秘書辦公室事務(wù)與管理

時間：2024-10-26 16:00:30 偲穎秘書資格我要投稿

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秘書辦公室事務(wù)與管理

　　今天人們談到秘書，往往與文牘，領(lǐng)導(dǎo)的助手、智囊、參謀等聯(lián)系在一起，有的聯(lián)系得更廣泛一些。下面是yjbys小編為大家?guī)淼年P(guān)于秘書辦公室事務(wù)與管理的知識，歡迎閱讀。

秘書辦公室事務(wù)與管理

　　一、鑒定要點

　　掌握對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查的方法;做好信息的保密工作;能夠處理日常辦公事務(wù)，如安排值班、履行報銷手續(xù)、零用錢的管理、印章及介紹信的管理;辦公設(shè)備和辦公用品的發(fā)放和管理;編制時間表的方法;管理領(lǐng)導(dǎo)和自己的工作日志;熟悉文書形成與處理的基本程序。

　　二、重點提示

　　1.對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查，改進(jìn)辦公環(huán)境

　　(1)安全檢查的方法

　　1)確定檢查周期。

　　2)發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除或減少危險。

　　3)發(fā)現(xiàn)個人職權(quán)無法排除的危險，有責(zé)任和義務(wù)報告、跟進(jìn)、直到解決。

　　4)發(fā)現(xiàn)隱患，認(rèn)真填寫“隱患記錄及處理表”。

　　(2)健康、安全的辦公環(huán)境的基本要求

　　1)建筑堅固安全、光線充足、溫度適宜、布局注意通風(fēng)。

　　2)辦公室空間適當(dāng)、噪聲要低。

　　3)辦公用品和設(shè)備要滿足工作、安全要求。

　　4)設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施和設(shè)備。

　　5)飲用水符合健康安全要求。

　　2.做好信息的保密工作

　　(1)口頭信息的安全保密工作

　　1)不要在組織內(nèi)部、外部談?wù)摫桓嬷挠嘘P(guān)單位的保密信息。

　　2)在沒有確認(rèn)對方身份前，不要通過電話、手機(jī)、答錄機(jī)等給出保密信息。

　　3)只向來訪者提供組織允許提供的信息。

　　4)按會議要求傳達(dá)會議信息。

　　(2)紙面信息的安全保密工作

　　1)接收保密文件要登記，傳閱保密文件要簽收，保存保密信息要歸類，攜帶保密文件要放在文件夾或文件盒中。

　　2)離開辦公室時，要把保密文件鎖入抽屜或柜子;用郵件發(fā)送保密信息要注有“秘密或保密”;高密級信息由工作人員親自送交收件人。

　　3)當(dāng)傳真保密信息時，應(yīng)使用具有保密功能的接收設(shè)備或要求接收人等候在傳真機(jī)旁。

　　4)極為重要但不經(jīng)常使用的紙面信息可制成微縮膠片，保存到銀行保險柜里;不再需要的保密文件要銷毀。

　　(3)電子信息的安全保密工作

　　1)計算機(jī)顯示器應(yīng)放置在別人看不到屏幕的地方;打印保密材料時要人不離機(jī)。

　　2)在提交電子信息前要向上級核對，不能給未被授權(quán)的人;有保密信息的軟盤不應(yīng)帶出單位。

　　3)使用密碼保護(hù)計算機(jī)數(shù)據(jù)，密碼應(yīng)經(jīng)常更換;不要隨意安裝借來的程序，經(jīng)常查毒、殺毒;重要文件要做備份。

