商務(wù)秘書打電話通話準(zhǔn)備

　　任何形式的人際交流能否取得最后的成功，往往取決于交流各方是否在交流前做了準(zhǔn)備、所做準(zhǔn)備是否充分，接打電話也是如此。商務(wù)秘書只有在通話前做好充分的準(zhǔn)備，才能使通話得以順利進(jìn)行，觀點(diǎn)得以準(zhǔn)確闡明，信息得以及時(shí)傳遞，分歧得以有效消減。下面是小編整理的商務(wù)秘書打電話通話準(zhǔn)備，歡迎大家閱讀。

　　(一)內(nèi)容準(zhǔn)備

　　在撥打電話之前，商務(wù)秘書首先必須明確自己所要找的受話人的一般情況，包括受話人姓名、性別、職務(wù)、年齡等，以免發(fā)生尷尬。同時(shí)須明確受話人的電話號碼，仔細(xì)核實(shí)、謹(jǐn)慎撥打。

　　更為重要的是，商務(wù)秘書在通話前應(yīng)當(dāng)對自己所要傳達(dá)的信息和闡述的要點(diǎn)有明確的把握。最佳辦法是事先把這些內(nèi)容寫在便箋上，預(yù)備一個(gè)條理清晰的提綱。這樣，電話一通，發(fā)話人就可以依照提綱有條不紊地進(jìn)行闡述了，不至于遺漏要點(diǎn)或者語無依次，甚至因一時(shí)想不起來該說什么而尷尬地僵住。

　　有鑒于此，國家行政機(jī)關(guān)或商務(wù)秘書個(gè)人可制作統(tǒng)一的發(fā)話記錄表，以便通話順利進(jìn)行和日后查閱。

　　(二)儀態(tài)準(zhǔn)備

　　在一般情況下，商務(wù)秘書不論是撥打電話還是接聽電話，都必須全神貫注。首先應(yīng)當(dāng)暫時(shí)放下自己手頭的一切工作，端坐或端立于電話前，然后從容地拿起電話，微笑通話。

　　通話時(shí)，通話人除了必須執(zhí)筆做些適當(dāng)、簡短的記錄，以及可以利用一些與通話內(nèi)容相關(guān)的書面資料外，切不可三心二意地去做任何其他事情，否則既不尊重通話對象，也不利于交流溝通。

　　應(yīng)當(dāng)注意的是，通話雖然只是一個(gè)“口聞其聲，不見其人”的交流過程，但通話人的神情舉止完全可以通過聲音的變化為對方清晰地洞察。通話人可以根據(jù)聲音來判斷對方到底是全神貫注還是心不在焉，到底是和藹可親還是麻木呆板，進(jìn)而推斷對方對自己尊重與否，從而微妙地影響交流的進(jìn)程與效果。

　　有些公務(wù)員為了方便，喜歡使用免提通話，以便騰出手來做其他事。這同樣有違全神貫注的基本要求，是不尊重對方的表現(xiàn)，不僅不能提高工作效率，反而有可能引起對方的誤會(huì)和不滿，進(jìn)而影響工作。

　　(三)記錄準(zhǔn)備

　　國家行政機(jī)關(guān)內(nèi)任何一次公務(wù)來電都有可能是一次重要的信息傳遞。因此，商務(wù)秘書都應(yīng)當(dāng)在自己或公用的電話旁配備好完整的記錄工具，要養(yǎng)成一聽到電話鈴就拿起紙筆的習(xí)慣。

　　為了避免因記不住或記不清發(fā)話人所傳遞的信息而一再要求發(fā)話人重述，甚至遺漏信息要點(diǎn)的情況，受話人應(yīng)在接聽電話時(shí)進(jìn)行適當(dāng)?shù)囊�點(diǎn)記錄，避免反復(fù)，節(jié)約時(shí)間。各級行政機(jī)關(guān)或公務(wù)員同樣可以制作統(tǒng)一的來電記錄表。

　　值得注意的是，任何一份來電記錄都相當(dāng)于機(jī)關(guān)內(nèi)的一份文件，必要時(shí)須給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱或批示，有的還要存檔備查。因此記錄應(yīng)力求完整準(zhǔn)確，機(jī)密性內(nèi)容要妥善保管。

　　(四)補(bǔ)缺準(zhǔn)備

　　由于種種原因，商務(wù)秘書往往會(huì)在辦公時(shí)間暫時(shí)離開自己辦公桌處理其他要事，以致自己無法接聽他人來電。此時(shí)，一般可采取如下兩種應(yīng)對措施。

　　1.委托他人代為接聽自己的電話。讓受托之人屬托來電者留下其姓名、單位及電話號碼，轉(zhuǎn)告他自己會(huì)在回辦公室后即刻復(fù)電，并致歉意。一般不宜要求對方隔時(shí)再來電，以免給人以“擺架子”之嫌;也可請受托之人在對方同意的情況下，代為記錄來電內(nèi)容，但須確保記錄準(zhǔn)確，以免誤事。

