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excel職場的必備的函數(shù)
如果我們把工作職場也當作一個Excel水平的競技場，大家覺得憑借自己已經(jīng)掌握的這些函數(shù)卡牌可以站上哪一級呢?有沒有哪些函數(shù)或者函數(shù)的組合是在某個層級上的必備之選呢?那么接下來的時間呢，小編就來為大家描繪一下職場當中的Excel水平層級劃分，同時呢根據(jù)各個層級為大家推薦一些最有必要了解和掌握的函數(shù)和公式技巧。
1級競技場
我們首先看到的是1級競技場，也就是最初級的水平。在這個層級當中的需求呢，通常是一些最基本的統(tǒng)計需求，例如求和、統(tǒng)計個數(shù)、求平均值、最大值、最小值等等;有時候還需要在統(tǒng)計的基礎上對結(jié)果的精度做一些調(diào)整，例如四舍五入并保留幾位小數(shù)，或者直接保留整數(shù)結(jié)果等等。
那么在這里需要用到的就是跟這些統(tǒng)計需求相關的函數(shù)，比如SUM求和函數(shù)和COUNT/COUNTA計數(shù)函數(shù)，就是使用頻率很高的函數(shù)，就好像哥布林兩兄弟一樣。
這幾個函數(shù)都非常簡單易用，掌握這些函數(shù)幾乎不需要具備什么背景知識或技巧，使用Excel的自動求和功能甚至可以幫你自動生成這些函數(shù)公式。
這里唯一需要提醒的，就是要注意COUNT函數(shù)和COUNTA函數(shù)的區(qū)別。這兩個函數(shù)都是用來統(tǒng)計個數(shù)，但前者的統(tǒng)計對象只有數(shù)值，而后者會把其他類型的數(shù)據(jù)單元格也包含其中，只要不是空白單元格，就都會統(tǒng)計進去。
COUNT函數(shù)和COUNTA函數(shù)的區(qū)別
例如上面這張圖當中，同樣都是對7個單元格進行統(tǒng)計，但COUNT函數(shù)的眼里只有那三個數(shù)字，剩下的幾個名字都被忽略了;而COUNTA函數(shù)就把包含數(shù)字和名字的這幾個單元格一股腦兒統(tǒng)計在內(nèi)，只把空白單元格排除在外。COUNTA函數(shù)名稱當中的字母A可以看作是英文“All”全部、所有的意思。
2級競技場
接下來進入2級競技場。從這一級開始，才算是真正踏上函數(shù)公式的道路了。在這里，你需要了解一些有關于函數(shù)參數(shù)的知識，學會讀懂函數(shù)的語法(沒錯，函數(shù)公式就像遣詞造句一樣，也有語法規(guī)則)，了解每個參數(shù)的具體含義是什么，以及參數(shù)的不同設置會對結(jié)果產(chǎn)生什么樣的影響。
在這一級別當中，你需要掌握一些簡單的文本處理公式技巧;
了解和掌握多個函數(shù)嵌套組合的使用方法，函數(shù)就像卡牌，組合起來使用才更具威力;
學會使用IF函數(shù)進行一些簡單的邏輯判斷;
除了獲取最大值和最小值之外，還會使用LARGE或SMALL函數(shù)提取任意排名中的數(shù)據(jù);
除此之外，如果需要進行排班、抽簽等涉及公平性、隨機性方面的事務，你還有必要了解一下隨機函數(shù)RAND。
野豬騎士是游戲中很多人喜歡使用的一張卡牌，進攻非常犀利。類似的，在對文本字符串進行拆分處理的一些問題當中，LEFT、MID和RIGHT這幾個函數(shù)也是出場頻率最高的函數(shù)，簡單而實用。但在一些現(xiàn)實工作當中，各種情況復雜多變，光靠前面這三個函數(shù)往往無法做到靈活處理，還需要搭配LEN函數(shù)、FIND函數(shù)等一些函數(shù)來進行配合使用。這就好比野豬同樣也需要搭配閃電或冰凍法術來使用一樣。
來舉兩個例子。
