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電商和第三方倉儲(chǔ)如何聯(lián)動(dòng)管好庫存
很多電商企業(yè)做到一定規(guī)模后會(huì)把庫存外包給專業(yè)的第三方倉儲(chǔ)企業(yè)去管理，與自己管理倉庫不同，很多信息上的溝通如果做的不到位的話，即使第三方倉儲(chǔ)企業(yè)再專業(yè)，也會(huì)導(dǎo)致很多庫存問題。比如：
1、入庫異常：商家下屬各供應(yīng)商、工廠入倉質(zhì)量無法管控，導(dǎo)致入倉數(shù)據(jù)從源頭上就出錯(cuò)。如果在入倉環(huán)節(jié)供應(yīng)商和廠家沒配合好，就會(huì)增加倉庫收貨作業(yè)難度和成本，這些成本最終都會(huì)轉(zhuǎn)移到電商企業(yè)自身。作為第三方倉儲(chǔ)企業(yè)，能夠輔助商家搞好對(duì)供應(yīng)商的管理，于雙方都是很有意義的事情。
2、超賣：俗話說“天下武功，唯快不破”。電商行業(yè)和傳統(tǒng)銷售行業(yè)相比，效率高、速度快。一個(gè)爆款出現(xiàn)，瞬時(shí)會(huì)有大量的訂單出現(xiàn)。因?yàn)榍昂笈_(tái)庫存數(shù)據(jù)不一致導(dǎo)致訂單超賣。而各大電商平臺(tái)為了對(duì)消費(fèi)者的體驗(yàn)負(fù)責(zé)，對(duì)超賣會(huì)有嚴(yán)格的控制，甚至有些懲罰措施，比如天貓對(duì)超賣訂單會(huì)要求商家賠償30%的貨值給消費(fèi)者。如果前后臺(tái)的庫存沒銜接好，即使倉內(nèi)的庫存是OK的，前臺(tái)未必能上架正確的庫存數(shù)量，由此帶來給商家和買家的損失就不可避免了。
3、出庫與結(jié)算環(huán)節(jié)的糾紛：電商的這種“快”往往會(huì)讓倉庫作業(yè)處于非常被動(dòng)的地步——快速入倉，以便盡快發(fā)貨，快速發(fā)貨，以便客戶體驗(yàn)好。賣的不好的話，快速退倉，以便盡快尋找其他銷貨渠道。因?yàn)檫@種“快”，讓倉內(nèi)來不及對(duì)庫存進(jìn)行細(xì)致的管理和反饋，導(dǎo)致在退倉的時(shí)候有糾紛。這種糾紛會(huì)耗費(fèi)雙方業(yè)務(wù)和結(jié)算人員大量的精力去舉證、判責(zé)，嚴(yán)重的會(huì)影響到雙方的合作。
4、滯倉費(fèi)計(jì)算：一般情況下，滯倉費(fèi)會(huì)遵循先進(jìn)先出的原則，跟進(jìn)商品滯倉天數(shù)去計(jì)算滯倉費(fèi)，但滯倉費(fèi)的計(jì)算是基于一個(gè)準(zhǔn)確的庫存數(shù)量的。如果庫存數(shù)量錯(cuò)誤，滯倉費(fèi)也就會(huì)產(chǎn)生各種糾紛。
上述問題的出現(xiàn)，歸根到底是“庫存管理”的問題。我相信大部分的倉儲(chǔ)企業(yè)對(duì)庫存管理都有一套非常完善非常專業(yè)的機(jī)制，沒有專業(yè)的倉庫管理經(jīng)驗(yàn)，無意在各位倉庫管理專家面前班門弄斧。但認(rèn)為，電商與倉庫的庫存管理，應(yīng)該站在“聯(lián)動(dòng)”的角度看，確保過程和結(jié)果都是準(zhǔn)確的。本文不討論倉庫庫存管理的細(xì)節(jié)，重點(diǎn)分享下電商和第三方倉儲(chǔ)如何聯(lián)動(dòng)管好庫存。
1.源頭準(zhǔn)
和傳統(tǒng)企業(yè)一樣，很多有點(diǎn)規(guī)模的電商企業(yè)的貨源可能來自多個(gè)供貨商，這些供貨商的管理水平可能參差不齊。能否規(guī)范入倉要看商家對(duì)供應(yīng)商的約束能力和倉庫對(duì)入倉異常的及時(shí)反饋。有些中小型電商企業(yè)對(duì)供應(yīng)商（工廠）的把控能力太弱。加上“唯快不破”，訂貨周期大大縮短，銷售周期又存在巨大的不確定性，導(dǎo)致工廠備貨的時(shí)間非常短。入倉時(shí)產(chǎn)生異常也就見怪不怪了。這些常見的異常是：
