項(xiàng)目計(jì)劃制定的步驟
項(xiàng)目成功的重要因素之一就是有一個(gè)良好的項(xiàng)目計(jì)劃。制訂一個(gè)清晰的項(xiàng)目計(jì)劃需要很多時(shí)間，那么項(xiàng)目計(jì)劃制定的步驟有哪些呢?一起來看看!
第一步：明確項(xiàng)目計(jì)劃的主要組成成分
“項(xiàng)目計(jì)劃”可以說項(xiàng)目管理中最難理解的一個(gè)術(shù)語。它不是一個(gè)固定的計(jì)劃，而是在整個(gè)計(jì)劃過程中都可以改變的一系列生動的文件。像路線圖一樣，項(xiàng)目計(jì)劃給出了整個(gè)計(jì)劃的前進(jìn)方向。項(xiàng)目經(jīng)理又跟旅行者差不多，得決定計(jì)劃的進(jìn)程，從項(xiàng)目管理角度來講就是制定一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃。司機(jī)開車時(shí)會趕上修路或者改路的情況，與此相似，項(xiàng)目經(jīng)理也得根據(jù)情況變化修改項(xiàng)目進(jìn)程。
對項(xiàng)目計(jì)劃最常見的誤解是把計(jì)劃等同于時(shí)間表，而時(shí)間表實(shí)際上只是整個(gè)計(jì)劃的一部分。項(xiàng)目計(jì)劃是整個(gè)籌劃過程中最主要的工作成果，它包括籌劃階段的所有文件。比如說，建一個(gè)新辦公室的項(xiàng)目計(jì)劃就不僅包括了建設(shè)涉及的相關(guān)細(xì)節(jié)、預(yù)算、時(shí)間表等;而且包括項(xiàng)目可能存在的危險(xiǎn)、質(zhì)量度量的標(biāo)準(zhǔn)、可能給環(huán)境帶來的影響等。
項(xiàng)目計(jì)劃通常包括基準(zhǔn)線、基準(zhǔn)管理計(jì)劃和其他籌劃過程中的成果等組成成分。
因?yàn)槲覀冇盟鼇碓u價(jià)整個(gè)計(jì)劃的`實(shí)施情況，所以基準(zhǔn)線有時(shí)也被稱為績效標(biāo)準(zhǔn)。基線基準(zhǔn)是確定項(xiàng)目范圍、時(shí)間表和成本的已被證實(shí)了的出發(fā)點(diǎn)。它們是整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃的基礎(chǔ)，并且可以幫助判斷這個(gè)計(jì)劃是不是運(yùn)行良好。
基準(zhǔn)管理計(jì)劃是提供一些在執(zhí)行項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)處理各種變量的文件;而其他籌劃過程中的成果則包括風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃、質(zhì)量計(jì)劃、采購計(jì)劃、職工計(jì)劃和交流計(jì)劃等。
第二步：明確角色和職責(zé)
確定利益相關(guān)方相當(dāng)困難，尤其是那些大型的、風(fēng)險(xiǎn)高、又有著重大影響的項(xiàng)目的利益相關(guān)方，他們不僅對工程本身感興趣，對工程可能帶來的收益更感興趣。不同各方可能會有沖突的日程安排和彼此矛盾的要求，而且還會在要誰加入這個(gè)項(xiàng)目的問題上產(chǎn)生分歧。
比如說，正在修建新的辦公大樓的市政參議會的股東名單跟某家工程咨詢公司的股東名單就可能不一樣。前者的名單一定包括想建辦公大廈的開發(fā)商、建辦公樓的工程公司、更想要一個(gè)城市花園的市民、研究可能帶來的環(huán)境影響的顧問、市政參議會等等。工程公司的名單就短得多。項(xiàng)目經(jīng)理需要搞清楚和確定的是：誰負(fù)責(zé)什么事情，還有各利益相關(guān)方都要做的決定是什么。
第三步：編制范圍表
范圍表(scope statement)可能是項(xiàng)目計(jì)劃中最重要的文件。它不僅可以使利益相關(guān)方就這個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃達(dá)成共識，是利益相關(guān)方和贊助商同意補(bǔ)償購入的基礎(chǔ)，而且還可以降低溝通失敗的可能性。這份文件通常會隨著計(jì)劃的實(shí)施而做相應(yīng)的調(diào)整和改變。
