2016年關(guān)于秘書資格綜合練習(xí)題

　　關(guān)于上海秘書資格考試很快就要舉行了，為了幫助考生們更順利地參加秘書資格考試，下面是YJBYS小編為大家搜索整理的關(guān)于2016年關(guān)于秘書資格綜合練習(xí)題，歡迎參考學(xué)習(xí)，希望對大家有所幫助!

　　論述題

　　1、公務(wù)秘書具有的特點。

　　【參考答案】公務(wù)秘書具有以下特點：

　　(1)從所有制上看， 公務(wù)秘書所在的組織一般為公有制單位， 包括全民所有制和集體所有制單位;

　　(2)從人事制度上看，公務(wù)秘書的錄用、考核、晉升、獎懲和福利待遇等，均由國家統(tǒng)一管理;

　　(3)從經(jīng)濟來源上看，公務(wù)秘書的勞動報酬，一律由國家或集體支付。

　　2、秘書的層次大致怎樣劃分的?

　　【參考答案】一是從組織級別上區(qū)分，二是從輔助功能上區(qū)分，三是從職位分類上區(qū)分。

　　3、我國秘書機構(gòu)的組織模式有哪些種類?各有優(yōu)點與缺點?

　　【參考答案】我國的秘書機構(gòu)，大體上有以下三種模式： 因人分設(shè)制，即根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的職務(wù)分工，分設(shè)相應(yīng)的秘書機構(gòu)。因人分設(shè)的長處是更便于領(lǐng)導(dǎo) 工作的需要，更易于秘書機構(gòu)功能的發(fā)揮;不足之處是增加了管理層次，助長了越級領(lǐng)導(dǎo)，也為官 僚主義提供了可能。 因事分設(shè)制，即根據(jù)秘書工作的業(yè)務(wù)范圍，分設(shè)相應(yīng)的秘書機構(gòu)。因事分設(shè)制的長處是更便于 秘書機構(gòu)的科學(xué)管理，更利于秘書工作的規(guī)范化建設(shè)，更易于秘書工作質(zhì)量的提高;不足之處是不 便于直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。如果協(xié)調(diào)不當(dāng)，還會有工作失調(diào)的可能。 混合分設(shè)制，即同時兼有因人分設(shè)制和因事分設(shè)制的一種組織模式。混合分設(shè)制的長處是既便 于為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，又便于為機關(guān)工作服務(wù)。不足之處是輔助的重點不突出，機構(gòu)的建設(shè)比較困難。

　　4、試述秘書在決策中應(yīng)遵循的原則。

　　【參考答案】

　�、俣ㄎ辉瓌t——在決策過程中，秘書人員要始終將自己置于輔助的位置上，一切從“謀” 的地位出發(fā)，做到謀而不亂。秘書人員作為決策的輔助力量。只能充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手，絕無 決斷的權(quán)力和義務(wù)。

　�、诔�前原則——為了實現(xiàn)決策的科學(xué)化， 秘書人員應(yīng)堅持輔助決策的超前原則。所謂超前原則， 就是要以預(yù)見的眼力和預(yù)測的本領(lǐng)， 多考慮未來 的需要， 地提供未來 的信息， 多擬訂 “防范措施” ， 發(fā)揮超前服務(wù)的作用。

　�、巯到y(tǒng)原則——秘書人員在輔助決策時，要有全局觀念和整體思維能力;要善于觀察和把握決 策的內(nèi)外部環(huán)境，以及各種關(guān)系的發(fā)展和變化;要盡職盡責(zé)做好決策 過程中的各項事務(wù)工作，特別 是各項協(xié)調(diào)工作，以保證領(lǐng)導(dǎo)的決策的整體效能。

　�、苄畔⒃瓌t——在決策的每個環(huán)節(jié)上，秘書 人員要十分重視信息工作，為領(lǐng)導(dǎo)者收集、加工、 處理和提供 有價值的信息。

　�、葜G諍原則——秘書 人員應(yīng)本著對事業(yè)、對群眾極端負(fù)責(zé)的態(tài)度，實事求是地向領(lǐng)導(dǎo)者進言， 直言不諱地提出自己的意見和建議。

　　5、如何正確接受和領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖?

