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word快速編輯長(zhǎng)篇文檔的方法
現(xiàn)在大家主要都是用MicrosoftWord來(lái)編輯長(zhǎng)篇文檔(不論各位用哪個(gè)版本，基本功能都是一致的，以下簡(jiǎn)稱(chēng)Word)。如果不能充分Word的一些強(qiáng)大功能，大家在撰寫(xiě)和編輯較長(zhǎng)篇幅的科技長(zhǎng)篇文檔的時(shí)候，可能經(jīng)常要為不斷地調(diào)整格式而煩惱。下面是小編幫大家整理的word快速編輯長(zhǎng)篇文檔的方法，歡迎閱讀與收藏。
一篇長(zhǎng)篇文檔應(yīng)該包括兩個(gè)層次的含義：內(nèi)容與表現(xiàn)，內(nèi)容是指文章作者用來(lái)表達(dá)自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個(gè)文章的章節(jié)段落結(jié)構(gòu)等，表現(xiàn)則是指長(zhǎng)篇文檔頁(yè)面大小、邊距、各種字體、字號(hào)等。相同的內(nèi)容可以有不同的表現(xiàn)，例如一篇文章在不同的出版社出版會(huì)有不同的表現(xiàn)；而不同的內(nèi)容可以使用相同的表現(xiàn)，例如一個(gè)期刊上發(fā)表的所有文章的表現(xiàn)都是相同的。這兩者的關(guān)系不言自明。
筆者認(rèn)為，長(zhǎng)篇文檔“表現(xiàn)”的編輯，是一個(gè)非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作。如果在寫(xiě)長(zhǎng)篇文檔之前，做了各方面的準(zhǔn)備，并按照一定的規(guī)律來(lái)編寫(xiě)和排列，會(huì)起到事半功倍的效果；否則，會(huì)給你帶來(lái)無(wú)窮無(wú)盡的痛苦。筆者根據(jù)自己寫(xiě)碩士長(zhǎng)篇文檔的體驗(yàn)，向各位提供如下建議，供大家參考。
1. 用好樣式
編寫(xiě)長(zhǎng)篇文檔，一定要使用樣式，除了Word原先所提供的標(biāo)題、正文等樣式外，還可以自定義樣式。
如果你發(fā)現(xiàn)自己是用選中文字然后用格式欄來(lái)設(shè)定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的話，最好就定義一個(gè)樣式。對(duì)于相同排版表現(xiàn)的內(nèi)容一定要堅(jiān)持使用統(tǒng)一的樣式，這樣做能大大減少工作量和出錯(cuò)機(jī)會(huì)。如果要對(duì)排版格式（文檔表現(xiàn)）做調(diào)整，只需一次性修改相關(guān)樣式即可。使用樣式的另一個(gè)好處是可以由Word自動(dòng)生成各種目錄和索引。
一般情況下，不論撰寫(xiě)學(xué)術(shù)長(zhǎng)篇文檔或者學(xué)位長(zhǎng)篇文檔，相應(yīng)的雜志社或?qū)W位授予機(jī)構(gòu)都會(huì)根據(jù)其具體要求，給長(zhǎng)篇文檔撰寫(xiě)者一個(gè)清楚的格式要求。比如，要求宋體、小四，行間距17磅等等。這樣，長(zhǎng)篇文檔的撰寫(xiě)者就可以在撰寫(xiě)長(zhǎng)篇文檔前對(duì)樣式進(jìn)行一番設(shè)定，這樣就會(huì)很方便的編寫(xiě)長(zhǎng)篇文檔了。
2. 使用交叉引用設(shè)置編號(hào)
