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打電話的禮儀常識
打電話的禮儀常識1
電話是現(xiàn)代商人越來越常用的一種交流工具,因此,了解一下打電話的一般禮貌要求是很有用的。打電話的基本原則是簡明扼要,切忌羅嗦,既突出不了問題,又占用別人時間,從而引起別人反感。因此,在打一個重要電話之前,不妨作些必要的準備,例如,要講的`事情預先按順序?qū)懺诩埳,提醒自己。掛通電話后,要用適當?shù)亩Y節(jié)性用語與接線員打招呼,如果辦公室里的人接電話,應該先報出自己的姓名,然后再講清楚有關事宜。如果掛斷電話,可以用慣用的托辭婉言拒之,例如“有事”、“暫時不在”或“正在忙著”等用語都可派上用場。如果受話人確實很忙,又想與之接洽,可以請他過些時候再打,或者等受話人打去電話。如果在講話過程中突然斷線,打電話的人應該再打一次
打電話的禮儀常識2
打電話是通聯(lián)禮儀的一個主要內(nèi)容。撥打電話的人是發(fā)話人,是主動的一方,而接聽電話的一方是受話人,是被動的一方。因而在整個通話過程中,撥打電話的人起著支配作用,一定要積極塑造自己的完美的電話形象。
在打電話時,必須把握住通話的`時間、內(nèi)容和分寸,使得通話時間適宜、內(nèi)容精煉、表現(xiàn)有禮。
1、時間適宜
把握好通話時機和通話長度,即能使通話更富有成效,顯示通話人的干練,同時也顯示了對通話對象的尊重。反之,如果莽撞地在受話人不便的時間通話,就會造成尷尬的局面,非常不利于雙方關系的發(fā)展。如果把握不好通話時間,談話過于冗長,也會引起對方的負面情緒。
2、內(nèi)容精煉
打電話時忌諱通話內(nèi)容不著要領、語言啰嗦、思維混亂,這樣很容易引起受話人的反感。通話內(nèi)容精煉簡潔是通話人的基本要求。
。1) 預先準備
在撥打電話之前,對自己想要說的事情做到心中有數(shù),盡量梳理出清晰的順序。做好這樣的準備后,在通話時就不會出現(xiàn)顛三倒四、現(xiàn)說現(xiàn)想、丟三落四的現(xiàn)象了同時也會給受話人留下高素質(zhì)的好印象。
(2)簡潔明了
電話接通后,發(fā)話人對受話人的講話要務實,在簡單的問候之后,開宗明義,直奔主題,不要講空話、廢話,不要啰嗦、重復,更不要偏離話題,節(jié)外生枝或者沒話找話。在通話時,最忌諱發(fā)話人東拉西扯、思路不清,或者一廂情愿地認為受話人有時間陪自己聊天,共煲“電話粥”。
3、表現(xiàn)有禮
撥打電話的人在通話的過程中,始終要注意待人以禮,舉止和語言都要得體大度,尊重通話的對象,并照顧到通話環(huán)境中其他人的感受。
關于電話禁忌用語
在接電話時切忌使用“說!”“講!”。
說講是一種命令式的方式,即難讓人接受,又不禮貌。有的人在接聽電話時,一接起電話馬上說:“說”或“講”, 或者多加一兩個字“聽到,說!”
這種行為在公司、企業(yè)內(nèi)部也許還可以理解,由于某種原因工作繁忙,時間緊張,沒有太多的時間應對電話,希望對方直截了當,別浪費時間。但這種硬邦邦的電話接聽方式顯得過于粗魯無禮,有一種盛氣凌人的氣勢,好像是擺架子。給人的感覺是“有什么話快說,老子沒空和你在電話里啰嗦!