　　【參考答案】

　　①領(lǐng)導(dǎo)意圖就是領(lǐng)導(dǎo)者對某一問題的意見、傾向和企圖，即領(lǐng)導(dǎo)工作的基本思想。正確接 受和領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖是對秘書人員的基本要求，是秘書發(fā)揮參謀助手作用的前提和基礎(chǔ)，是提高秘書 工作效率和質(zhì)量的重要保證。要正確接受和領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，就要從把握領(lǐng)導(dǎo)工作的熱點上領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo) 意圖;從把握領(lǐng)導(dǎo)思想的閃光點上領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖;從不同角度捕捉和領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖;從把握領(lǐng)導(dǎo)個 性特點中領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖;從把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的實質(zhì)上領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。

　�、趶牟煌�角度捕捉和領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，是指：一要善于緊緊抓住領(lǐng)導(dǎo)意圖的要點與核心，把領(lǐng)導(dǎo) 意圖同上級指示精神和下級實際情況進行比較分析，做到上下一致，有理有據(jù);二要善于以主要領(lǐng) 導(dǎo)人的思想為主線，多力面吸收其他領(lǐng)導(dǎo)人的意見，集思廣益，綜合歸納，以形成領(lǐng)導(dǎo)集體的意圖。

　　③領(lǐng)導(dǎo)意圖有明示性意圖和暗示性意圖、確定性意圖和非確定性意圖、總體工作意圖和具體工 作意圖之分。無論哪種領(lǐng)導(dǎo)意圖，秘書都要注意把握其精神實質(zhì)，認(rèn)真貫徹落實。為此應(yīng)注意：對 明示性意圖，要堅決照辦;對暗示性意圖.要心領(lǐng)神會;對非確定性意圖，要補充完善;對確定性 意圖，要如實貫徹;對總體工作意圖，要始終遵循;對具體工作意圖，要靈活執(zhí)行。

　　6、管理中的秘書活動有哪些?

　　【參考答案】在計劃、指揮和控制等管理職能中，有一系列的秘書活動。 計劃中的秘書活動，即機關(guān)或部門工作計劃中的秘書活動。圍繞工作計劃的制定，秘書機構(gòu)的 具體職能有：積累信息資料，搜集與掌握與計劃有關(guān)的信息資料，是制定計劃的基礎(chǔ)工作;推動部 門計劃，部門工作計劃的質(zhì)量如何，直接關(guān)系到機關(guān)綜合計劃的制定;擬制綜合計劃，機關(guān)年度工 作計劃一般具有全局性、層次性的特征，制定好綜合計劃，對于實施科學(xué)決策，實現(xiàn)共同目標(biāo)和增 強管理效益等，都具有重要意義。 指揮中的秘書活動，指揮同其他管理職能一樣，也離不開秘書人員的參謀、助手作用，其中秘 書機構(gòu)的具體職能有：傳達(dá)上級指令，在形成指令和下達(dá)指令的過程中，秘書人員要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的 授意或授權(quán)，主動做好有關(guān)輔助工作;調(diào)查下級反映，在指揮開始以后，秘書人員要及時調(diào)查下級 人員，特別是下級領(lǐng)導(dǎo)者對指揮的具體反映，以及執(zhí)行情況，從中分析他們對指揮的傾向和態(tài)度; 協(xié)調(diào)指揮活動，任何指揮在其實施過程中，都會出現(xiàn)這樣或那樣的問題，產(chǎn)生這樣或那樣的矛盾， 秘書人員的協(xié)調(diào)指揮，就成為重要任務(wù)。 控制中的秘書活動，有三個基本步驟：確定控制標(biāo)準(zhǔn)、衡量實際工作成效、發(fā)現(xiàn)和糾正偏差， 圍繞控制的基本程序，有以下秘書工作：擬定控制標(biāo)準(zhǔn)，由于各種計劃的詳盡程度不同，以及計劃 本身所具有的一般性和輪廓性等特點，要根據(jù)控制工作的需要，制定專門的控制標(biāo)準(zhǔn);獲取偏差信 息，所謂偏差信息就是實際成效與標(biāo)準(zhǔn)間的差距;協(xié)助糾正偏差，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)得糾正偏差，是控制中 的又一項重要的秘書工作。