一定不要自己敲編號(hào)，推薦使用交叉引用，否則手動(dòng)輸入的編號(hào)極可能給你文章的修改帶來(lái)無(wú)窮的后患。標(biāo)題的編號(hào)可以通過(guò)設(shè)置標(biāo)題樣式來(lái)實(shí)現(xiàn)，表格和圖形的編號(hào)通過(guò)設(shè)置題注的編號(hào)來(lái)完成。在寫(xiě)“參見(jiàn)第x章、如圖x所示”等字樣時(shí)，不要自己敲編號(hào)，應(yīng)使用交叉引用。這樣做以后，當(dāng)插入或刪除新的內(nèi)容時(shí)，所有的編號(hào)和引用都將自動(dòng)更新，無(wú)需人力維護(hù)。并且可以自動(dòng)生成圖、表目錄。
3. 對(duì)齊
一定不要用手動(dòng)敲空格來(lái)達(dá)到對(duì)齊的目的。只有英文單詞間才會(huì)有空格，中文文檔沒(méi)有空格。所有的對(duì)齊都應(yīng)該利用標(biāo)尺、制表位、對(duì)齊方式和段落的縮進(jìn)等來(lái)進(jìn)行。如果發(fā)現(xiàn)自己手動(dòng)打了空格，一定要謹(jǐn)慎，想想是否可以通過(guò)其他方法來(lái)避免。同理，一定不要通過(guò)敲回車(chē)來(lái)調(diào)整段落的間距。
4. 繪圖技巧
長(zhǎng)篇文檔中會(huì)用到很多圖表，筆者強(qiáng)烈建議長(zhǎng)篇文檔撰寫(xiě)者分清長(zhǎng)篇文檔中的圖形和表格，表格可以使用Word提供的工具進(jìn)行編寫(xiě)，很簡(jiǎn)單，這里就不再贅述了�？驁D和流程圖的編輯，筆者強(qiáng)烈建議使用Office2003中綁定的MicrosoftOfficeVisioProfessional2003畫(huà)。如果不能忍受Visio對(duì)象復(fù)制到Word的速度，還可以試試SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio難，速度卻快多了。
5. 編輯數(shù)學(xué)公式
在長(zhǎng)篇文檔中編輯數(shù)學(xué)公式，個(gè)人建議使用MathType5.0，其實(shí)Word集成的公式編輯器就是它的3.0版。安裝MathType后，Word會(huì)增加一個(gè)菜單項(xiàng)，其功能一目了然。推薦使用MathType的自動(dòng)編號(hào)和引用功能，這樣首先有良好的對(duì)齊效果，還可以自動(dòng)更新編號(hào)。Word正文中插入公式的一個(gè)常見(jiàn)問(wèn)題是把上下行距都撐大了，很不美觀，這部分可以通過(guò)固定行距來(lái)修正。但是要提醒長(zhǎng)篇文檔撰寫(xiě)者，如果你計(jì)算機(jī)上安裝了MathType5.0后，撰寫(xiě)公式的速度非�？欤加蒙倭康腃PU。但是，當(dāng)你準(zhǔn)備打印長(zhǎng)篇文檔的時(shí)候，要記得找個(gè)按照了MathType5.0的計(jì)算機(jī)打印，不然，我們的公式就“不翼而飛”了。
6. 使用分節(jié)符
如果希望在一篇文檔里得到不同的頁(yè)眉、頁(yè)腳、頁(yè)碼格式，可以插入分節(jié)符，并給每一節(jié)設(shè)置不同的格式。
上述六點(diǎn)都是關(guān)于排版的建議，還是要強(qiáng)調(diào)一遍，作者關(guān)心的重點(diǎn)是文章的內(nèi)容，文章的表現(xiàn)就交給Word去處理。如果你發(fā)現(xiàn)自己正在做與文章內(nèi)容無(wú)關(guān)的繁瑣的排版工作，一定要停下來(lái)學(xué)一下Word的幫助，因?yàn)閃ord早已提供了足夠強(qiáng)大的功能。
7. 使用子文檔