有的人對這樣的電話應答方式也懶得再“說”,干脆一聲不吭將電話掛了。本來還想聯(lián)系一些業(yè)務或者提供一些信息,一聽他這口氣就不舒服,說了等于白說,這種人懶得理他。
大家每個人都希望別人以禮相待,有誰愿意同不懂得禮貌的人打交道呢?所以,在接聽電話時,一定要注意應有的禮貌。
打電話的禮儀常識3
辦公室電話禮儀常識:5W1H
所謂5W1H是指When何、Who何人、Where何、What何事、Why為什么、How如何進行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話和接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備,有賴于5W1H技巧。
辦公室接電話禮儀技巧5w1h介紹
who(對象)
who是指打電話的對象。通話的對象可能是總經(jīng)理,也可能是普通的公司職員,因此,在電話開始時需要確認一下接電話者是不是所要找尋的人。
where(場所)
where是要確定與客戶進行約會的具體地點。一般說來,由于很多公司只有一個電話線路,如果地點確定不下來,那么占線時間過久勢必會影響公司的對外通話系統(tǒng)。因此,在打電話之前就應該大致選好約會的地點,通常可以選擇在兩公司之間的某個地方。
why(理由)
why是指打電話的理由。通過此次電話需要達到什么目的?這個電話是不是非打不可?這些都是需要在打電話之前考慮清楚的問題,因為打電話也需要占用工作時間,能節(jié)省則盡量節(jié)省。
what(內(nèi)容)
what是指打電話所要傳達的內(nèi)容。為了使此次電話達到最大的績效,工作人員應該事先準備好所要講述的內(nèi)容,并思考采用何種方式向接電話者傳達信息,使之能夠馬上領會到打電話者的意圖。要注意的是,電話的內(nèi)容應該使客戶產(chǎn)生賓至如歸的感覺,為公司贏得良好的口碑。
接電話的對象不同,會涉及到不同禮貌用語的使用。但不管接聽對象是誰,在選擇對方稱呼時都應該注意滿足對方的優(yōu)越感,以獲得相應的回報。
when(時間)
when是要選擇對方比較合適的時間進行通話。應該盡量避免在對方工作忙碌、例會、用餐、休息等時間段內(nèi)打電話,這就需要在平時多注意收集詳細的資料,建立客戶檔案,從而獲得對方較高的認同度。
how(方法)
how所要考慮的是如何在電話中恰當表達的問題。如果原先約定是今天交貨,但公司實在來不及的時候,就應該注意選擇較妥善的說辭,讓客戶能夠接納;否則,簡簡單單的抱歉話語,很難讓客戶接受。
辦公室電話禮儀常識:打電話的禮儀常識
打電話的禮儀
1、時間選擇:和私人通話要選擇效率高的時間,晚上10點后,早上7點之前不打電話,就餐的時候別打電話,節(jié)假日不要打電話。
2、空間選擇: 私人電話最好在家里打,工作電話在單位打。不亂用單位電話談私事,不在公眾場所打電話。
3、喜悅的心情:打電話時我們要保持良好的心情,這樣即使對方看不見你,但是從歡快的語調(diào)中也會被你感染,給對方留下極佳的印象,由于面部表情會影響聲音的變化,所以即使在電話中,也要抱著"對方看著我"的心態(tài)去應對。
4、打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食,即使是懶散的姿勢對方也能夠 "聽"得出來。如果你打電話的時候,彎著腰躺在椅子上,對方聽你的聲音就是懶散的,無精打采的,若坐姿端正,所發(fā)出的聲音也會親切悅耳,充滿活力。因此打電話時,即使看不見對方,也要當作對方就在眼前,盡可能注意自己的姿勢。
5、通話時長:宜短不宜長。長話短說,廢話不說。把最重要的事放在前面,自我介紹開頭。
6、打錯電話要主動道歉,發(fā)短信祝福最好帶署名。
辦公室電話禮儀常識:社交禮儀中接打電話的訣竅
電話已成為日常交際不可或缺的通訊工具,因此學會接打電話的禮儀在我們?nèi)粘=浑H中是非常重要的,打電話要選擇適當?shù)臅r間,查清號碼撥號,接聽電話時認真傾聽等都是良好社交禮儀的表現(xiàn)。
一 打電話禮儀:
1做好打電話前的準備:做好思想準備、精神飽滿;要考慮好通話的大致內(nèi)容,如怕打電話時遺漏,那么記下主要內(nèi)容以備忘;在電話機旁要有記錄的筆和紙。
2電話撥通后,應先說“您好”,問對方:是某單位和個人。得到明確答復后,再自報家門,報單位和你個人的名字。
3如對方幫你去找人聽電話,此時,打電話的人應拿住話筒,不能放下話筒干別的事。
4告知“某不在”時,你不可“喀嚓”就掛斷,而應說“謝謝,我過會兒再打”或“如方便,麻煩您轉(zhuǎn)告”或“請告訴他回來后給我回個電話,我的電話號碼是 ……”
5電話撥錯了,應向?qū)Ψ奖硎厩敢,“對不起,我打錯了”,切不可無禮的就掛斷電話。
6如要求對方對你的電話有所記錄,應有耐心,別催問:“好了嗎?”、“怎么這么慢!”