文本處理案例一
第一個例子，有B列這樣一列文本，每個單元格的內(nèi)容是兩個站點的名稱，需要將其中的兩個名稱分別提取出來，生成C列和D列這樣的結(jié)果。這里由于每個站點名稱的長度都不盡相同，如果單純使用LEFT或RIGHT函數(shù)很難找到一個統(tǒng)一的第二參數(shù)一次性得到全部對象的提取結(jié)果。
因此更科學高效的方案是利用每兩個站點名稱當中出現(xiàn)的標志性字符“至”，比如“新天地至南京西路”中間的“至”、“上海圖書館至靜安寺”中間的“至”，利用這個字的分隔性作用，借助FIND函數(shù)來找到這個字的所在位置，再根據(jù)這個位置進行一些調(diào)整，這樣就能夠確定LEFT或RIGHT函數(shù)所需要的第二參數(shù)的具體取值了。我們來看一下下面這張圖：
先通過FIND函數(shù)先查找“至”字所在的位置，將這個位置減去1，就是左側(cè)站點名稱的長度;類似的，如果將整個字符串的長度減去“至”的位置，就可以確定右側(cè)站點名稱的長度。有了這兩個長度結(jié)果，最后再使用LEFT和RIGHT函數(shù)就可以分別提取出左側(cè)站點和右側(cè)站點的名稱了。
所以最終的解決方案可以是下面圖中這個樣子的，C列使用第12行中所顯示的公式，D列的公式顯示在第13行當中：
再來看第二個例子：
文本處理案例二
第二個例子，B列當中有中文和英文數(shù)字混排的字符串，比較有規(guī)律的地方在于中文字符都在左側(cè)，而字母和數(shù)字都出現(xiàn)在右側(cè)，沒有相互混雜的情況，現(xiàn)在需要把這兩部分分別提取出來，生成C列和D列這樣的結(jié)果。這個問題應該如何處理呢?
需要說明的是，到目前為止，Excel當中還沒有能夠自動識別中文還是英文的這樣一個函數(shù)，但是中文字符和英文字符以及數(shù)字之間，存在一個比較隱蔽的差異，就是中文字符都是全角字符，每個字符包含兩個字節(jié);而普通的英文數(shù)字都是半角字符，每個字符只包含一個字節(jié)。利用這個特性，我們可以使用LEN函數(shù)和LENB函數(shù)分別測量出目標字符串中的字符個數(shù)和字節(jié)個數(shù)，兩者對比產(chǎn)生的差異，就可以反映出其中中文字符的個數(shù)了。
具體的原理可以看一下下面這張圖：
使用LENB函數(shù)可以獲取整個字符串當中所包含的字節(jié)數(shù)，比如圖上的這些A就代表了字節(jié);而使用LEN函數(shù)可以獲取整個字符串當中的字符個數(shù)，這張圖上的這些B就代表了字符;可以很明顯的看出來，每個漢字會多出一個A，因此A的總數(shù)量會比B的數(shù)量多出4個，也就是其中漢字的個數(shù)。所以，漢字的個數(shù)就等于字節(jié)數(shù)減去字符數(shù)。
所以最終的解決方案可以是上面圖中的這個樣子，通過LENB和LEN函數(shù)分別獲取字符串中的字節(jié)個數(shù)和字符個數(shù)，通過兩者的差值得到漢字個數(shù)，再用LEFT函數(shù)將其提取出來;另一方面，英文和數(shù)字的個數(shù)就等于總字符個數(shù)減去漢字個數(shù)，做一下數(shù)學換算可以知道實際就等價于兩倍的字符個數(shù)減去字節(jié)個數(shù)，獲取到這個結(jié)果以后就可以使用RIGHT函數(shù)提取出右邊的這些字母和數(shù)字，這樣就能實現(xiàn)中英文的分離處理了。
所以通過上面的兩個例子，我們可以了解到對于一些復雜的字符串處理問題，通常都需要多種不同功能的文本處理函數(shù)一起協(xié)同工作、配合使用，才能有效的達到目的。
3級競技場