　　3.安排值班工作，編制值班表

　　(1)值班工作的主要內(nèi)容：記好值班電話記錄;記好值班接待記錄;記好值班日記;做好信息傳遞。

　　(2)值班表包括的內(nèi)容

　　1)列出值班時間期限和具體值班時間。

　　2)按照要求填人值班人員姓名、值班的地點、負(fù)責(zé)人或帶班人姓名、替班人姓名。

　　3)用簡短的文字標(biāo)明值班的工作內(nèi)容和人員缺勤的備用方案。

　　(3)值班管理制度的主要內(nèi)容：信息處理制度，崗位責(zé)任制度，保密制度，交接班制度。

　　4.零用現(xiàn)金的管理

　　辦公室中設(shè)立一筆零用現(xiàn)金或稱作備用金，用以支付本市交通費、郵資、接待用茶點費、停車費和添置少量的辦公用品。

　　(1)秘書必須建立一本零用現(xiàn)金賬簿。

　　(2)需要使用零用現(xiàn)金時，應(yīng)填寫“零用現(xiàn)金憑單”，秘書要認(rèn)真核對零用現(xiàn)金憑單，經(jīng)授權(quán)人審批簽字后，方可將現(xiàn)金支付給需用者。

　　(3)秘書要認(rèn)真核對領(lǐng)取者提交的發(fā)票等證據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫的完全一致，將發(fā)票等證據(jù)附在零用現(xiàn)金憑單后面。

　　(4)每當(dāng)支出一筆現(xiàn)金，秘書均須及時在零用現(xiàn)金賬簿上記錄。

　　(5)當(dāng)支出的費用到一定數(shù)額后或月末，秘書到財務(wù)部門報銷并將現(xiàn)金返還進(jìn)行周轉(zhuǎn)。

　　5.商務(wù)費用報銷

　　(1)申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，經(jīng)組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。

　　(2)一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費用申請報告或費用申請表提交財務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款;另一種情況是先由申請人墊付，完成商務(wù)工作。無論是使用支票還是現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票。

　　(3)商務(wù)工作結(jié)束后，申請者應(yīng)將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門。

　　(4)如計劃的費用需要超出時，應(yīng)提前向領(lǐng)導(dǎo)報告，在得到批準(zhǔn)后，超出的部分才可報銷。

　　三、陪同領(lǐng)導(dǎo)外出注意事項

　　1、與領(lǐng)導(dǎo)充分溝通，了解出差目的、必備物品、外出工作內(nèi)容和需要接見的對象，并根據(jù)工作內(nèi)容和接見對象準(zhǔn)備相關(guān)的文件、資料和禮品，攜帶的證件、甚至相機(jī)等等，安排好領(lǐng)導(dǎo)的行程。

　　2、如果是開會，就應(yīng)準(zhǔn)備開會需要的資料，自己應(yīng)先學(xué)習(xí)有關(guān)會議的內(nèi)容。以便能在開會時做好會議的記錄。

　　3、如果是走訪或談判，就應(yīng)當(dāng)先做好對走訪或談判對象的一些調(diào)查和了解。

　　4、了解本次外出活動的任務(wù)、目的及領(lǐng)導(dǎo)對一些重要問題的基本看法，以便按領(lǐng)導(dǎo)意圖及時提供服務(wù)，避免因不解其意而手足無措甚至幫倒忙的情況發(fā)生。

　　5、與所去之地的有關(guān)單位事先聯(lián)系，提供前往人員名單(包括姓名、性別、民族、職務(wù)等)，說明此行目的和行程計劃等。

　　6、如果自己開車，則要提前通知司機(jī)準(zhǔn)備好車輛，帶好差旅費用、換洗衣物及常用藥品等。

　　7、時間觀念要強(qiáng)。隨員在征求領(lǐng)導(dǎo)意見后，要與司機(jī)等隨行人員約定好出發(fā)時間及行車路線;外出中的所有活動，隨員都要提前做好準(zhǔn)備，按時召集其他隨行人員等候領(lǐng)導(dǎo)，不能讓領(lǐng)導(dǎo)等其他人。

　　8、要保持通訊聯(lián)系。在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出時，一定要與領(lǐng)導(dǎo)及同行人員時刻保持聯(lián)系。因為在外出活動中，情況隨時都可能發(fā)生變化。因此，隨員哪怕是短時間的單獨行動也要與領(lǐng)導(dǎo)及同行人員保持聯(lián)絡(luò)的暢通。

　　9、入住賓館后，要讓同行者之間互相知曉對方所住的房間，要及時將同行者所住房號、內(nèi)部電話撥法提供給領(lǐng)導(dǎo)，以便及時聯(lián)絡(luò)。