7打電話時,要口對話筒,說話聲音不要太大也不要太小,說話要富于節(jié)奏,表達要清楚,簡明扼要,吐字清晰,切忌說話矯揉造作,嗲聲嗲氣。
8給單位打電話時,應避開剛上班或快下班時間,因為接聽電話的人不耐煩。居家打電話宜在中飯或晚飯或晚上的時間,但太晚或午睡的時間不宜。
9通話應簡單明了,對重要內(nèi)容可以扼要地向?qū)Ψ皆贁⑹鲆槐椋郧蟠_認。
10不占用公司電話談個人私事,更不允許在工作時間用電話與親朋好友聊天。
11通話完畢,應友善地感謝對方:“打攪你了,對不起,謝謝您在百忙中接聽我的電話”,或者“和您通話感到很高興,謝謝您,再見”。
二 接電話的禮儀:
1一般鈴聲一響,就應及時接電話。如鈴聲響過四次再去接,就顯得不禮貌,此時拿起電話,應說聲“對不起,讓您久等了!
2一般拿起話筒后,應說“您好”
3再自我介紹,需要我?guī)兔?
4認真傾聽對方的電話內(nèi)容,聽電話時,應說“是、好”等,讓對方感到你在認真地聽,不要輕易打斷對方的說話。
5如對方不是找你,那么你應該禮貌的請對方“稍候”,如找不到聽電話的人,你可以自動的提供一些幫助,“需要我轉(zhuǎn)告嗎?”
6如對方要求電話記錄,應馬上拿出紙和筆進行記錄。電話記錄:說來的電話(WHO),打電話找誰(WHOM),來電的.內(nèi)容(What)、來電的原因(Why)、來電提到的地點(Where)、時間(When)。
7電話完畢,應等對方掛機后在掛比較好,不要倉促的就掛斷,甚至對方話音沒落,就掛斷。掛電話的聲音不要太響,以免讓人產(chǎn)生粗魯無禮的感覺。
8碰到對方掛錯電話時,態(tài)度要有禮貌,別說“亂打,怎么搞的!
