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秘書郵政業(yè)務(wù)常識
經(jīng)濟和各項事業(yè)的發(fā)展使人們對于通信產(chǎn)生了更為廣泛的需求，郵政服務(wù)機構(gòu)因此開發(fā)出種類繁多的郵政業(yè)務(wù)以適應(yīng)這種需求。了解各種郵政業(yè)務(wù)，能夠幫助我們針對特定的通信需求選擇合適的業(yè)務(wù)方式。
一、信函業(yè)務(wù)
信函是郵政服務(wù)機構(gòu)專營的一項主要業(yè)務(wù)。信函適用于交寄書面通信、各種公文、印有“內(nèi)部”字樣的書籍、報紙、期刊、教材和各種資料;各種業(yè)務(wù)性書面材料，如稿件、提貨單、請柬、征訂單、協(xié)議、票據(jù)、入場券、郵票、照片、報表;各種證件，如戶口遷移證、戶口本等。信函業(yè)務(wù)可以分為以下幾種類型：
1.國內(nèi)信函
國內(nèi)信函的準(zhǔn)寄范圍包括:書面通信;各種公文、合同;各類單據(jù)、報表(空白報表除外)、票據(jù)、有價證券(如未使用的郵票，帶郵資的封、卡、片)等;各類事務(wù)性通知;各類稿件;各類證件;其他適于郵件的物品和文字載體，只要符合信函規(guī)定的重量、尺寸限度和封裝規(guī)格，寄件人愿意按信函資費標(biāo)準(zhǔn)交付郵費的，也可作信函交寄。
國內(nèi)信函有重量尺寸限度的規(guī)定：信函最大重量限度是2㎏;最大尺寸：長、寬、厚三面合計90㎝，最長一面不超過60㎝;最小尺寸：長16.5㎝，寬10.2㎝。如果信函需要卷寄，那么最大尺寸：直徑的兩倍和長度合計100㎝，長度不超過80㎝;最小尺寸：直徑的兩倍和長度合計17㎝，長度不少于10㎝。
國內(nèi)信函有兩種辦理方式：
第一種是平常信函(簡稱平信)，收寄時不必出收據(jù)，處理時不登記，投遞時不要收件人簽收。平常信函內(nèi)不準(zhǔn)夾寄非紙片性物品。
另一種是掛號信函，收寄時出具掛號收據(jù)，處理時進行登記，投遞時收件人要進行簽收。
2.明信片
明信片是供書寫通信內(nèi)容不用套封寄遞的的硬紙質(zhì)卡片，片上不能附寄任何物品。明信片的尺寸限度是：最大長16.5㎝，寬10.2㎝;最小長14㎝，寬9㎝。明信片的制作材料必須是紙質(zhì)的，要求每平方米重0.25㎏。
近幾年來，針對企業(yè)的需求，郵政服務(wù)機構(gòu)開設(shè)了廣告明信片業(yè)務(wù)。這種郵政廣告明信片是利用郵政通信自身載體為廣告媒體，通過郵政渠道來宣傳企業(yè)形象、產(chǎn)品及其他商務(wù)活動的具有廣告性質(zhì)的郵政業(yè)務(wù)。
郵政廣告明信片分為帶郵資明信片和不帶郵資明信片兩種類型。
郵政廣告明信片有3種發(fā)行方式：一是返還廣告客戶自行贈送、派發(fā);二是通過郵政商函制作中心寄發(fā);三是通過的郵政投遞網(wǎng)派發(fā)。
廣告客戶可以根據(jù)需要自行指定其中的一種或幾種方式。
3.國內(nèi)印刷品
印刷品的準(zhǔn)寄范圍包括除規(guī)定按信函寄遞以外的各種書籍、期刊、教材、征訂單及各種印刷的圖文資料。印刷品內(nèi)準(zhǔn)予附寄內(nèi)件清單和收件人地址、姓名的紙條。
印刷品的最大限度為5㎏;最大尺寸限度為長、寬、厚三面合計90㎝，最長一面不超過60㎝;最小尺寸限度為長16.2㎝，寬11㎝。但為方便用戶，遇有特殊需求時，印刷品的最大重量限度可以放寬到10㎏;最長一面尺寸不超過90㎝，長、寬、厚三面合計不超過120㎝。但必須使用封裝箱或堅韌包裝材料妥為包裝，并加以輔助加固措施，以確保郵件在傳遞過程中不破損，不散失。
印刷品封面的書寫格式同于信函，可以直接將收、寄件人的郵政編碼、地址、姓名寫到印刷品的包裝封面上，位置也同于信函，或者按位置要求寫在一張規(guī)則的方紙上，將紙貼在印刷品包裝封面上，收件人郵政編碼寫在左上方，寄件人郵政編碼寫在右下方。收件人地址、姓名寫在中部上方，寄件人地址、姓名寫在中部下方。