　　7、試論改進會風(fēng)。

　　【參考答案】不少會議的會風(fēng)存在著比較嚴(yán)重的問題，亟需改進。會風(fēng)中存在的主要問題有：

　�、贂�議過多過重的現(xiàn)象十分嚴(yán)重，會議的思想作風(fēng)和工作作風(fēng)令人擔(dān)憂。

　�、跁�期過長，規(guī)模過大，規(guī)模過高;

　�、劢栝_會之名進行吃喝玩樂，鋪張浪費，甚至濫發(fā)財物; ④會議紀(jì)律松懈，遲到、缺席現(xiàn)象普遍;

　�、輹�議內(nèi)容空乏，搞形式主義，作表面文章;

　�、拮h而不決，決而不行，行而不查。

　　以上種種，大大妨礙了會議的成效，必須予以重視并加以改進。改進會風(fēng)的途徑包括：

　　①樹立正確的會議觀念，倡導(dǎo)開會中的務(wù)實精神和負(fù)責(zé)精神。

　　②建立健全會議的法規(guī)制度，破除形式主義，力戒官場習(xí)氣，注重會議成效，實現(xiàn)會議的科學(xué) 化、規(guī)范化和制度化。

　�、圩兏飼�議的方式和手段。在方式上可采用現(xiàn)場辦公會、對話會、午餐會、限時發(fā)言開會、站著開會等方式;在手段上，可多借助廣播、電視、電話 、計算機等現(xiàn)代化通訊手段開會。

　　8、秘書受權(quán)談判時如何把握自身的雙重角色?

　　【參考答案】在受權(quán)談判的過程中，秘書承擔(dān)的角色具有明顯的雙重性。作為一名秘書，要充分意識到 自己在談判中的角色，自覺使自己的心理和行為與角色的內(nèi)涵相一致。 在受權(quán)談判中，秘書人員既是本次談判的組織者、負(fù)責(zé)者，又是領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)授意的體現(xiàn)者、執(zhí)行 者，不僅要組織管理好整個談判的全過程，而且要不斷、深入地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，使自己的思維和行 為緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)活動的需要來進行。這種雙重角色，要求受權(quán)談判中的秘書必須樹立這樣兩種意識： 一是輔助意識，即要認(rèn)識到自己始終是一名秘書，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，是為領(lǐng)導(dǎo)活動服務(wù)的。 二是創(chuàng)造意識，即要在充分領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖的基礎(chǔ)上、勇于進取、大膽創(chuàng)新、敢于負(fù)責(zé)，在談判 中發(fā)揮積極性和創(chuàng)造性。

　　9、試論接待工作的一般程序。

　　【參考答案】收集來賓情況，判斷來意。秘書人員可通過閱讀有關(guān)機構(gòu)的接待通知、信函或查閱來訪者 進行初步的接觸與交談，從中收集來訪者的人數(shù)、時間、任務(wù)和目的，了解來賓的姓名、性別、年 齡、民族、身份和職務(wù)等。 擬定接待方案。主要內(nèi)容有：接待方案、接待規(guī)格、接待日程安排、接待形式、接待經(jīng)費、生活安排等。 準(zhǔn)備接待配料，如匯報材料、發(fā)言材料、參考材料、歡迎詞、祝酒詞、協(xié)議書、會議記要等。 組織雙方活動，組織工作的重點有：迎接、拜會、宴請、會議、參觀、游覽、送別、以及吃、 住、行和安全保衛(wèi)等。 處理善后工作，如總結(jié)本次接待工作的經(jīng)驗、教訓(xùn)，向領(lǐng)導(dǎo)者進行報告，結(jié)算有關(guān)費用，對接 待中的文字材料進行處理和立卷、歸檔等。

　　10、企業(yè)秘書人員素質(zhì)的基本要求。

　　【參考答案】企業(yè)秘書應(yīng)具備企業(yè)家式的眼光和頭腦;企業(yè)秘書必須適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟;企業(yè)秘書 必須掌握現(xiàn)代管理原理和原則、企業(yè)秘書必須具有信息處理能力、企業(yè)秘書必須提高公關(guān)本領(lǐng)。

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