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項(xiàng)目組合管理的重要性
傳統(tǒng)項(xiàng)目管理強(qiáng)調(diào)"怎么做項(xiàng)目"，采取的是自下而上的管理方式，即數(shù)據(jù)從項(xiàng)目管理的底層開始收集，傳送至高層經(jīng)過分析后對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理和控制。這是一種偏向于戰(zhàn)術(shù)性的項(xiàng)目管理方式，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)與企業(yè)的目標(biāo)發(fā)生偏差或超越企業(yè)執(zhí)行和控制能力的項(xiàng)目。而項(xiàng)目組合管理則強(qiáng)調(diào)"做什么項(xiàng)目"，采取的是自上而下的管理方式，即先確定企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，優(yōu)先選擇符合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的項(xiàng)目，在企業(yè)的資金和資源能力范圍內(nèi)有效執(zhí)行項(xiàng)目。
數(shù)據(jù)是基礎(chǔ)的
為了有效地進(jìn)行項(xiàng)目組合管理，企業(yè)需要相應(yīng)的工具幫助高層管理人員"互相合作，確定項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)別，在什么項(xiàng)目能使商業(yè)價(jià)值或投資回報(bào)最大化這個(gè)問題上形成一致意見。"組合策略專家米勒(Jean Miller)說。
米勒說，一個(gè)專門的項(xiàng)目信息數(shù)據(jù)庫(kù)是項(xiàng)目組合管理的基礎(chǔ)，項(xiàng)目經(jīng)理可以方便地用它搜索、維護(hù)信息，以便在整個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)進(jìn)行項(xiàng)目論證、資源分配和戰(zhàn)略協(xié)調(diào)時(shí)做出明智的決策(參見副欄《項(xiàng)目組合管理工具清單》)。
事實(shí)上，項(xiàng)目組合管理的關(guān)鍵是讓項(xiàng)目經(jīng)理與首席信息官緊密合作。
董事會(huì)在進(jìn)行戰(zhàn)略規(guī)劃時(shí)常常得不到項(xiàng)目信息。"你得有恰當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)，它決定了你是否了解自己的資源，"管理軟件公司PlanView的首席執(zhí)行官德賓(Pat Durbin)說，"作為管理人員，沒有來自基層的、高質(zhì)量的數(shù)據(jù)，你無法進(jìn)行項(xiàng)目組合管理。你必須把項(xiàng)目集中到一塊兒，審核項(xiàng)目并決定其優(yōu)先次序。你必須明智地使用資源，掌握和分享知識(shí)，并且重復(fù)使用知識(shí)。"
米勒認(rèn)為項(xiàng)目組合管理是一個(gè)連續(xù)的、由四個(gè)階段組成的過程，首先是確定一組項(xiàng)目并且搜集數(shù)據(jù)，為第二階段的項(xiàng)目分析和選擇提供支持。第三個(gè)階段是協(xié)調(diào)---取消重復(fù)性項(xiàng)目、平衡資源、降低風(fēng)險(xiǎn)，然后是第四階段：管理所有的項(xiàng)目，啟動(dòng)新的項(xiàng)目，然后重新開始流程。
溝通是必要的
組合管理使企業(yè)文化發(fā)生重大轉(zhuǎn)變，組織要對(duì)員工進(jìn)行反復(fù)教育，而不能回避這個(gè)問題。"有些溝通我們可能認(rèn)為是老生常談，但絕對(duì)有必要，可以闡明我們想要做什么，為什么要這么做。"翰威特公司(Hewitt Associates)的項(xiàng)目組合經(jīng)理凱斯特(Julie Kester)說。
當(dāng)項(xiàng)目組合管理中止一個(gè)項(xiàng)目的時(shí)侯，你甚至要進(jìn)行更多的溝通。"人們把自己與項(xiàng)目聯(lián)系起來，如果項(xiàng)目被提前終止，他們會(huì)有挫折感，"咨詢公司Program Navigators負(fù)責(zé)規(guī)劃管理的副總裁韋德納(Steve Weidner)說，"但企業(yè)應(yīng)該告訴他們，中止一個(gè)失敗項(xiàng)目也是一種成功。如果管理層有勇氣將資源重新分配給更需要的項(xiàng)目，那么人們所從事的都將是最好的項(xiàng)目。這是一種雙贏。"
盡管如此，BNY清算服務(wù)公司負(fù)責(zé)技術(shù)解決方案的副總裁羅森斯托克(Christion Rosenstock)承認(rèn)，重新分配資源是一項(xiàng)艱巨的工作。他說，當(dāng)IT治理委員會(huì)要求做出改變時(shí)，它將要求下達(dá)給資源經(jīng)理，資源經(jīng)理再對(duì)進(jìn)度和任務(wù)分派做出調(diào)整。但I(xiàn)T項(xiàng)目經(jīng)理一開始拒絕接受這一過程，因?yàn)樗麄兊挠行?quán)力被奪走了，但是現(xiàn)在他們擁護(hù)這種做法。"這是一種保護(hù)機(jī)制，"羅森斯托克說，"由于我們不是直接為項(xiàng)目的發(fā)起人工作，我們不會(huì)再被他們呼來喚去了。"
有關(guān)組合管理的培訓(xùn)課程也非常重要，可以讓項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)更快地接受組合管理。福特公司開辦了一系列的課程，舉辦"午餐研修會(huì)"，并提供一個(gè)活躍的網(wǎng)站，該網(wǎng)站包括流程概述、模板和常見問題解答等頁面。福特公司項(xiàng)目管理和全球營(yíng)運(yùn)成本主管萊恩(Jon Lane)說："在我們的內(nèi)部網(wǎng)中，這是最繁忙的站點(diǎn)之一。"
好處是巨大的
項(xiàng)目組合管理的擁護(hù)者們說，在采納并運(yùn)行項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)后，企業(yè)會(huì)發(fā)生大量有益的變化。有些公司可以獲得實(shí)實(shí)在在的好處，而對(duì)于其他公司來說，盡管其回報(bào)并不都是看得見、摸得著的，但是項(xiàng)目組合管理確實(shí)非常重要。
羅森斯托克談到，在應(yīng)用項(xiàng)目組合管理的第一年，BNY公司"被拋棄"項(xiàng)目的數(shù)量下降了50%以上(被拋棄項(xiàng)目是指那些在完成前就被中止的項(xiàng)目)。他估計(jì)公司節(jié)省了7,000個(gè)工時(shí)，或者約合3.5萬美元的成本。
項(xiàng)目組合管理的一個(gè)關(guān)鍵好處是使稀缺資源得到集中使用。"組合管理使企業(yè)在困難時(shí)仍可以運(yùn)轉(zhuǎn)良好，"福特汽車公司信貸部北美項(xiàng)目組合分析的主管科爾比(Sally Colby)說，"我們一直都希望削減支出，而現(xiàn)在我們有更合理的方式來實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)。"她說福特公司已成功減少了項(xiàng)目的數(shù)量。
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