　　2.設(shè)置電話錄音。預(yù)留錄音時(shí)應(yīng)使自己的發(fā)音謙遜友好，其基本內(nèi)容大致如下：“您好!這里是xx部門，現(xiàn)工作人員因公外出，請您在信號聲過后留言，或留下您的姓名和電話號碼。我們將盡快與您聯(lián)絡(luò)。謝謝�！�

　　商務(wù)秘書基本禮儀知識

　　(1)秘書著裝的基本要求：

　　第一，色彩要素。俗話說：“沒有不美的色彩，只有不美的搭配�！鄙�彩如果搭配合理，就會(huì)恰到好處，取得事半功倍的效果。反之，如果搭配不合理，就會(huì)失去整體美，破壞視覺的和諧美感。女秘書的職業(yè)裝色調(diào)應(yīng)該單一一點(diǎn)，不可以“色彩斑斕”。女秘書應(yīng)該多多注意“三色原則”。三色原則是在國外經(jīng)典商務(wù)禮儀規(guī)范中被強(qiáng)調(diào)的，國內(nèi)著名禮儀專家也多次強(qiáng)調(diào)過這一原則。所謂“三色原則”，是指全身上下的衣著，應(yīng)當(dāng)保持在三種色彩之內(nèi)，即女秘書的套裝、襯衫、鞋襪，一般不應(yīng)超過三種顏色。這是因?yàn)閺囊曈X上講，服裝的色彩在三種以內(nèi)較好搭配。一旦超過三種顏色就會(huì)顯得雜亂無章。

　　第二，體形要素。人有高矮、胖瘦之分。絕大多數(shù)人體形上或多或少受到一些先天局限，有這樣或那樣的缺陷，這就需要通過服裝搭配加以彌補(bǔ)和修飾，使自己更具美感。首先要了解自己的體形特點(diǎn)，再選擇適合的職業(yè)女裝，自然會(huì)達(dá)到理想效果。比如H形體形，屬于偏胖，沒什么腰身，這類女秘書適宜選擇腰身合體、線條簡潔的職業(yè)裝。I形體形，屬于偏瘦，適宜選擇衣領(lǐng)處有褶皺，配有飾邊的衣服。Y形體形，就是腿部可能長得比較修長，線條比較好看，上半身不適宜穿緊身衣，所以要求上面相對寬松，就轉(zhuǎn)移了別人的視線。

　　第三，膚色要素。選擇與搭配職業(yè)女裝時(shí)也要考慮自己的膚色，服裝的色彩要與自己的膚色相協(xié)調(diào)。

　　第四，年齡要素。女秘書的年齡不同，應(yīng)選擇不同的服裝。年輕的女秘書可以選擇紅、粉紅、黃、綠等色彩比較鮮艷的顏色，款式上選擇比較時(shí)尚、前衛(wèi)，如西裝上衣是單個(gè)扣的，因?yàn)樗齻冇谢盍εc朝氣。而年齡較大的女秘書一般選擇黑、灰、海軍藍(lán)等顏色，款式的選擇上比較保守，這樣可以凸顯她們的成熟與穩(wěn)重。

　　(2)稱謂的選擇和使用

　　一般情況下，在商務(wù)活動(dòng)中，有兩套稱謂方法，第一種就是稱對方為xx先生、xx女士，這也是最為穩(wěn)妥和最為普遍的一種稱謂方式;

　　第二種我們可以稱呼對方為xx經(jīng)理、xx主管、xx總監(jiān)，以及xx領(lǐng)導(dǎo)，就是說直接稱謂他的職務(wù)。

　　(3)握手

　　握手的次序，一般都是女士先伸手，男士再握手。領(lǐng)導(dǎo)和上級以及長輩先伸手，下級和晚輩再握手。

　　握手時(shí)，對方伸出手后，我們應(yīng)該迅速地迎上去，握手的時(shí)候最應(yīng)該避免的是很多人互相地交叉握手。

　　握手時(shí)還要避免上下過分地?fù)u動(dòng)。

　　(4)相互介紹

　　在相互介紹的時(shí)候，應(yīng)該注意順序的選擇，一般先由職位高的人開始介紹，如果是分為主方和客方的話，應(yīng)該是先把主方介紹給客方，然后再把客方介紹給主方。

　　(5)互換名片

　　要雙手拿出自己的名片，這時(shí)候有一個(gè)停頓，要注意將名片的方向調(diào)整到最適合對方觀看的位置，再雙手遞過去。雙手接過對方的名片，要簡單地看一下上面的內(nèi)容，既不要把它直接放在兜里或放在其他位置根本不看，也不要長時(shí)間地拿在手里不停地?cái)[弄，而應(yīng)該把名片放在專用的名片夾中，盡量避免把名片放在口袋中，或者放在其他的位置。

　　(6)其他注意事項(xiàng)

　　社交場所是禁止吸煙，禁止大聲喧嘩的，要注意音量的控制。

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