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CIO項(xiàng)目管理技巧
CIO在項(xiàng)目管理中，不但要有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，而且，有時(shí)候還不得不掌握一些項(xiàng)目管理的技巧、一些為人處理的方法，如此的話，才能夠在信息化項(xiàng)目管理中，無(wú)往不利。下面整理了一些項(xiàng)目管理技巧，歡迎大家閱讀！
CIO項(xiàng)目管理技巧1
一、把握各種限制之間的平衡。
人有時(shí)候在各種限制下，不得不進(jìn)行妥協(xié)、進(jìn)行平衡。在平時(shí)工作中是如此，在信息化項(xiàng)目管理中，也是如此。
如在信息化項(xiàng)目的管理中，我們要在用戶需求與項(xiàng)目周期之間進(jìn)行平衡；再如，項(xiàng)目的范圍、二次開發(fā)的需求要與項(xiàng)目的成本預(yù)算進(jìn)行平衡；再如，在部門之間發(fā)生矛盾時(shí)，我們做為項(xiàng)目管理者，也要在他們之間進(jìn)行平衡。其實(shí)，確切的說(shuō)，搞平衡有時(shí)候不一定是種妥協(xié)，更可能是一種進(jìn)步。
如有一次我在負(fù)責(zé)公司的客戶關(guān)系信息化管理系統(tǒng)的時(shí)候，就遇到了一個(gè)平衡的問(wèn)題。那時(shí)候，財(cái)務(wù)要求把客戶關(guān)系管理系統(tǒng)跟財(cái)務(wù)的總帳系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來(lái)。但是，因?yàn)檫@是他們?cè)谙到y(tǒng)開始實(shí)施的時(shí)候，才提出來(lái)的一個(gè)需求。按照原先的需求，只需要到應(yīng)收為止就可以了。所以，若現(xiàn)在要考慮把客戶關(guān)系管理系統(tǒng)跟財(cái)務(wù)系統(tǒng)的總帳關(guān)聯(lián)起來(lái)的話，項(xiàng)目預(yù)算就不夠了，而且，項(xiàng)目的周期也難以保證，肯定會(huì)延長(zhǎng)。該怎么辦呢？只能在這之間進(jìn)行平衡。
當(dāng)時(shí)，針對(duì)這種情況，我想了幾個(gè)平衡方案。
一是先不考慮這個(gè)需求。把這個(gè)需求暫時(shí)放放，等到這個(gè)項(xiàng)目完工后，再考慮系統(tǒng)的集成問(wèn)題。但是。這個(gè)方案很快被否定了。因?yàn)樨?cái)務(wù)掌握著財(cái)政大權(quán)，若不幫他們實(shí)現(xiàn)需求的話，那我項(xiàng)目的資金就無(wú)法保障。俗話說(shuō)，兵馬未動(dòng)，糧草先行。所以說(shuō)，財(cái)政大臣還是不能得罪的。
二是增加項(xiàng)目預(yù)算，盡量加快項(xiàng)目進(jìn)度。因?yàn)轫?xiàng)目預(yù)算的權(quán)利最終是在財(cái)務(wù)總監(jiān)身上，而財(cái)務(wù)總監(jiān)跟財(cái)務(wù)經(jīng)理又是一家。所以，我就讓財(cái)務(wù)經(jīng)理去向財(cái)務(wù)總件說(shuō)明情況，要求增加項(xiàng)目預(yù)算。同時(shí)，我也督促相關(guān)人員做好需求，只要增加項(xiàng)目預(yù)算的決定一下來(lái)，我就可以馬上啟動(dòng)項(xiàng)目集成的作業(yè)。果然不出我所料，財(cái)務(wù)經(jīng)理出馬，項(xiàng)目預(yù)算增加方案馬上就批下來(lái)了。由于我在還沒(méi)批下來(lái)之前，就開始做準(zhǔn)備工作。所以，項(xiàng)目的周期沒(méi)有受到多大影響。
所以，我們?cè)谄胶獾倪^(guò)程中，還需要利用各種力量，去達(dá)到平衡的目的。若自己權(quán)利不夠大，資格不夠老，面子不夠大，那就要其他人，特別是當(dāng)事人去幫自己搞平衡，這比自己出馬，要好得多。
二、不能隨便答應(yīng)別人的要求；一旦承諾，就需要兌現(xiàn)。
在信息化項(xiàng)目工作中，兌現(xiàn)承諾是非常重要的。若你剛開始答應(yīng)別人可以實(shí)現(xiàn)某個(gè)需求，幫他們解決某個(gè)問(wèn)題，而結(jié)果呢，在后續(xù)項(xiàng)目推進(jìn)的過(guò)程中，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)。那么他們就會(huì)對(duì)你失去信心，同時(shí)，也會(huì)對(duì)項(xiàng)目失去信心。俗話說(shuō)，好事不出門，壞事傳千里。也就是說(shuō)，你幫他們實(shí)現(xiàn)了十個(gè)需求，他們可能還不放在心上；但是，若你承諾他們的，有一個(gè)需求不能實(shí)現(xiàn)，那么企業(yè)員工就會(huì)纏住你不放了，會(huì)把你一棒子打死。再這方面，我深有感觸。