報(bào)表范圍包括商業(yè)需求和商業(yè)問題的項(xiàng)目目標(biāo);完成項(xiàng)目的好處和項(xiàng)目評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)：跟該項(xiàng)目大小及特點(diǎn)相關(guān)的方法和其他組成部分。它可以看作是項(xiàng)目經(jīng)理和贊助商之間的合同，只有贊助商同意了才能改變。
第四步：按項(xiàng)目計(jì)劃的基準(zhǔn)操作
這個(gè)步驟包括范圍基線和進(jìn)度、成本基準(zhǔn)。
可交付成果在范圍說明中被確認(rèn)了以后，他們需要置入工作分解結(jié)構(gòu)中。范圍基線包括這個(gè)項(xiàng)目涉及的所有可交付成果，因此還要確定他們是否全部完成�？山桓冻晒侨娴�，比如說蓋一座樓，就包括建筑本身的一系列成果，還有相關(guān)的影響調(diào)查、優(yōu)點(diǎn)長處以及景觀美化方案等。
而制定進(jìn)度和成本基準(zhǔn)基線則需要以下8個(gè)步驟
1.在范圍基線里確認(rèn)了各種可交付成果以后，我們得確認(rèn)為了實(shí)現(xiàn)各個(gè)交付成果要完成的活動和任務(wù)。這些任務(wù)細(xì)致到什么程度由很多因素決定，包括團(tuán)隊(duì)的經(jīng)驗(yàn)、項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)、分類的模糊性、買進(jìn)的數(shù)額等。
2.如果可能，確認(rèn)完成每項(xiàng)任務(wù)所需的資源。
3.估計(jì)每項(xiàng)任務(wù)所需的時(shí)間。
4.估計(jì)每項(xiàng)任務(wù)的成本，每種資源每小時(shí)的平均速率。
5.考慮資源局限，及每個(gè)項(xiàng)目每種資源要用多少時(shí)間。
6.確定哪些項(xiàng)目依賴哪些項(xiàng)目，做出詳細(xì)的關(guān)系表。
7.制訂進(jìn)度表，把各項(xiàng)任務(wù)和預(yù)算放入日程。按照選擇的時(shí)間顯示(周、月、季度或者年)每項(xiàng)任務(wù)利用資源的情況、每項(xiàng)任務(wù)所需時(shí)間的情況以及每項(xiàng)任務(wù)起止時(shí)間的情況。
8.制訂成本基線基準(zhǔn)。成本基線基準(zhǔn)是以時(shí)間段統(tǒng)計(jì)的，是一段時(shí)間的成本。
這些程序不是一次完成的，在整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃過程中，我們需要不斷增加或者重復(fù)其中某些或全部步驟。
第五步：制訂基線基準(zhǔn)管理方案
當(dāng)范圍、進(jìn)度和成本的基線標(biāo)準(zhǔn)制訂完成后，確定團(tuán)隊(duì)處理這些變量的步驟。這些管理方案通常包括復(fù)審?fù)ㄟ^修改基線標(biāo)準(zhǔn)的一些修改。不同的修改有不同的通過標(biāo)準(zhǔn)。不是所有新的要求都會在范圍、時(shí)間和成本的修改中體現(xiàn)，但是需要研究所有新的請求對計(jì)劃的影響。
第六步：交流!
項(xiàng)目計(jì)劃很重要的一個(gè)方面就是交流計(jì)劃。這份文件包括如下內(nèi)容：
1、誰要哪些報(bào)告，多長時(shí)間要一次，以什么格式，用那種媒介;
2、哪些問題何時(shí)會出現(xiàn);
3、項(xiàng)目計(jì)劃的信息在哪里保存，怎樣獲取;
4、什么樣的新危險(xiǎn)出現(xiàn)了，可能帶來什么影響;
5、用什么標(biāo)準(zhǔn)來確保產(chǎn)品的質(zhì)量;
6、有怎樣的儲備應(yīng)付突發(fā)的事件。
一旦項(xiàng)目計(jì)劃完成，給主要的股東過目也很重要。這個(gè)溝通包括：復(fù)審?fù)ㄟ^項(xiàng)目計(jì)劃;改變計(jì)劃內(nèi)容的過程;執(zhí)行控制項(xiàng)目計(jì)劃，在即將到來的階段負(fù)起股東的責(zé)任。
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