　　四、陪同領(lǐng)導(dǎo)外出應(yīng)注意的禮儀

　　1、乘車行走

　　(1)陪同領(lǐng)導(dǎo)行走時，隨員應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)后側(cè)半步位置跟從。(2)讓領(lǐng)導(dǎo)和客人先上車，自己后上。

　　(3)要主動打開車門，并以手示意，待領(lǐng)導(dǎo)和客人坐穩(wěn)后再關(guān)門。一般車的右門為上、為先、為尊，所以應(yīng)先開右門，關(guān)門時切忌用力過猛。

　　(4)注意乘車座位。一般是右為上，左為下。如果領(lǐng)導(dǎo)有坐副駕駛的習(xí)慣則另當(dāng)別論。在到達(dá)目的地后，隨員要提前下車為領(lǐng)導(dǎo)開啟車門。陪同客人時，要坐在客人的左邊。

　　(5)乘電梯應(yīng)遵循“先出后入”的規(guī)則，陪同領(lǐng)導(dǎo)乘坐電梯，若無人操作，隨行者應(yīng)先進(jìn)后出，一邊操縱電梯，若有人操作，隨行者應(yīng)后進(jìn)先出。

　　2、見面介紹、握手、交換名片

　　(1)如果走訪客戶，應(yīng)先把客戶介紹給領(lǐng)導(dǎo)，如果對方領(lǐng)導(dǎo)是女士，則應(yīng)先把領(lǐng)導(dǎo)介紹給對方。

　　(2)如果拜訪，如果對方身份較高，應(yīng)先把領(lǐng)導(dǎo)介紹給對方。

　　(3)和對方的距離合適時才可伸出手。

　　(4)握手的力度要適宜，不可太緊，也不可顯得太隨意。

　　(5)握手時雙眼要正視對方，面露笑容。

　　(6)男士與女士握手時，要待女士伸出手后方可伸手，握手時間不要過長。

　　(7)與對方領(lǐng)導(dǎo)握手，以其職位由高到低為序。

　　(8)交換名片時要雙手接遞，并說謝謝。接到對方名片時，不要立即收起，要先觀看，以示尊重。

　　3、就坐

　　(1)參加會議時，除大型會議按桌牌就座外，一般要選擇既非主要位置有別于與被陪同領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)絡(luò)的位置就座;如果是圓桌會議，是坐在桌前還是后排，則視與會人員的具體情況而定。

　　(2)就餐時，要分清主位、客位，把客位中主要位置讓給領(lǐng)導(dǎo)，且要等雙方主要領(lǐng)導(dǎo)就座后再入座;要注意安排好司機(jī)等通行的其他人員，因為接待方不可能認(rèn)識所有來客。容易造成遺漏。

　　(3)會見時，主賓、主人席安排在面對正門位置，領(lǐng)導(dǎo)如果作為主賓座位應(yīng)在主人右側(cè)，隨行人員則按職務(wù)高低在領(lǐng)導(dǎo)一側(cè)就座。主方的陪見人在主人左側(cè)按職務(wù)高低就座。

　　(4)會談時，雙邊會談常用長方形或橢圓形桌子，賓主相對而坐，以正門為準(zhǔn)，主人在背門一側(cè)，領(lǐng)導(dǎo)如果作為主賓應(yīng)面向正門居中。如會談桌一端向正門，則以入門的方向為準(zhǔn)，右為客方，左為主方。多邊會談，座位則按主辦方安排座位就坐。

　　4、言談要得當(dāng)

　　(1)商務(wù)活動要講普通話，聲音自然、清晰，音量、語速適中。

　　(2)語言文明，不講粗話。使用“您好、請稍候、麻煩您、抱歉、對不起、沒關(guān)系、謝謝、再見”等禮貌用語。

　　(3)在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出時，說話非常重要，什么時候該說，什么時候不該說，該說時怎么說都有講究。不該說時說了會失禮，該說時不說會誤事。

　　(4)當(dāng)客戶對本單位、具體情況詢問時要及時為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好助手，作出補(bǔ)充，不能越俎代皰。