印數(shù)品交寄時，內(nèi)部不可夾帶信函和現(xiàn)金及其它物品，郵寄時交郵局工作人員驗視內(nèi)件后再進行封裝、交寄，不要投入郵筒或信箱，投入郵筒或信箱的按信函處理。掛號郵寄時，除按重量交付郵費以外，還要交付掛號費，郵局收寄后出給收據(jù)，妥善保存?zhèn)洳椤?/p>
4.國內(nèi)保價信函
保價信函是用戶郵寄較貴重的物品和有價證券時，可申報與內(nèi)件價值一致的保價金額。郵局按特定手續(xù)進行收寄處理，并按規(guī)定收取保價費，在運遞過程中如因郵局責(zé)任發(fā)生丟失、損毀和短少時，郵局按其保價金額，予以賠償。
保價信函準(zhǔn)寄各種有價證券和寄件人認為重要的文件，如儲蓄單、存折、支票、貴重集郵品、國庫券、提貨單、證據(jù)等。報價印刷品的準(zhǔn)寄范圍與印刷品相同。
交寄保價信函應(yīng)當(dāng)使用郵局制售的保價信封，并填寫“保價函件內(nèi)件清單”一式兩份，信封上和內(nèi)件清單上保價金額應(yīng)當(dāng)用大寫，不可以涂改。如果寫錯，應(yīng)當(dāng)劃銷重寫，并在劃銷重寫處簽證。保價信函交際前不可以封口，由郵局收留時點驗內(nèi)件和辦理封固手續(xù)。
保價信函的保價金額，每件最高以人民幣5萬元為限。具體保價金額由寄件人根據(jù)內(nèi)件實價自定，內(nèi)價沒有實價的，由寄件人酌定。交寄保價信函和報價印刷品時，除了需要按掛號信函交付郵費外，并應(yīng)加付保價費。
5.國際信函
國際信函用于國際間互寄書面通信和公文。印刷品等符合平信規(guī)定的尺寸、重量限度，寄件人愿意交付信函資費，也可以按信函交寄。
國際信函最大尺寸：長、寬、厚合計90㎝，最長一邊不得超過60㎝;圓卷的，直徑的兩倍和長度合計104㎝，長度不得超過90㎝。國際信函最小尺寸：長度14㎝，寬度9㎝;圓卷的，直徑的兩倍和長度合計17㎝，長度不得少于10㎝。國際信函每件最大重量為2㎏。信函可以通過航空或掛號的方式郵寄。
6.國際印刷品
國際印刷品的準(zhǔn)寄范圍與國內(nèi)印刷品相比有所不同：凡是全部以印制方式印刷的各種紙質(zhì)制品(但不包括印制的文具用品)，都可以作為國際印刷品交寄，如各種書籍、國畫(包括印制的書畫信制品)，雜志、報刊、公告和通知等。而這里所指的印刷方式包括鉛印、石印、油印、曬印、熏印、拓印或雕版、照相版等和影印復(fù)制品，但不包括復(fù)印或用打字機打出的紙質(zhì)物品。
下列物品雖非印刷的或非全部印刷的，但也可以作印刷品交寄：(1)著作手稿、新聞手稿;(2)手抄的樂譜;(3)相片和照相復(fù)制品;(4)半印半寫的各種證書、合同、單據(jù)、報表、通知單和學(xué)生作業(yè)的原文;(5)沒有通信內(nèi)容的明信片和印制的其他卡片(如畫片、名片、祝賀卡等);(6)打字機或電子計算機打印機打印的文件。
國際印刷品的重量不超過5㎏。最大尺寸：長、寬、厚合計90㎝，最長一邊不得超過600㎜;如果印刷品成圓卷、那么其直徑的兩倍和長度合計為104㎝;長度不得超過90㎝;最小尺寸：長度14㎝，寬度9㎝;若圓卷，直徑的兩倍和長度合計為17㎝，長度不得少于10㎝。來源：www.examda.com
7.國際保價函件
國際保價函件只限寄往辦理此項業(yè)務(wù)的國家和地區(qū)，并只能在設(shè)有海關(guān)的郵局收寄。每件保價函件的保價金額最高不得超過人民幣10000元。如果寄達地郵政規(guī)定的限額低于此數(shù)值時，以寄達地郵政規(guī)定的限額為準(zhǔn)。寄件人申報的保價額不可以超過所裝內(nèi)件的實際價值，但可以只申報內(nèi)件價值的一部分。與國內(nèi)保價函件一樣，國際保價函件按掛號信函收取資費外，還應(yīng)按保價金額加收保價費。
二、郵政包裹業(yè)務(wù)
包裹業(yè)務(wù)是郵政部門根據(jù)有關(guān)規(guī)則接受用戶委托把適合郵寄的物品寄遞到用戶的指定地點并轉(zhuǎn)交給收件人的業(yè)務(wù)。主要由個人和單位交寄的零星物品及廠商交寄的商品兩部分組成。
1.國內(nèi)包裹
凡適合郵寄的物品，又符合包裹重量、尺寸限度的，都可以作為國內(nèi)包裹寄遞。國內(nèi)包裹最大的重量限度為28㎏，如果是易碎、流質(zhì)物品，則控制在10㎏以內(nèi)。國內(nèi)包裹最大的尺寸限度為長度不超過90㎝，最大橫截面周長不超過120㎝;最小限度為長、寬、厚三面合計不少于30㎝，最短一面不少于2㎝。