我剛開始負(fù)責(zé)的第一個(gè)信息化項(xiàng)目就是ERP項(xiàng)目。那是，我們作為企業(yè)ERP項(xiàng)目的內(nèi)部負(fù)責(zé)人，可謂是初生牛犢不怕虎；同時(shí)因?yàn)闆](méi)有實(shí)際業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)企業(yè)的操作流程也不是很熟悉。只要用戶提出的需求，我覺(jué)得比較可行，就信誓旦旦的承諾，一定幫他們實(shí)現(xiàn)這個(gè)需求。那時(shí)，也沒(méi)有考慮這個(gè)需求是否合理，對(duì)其他操作是否有沖突。結(jié)果呢，當(dāng)然是弄得傷痕累累。雖然，ERP項(xiàng)目最后成功上線了，但是，用戶的'一些不合理的需求，還是沒(méi)能在ERP系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。如成本會(huì)計(jì)需要按銷售訂單來(lái)進(jìn)行產(chǎn)品成本的統(tǒng)計(jì)，但是，實(shí)際管理中，由于有些訂單使用的是庫(kù)存，而有些銷售訂單又是合并采購(gòu)與生產(chǎn)，所以，根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)按銷售訂單來(lái)統(tǒng)計(jì)生產(chǎn)成本的需求。結(jié)果呢，我雖然幫助財(cái)務(wù)用戶及成本會(huì)計(jì)實(shí)現(xiàn)了大部分需求，幫助他們解決了大部分問(wèn)題，但是，在最后項(xiàng)目的評(píng)估上，還是遭受到了成本會(huì)計(jì)的責(zé)問(wèn)。這也是我咎由自取，在不了解業(yè)務(wù)的情況下，信口開河，對(duì)別人亂承諾。
從此以后，我對(duì)于我不熟悉的領(lǐng)域，就再也不會(huì)隨便答應(yīng)了。我會(huì)禮貌的說(shuō)，先回去進(jìn)行測(cè)試后，再看行不行。一旦給用戶有了承諾，就要想法設(shè)法的實(shí)現(xiàn)，不然的話，對(duì)于項(xiàng)目的進(jìn)展是不利的；對(duì)于你自己個(gè)人的考核，也會(huì)有很大影響。
三、實(shí)現(xiàn)全程質(zhì)量管理。
說(shuō)實(shí)話，很多人在信息化項(xiàng)目的管理過(guò)程中，沒(méi)有質(zhì)量管理的概念。他們?cè)趯?shí)施信息化項(xiàng)目的時(shí)候，覺(jué)得剛開始只需要過(guò)得去就可以了，等到項(xiàng)目上線了，我們?cè)倩〞r(shí)間慢慢的改善系統(tǒng)。其實(shí)，這是一個(gè)很不科學(xué)的管理方法。
如我認(rèn)識(shí)一個(gè)朋友，他們也剛要上一套ERP系統(tǒng)。他們?cè)偕螮RP系統(tǒng)之前，在企業(yè)中，已經(jīng)有一套產(chǎn)品管理系統(tǒng)，有產(chǎn)品基本信息、價(jià)格、物料清單、供應(yīng)商信息等等。但是，在實(shí)施這套產(chǎn)品管理系統(tǒng)的時(shí)候，由于種種原因，如編碼不夠規(guī)范、系統(tǒng)控制不夠嚴(yán)格、操作人員責(zé)任心不夠等等，導(dǎo)致這套系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不是很準(zhǔn)確。要么就是數(shù)據(jù)重復(fù)，相同的產(chǎn)品對(duì)應(yīng)不同的編碼，即一物多碼情況普遍存在；要么就是價(jià)格過(guò)時(shí)，好幾年沒(méi)更新了；又或者因?yàn)樯a(chǎn)工藝的更新等等，物料清單的用量沒(méi)有及時(shí)更改，等等。但是，我朋友為了趕項(xiàng)目進(jìn)度，同時(shí)，也確實(shí)因?yàn)楫a(chǎn)品基本信息數(shù)量龐大，物料清單更是復(fù)雜，所以，在對(duì)原由數(shù)據(jù)沒(méi)有進(jìn)行核對(duì)的情況下，不管數(shù)據(jù)質(zhì)量，只管項(xiàng)目進(jìn)度，盲目的把這些不準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)都導(dǎo)入到了新的ERP系統(tǒng)中去。