　　(5)在領(lǐng)導(dǎo)與客戶談話時，可以根據(jù)具體情況插話，但一點要恰到好處，言之有物，大方得體。

　　5、與領(lǐng)導(dǎo)的配合

　　(1)如果客戶與領(lǐng)導(dǎo)是有直接的關(guān)系。作為隨從應(yīng)該站在輔助的地位，和客戶初次見面時應(yīng)該親切地寒暄，并且作適當(dāng)?shù)淖晕医榻B，第一次就要給對方留下一個印象。在整個談話過程中，要不卑不亢，給人以良好的感覺。當(dāng)客戶和領(lǐng)導(dǎo)談話時，應(yīng)該細(xì)心地傾聽。如果對方有問題問你，需要直接或間接地征詢領(lǐng)導(dǎo)的意見，然后給對方以滿意的回答。談判過程中，如果領(lǐng)導(dǎo)和客戶在某個方面爭論得比較激烈，要適時地從中打圓場。在商談結(jié)束時，無論成交還是不成交，都不要被當(dāng)時的氣氛所影響，應(yīng)盡賓主之儀，親切地道別，不要讓對方有這樣的評價：“這個公司的人怎么一點禮貌都不懂�！被蚴牵骸斑@個公司領(lǐng)導(dǎo)還不錯，可用人不太精明，怎么選了這么不懂禮貌的隨從�！�

　　(2)如果是請領(lǐng)導(dǎo)訪問自己所熟悉的客戶。首先注意不要“越位”，應(yīng)該將自己立于領(lǐng)導(dǎo)和客戶之間的中間人立場，使領(lǐng)導(dǎo)有許多講話的機(jī)會。在領(lǐng)導(dǎo)與客戶商談時，應(yīng)該注意領(lǐng)導(dǎo)的談判技巧和應(yīng)對方式，并且要充分掌握氣氛。氣氛過“熱”時，適當(dāng)?shù)亍敖禍亍?氣氛過“冷”時，不時地“加溫”，解除尷尬，不失為中間人的身份。商談最終是為了本公司的利益。因此，不要太顯露地為本公司出力。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)談判時進(jìn)一步向?qū)Ψ教釂枙r，可以若無其事地推動;當(dāng)認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)談判的內(nèi)容不當(dāng)或有必要進(jìn)行更正時，應(yīng)該很在默契地助領(lǐng)導(dǎo)一臂之力。在陪同領(lǐng)導(dǎo)訪問客戶時，配合他們，尊重他們，不僅能增進(jìn)上下級的關(guān)系，在客戶眼中看來，則是認(rèn)為你是一個應(yīng)對得體的好“幕僚”，從而提高公司的信譽(yù)。

　　(3)陪同領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研時，應(yīng)對所調(diào)研的課題有所了解和思考，在領(lǐng)導(dǎo)發(fā)問后對不清楚的地方一定要問清楚、弄明白、記準(zhǔn)確。

　　(4)陪同領(lǐng)導(dǎo)赴宴時，要把握好說話的時機(jī)和分寸，不能搶話說、隨意說，既不能無原則地、過分的恭維主客雙方的領(lǐng)導(dǎo)，也不能目無領(lǐng)導(dǎo)、唯我獨尊。

　　6、舉止得體

　　(1)隨員的舉手投足都應(yīng)與自己的身份、所處場合相協(xié)調(diào)。在外活動時應(yīng)坐有坐相、站有站相、走有走相。

　　(2)如果是開會，在進(jìn)入會場時應(yīng)主動把手機(jī)調(diào)到振動檔位，無論是參加會議還是隨領(lǐng)導(dǎo)小范圍談話，接電話時都要離開現(xiàn)場。

　　(3)隨領(lǐng)導(dǎo)參加重要會議或作講話時，如無極特殊情況一般不能打攪領(lǐng)導(dǎo);如確需及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報要盡量壓低聲音，減少影響面和影響程度。