學(xué)位長(zhǎng)篇文檔至少要幾十頁(yè)，且包括大量的圖片、公式、表格，比較龐大。如果所有的內(nèi)容都保存在一個(gè)文件里，打開(kāi)、保存、關(guān)閉都需要很長(zhǎng)的時(shí)間，且不保險(xiǎn)。
建議長(zhǎng)篇文檔的每一章保存到一個(gè)子文檔，而在主控文檔中設(shè)置樣式。這樣每個(gè)文件小了，編輯速度快，而且就算文檔損壞，也只有一章的損失，不至于全軍覆滅。建議先建主控文檔，從主控文檔中創(chuàng)建子文檔，個(gè)人感覺(jué)比先寫(xiě)子文檔再插入到主控文檔要好。
8. 及時(shí)保存、多做備份
設(shè)置自動(dòng)保存，還有一有空就Ctrl+S。
不但Word不可靠，Windows也不可靠，每天的工作都要有備份才好。Word提供了版本管理的功能，將一個(gè)文檔的各個(gè)版本保存到一個(gè)文件里，并提供比較合并等功能。不過(guò)保存幾個(gè)版本后文件就大得不得了，而且一個(gè)文件損壞后所有的版本都沒(méi)了，個(gè)人感覺(jué)不實(shí)用。還是多處備份吧。
另外提醒一下，插入的圖片、和公式最好單獨(dú)保存到文件里另做備份。否則，哪天打文檔時(shí)發(fā)現(xiàn)自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉，哭都來(lái)不及了。
9. 大綱視圖與文檔結(jié)構(gòu)圖
使用大綱視圖寫(xiě)文章的提綱，調(diào)整章節(jié)順序比較方便。
使用文檔結(jié)構(gòu)圖讓你方便地定位章節(jié)。
上面的建議并不全面，但相信比較管用，希望各位長(zhǎng)篇文檔撰寫(xiě)者能從中有所收獲。如果還有疑問(wèn)，自己花些時(shí)間研究一下Word的幫助，相信會(huì)有事半功倍的效果。
拓展相關(guān)：Word文檔無(wú)法編輯和復(fù)制的解決辦法
有時(shí)候從網(wǎng)上下載的word文檔，只能看，不能編輯也不能復(fù)制，看起來(lái)很不爽，那是因?yàn)槲臋n的作者進(jìn)行了加密限制對(duì)文檔的任何編輯，需要輸入密碼解除保護(hù)，那么在不知道密碼的情況下怎么解決這個(gè)問(wèn)題呢?
打開(kāi)一個(gè)word文檔，發(fā)現(xiàn)很多命令都是灰的，意味著無(wú)法進(jìn)行任何操作，只能看。
第一種辦法，點(diǎn)擊文件，另存為，彈出對(duì)話框，在保存類(lèi)型中選擇文本文檔，點(diǎn)擊確定，彈出兩個(gè)設(shè)置窗口都確定，然后桌面就會(huì)生成一個(gè)同名的txt文檔。
打開(kāi)txt文檔，對(duì)比看看，內(nèi)容都是一樣，只是沒(méi)有格式，沒(méi)有圖片，沒(méi)有表格，但至少東西可以隨意編輯了，如果需要保留圖片格式等，那就要用到下面的絕招了。
同樣另存為，彈出窗口中選擇網(wǎng)頁(yè)文件，點(diǎn)擊確定，之后也是幾個(gè)設(shè)置窗口，都點(diǎn)確定，然后就會(huì)在桌面生成一個(gè)同名的htm文件，這時(shí)候再打開(kāi)這個(gè)文件，記住不能直接雙擊打開(kāi)，還是用word打開(kāi)的話仍然不能編輯，這時(shí)候郵件打開(kāi)方式里面選擇瀏覽器
在瀏覽器中打開(kāi)后，發(fā)現(xiàn)文檔原汁原味的出來(lái)了，可以復(fù)制，打開(kāi)一個(gè)新word文檔復(fù)制粘貼到里頭就可以編輯和復(fù)制了。
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