哪些檔案并沒有標(biāo)準(zhǔn)的說法，說到檔案一般都會想到員工檔案，這只是其中一種檔案，還包括其它各種檔案。在實(shí)踐中可以根據(jù)公司的情況和工作的連續(xù)性、便利性來建立。
按照模塊和工作來分，通常可以分為員工檔案、培訓(xùn)檔案、績效考核檔案、薪資檔案、招聘檔案、文件檔案等。其它各種信息資料盡量歸到幾種檔案中，不能歸集的將單獨(dú)建立一套檔案。如果考慮工作的便利性，可以把績效考核檔案歸集到薪資檔案中，這樣能節(jié)省一些工作時間，但涉及薪資保密的企業(yè)，或者績效工作和薪酬工作由兩個人完成且不能交給第三人整理檔案的，可以獨(dú)立來建檔。
如后備人才培養(yǎng)、各種員工滿意度調(diào)查、合同協(xié)議簽收單等資料，不能歸入上述幾種檔案的，可以單獨(dú)來建檔。
各種檔案的編制，遵循不同的編制方法：
以員工作為檢索編制檔案的，如員工檔案。
以月進(jìn)行編制檔案的，如培訓(xùn)檔案、招聘檔案、績效考核檔案、薪資檔案等。
以年進(jìn)行編制檔案的.，如文件檔案。
以不定周期編制檔案的，如后備人才培養(yǎng)檔案。
不建議以部門進(jìn)行編制檔案，因?yàn)槿藛T在公司內(nèi)部流動，會導(dǎo)致檔案資料查找麻煩。
(二)建立各種電子信息臺賬
大多電子信息臺賬是與紙質(zhì)檔案相互對應(yīng)的，如員工信息表、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表、招聘數(shù)據(jù)統(tǒng)計表、工資表等。日常工作中需要的數(shù)據(jù)，在電子信息臺賬中查詢即可，非必要情況不必去查詢紙質(zhì)檔案。
建立電子信息臺賬，需要有檢索值。檢索值是每個臺賬中對對象主體進(jìn)行唯一性的編碼或者利用現(xiàn)有信息中的唯一性內(nèi)容作為檢索值。如員工信息表以員工作為對象主體，可以以員工編號作為檢索值。員工培訓(xùn)統(tǒng)計表以培訓(xùn)班作為對象主體，可以對培訓(xùn)班進(jìn)行編號作為檢索值，如果和員工信息表配合，可以將全年員工培訓(xùn)情況和內(nèi)部講師培訓(xùn)情況進(jìn)行匯總。招聘數(shù)據(jù)統(tǒng)計表以應(yīng)聘人員作為對象主體，對應(yīng)聘人員進(jìn)行編號作為檢索值，配合著部門崗位信息等，可以對各部門、各崗位、各層級的招聘情況進(jìn)行匯總分析。工資表以員工作為對象主體，員工編號作為檢索值，但輸出時一般按照部門進(jìn)行輸出，所以需要配合員工信息表來進(jìn)行操作。同理，如考勤、績效考核、工傷情況等各種臺賬，都需要有檢索值，在和其它臺賬進(jìn)行綜合信息查詢時，可以快速的得到自己的數(shù)據(jù)。
紙質(zhì)檔案和電子臺賬的建立和維護(hù)，同樣是需要精力和時間的，掌握了工作規(guī)律，工作會越來越效率。電子信息臺賬的建立和檢索值的應(yīng)用，各種工作數(shù)據(jù)可以進(jìn)行交叉查詢和匯總分析，為工作的進(jìn)一步提高提供數(shù)據(jù)支持。
有公司用E-HR系統(tǒng)，但E-HR系統(tǒng)不可能涵蓋工作的各個方面，需要用多種手段保證信息資料的保管與數(shù)據(jù)生成，千萬不能因?yàn)橄到y(tǒng)而把自己的工作局限。
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