　　7、衣著、發(fā)式等儀表儀容

　　(1)著裝應(yīng)整齊潔凈，衣冠端正，莊重大方。

　　a. 男士不能穿背心、短褲、拖鞋，不能戴戒指;重要的商務(wù)活動要穿西服、打領(lǐng)帶或穿其他正裝;著裝時要扣好鈕扣，不得敞開外衣，卷起褲腳、衣袖，領(lǐng)帶須系正，皮鞋要光亮。

　　b. 女士要穿職業(yè)套裝，鞋跟高低適中，襪口不得露在裙角或褲角之外。

　　(2)從事商務(wù)活動前，隨行人員必須整理一次儀表，包括著裝、儀容。

　　(3)與人交往熱情、友好，不卑不亢。在公眾場合應(yīng)避免雙手叉腰、交叉胸前、插入衣褲兜內(nèi)。撓頭、抓癢、挖、摳鼻孔;避免哼唱歌曲、吹口哨、跺腳、說笑、喧嘩; 隨地吐痰、亂丟雜物;避免面對人咳嗽、打噴嚏等不良舉止。

　　(4)在禁止吸煙場所不吸煙。在外單位吸煙時，必須先征求主人同意。

　　8、適時“進(jìn)”與“退”

　　(1)在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出參加會議、會談時，要確定自己是否應(yīng)該在場，如不需參加時，則應(yīng)要弄清自己應(yīng)在駐地還是在場外等候。

　　(2)如屬領(lǐng)導(dǎo)的小范圍談話，要根據(jù)實際情況及時作出判斷自己是否需要回避。一般來說，領(lǐng)導(dǎo)在會后或賓館住地等的小范圍談話，特別是遇到老朋友、老同學(xué)時，可能要說一些不宜公開的話和知心話，這時隨員者就應(yīng)該禮貌的為領(lǐng)導(dǎo)沏上茶水，作一些簡單的服務(wù)性工作后適時退出。有時本來是研究探討某個問題，自己應(yīng)當(dāng)在場，但當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)們說起一個自己不應(yīng)了解的話題時，也應(yīng)有意識的退出一會兒，估計此話題已說完再返回。

　　9、守口如瓶在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出期間，領(lǐng)導(dǎo)與隨行者之間談?wù)摰脑掝}和與其他人員之間談話的內(nèi)容，除領(lǐng)導(dǎo)明確表示讓自己傳達(dá)的之外，其它內(nèi)容決不可隨意透露，即使是餐桌上領(lǐng)導(dǎo)的玩笑話也不應(yīng)隨便向外人提及。因為領(lǐng)導(dǎo)所說的每一句話都是在某一特定環(huán)境下說的。離開了這個前提，就可能產(chǎn)生歧義，如果再傳就會走樣，給工作帶來影響。

　　10、會見和會談

　　(1)作為隨員應(yīng)在會談與會見前要做好充分的準(zhǔn)備工作。要掌握會談人姓名、職務(wù)、會談時間、地點、會談順序安排及有關(guān)事項。

　　(2)如對方到領(lǐng)導(dǎo)下榻處拜訪，則應(yīng)以主人身份安排對方作為客人就座。

　　(3)領(lǐng)導(dǎo)與對方會見(會談)結(jié)束后，隨員應(yīng)陪同領(lǐng)導(dǎo)送對方至車前或門口握別。

　　11、宴請客人

　　(1)根據(jù)宴請的性質(zhì)、目的、主賓的身份確定宴請規(guī)格、范圍、時間、地點。

　　(2)宴席前賓客到達(dá)時，隨員應(yīng)陪同領(lǐng)導(dǎo)到門口迎接。

　　(3)按先女賓后男賓、先主賓后一般來賓的順序，引賓客進(jìn)入餐廳。

　　(4)宴請要考慮主賓的飲食習(xí)慣、民族、地區(qū)、身體狀況及其他特殊要求。

　　(5)桌次的高低以離主桌位置的遠(yuǎn)近而定，右高、左低、近高、遠(yuǎn)低。

　　(6)同一餐桌上席位的高低，以離主人的遠(yuǎn)近而定。

　　(7)通常對門口或居中的桌是主桌，主桌對門口或居中的位置是主人位置。