審計業(yè)務(wù)檔案的整理方法

　　檔案管理工作看似簡單，其實有許多學(xué)問在里面。下面就為大家整理了一些審計業(yè)務(wù)檔案的整理方法，希望對大家有所幫助!

　　一、分類排序

　　審計項目檔案材料的整理，應(yīng)遵循審計成文規(guī)律和特點，并保持文件材料之間的有機聯(lián)系，按照結(jié)論類、證明類、立項類、備查類四個單元進行排列，并按照“正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后”的原則排序。實踐中按以下單元分類歸檔排序比較合理：

　　第一單元：結(jié)論類文件材料(凡帶★號的條目為必備文件材料)

　　1、上級機關(guān)(領(lǐng)導(dǎo))對審計項目形成的審計報告、審計決定、審計移送及《審計要情》、《專題報告》等審計信息的批示、簽報

　　2、審計情況報告及審計情況報告代擬稿

　　審計結(jié)果報告及審計結(jié)果報告代擬稿

　　審計綜合報告及審計綜合報告代擬稿

　　3、審計報告★

　　審計報告代擬稿

　　審計報告送達回證★

　　業(yè)務(wù)部門復(fù)核意見書★

　　審計組對被審計對象反饋意見的說明

　　被審計單位對審計報告(征求意見稿)的答復(fù)

　　審計報告征求意見書、審計報告征求意見稿及送達回證★

　　審計組審計報告

　　4、審計決定書★

　　審計決定書代擬稿

　　審計決定書送達回證★

　　5、審計移送處理書

　　審計移送處理書代擬稿

　　審計移送處理書送達回證

　　6、審計移送處理書審理意見書

　　審計項目審理意見書★

　　審理意見采納情況說明書

　　7、審計業(yè)務(wù)會議紀(jì)要★

　　8、審計組會議記錄★

　　9、重要管理事項記錄

　　第二單元 證明類文件材料

　　10、被審計單位承諾書★

　　11、匯總工作底稿★

　　12、審計工作底稿及審計證據(jù)★

　　13、審計移送處理書附件原始取證單

　　14、《審計要情》、《專題報告》涉及問題的證據(jù)材料

　　15、舉報問題情況核實材料或取證材料

　　16、查詢被審計單位銀行存款、賬戶有關(guān)資料

　　第三單元 立項類文件資料

　　17、上級審計機關(guān)或本級政府的指令性文件

　　舉報材料及領(lǐng)導(dǎo)批示

　　審計工作方案

　　審計工作方案調(diào)整及相關(guān)材料

　　審計報告模板

　　18、調(diào)查了解記錄★

　　調(diào)查了解記錄及相關(guān)的審計取證

　　19、審計實施方案★

　　審計實施方案調(diào)整說明及相關(guān)材料

　　20、審計通知書及送達回證★

　　審計通知書代擬稿

　　授權(quán)審計通知書

　　第四單元 備查類文件資料

　　21、審計結(jié)果公告

　　22、審計整改情況報告

　　審計整改檢查取證資料

　　被審單位整改情況報告

　　23、審計宣傳信息

　　24、審計工作報告

　　25、相關(guān)部門出臺的管理制度、辦法

　　26、審計移送案件受理、立案、起訴及判決、處理處分材料

　　27、審計評估表、測算表

　　28、被審計單位自查報告或自查表

　　二、加工整理

　　首先應(yīng)檢查每一份檔案資料，察看是否留有充分的裝訂線;其次應(yīng)對紙張破損、幅面不規(guī)則或字跡模糊的檔案材料進行加工處理。具體應(yīng)注意做好以下幾項工作：

　　1、確定每份審計工作底稿及附件審計取證材料的順序，避免把資料放錯位置，同時撤出冗余資料。

　　2、對紙張破損或字跡模糊不清的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進行復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)附在原件后并注明復(fù)制原因。

　　3、幅面過大的檔案材料應(yīng)進行折疊或剪裁，保證每頁最終都為A4紙大小。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。

　　4、幅面過小的材料應(yīng)進行托舉。有些材料幅面太小，無法裝訂，應(yīng)當(dāng)在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。

　　5、裝訂邊線過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。檔案材料一般應(yīng)留夠2厘米的裝訂邊。

　　6、 拆除檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物。

　　三、編寫目錄

　　編寫目錄包括分卷、編頁、編目三個過程：

　　1、分卷。在所有資料都已經(jīng)齊全并且符合歸檔要求時，就可以分卷了。同類檔案如果太厚，應(yīng)該分成多卷裝訂(并于編目時在文件標(biāo)題或備注中注明分卷順序)。分卷裝訂時，必須保證同一份材料分在同一卷中。每卷厚薄以恰好能裝進檔案卷夾為宜，卷夾背脊等整體應(yīng)做到不凹不凸。

　　2、編頁。每卷材料應(yīng)獨立編頁以便于查閱，編寫頁碼要用鉛筆以便于修改;頁碼標(biāo)記應(yīng)在材料的正面右上角、背面左上角，字體不能過大或者過小，過大影響美觀，過小則可能在掃描后的電子檔案中顯示不清晰。

　　3、編目。檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項編寫目錄，做到目錄清楚，填寫準(zhǔn)確。目錄包括順序號、文件作者、收發(fā)文號、頁碼、文件標(biāo)題、文件日期、備注等。填寫“順序號”用阿拉伯?dāng)?shù)字;“文件作者”填寫單位、處科股室或?qū)徲嫿M名稱;“收發(fā)文號”有文號的填寫，沒有的不填;“頁碼”按照編好的頁數(shù)如實填寫;“文件標(biāo)題”根據(jù)材料題目或主要內(nèi)容填寫，標(biāo)題必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點;“文件時間”填寫材料落款的具體年月日時間;“備注”填寫需要說明的情況。

　　四、裝訂成冊

　　裝訂時將檔案目錄置于卷首，卷內(nèi)材料按目錄順序排列，左邊、下邊對齊，置于檔案卷夾在左側(cè)打孔裝訂。裝訂應(yīng)嚴格按照“牢固、整齊、美觀，不丟頁、不錯頁、不倒頁、不壓字、不訂反、不損壞文件、不妨礙使用”的要求進行。

　　拓展：審計檔案的歸納和整理

　　整理檔案預(yù)示項目的結(jié)束，是最后的收尾工作。整理檔案除了要收集資料還有就是把所有的資料按照目錄上的順序整理好，然后編號，裝訂成冊。

　　審計檔案類型分為三種：預(yù)算執(zhí)行及其他專項審計調(diào)查項目、審計綜合目錄卷和縣級以上人員經(jīng)濟責(zé)任審計項目。我們可以根據(jù)項目類別來確定是什么項目。審計檔案由審計檔案封面、目錄、目錄上的明細資料組成。

　　封面的填寫，有審計項目、部門、審計組長、審計時間等。目錄上有案卷題名、審計組組長（通知書指定的審計組組長）、審計時間（審計通知書-審計報告）、歸檔年度（審結(jié)年度）還有文號、責(zé)任人、題名、日期、頁號和密級等。

　　檔案又分為幾單元，一單元是報告、決定、審理意見書、部門復(fù)核意見書、會議紀(jì)要、審計結(jié)果執(zhí)行回單等。二單元是承諾書工作底稿和取證單。第三單元是審計調(diào)查了解情況、實施方案和通知書等。第四單元是被審計單位整改及相關(guān)材料和其他備查重要管理事項記錄。

　　最后，等所有資料收集齊全后，按照檔案目錄的順序整理各項資料，依次排列，排好后又用頁碼機編號，然后用線穿起來整理好。

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