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四級秘書資格考試考點整理:會議材料與用品

時間:2024-11-09 04:57:47 秘書資格 我要投稿
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2016四級秘書資格考試考點整理:會議材料與用品

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2016四級秘書資格考試考點整理:會議材料與用品

  會議材料與用品

  準備會議資料、會議用品

  (一)會議資料的類型和準備

  1、會議資料的類型

  (1)來賓資料:會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料。

  (2)會議資料:開會的請示、提交會議審批的文件、會上用的文件、會議宣傳性文件。

  (3)溝通資料:來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務(wù)組成員通訊錄。

  2、會議資料的準備

  (1)來賓資料袋內(nèi)容:會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號、餐券等。

  (2)會務(wù)資料內(nèi)容:接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務(wù)組成員通訊錄。

  (3)溝通資料內(nèi)容:會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議協(xié)議和合同以及相關(guān)資料。

  (二)會議用品的類型和準備

  1、會議用品的類型

  (1)必備用品和設(shè)備是指各類會議都需要的用品和設(shè)備。

  1)會議內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像等設(shè)備以及必要的安全設(shè)施等。

  2)常用物資有電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、照相機、攝像機或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

  (2)特殊用品是指一些特殊類型的會議所需用品和設(shè)備。例如,選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會經(jīng)常需要的特殊用品和設(shè)備,如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊、鮮花等。

  2、準備會議用品

  (1)檢查空調(diào)設(shè)備,必要時做好開機準備,一般要在會議前兩小時預(yù)熱或預(yù)冷。

  (2)檢查好燈光、擴音設(shè)備。

  (3)檢查黑板、白板,確保已擦干凈,準備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

  (4)如有陌生人或外來人參加會議,擺放好姓名牌,注意文字大小適當,清楚易認。

  (5)在每人座位前擺放紙筆。

  (6)多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設(shè)備等。

  (7)如果有選舉、表決、表彰的議程,還需要準備好投票箱、計數(shù)設(shè)備和獎勵用品。

  (8)會期較長的會議,要安排好茶水飲料,并指定專人服務(wù)。

  (9)如果是電話、廣播會議,須提前檢查線路,保證音響效果良好。

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