他的想法是，現(xiàn)在由于時(shí)間緊迫，沒(méi)有這么多的時(shí)間，也沒(méi)有這么多的人來(lái)核對(duì)這些信息。只有等遇到問(wèn)題時(shí)，再去進(jìn)行修改、核對(duì)。可是，事與愿違。因?yàn)榛A(chǔ)數(shù)據(jù)存在嚴(yán)重的錯(cuò)誤，所以，在跑ERP系統(tǒng)的時(shí)候，如系統(tǒng)模擬運(yùn)行時(shí)，就無(wú)法進(jìn)行下去。因?yàn)镋RP系統(tǒng)計(jì)算出來(lái)的數(shù)據(jù)，是馬頭不對(duì)馬尾，企業(yè)用戶根本無(wú)法使用。最后，不得不返工。把原先的數(shù)據(jù)整理、核對(duì)完畢后，再進(jìn)行后續(xù)的工作。本來(lái)想節(jié)省一點(diǎn)時(shí)間的，沒(méi)想到，反而因?yàn)榉倒だ速M(fèi)了更多的時(shí)間。
其實(shí)，類似的案例在很多人身上都發(fā)生過(guò)，包括在我身上。所以，我覺(jué)得很多CIO身上所缺少的就是那種質(zhì)量管理的理念。我個(gè)人認(rèn)為，我們?cè)谪?fù)責(zé)信息化項(xiàng)目的過(guò)程中，一定要腳踏實(shí)地，抓好每個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理。否則的話，項(xiàng)目即使順利上線了，其結(jié)果也不會(huì)很理想。
四、注意項(xiàng)目管理中的風(fēng)險(xiǎn)。
在項(xiàng)目管理的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)上，我很同意一位前輩說(shuō)的話。他說(shuō)，我們?cè)陧?xiàng)目管理的過(guò)程中，若不去控制風(fēng)險(xiǎn)，那么，風(fēng)險(xiǎn)反過(guò)來(lái)就是控制你。所以，在信息化項(xiàng)目實(shí)施之前，先花一定的時(shí)間去了解項(xiàng)目存在的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于我們控制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，保障項(xiàng)目的最后成功，是具有非常重大的利益的。
其實(shí)，大部分信息化項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)都是有跡可循的。
如對(duì)于一些信息化管理系統(tǒng)，例如企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)或者客戶關(guān)系管理系統(tǒng)等等這些大型的信息化管理系統(tǒng)，其存在的風(fēng)險(xiǎn)無(wú)非是以下幾類。
一是安全風(fēng)險(xiǎn)。其包括兩個(gè)部分，一是來(lái)源與系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)橄到y(tǒng)的漏洞或者網(wǎng)絡(luò)的故障，可能使得信息化管理系統(tǒng)無(wú)法運(yùn)行，從而到企業(yè)員工對(duì)信息化管理系統(tǒng)產(chǎn)生依賴后，沒(méi)有系統(tǒng)就不知道該做什么事情了。如我公司有一次停電，系統(tǒng)全部不能用，辦公室人員就不知道該干什么了，個(gè)個(gè)都做在一起聊天。其實(shí)，當(dāng)員工對(duì)信息化系統(tǒng)形成依賴后，當(dāng)系統(tǒng)當(dāng)機(jī)后，他們就會(huì)很不習(xí)慣，也不會(huì)再去做手工作業(yè)。所以，我們?cè)诳紤]項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)候，再這個(gè)方面要充分重視。不要妄想著，系統(tǒng)當(dāng)機(jī)也沒(méi)事情，他們可以手工作業(yè)。若有這個(gè)想法的話，那你離“死期”也就不遠(yuǎn)了。二是數(shù)據(jù)的安全。在系統(tǒng)剛開始實(shí)施的時(shí)候，一般的情況下，可能不會(huì)設(shè)置很負(fù)責(zé)的管理權(quán)限。所以，在項(xiàng)目剛開始的時(shí)候，很多員工就可以看到系統(tǒng)里的大部分?jǐn)?shù)據(jù)，包括產(chǎn)品價(jià)格、客戶信息等內(nèi)容。我認(rèn)識(shí)一家企業(yè)，他們的員工就利用ERP系統(tǒng)剛開始上線的時(shí)候，對(duì)于權(quán)限控制不完善，把系統(tǒng)里的客戶信息其他們的產(chǎn)品價(jià)格泄露給了公司的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，導(dǎo)致企業(yè)流失了不少的客戶。所以，在項(xiàng)目上線的時(shí)候，我們就要充分認(rèn)識(shí)到系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)，先做防范。