供應(yīng)商發(fā)貨延遲，導(dǎo)致倉庫來不及收貨，影響電商店鋪的銷售計(jì)劃。尤其是在大促時(shí)期，如果供貨商沒及時(shí)發(fā)貨會(huì)對(duì)倉庫收貨和發(fā)貨產(chǎn)生重大影響，會(huì)嚴(yán)重影響電商平臺(tái)對(duì)店鋪的評(píng)分和消費(fèi)者體驗(yàn)。
貨品包裝不規(guī)范。有些品牌商如李寧、美邦等對(duì)供貨商的管理是非常完善的，供貨商會(huì)嚴(yán)格按照指定的包裝入倉，嘜頭、包裝規(guī)范。但很多中小型電商未必能對(duì)供應(yīng)商有這么強(qiáng)的把控能力。嘜頭貼錯(cuò)、包裝不統(tǒng)一。有些甚至直接拿個(gè)大編織袋來裝貨，給倉庫收貨清點(diǎn)造成了很大困難。
條碼錯(cuò)誤：個(gè)別工廠未按照倉庫和商家要求打條碼，或者張貼了錯(cuò)誤的條碼。這種現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)在服裝行業(yè)。貼碼和水洗標(biāo)、箱外的嘜頭不一致，會(huì)導(dǎo)致倉庫清點(diǎn)錯(cuò)誤。如果倉庫在入倉環(huán)節(jié)未及時(shí)發(fā)現(xiàn)，后面的發(fā)貨環(huán)節(jié)發(fā)錯(cuò)貨就不可避免了。
分批到倉。一般情況下，一個(gè)入庫單對(duì)應(yīng)一次入庫行為，有些供貨商因?yàn)闇?zhǔn)備不足或者其他問題會(huì)采用分批到貨的方式入倉。對(duì)一些需要進(jìn)行批次管理的商品來說，分批到倉會(huì)導(dǎo)致倉庫對(duì)批次的混淆。也會(huì)影響到銷售端對(duì)不同產(chǎn)品的批次定價(jià)和倉庫端對(duì)滯倉費(fèi)的計(jì)算。
數(shù)量差異。供貨商未按照商家指定的數(shù)量入倉，倉庫在入倉環(huán)節(jié)要反復(fù)和商家、供貨商兩邊確認(rèn)，影響入倉作業(yè)
貨品混裝：不同SKU的商品混裝在一個(gè)大包裝內(nèi)，導(dǎo)致倉庫收貨混亂，清點(diǎn)時(shí)間加長(zhǎng)，收錯(cuò)貨的風(fēng)險(xiǎn)也增高。
QC問題，有些商品需要根據(jù)電商平臺(tái)進(jìn)行倉內(nèi)QC，需要倉內(nèi)配合。如果商家未協(xié)調(diào)好QC和倉庫的作業(yè)時(shí)間，會(huì)導(dǎo)致QC延遲和收貨延遲。
上述問題，總結(jié)一起就是商家缺乏對(duì)供貨商的管控。由此帶來倉庫入倉清點(diǎn)難度加大，出錯(cuò)比例增高、收貨延遲，后續(xù)的發(fā)貨延遲和發(fā)錯(cuò)貨的風(fēng)險(xiǎn)也增高。要解決上述問題，一方面要需要倉庫忠實(shí)的記錄和反饋入倉過程中的各種異常，及時(shí)的反饋給商家。商家要在和供貨商的協(xié)議中明確這些問題點(diǎn)，對(duì)這些點(diǎn)進(jìn)行量化和追責(zé)，讓供貨商一起來承擔(dān)由此帶來的損失。逐漸的讓供貨商提升入倉能力，規(guī)范入倉。目前所負(fù)責(zé)的倉庫是這么做的：
2.過程準(zhǔn)
保證過程準(zhǔn)主要靠?jī)牲c(diǎn)：一個(gè)是倉內(nèi)的管理，另一個(gè)是倉庫WMS系統(tǒng)和店鋪ERP系統(tǒng)及電商平臺(tái)的商家后臺(tái)的庫存同步機(jī)制。
1)倉內(nèi)管理：這點(diǎn)不詳細(xì)展開，倉庫專業(yè)人員的專業(yè)能力是應(yīng)該相信的，只是簡(jiǎn)單說幾點(diǎn)：
