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用Word和Excel制作家長通知書論文
【摘 要】我校每學期期末的學生成績統(tǒng)計、給學生家長填寫通知書，這些繁雜、重復工作給教務處增加了許多工作量。本人經(jīng)過一段時間摸索，利用Excel函數(shù)功能以及Word郵件合并功能，很好地解決了我校成績統(tǒng)計的各種問題，現(xiàn)把使用的方法介紹給大家。
【關鍵詞】Word Excel 數(shù)據(jù)源 函數(shù) 郵件合并
一、建立學生數(shù)據(jù)源
1.啟動Excel 2003，建立學生成績表（如下圖1），并另存在D盤，命名為“機電五班學生成績表”。
2.用SUM函數(shù)統(tǒng)計學生的總分。如：單擊J2單元格；輸入公式“=SUM（C2：I2）”，然后單擊“√”確定；鼠標指向J2單元格右下角控制點成“+”字形后，按住鼠標左鍵拖放直至J11單元格。
3.用AVERAGE函數(shù)計算學生的平均成績。如：單擊K2單元格；輸入公式“=AVERAGE（C2：I3）”，然后單擊“√”確定；鼠標指向K2單元格右下角控制點成“+”字形后，按住鼠標左鍵拖放至K11單元格。
4.根據(jù)平均分用IF函數(shù)定出學生成績優(yōu)、良、中、及格、不及格。如：單擊L2單元格；輸入公式“IF(K2>=90，〞優(yōu)〞，IF(K2>=80，〞良〞，IF(K2>=70，〞中〞，IF(K2>=60，〞合格〞，〞不合格〞））））”然后單擊“√”確定；鼠標指向L2單元格右下角制點成“+”字形后，按住鼠標右鍵拖放至L11單元格。
5.用COUNTIF函數(shù)統(tǒng)計學生的補考科數(shù)。如：單擊M2單元格；輸入公式“=COUNTIF（B3：I3，“<60”）”然后單擊“√”確定；鼠標指向M2單元格右下角制點成“+”字形后，按住鼠標右鍵拖放至M11單元格。
二、創(chuàng)建合并主文檔
1.啟動Word2003，建立文檔（如下圖）
從“工具”菜單中依次選擇“信函和郵件”→“郵件合并”。
2.在郵件合并工具欄任務窗格的“選擇文檔類型”下方，單擊以選擇“信函”。
3.單擊“下一步：正在啟動文檔”。
4.在“選擇開始文檔”下，單擊以選擇“使用當前文檔”。
5.單擊“下一步：選取收件人”。
6.在“使用現(xiàn)有列表”下，單擊“瀏覽”。
三、打開數(shù)據(jù)源
1.選擇D盤中“機電五班學生成績表.xls”文件，單擊打開，然后會再彈出一個“選擇表格”的窗口，要求指定使用哪個工作簿，因為在一個工作簿中有三張工作表，選擇“Sheet1$”，直接點擊確定，完成數(shù)據(jù)源設置。
2.在“郵件合并收件人”對話框中，單擊“確定”。
3.單擊“下一步：撰寫信函”。
四、插入合并域
1.把光標插入點設置在建立的Word文檔插入數(shù)據(jù)的地方（這里要插入學號，就把光標放到學號后面的表格中）。
2.在“撰寫信函”下，單擊“其他項目…”。
3.選擇“字號”，單擊“插入”。
4.重復以上操作，分別將所有的合并域插入相應的位置。（如下圖）
5.單擊“下一步：預覽信函”。
五、完成合并打印
單擊“下一步：完成合并”到此，郵件合并的工作就基本結束了，可以直接打印了，你可以選擇“合并到新文檔”（適用于只有幾十上百條記錄）來把這些信息輸出到一個Doc文檔里面，以后直接打印這個文檔就可以了，也可以選擇“合并到打印機”（適用于成百上千條記錄），并不生成Doc文檔，而是直接打印出來。
參考文獻：
[1]王海燕.淺談中等職業(yè)學校計算機教學[J].山西廣播電視大學學報，2008，(6)：35-36.
[2]李莉貞，張桂林.試論計算機教學中的德育滲透[J].山西廣播電視大學學報，2007，(5).
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