二是流程沖突的風(fēng)險(xiǎn)。我們都知道，信息化管理的本質(zhì)就是標(biāo)準(zhǔn)化管理。所以，在信息化管理軟件項(xiàng)目推進(jìn)的過(guò)程中，必然會(huì)遇到企業(yè)現(xiàn)有流程跟標(biāo)準(zhǔn)流程存在的一種沖突。不在沉默中死亡，就在沖突中爆發(fā)。要調(diào)和這兩著的沖突，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程重組，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的平穩(wěn)過(guò)度，企業(yè)是要承擔(dān)一定的風(fēng)險(xiǎn)的。這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)我們也要預(yù)先估計(jì)到，不要等到事情來(lái)臨了，我們才想法子去處理他，那就顯得太遲了。
CIO項(xiàng)目管理技巧2
1、判斷輕重緩急，確立優(yōu)先次序多IT項(xiàng)目管理最重要的一步是：先考慮項(xiàng)目的優(yōu)先權(quán)利。當(dāng)面對(duì)多個(gè)IT項(xiàng)目時(shí)，決定CIO要做什么和以什么順序去做是很重要的。僅僅簡(jiǎn)單地選一個(gè)喜歡的項(xiàng)目并只關(guān)注于這一個(gè)項(xiàng)目是沒(méi)有用的，需要仔細(xì)分析以確保重要項(xiàng)目能達(dá)到和滿足公司最急切的需求。因?yàn)槠髽I(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的多樣化，造成對(duì)IT的需求也是多樣化。所以，許多IT項(xiàng)目都是交叉并列進(jìn)行的。因此，CIO要確保每一個(gè)項(xiàng)目的任務(wù)都被恰當(dāng)并且合理地排序。我見過(guò)許多CIO在項(xiàng)目與項(xiàng)目之間跑來(lái)跑去，到處抓救命稻草，疲于奔命。所以，將每一個(gè)IT項(xiàng)目明確地細(xì)分并將其正確地排序，這是十分必要的。另一方面，對(duì)多個(gè)IT項(xiàng)目進(jìn)行優(yōu)先權(quán)利的排序還有助于CIO應(yīng)付項(xiàng)目進(jìn)行中的工程變更。好多時(shí)候，IT部門每年都會(huì)收到數(shù)個(gè)變更請(qǐng)求之中。只有有了優(yōu)先權(quán)利排序，CIO才能看到什么是最緊迫的，哪些請(qǐng)求是可以先放緩一下，以及哪些請(qǐng)求將會(huì)被圍繞它的其他請(qǐng)求所代替。
2、建立多項(xiàng)目管理機(jī)制不僅僅是鄧崗，多項(xiàng)目管理在許多CIO眼里也是一道難題。由于沒(méi)有良好的多項(xiàng)目管理體制，我們常常會(huì)看到許多IT項(xiàng)目在資源沖突的時(shí)候會(huì)半途而費(fèi)。為此，許多CIO常常抱怨公司中有太多同時(shí)進(jìn)行的項(xiàng)目，使許多項(xiàng)目都沒(méi)能按時(shí)完成，虎頭蛇尾。多項(xiàng)目管理的一個(gè)核心難題是：如何緩解多個(gè)項(xiàng)目對(duì)資源的爭(zhēng)奪，如何解決多項(xiàng)目在時(shí)間、資源方面的過(guò)載問(wèn)題，以及解決多項(xiàng)目溝通的效率。因此，建立一個(gè)良好的多項(xiàng)目管理機(jī)制是關(guān)鍵一步，只有通過(guò)對(duì)各種資源的合理應(yīng)用才是CIO破解多項(xiàng)目管理難題的好方法。說(shuō)到建立多項(xiàng)目管理機(jī)制，鄧崗的經(jīng)驗(yàn)是CIO可以創(chuàng)建一個(gè)多項(xiàng)目的核對(duì)表，它可以幫助CIO有效地獲取和收集所有項(xiàng)目的工作情況。這個(gè)核對(duì)表可以全程監(jiān)視所有正在進(jìn)行的IT項(xiàng)目，給出所有IT項(xiàng)目的`全貌描述（從計(jì)劃、實(shí)施到收尾階段），同時(shí)每月及時(shí)更新諸多項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r。例如列出每個(gè)項(xiàng)目的簡(jiǎn)短描述、日程安排、項(xiàng)目進(jìn)行階段以及針對(duì)項(xiàng)目狀況的意見，每個(gè)項(xiàng)目旁邊都有一個(gè)紅色、黃色或者綠色的標(biāo)記表明項(xiàng)目處于中斷、在預(yù)算階段還是進(jìn)行狀態(tài)。通過(guò)這個(gè)工作流程，CIO可以看到某個(gè)項(xiàng)目如何被放到優(yōu)先位置上并正在實(shí)施。
