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秘書的基本定義
秘書作為行政職能部門，承辦著“辦文、辦事、辦會(huì)”的職責(zé)，它的工作任務(wù)非常繁多而且要求細(xì)節(jié)化，那么秘書的基本定義你又了解嗎?一起來看看吧!
一、“秘書”應(yīng)認(rèn)定為是一種職務(wù)
這是針對(duì)學(xué)術(shù)界有人提到的秘書是一種職位、職業(yè)、職稱而言的。把秘書界定在一種職位、職業(yè)或職稱上并非錯(cuò)誤。但是界定在職務(wù)上更符合它的本義，最具實(shí)質(zhì)意義。
二、秘書與領(lǐng)導(dǎo)者保持著盡小的空間
在“秘書”定義中，有不少關(guān)于秘書與領(lǐng)導(dǎo)空間位置的表述，大多為"秘書身處領(lǐng)導(dǎo)近身"等詞句�！�(yīng)該說，它反映了一種客觀狀況，表明了秘書與領(lǐng)導(dǎo)保持著盡小空間的事實(shí)。但是，這種表述不全面，因?yàn)樗鼉H僅從物質(zhì)空間這方面描述了兩者距離的接近，而忽視了他們?cè)诰窨臻g上具有著同樣接近的另一面。
三、秘書“以文字材料的處理為主要特征”
在傳統(tǒng)觀念中，秘書常常與秀才聯(lián)系在一起，什么是秘書--秘書就是搞文字工作的，寫東西的。以后，秘書學(xué)科的建立，人們?cè)诶硇缘母叨扰ψ鞒隹茖W(xué)概括的時(shí)候，也始終沒有忘記秘書的文牘性，只是把“制掌文書”與“事務(wù)處理”--一同作為了秘書的根本特征加以揭示。應(yīng)當(dāng)看到，這是認(rèn)識(shí)上的一大變化，是客觀對(duì)象發(fā)展的及時(shí)反映。然而，從理論上和實(shí)踐中來分析，這一認(rèn)識(shí)又存在著兩個(gè)問題。
一是按邏輯學(xué)分析，“制掌文書”與“處理事務(wù)”這兩個(gè)概念顯然不相互排斥，而是交叉。
二是從實(shí)際狀況看，“制掌文書”的表述不及“文字材料處理”的表述準(zhǔn)確和全面。
三、秘書所做事情的全部是“信息和其他事務(wù)”
嚴(yán)密地說，秘書所處理的信息大部分也應(yīng)歸屬事務(wù)工作的范疇;但還有一個(gè)層面，就是秘書的思想、智慧融入領(lǐng)導(dǎo)決策之中，即不少人稱之為的輔助決策、參謀、智囊等等。
除了信息處理以外，秘書還有大量的其他事務(wù)工作需要做，也有文字的和不是文字的。不少文章和專著都努力想把這部分事務(wù)工作羅列清楚，但又總是得不到滿意的結(jié)果。究其原因，是秘書為領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)這一特點(diǎn)所致。
四、秘書是為領(lǐng)導(dǎo)者提供服務(wù)的行政人員
這有三層意思，一是秘書所做的事情是服務(wù)性的，二是秘書服務(wù)的對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)者，三是秘書是行政人員。
至于秘書是“行政人員”的認(rèn)定，實(shí)際上是對(duì)秘書的歸屬作出的描述。指出秘書是行政人員，一是可將秘書與技術(shù)類人員、管理類人員 (嚴(yán)格意義上的行政人員)，與體力勞動(dòng)者區(qū)別開來;二是體現(xiàn)秘書工作是整個(gè)管理活動(dòng)的組成部分的觀點(diǎn)。
基于定義“秘書”的幾個(gè)基本問題的如上認(rèn)識(shí)，筆者認(rèn)為，所謂“秘書”是一種職務(wù)，指與領(lǐng)導(dǎo)者保持盡小的空間，專為其提供以文字材料處理為主要特征的信息和其他事務(wù)服務(wù)的行政人員。
秘書的基本職責(zé)有哪些
基本職責(zé)：
1．接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。
2．負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。
3．負(fù)責(zé)上司辦公室的清潔衛(wèi)生。
4．做好會(huì)議紀(jì)要。
5．負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。
6．負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。
7．負(fù)責(zé)辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。
8．按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對(duì)其負(fù)責(zé)。
9．做好公司食堂費(fèi)用支出、流水帳登記，并對(duì)餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi)的收納、保管。
10．每月環(huán)保報(bào)表的郵寄及社保的打表。
11．管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。
12．社會(huì)保險(xiǎn)的投保、申領(lǐng)。
13．統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。