郵寄包裹，應(yīng)填寫“國內(nèi)包裹詳情單”，在包裹詳情單的指定位置填寫收件人、寄件人的詳細地址、姓名、郵政編碼，所寄物品名稱、數(shù)量、價值、保價金額(保價金額應(yīng)與物品價值一致)。然后再將“國內(nèi)包裹詳情單”和郵寄物品及包裝品一起交郵政服務(wù)人員驗視。驗視無誤后，由用戶封裝好再交郵政服務(wù)人員稱重計收郵費，寄件人交付郵費后要領(lǐng)取郵寄相關(guān)包裹收據(jù)妥為保存，以備查詢和領(lǐng)取郵局賠償之用。
2.國際包裹
國際包裹業(yè)務(wù)是國家與國家(地區(qū))郵政之間互寄的物品類郵件業(yè)務(wù)。凡適于郵寄的物品，除違反禁寄和限寄規(guī)定外，都可以作為國際包裹寄遞。包裹內(nèi)可附寄包裹單、發(fā)票、貨單和寫有收件人地址、姓名的紙條。國際包裹最大的重量限度為31.5㎏，最大的尺寸限度為長度不超過150㎝，長度和最大橫截面周長之和不超過300㎝，最小的尺寸限度與國際信函相同。
在交寄國際包裹時，應(yīng)注意以下幾方面事項：
(1)用戶交寄國際包裹，應(yīng)到郵局辦理交寄手續(xù)。交寄保價包裹必須在駐有海關(guān)的郵局交寄。
(2)交際國際包裹時，應(yīng)先交郵局的營業(yè)員驗看，所寄的包裹的重量，尺寸以及其他注意事項是否符合寄達國郵政部門的規(guī)定。驗看內(nèi)件有沒有禁寄或限寄的物品。
(3)包裹經(jīng)營業(yè)員驗視合格后，再交海關(guān)查驗，看是否符合我國個人郵遞物品出口的有關(guān)規(guī)定。如果收寄局未設(shè)有海關(guān)，由郵局將包裹送交海關(guān)查驗，經(jīng)海關(guān)查驗放行后，由海關(guān)在包裹發(fā)遞單上加蓋海關(guān)驗訖戳記，就可交郵局寄遞。
領(lǐng)取國際包裹應(yīng)注意以下事項：
(1)應(yīng)憑國際包裹發(fā)遞單領(lǐng)取包裹。在領(lǐng)取時，再按海關(guān)開列的《稅款繳納證》所列物品，當(dāng)著郵政窗口營業(yè)員的面核對清楚，并繳付進口關(guān)稅后，才能將包裹取走。
(2)領(lǐng)取保價包裹時，應(yīng)會同營業(yè)員當(dāng)面開拆，按內(nèi)件清單點驗內(nèi)件，發(fā)現(xiàn)內(nèi)件短少或損壞，營業(yè)員應(yīng)填寫“開拆郵件記錄單”與收件人共同簽證，收件人拒收，郵局將包裹暫存，按有關(guān)規(guī)定處理。
三、特快專遞
特快專遞，是一項快速的郵件投遞業(yè)務(wù)，它以高速度、高質(zhì)量為用戶傳遞國際、國內(nèi)的緊急信函、文件資料、金融票據(jù)、商品貨樣等各類文件資料和物品。
按服務(wù)方式區(qū)分，可將特快專遞分為定時業(yè)務(wù)和特需業(yè)務(wù)兩種，定時業(yè)務(wù)是指交寄單位和郵政服務(wù)部門之間通過簽訂合同的方式，商定辦理交寄郵件的時間、地點、頻次以及每次交寄的數(shù)量等;特需業(yè)務(wù)是指交寄單位事先不必與郵政服務(wù)部門簽訂合同，而是根據(jù)需要隨時到郵局辦理業(yè)務(wù)。
按郵件的內(nèi)件性質(zhì)可將特快專遞區(qū)分為信函類、文件資料類和物品等3種。
特快郵件的交寄有以下兩種方式：
(1)上門服務(wù)。
上門服務(wù)又有兩種具體的方式：第一是對定時業(yè)務(wù)的客戶，根據(jù)合同規(guī)定在固定時間內(nèi)上門到客戶單位辦理交寄手續(xù);第二是用戶隨時以電話的方式與服務(wù)部門聯(lián)系，郵政服務(wù)部門接電話后，派人上門服務(wù)。
(2)營業(yè)窗口交寄。
寄件人到郵政服務(wù)部門辦理交寄業(yè)務(wù)。凡是開辦郵政特快專遞業(yè)務(wù)的城市，都有特快專遞服務(wù)部門受理速遞業(yè)務(wù)。
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