接下來進入到3級競技場，到了這一層級，就有必要掌握一些有關于日期時間數(shù)據(jù)的處理方法了。在工作當中很多數(shù)據(jù)都是跟日期相關的，比如每天的進銷存數(shù)據(jù)、每天每個時刻的用戶訪問數(shù)據(jù)、項目計劃的時間安排等等，要對這類數(shù)據(jù)進行有效處理分析，就有必要了解日期的相關背景知識。其中包括日期和數(shù)值之間的轉(zhuǎn)換關系、日期的規(guī)范化處理以及日期相關的運算方法等等�！ �
其實，在Excel當中，日期的實質(zhì)就是從1900年1月1日這天開始每天累計遞增的一個數(shù)字，了解了這個本質(zhì)特性之后，日期的常規(guī)運算都可以轉(zhuǎn)化成數(shù)學上簡單的算術運算。要處理一些更復雜的日期換算呢就需要用到圖上所顯示的這些常用的日期函數(shù)了，但這些日期函數(shù)在使用上也都算不上復雜，只有一些簡單的參數(shù)設置。
YEAR/MONTH/DAY函數(shù)可以從日期當中分別拆分出年/月/日信息;
TODAY和NOW函數(shù)可以自動獲取系統(tǒng)當前的日期和時間，可以用于建立一些具備到期提醒功能的自動化模型;WEEKDAY和WEEKNUM可以處理與星期相關的問題;
而WORKDAY和NETWORKDAYS函數(shù)則主要進行跟工作日有關的運算。
這里我選擇了一些有時間限制的游戲卡牌作為他們的象征。
其中值得特別一提的是WORKDAY函數(shù)，它可以用來推算若干個工作日以后的具體日期，在一些項目管理的場景中應用較多。在常規(guī)的用法當中，這個函數(shù)對工作日的定義就是一周當中排除掉周六和周日以后的其他幾天。比如下面圖中所顯示的這個例子：
工作日計算案例
2016年4月25日之后的第10個工作日的日期，使用WORKDAY函數(shù)得到的結(jié)果是2016年5月9日，實際上就是把這段日期當中所包含的四個周六和周日都排除在外了，可以看一下下面這張圖的示意：
但是除了常規(guī)的周六周日之外，有時候也會有一些法定假日不能算在工作日之內(nèi)，比如今年的五一節(jié)，除了30號和1號之外，五月二號禮拜一也是安排為假日。在這種情況下，如何可以把法定假日也排除在外，正確的推算工作日日期呢?
在這種情況下就可以利用WORKDAY函數(shù)隱含的第三個參數(shù)，來為函數(shù)指定一些需要特殊處理的非周末假期。具體操作方法是將這些非周末假期羅列在表格當中，然后使用WORKDAY函數(shù)時將第三參數(shù)引用這個羅列了假期的單元格區(qū)域，就可以正確計算了。具體公式可以看下面這張圖。與此類似，NETWORKDAYS函數(shù)也可以在計算工作日天數(shù)時排除一些特定的假期。
下面這張圖就示意了定義過特殊假期以后，WORKDAY函數(shù)的實際運算方式：
從這個案例當中，可以了解到，有些函數(shù)會包含一些比較隱蔽的參數(shù)，這些參數(shù)在平常函數(shù)的使用中可以不參與不出現(xiàn)，所以往往容易被人忽略，但有一些時候這些參數(shù)卻能起到非常重要的作用，除了上面提到的WORKDAY、NETWORKDAYS函數(shù)之外，類似的情況還有RANK函數(shù)的第3個參數(shù)、FIND函數(shù)的第3個參數(shù)、SUBSTITUTE函數(shù)的第4個參數(shù)等等。
下面圖片當中簡單羅列了這些需要注意的函數(shù)：
包含可忽略參數(shù)的函數(shù)
圖上這些函數(shù)當中都包含了比較隱蔽的參數(shù)，這些參數(shù)平時可以忽略掉，也就是不去使用，但是不應該忽視他們的作用，說不定什么時候就用得上了。
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