14．管理辦公各種財(cái)產(chǎn),合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。15接受其他臨時(shí)工作。
秘書做的事情都是很零碎的，說起來不重要，但是如果不及時(shí)、不花時(shí)間、不花心思是做不好的。這些雜事、瑣碎事、小事，事無巨屑，老板吩咐的事情都是頭等大事，千萬不要因?yàn)榇中亩稿e(cuò)誤，這是最不值得的。這種粗心而犯的錯(cuò)誤最容易讓老板留下深刻的印象，而從忽略你以前可能做過的一百件好事。
老板的公事，甚至私事都要記在心上，千萬不要因?yàn)樽约旱氖д`而錯(cuò)過了老板的一個(gè)約會(huì)或者提醒。不要因?yàn)樽约菏嵌麻L秘書了就覺得自己了不起了，你只是老板的傳聲筒，不要加上自己的主觀意志強(qiáng)加于人，記得和其他部門經(jīng)理、小職員打好交道，不偏不倚、四通八達(dá)才是做人之道。做秘書的工作永遠(yuǎn)沒有盡頭的，耐心、心細(xì)就可以做好事情。
（一）綜合性
領(lǐng)導(dǎo)工作是全面性的工作，其所涉及的管轄范圍的深度和廣度就決定了秘書工作的紛繁復(fù)雜特性。
�。ǘ┓⻊�(wù)性
為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，是文秘工作的永主題，對(duì)上級(jí)的合理要求來通過自己努力工作來滿足，并在具體的工作過程中表現(xiàn)出來。
�。ㄈ┦聞�(wù)性
辦文、辦會(huì)、辦信（電）、收發(fā)公文、撰寫文稿、轉(zhuǎn)接電話、接待來訪、安排日程、上傳下達(dá)等，周而復(fù)始，大多是以辦事形式表現(xiàn)出來。
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堅(jiān)持黨的路線，方針和國家的法規(guī)法令，因而文秘人員應(yīng)具有政治敏銳性和判斷力。
�。ㄎ澹C(jī)要性
文秘人員在領(lǐng)導(dǎo)身秘書工作的角色特點(diǎn)：邊工作，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，接觸重要文件，經(jīng)管機(jī)密，絕密事項(xiàng)，參加有關(guān)會(huì)議，提前知道某些重要決定和信息，這種機(jī)要性，要求有保密意識(shí)，遵守保密紀(jì)律。
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辦任何事情，處理任何職務(wù)，都只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神，而不能擅自做主決定某項(xiàng)任務(wù)。
秘書的七種角色：
概括地說，秘書的基本角色就是領(lǐng)導(dǎo)的助手，基本職責(zé)和作用是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)和商務(wù)活動(dòng)。實(shí)行組織和社會(huì)管理。秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系式秘書最重要、最基礎(chǔ)的社會(huì)關(guān)系。
（一）領(lǐng)導(dǎo)的助手
在領(lǐng)導(dǎo)的授意下處理事務(wù)
�。ǘ╊I(lǐng)導(dǎo)的幫手
可以處理在單位領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)發(fā)生的有關(guān)部門活動(dòng)
�。ㄈ╊I(lǐng)導(dǎo)的腦筋
是領(lǐng)導(dǎo)的咨詢?nèi)藛T和決策參謀，秘書的思維往往是領(lǐng)導(dǎo)思維的前導(dǎo)和補(bǔ)充。
�。ㄋ模┱呋顒�(dòng)中的紐帶
在上級(jí)與平級(jí)、下級(jí)在領(lǐng)導(dǎo)與員工的關(guān)系中，秘書是傳達(dá)文件和溝通的關(guān)鍵。秘書負(fù)責(zé)溝通政務(wù)渠道，加強(qiáng)聯(lián)系，使上情下達(dá)，下情上傳，起到橋梁和紐帶作用。
�。ㄎ澹Q策中的監(jiān)督員
在領(lǐng)導(dǎo)的決策、決定頒布實(shí)施以后，秘書具有負(fù)責(zé)、檢查、督辦、催辦落實(shí)的義務(wù)和權(quán)利。
�。╊I(lǐng)導(dǎo)的資料庫
秘書具有搜集、掌握、儲(chǔ)存經(jīng)濟(jì)、行政社會(huì)方面的信息，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供必要的信息，管理單位的檔案和文書，保管與工作相關(guān)資料的責(zé)任。
（七）領(lǐng)導(dǎo)的隨員和具體事務(wù)的組織者。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的組織者，在正式活動(dòng)場(chǎng)合，要做好領(lǐng)導(dǎo)的隨員，在公關(guān)形態(tài)的表現(xiàn)中領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)和事務(wù)活動(dòng)，比如：宴請(qǐng)，接待來訪，應(yīng)酬等。
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