運(yùn)用word修訂的方法介紹

時(shí)間：2024-05-21 04:38:28 office辦公我要投稿

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運(yùn)用word修訂的方法介紹

　　在共享文檔提交審閱時(shí)，Word 能跟蹤每個(gè)用戶所作的修訂，并在每個(gè)用戶都保存之后將所有的修訂記錄起來。如果不止一個(gè)人對(duì)文檔中的同一個(gè)區(qū)域進(jìn)行了操作，Word 會(huì)分辨有沖突的修訂，詢問用戶是否接受前面用戶所作的修訂。

　　修訂標(biāo)記能夠讓作者跟蹤多位審閱者對(duì)文檔所做的修改，這樣作者可以一個(gè)接一個(gè)地復(fù)審這些修改并用約定的原則來接受或者拒絕所做的修訂。

　　10.3.1 使用修訂標(biāo)記

　　使用修訂標(biāo)記，即是對(duì)文檔進(jìn)行插入、刪除、替換以及移動(dòng)等編輯操作時(shí)，使用一種特殊的標(biāo)記來記錄所做的修改，以便于其他用戶或者原作者知道文檔所做的修改，這樣作者還可以根據(jù)實(shí)際情況決定是否接受這些修訂。

　　使用修訂標(biāo)記來記錄對(duì)文檔的修改，需要設(shè)置文檔使其進(jìn)入修訂狀態(tài)，可以按照如下方法進(jìn)行：

　　（1）打開要做修訂的文檔。

　�。�2）選擇【工具】菜單項(xiàng)中的【修訂】菜單項(xiàng)，再從級(jí)聯(lián)菜單中選擇【突出顯示修訂】菜單項(xiàng)，打開如圖10-7 所示的【突出顯示修訂】對(duì)話框。

　�。�3）單擊選中【編輯時(shí)標(biāo)記修訂】復(fù)選框。同時(shí)選中【在屏幕上突出顯示修訂】復(fù)選框，可以在修改處顯示修訂標(biāo)記。如果選中了【在打印出的文檔中突出顯示修訂】復(fù)選框，可以在打印文檔的同時(shí)打印文檔的修訂標(biāo)記。

　�。�4）單擊【確定】按鈕。

　　用戶也可以在狀態(tài)欄中雙擊標(biāo)記，使該標(biāo)記激活為，此時(shí)文檔也進(jìn)入修訂狀態(tài)。進(jìn)入修訂狀態(tài)的文檔，當(dāng)對(duì)文檔進(jìn)行編輯操作時(shí)，會(huì)以修訂標(biāo)記來顯示，如圖10-8 所示。

　　10.3.2 設(shè)置修訂標(biāo)記選項(xiàng)

　　默認(rèn)情況下，Word 用單下劃線編輯添加的部分，用刪除線標(biāo)記刪除的部分。用戶也可以根據(jù)需要來自定義修訂標(biāo)記。如果是多位審閱者在審閱一篇文檔，更需要使用不同的標(biāo)記顏色以互相區(qū)分，所以用戶有時(shí)需要對(duì)修訂標(biāo)記進(jìn)行設(shè)置，設(shè)置修訂標(biāo)記選項(xiàng)步驟如下：

　�。�1）單擊【突出顯示修訂】對(duì)話框的【選項(xiàng)】按鈕，或者單擊【工具】菜單中的【選項(xiàng)】菜單項(xiàng)，在彈出的【選項(xiàng)】對(duì)話框中選擇【修訂】選項(xiàng)卡，如圖10-9 所示。

　�。�2）根據(jù)用戶的需要，分別對(duì)【插入的文字】、【刪除的文字】、【修改過的格式】和【修改過的行】選擇標(biāo)記和顏色。

　�。�3）單擊【確定】按鈕。

　　10.3.3 接受或者拒絕修訂

　　文檔進(jìn)行了修訂后，可以決定是否接受這些修改，步驟如下：

　�。�1）單擊【工具】菜單中的【修訂】菜單項(xiàng)，再從級(jí)聯(lián)菜單中選擇【接受或拒絕修訂】菜單項(xiàng)，出現(xiàn)如圖10-10 所示的【接受或拒絕修訂】對(duì)話框。

　�。�2）如果接受當(dāng)前的修訂，單擊【接受】按鈕。如果接受全部的修訂，則單擊【全部接受】按鈕。

　�。�3）如果不接受當(dāng)前的修訂，單擊【拒絕】按鈕，如果不接受全部的修訂，則單擊【全部拒絕】按鈕即可。

　�。�4）要按順序把修訂的地方逐項(xiàng)審閱，單擊按鈕可以向前查找前一處修訂，單擊按鈕可以向后查找下一處修訂。

　　10.3.4 比較審閱后的文檔

　　如果審閱者直接修改了文檔，而沒有讓W(xué)ord 加上修訂標(biāo)記，此時(shí)可以用原來的文檔對(duì)修改后的文檔進(jìn)行比較，以查看哪些地方進(jìn) 行了修改。步驟如下：

　�。�1）選擇【工具】菜單中的【修訂】菜單項(xiàng)，然后從其級(jí)聯(lián)菜單中選擇【比較文檔】。