a)關(guān)于庫存變動(dòng)：商品入倉后，因各種原因會(huì)導(dǎo)致庫存變動(dòng)，倉庫要忠實(shí)且及時(shí)的把這種變動(dòng)記錄下來，并通過系統(tǒng)接口同步給店鋪ERP系統(tǒng)及電商平臺(tái)的商家后臺(tái)。主要有以下幾種場(chǎng)景：
正次品轉(zhuǎn)換：入倉的時(shí)候是正品的可發(fā)貨庫存，實(shí)際揀貨的時(shí)候發(fā)現(xiàn)是次品，不可發(fā)貨。這種情況下倉庫需要扣減一個(gè)正品庫存，增加一個(gè)次品庫存。
倉庫丟貨：倉庫盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)貨物短少，需要扣減庫存。
倉庫多發(fā)貨、少發(fā)貨、發(fā)錯(cuò)貨：倉庫發(fā)錯(cuò)貨，需要對(duì)庫存進(jìn)行調(diào)整。
倉庫盤點(diǎn)錯(cuò)誤：上次盤點(diǎn)錯(cuò)誤，在本次盤點(diǎn)中糾正，需要對(duì)庫存進(jìn)行調(diào)整。
錯(cuò)碼調(diào)整：入倉時(shí)未發(fā)現(xiàn)編碼錯(cuò)誤，在庫內(nèi)管理或者發(fā)貨環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整。
退件入倉或者截單成功：前臺(tái)訂單取消已經(jīng)發(fā)貨的訂單，倉庫需要截單，如果快遞截單成功或者被買家拒收退回倉庫，倉庫需要對(duì)庫存進(jìn)行調(diào)整。
上述庫存調(diào)整場(chǎng)景，有些是需要商家承擔(dān)責(zé)任的，比如正次品轉(zhuǎn)換，有些是需要倉庫承擔(dān)責(zé)任的，比如丟貨、發(fā)錯(cuò)貨。不管是誰的責(zé)任，倉庫都要忠實(shí)記錄，及時(shí)反饋，時(shí)刻保持前后臺(tái)庫存數(shù)據(jù)一致。
b)關(guān)于倉內(nèi)盤點(diǎn)：作為倉內(nèi)的日常作業(yè)行為，每個(gè)倉庫都會(huì)有各種盤點(diǎn)規(guī)則，如月度的、季度的大盤點(diǎn)、循環(huán)盤點(diǎn)、動(dòng)碰盤點(diǎn)等等。但我們?cè)趯?shí)踐中發(fā)現(xiàn)，倉內(nèi)的盤點(diǎn)規(guī)則未必就是適合電商行業(yè)應(yīng)用的。為此我們經(jīng)過一段時(shí)間的摸索，探索出以下幾個(gè)盤點(diǎn)原則：
月初庫存低于20個(gè)的商品全量盤點(diǎn)：庫存低于20個(gè)的時(shí)候，我們認(rèn)為就有超賣的風(fēng)險(xiǎn)。請(qǐng)倉庫在月初對(duì)低于20個(gè)的SKU進(jìn)行全盤，盤點(diǎn)結(jié)果反饋給商家ERP系統(tǒng)和店鋪后臺(tái)。如果有差異的話，店鋪后臺(tái)自動(dòng)更新上架數(shù)量。
當(dāng)天庫存低于20個(gè)的商品當(dāng)天盤點(diǎn)：同上，確保當(dāng)天低于20個(gè)的商品不產(chǎn)生超賣。
庫存有差異實(shí)時(shí)盤點(diǎn)：利用系統(tǒng)功能，每天自動(dòng)比對(duì)店鋪上架數(shù)量、ERP庫存數(shù)量和倉庫庫存數(shù)量，對(duì)有差異的數(shù)據(jù)自動(dòng)生成盤點(diǎn)請(qǐng)求，請(qǐng)倉庫納入到自己的盤點(diǎn)計(jì)劃中去，并把盤點(diǎn)結(jié)果同步給ERP和商家的店鋪后臺(tái)。