3、利用時(shí)間差，盡量避免資源爭(zhēng)奪在多項(xiàng)目管理中，盡量錯(cuò)開多個(gè)IT項(xiàng)目間在同一時(shí)間對(duì)同一資源和人員的爭(zhēng)奪是一個(gè)有效的管理方法。例如利用時(shí)間差把多個(gè)IT項(xiàng)目分時(shí)實(shí)施，讓關(guān)鍵資源（資金，人力資源等）保持非過(guò)載狀態(tài)。
如果無(wú)法解決時(shí)間差問(wèn)題時(shí)，一般可采取增加資源或確定項(xiàng)目資源優(yōu)先使用的途徑來(lái)解決。例如短平快的核心IT項(xiàng)目可具有較高優(yōu)先使用權(quán)，但不能一直在整個(gè)項(xiàng)目階段中獨(dú)占資源。不過(guò)，對(duì)于大多數(shù)CIO來(lái)說(shuō)，增加資源一般不太可能，因?yàn)樗黾恿隧?xiàng)目成本。優(yōu)先使用資源作為下策雖然保證了成本，但不可避免地影響到其它項(xiàng)目的工期，實(shí)際場(chǎng)合中應(yīng)在成本和時(shí)間中進(jìn)行權(quán)衡。
4、清楚各項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能力，適當(dāng)授權(quán)解放自我需要一直記住的是，CIO是公司多IT項(xiàng)目的最終負(fù)責(zé)人，但CIO的精力和時(shí)間有非常有限，古語(yǔ)有云：“好鋼用在刀刃上，好勁磨在刀膛上”。所以，CIO必須對(duì)所有IT項(xiàng)目做出適當(dāng)?shù)氖跈?quán)。CIO在實(shí)施多個(gè)項(xiàng)目時(shí)，清楚各個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理的支持和能力也至關(guān)重要。例如，如果項(xiàng)目經(jīng)理和其團(tuán)隊(duì)能力比較強(qiáng)，CIO可以執(zhí)行粗放式管理，對(duì)于那些進(jìn)取心強(qiáng)的員工，充分授權(quán)的管理方式能夠?yàn)樗麄兯矏�。同時(shí)，他們的責(zé)任心也使得他們不會(huì)利用粗放式管理的一些漏洞來(lái)使CIO突然發(fā)現(xiàn)面臨一個(gè)爛攤子。但是如果一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理和其團(tuán)隊(duì)能力比較弱，那么CIO就需要花多點(diǎn)時(shí)間和精力來(lái)協(xié)助。只有這樣，才能最大可能保證多個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)同時(shí)順利進(jìn)行。
這里提醒一下，就是需要密切關(guān)注多IT項(xiàng)目在人力分配上是否合理�，F(xiàn)在的IT項(xiàng)目很少是那種靠著朝九晚五能夠完成的，IT項(xiàng)目實(shí)際上基本都處于時(shí)間被嚴(yán)重壓縮的狀態(tài)。那么在這個(gè)時(shí)候，CIO必須要考慮人力安排是否合理，是否可以從某幾個(gè)項(xiàng)目中抽調(diào)部分人力來(lái)支持某個(gè)重點(diǎn)的項(xiàng)目或者危機(jī)初期的項(xiàng)目。不要讓一部分項(xiàng)目忙得半死的同時(shí)，另外一部分項(xiàng)目的人非�？臻e，這是很殺傷士氣的�？傊瑥腃IO的角度來(lái)看，沒(méi)有必要知道每個(gè)IT項(xiàng)目中的細(xì)節(jié)，因?yàn)槭聼o(wú)巨細(xì)的關(guān)注太多的項(xiàng)目會(huì)耗盡CIO的所有精力。但對(duì)于CIO來(lái)說(shuō)，最重要的是要對(duì)整個(gè)企業(yè)的多個(gè)IT項(xiàng)目有一個(gè)全局性的思考。
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