活動(dòng)后盤點(diǎn)：電商企業(yè)和傳統(tǒng)企業(yè)不同的一點(diǎn)，如果有大流量灌入或者預(yù)計(jì)的大型促銷活動(dòng)，會(huì)在短時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生大量訂單。這些訂單一般集中于有限的幾個(gè)或者幾十個(gè)SKU。當(dāng)活動(dòng)過后，需要倉庫倉庫對(duì)這些SKU進(jìn)行盤點(diǎn)，以保證庫存的準(zhǔn)確。
退倉前盤點(diǎn)：為了確保退倉時(shí)的數(shù)量是準(zhǔn)確的，有必要在退倉前對(duì)庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，以便按照正確的數(shù)量退倉。
2)發(fā)貨：確保發(fā)貨過程中不錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)、多發(fā)。倉內(nèi)一般都有非常規(guī)范的流程，在幾個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)把控好就好了：
揀貨環(huán)節(jié)：確保揀貨SKU和數(shù)量和訂單一致。
包裝環(huán)節(jié)：包裝臺(tái)最好兩道符合環(huán)節(jié)，一道系統(tǒng)（把槍掃描），一道人工。
交付快遞環(huán)節(jié)：特別關(guān)注退款訂單和訂單內(nèi)容有修改的訂單。
3.結(jié)果準(zhǔn)
所謂結(jié)果準(zhǔn)，指的是在退倉和結(jié)算的時(shí)候，能夠有非常清晰的進(jìn)銷存數(shù)據(jù)，即使有庫存差異，也能找到具體的原因，能夠?qū)ω?zé)任方進(jìn)行追責(zé)，確保商家和倉庫、供應(yīng)商在退倉和結(jié)算環(huán)節(jié)沒有糾紛。
剛剛接手倉庫時(shí)，一直為出庫環(huán)節(jié)頭疼：商家說倉庫丟貨了，倉庫說是商家入倉的時(shí)候少裝了。商家說你不給我賠我就不退倉，倉庫說你不退倉我就收你滯倉費(fèi)！商家說我就不給！一筆糊涂賬，讓人好生頭疼！
經(jīng)過一段時(shí)間的磨合，我們總結(jié)出來退倉5大原則：
退倉前商品下架原則：退倉前商家要將商品從店鋪下架，以免退倉單生成后店鋪還有訂單流入，對(duì)倉庫的退倉工作造成干擾。這個(gè)最好通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，人工干預(yù)會(huì)有遺漏的可能。
退倉前盤點(diǎn)原則：退倉前倉庫必須對(duì)要退倉的商品進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)結(jié)果及時(shí)通報(bào)給商家，并在系統(tǒng)中進(jìn)行同步更新。這樣做兩個(gè)好處：一個(gè)是商家可以盡快確認(rèn)是否對(duì)退倉數(shù)量有疑問，另外一個(gè)是系統(tǒng)中同步更新后，可以按照盤點(diǎn)的結(jié)果生成準(zhǔn)確的退倉單。
庫存差異數(shù)據(jù)當(dāng)場(chǎng)追償原則：如果庫存有差異，當(dāng)場(chǎng)追責(zé)。追責(zé)的依據(jù)就是倉庫WMS和店鋪ERP兩邊的進(jìn)銷存數(shù)據(jù)。所有的庫存變動(dòng)必須基于單據(jù)，入庫單、發(fā)貨訂單、庫內(nèi)調(diào)整單、退倉單。這樣在庫存產(chǎn)生差異時(shí)，能夠直接找到對(duì)應(yīng)的單據(jù)：是倉庫沒上傳發(fā)貨數(shù)據(jù)還是倉內(nèi)庫存丟失一目了然。所有的單據(jù)尤其是庫存調(diào)整單必須有明確的調(diào)整原因。這樣在退倉和結(jié)算時(shí)可以立即確認(rèn)誰來承擔(dān)責(zé)任。
追責(zé)和退倉兩條線原則：有了上面的盤點(diǎn)原則和追償原則，商家和倉庫不能再以任何借口不退倉，追責(zé)和退倉兩條線分開走。這樣不會(huì)因?qū)ν藗}數(shù)量有爭(zhēng)議而延遲退倉，也就解決了上文中提到的各種糾紛。
月臺(tái)交接原則：這個(gè)主要是為了避免雙方對(duì)已經(jīng)交接的退倉數(shù)量有爭(zhēng)議。實(shí)際操作過程中，以月臺(tái)交接為界，雙方對(duì)退倉數(shù)據(jù)進(jìn)行簽字確認(rèn)，事后不得反悔。該原則在具體執(zhí)行的時(shí)候，有些商家是采用第三方物流送貨和退倉，第三方物流對(duì)交接數(shù)據(jù)可能不太負(fù)責(zé)。這點(diǎn)還有待商榷。
4.系統(tǒng)功能
上述文字主要總結(jié)了庫存管理過程中商家、倉庫、供應(yīng)商具體操作層面的內(nèi)容。除了這些，系統(tǒng)功能要能夠跟得上去。所在公司的系統(tǒng)和倉庫經(jīng)過一段時(shí)間的努力，通過以下功能確保庫存管理的準(zhǔn)確。
1)ERP系統(tǒng)要有完善的鋪貨功能：很多大商家都是多平臺(tái)、多店鋪、多渠道銷售。不同的渠道對(duì)上架數(shù)量的邏輯也不同。比如淘寶支持拍下減庫存和付款減庫存。為了不產(chǎn)生超賣，ERP系統(tǒng)需要由完善的鋪貨系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)多渠道共享庫存和按渠道鎖定庫存。
2)庫存調(diào)整實(shí)時(shí)同步：倉內(nèi)庫存調(diào)整時(shí)，能實(shí)時(shí)同步給店鋪ERP系統(tǒng)，從而觸發(fā)電商后臺(tái)的上架數(shù)量進(jìn)行調(diào)整。這個(gè)調(diào)整都是有具體的調(diào)整原因的，以便在后續(xù)對(duì)相關(guān)方追責(zé)。
3)每日定時(shí)生成庫存比對(duì)報(bào)告：店鋪ERP系統(tǒng)和倉庫WMS系統(tǒng)每日凌晨2點(diǎn)在庫存作業(yè)停止時(shí)進(jìn)行自動(dòng)的庫存比對(duì)，把兩邊的庫存比對(duì)差異生成報(bào)告，提交給雙方。倉庫會(huì)根據(jù)差異報(bào)告主動(dòng)查找差異原因，確認(rèn)需要調(diào)整庫存的，就對(duì)庫存進(jìn)行調(diào)整，然后同步給前臺(tái)。
4)進(jìn)銷存功能：這個(gè)是幾乎所有的ERP和WMS都有的功能，但怎樣能更方便的讓倉庫和商家發(fā)現(xiàn)庫存差異的原因，是需要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的產(chǎn)品經(jīng)理們努力的。的公司把該功能做成工具，讓商家和倉庫在很多場(chǎng)景下能夠快速調(diào)用該功能，快速定位庫存差異原因。
5)庫存盤點(diǎn)打通：這點(diǎn)在前面已經(jīng)有所涉及，倉庫的盤點(diǎn)規(guī)則和商家所希望的盤點(diǎn)規(guī)則是不一樣的，通過庫存盤點(diǎn)打通，ERP自動(dòng)把商家希望盤點(diǎn)的SKU發(fā)送給WMS，WMS在盤點(diǎn)后反饋數(shù)據(jù)給ERP。
6)0庫存同步機(jī)制：盡管上面做了那么多運(yùn)營(yíng)和系統(tǒng)上的工作，為了絕對(duì)避免超賣，我們還需要個(gè)“保險(xiǎn)”。這個(gè)“保險(xiǎn)”就是0庫存同步：當(dāng)庫存可揀貨數(shù)量為0時(shí)，實(shí)時(shí)同步給ERP，ERP強(qiáng)制觸發(fā)商家店鋪后臺(tái)下架。
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