9接電話時,盡量不要干別的事,如中途有事,必須走開一下,那么時間也不應超過30秒。
禮貌禮儀知識― 撥打電話要注意什么
撥打電話要注意:
(1)時間
一般情況下,不要選擇過早、過晚或?qū)Ψ叫菹⒌臅r間打電話。比如,工作電話應該選擇在8點以后,如在國外應選擇在9點以后。往辦公室打電話,最好避開臨下班的時間。因為這個時間如需要了解、研究或者對方急于下班,很可能得不到滿意的答復。中午休息的時間,也不要給對方打電話。非特殊情況,不要在節(jié)日、假日、用餐時間和休息時間給對方打電話。半夜或清晨被電話吵醒,很容易引起對方的反感。打國際電話,首先要考慮對方國家的時差。如中國同美國時差12個小時,北京下午3點時卻是美國人睡得正香的后半夜。如果忽視時差,把人從睡夢中驚醒是十分不禮貌的。
其次要把握好通話的時間長度。在正常的情況下,一次打電話的時間最好不要超過3分鐘。這種做法,在國外叫做“打電話的3分鐘原則”。要求打電話的一方要有很強的時間觀念,抓住主題,在盡可能短的時間內(nèi)表達自己的意思。因為時間過長,造成電話占線,會影響正常的通訊。要講究效率,既節(jié)約自己的時間,也不要浪費他人的時間。
(2)內(nèi)容
通訊內(nèi)容要簡明扼要,作到言簡意賅,干脆利索,不要吞吞吐吐,東拉西扯,否則,既浪費了時間,又給對方留下了糟糕的印象。
(3)態(tài)度
通話過程中,打電話者要文明禮貌,態(tài)度熱情誠懇。
①通話時要吐字清楚,語速、音量適中,語句簡短,語氣親切,作到語言文明。在先向?qū)Ψ焦Ь吹氐酪宦暎骸澳?”后,要主動的介紹單位的名稱和自己的姓名,不要讓對方去猜。結束通話前,要道一聲:“謝謝!”“再見”。
②通話時要精力集中,嘴里千萬不要嚼東西,也不要一邊打電話,一邊同旁人聊天,或一邊打電話,一邊兼作其它事,給對方心不在焉的感覺。
、鄞蝈e電話時,要向?qū)Ψ降狼福骸皩Σ黄稹薄ⅰ按驍_您了”,等等。不可一言不發(fā),掛斷電話了事。通電話時忽然中斷,按禮儀要求應由打電話方立即再撥,并向?qū)Ψ秸f明,不應等接電話一方把電話打過來。
④要注意舉止、形象。打電話時,應站好或坐端正,舉止得體。不可坐在桌角上或椅背上,也不可趴著、仰著、斜靠著或者雙腿高架著。用電話要輕拿輕放。打電話時,姿勢對方雖然不能看見,但不良姿勢可以影響一個人的情緒和聲音,使對方有所察覺。另外,在同事面前,也會有損自己的風度和形象。
辦公室電話禮儀常識:接聽電話的禮儀
(1)電話鈴一響,應立即放下其他工作,及時接聽電話。接電話有“鈴響不過三”的說法,就是說接電話以鈴響三次以內(nèi)接聽為宜。在工作和生活中,我們應注意遵守這一作法,而不要故意拖延時間。
(2)拿起話筒后,要主動問好并自報家門。問候?qū)Ψ绞嵌Y貌的表示;自報家門則是為了讓對方驗證一下,是否撥錯了電話,找錯了人。
(3)接聽電話時,要積極呼應,態(tài)度熱情友好,不要裝腔作勢,冷落對方。要專心致志,不要心不在焉,三心二意。電話結束時,要主動說:“再見”,做到客氣有禮貌。接聽電話時,如遇重要內(nèi)容,要認真做好筆錄。
(4)如果對方打錯電話號碼,要耐心向?qū)Ψ秸f明,不要不耐煩,甚至惡語相加。通話時電話中斷,要等待對方再次撥進來,不要遠離電話或者責備對方。
(5)在會晤重要客人或者會議期間有人打來電話,應向?qū)Ψ秸f明情況,表示歉意并約好時間,主動打電話過去。一旦約好給對方打電話,就要守約。
(6)按照電話禮儀的慣例,一般要由打電話者掛斷電話。在對方?jīng)]掛斷電話時,接電話一方不應主動掛斷。尤其在與位尊者和女士通電話時,一定要等對方掛上電話,以示對對方的尊重。
代接電話的禮儀要求是:
(1)接電話時,對方不是找自己,不要出口不快,拒絕對方代找他人的請求,應該問清楚找誰后,用手輕捂話筒,請要找的接話人接聽電話。
(2)如果要找的人不在,需轉(zhuǎn)達有關事項,代接電話的人一定要認真記錄,重要事項待對方講完之后,還應該重復一遍,以驗證記錄是否準確,同時將自己的姓名告訴對方,讓對方放心。電話記錄應包括通話者的姓名、單位、通話時間、內(nèi)容、是否回電話,并應問清回電話的號碼等內(nèi)容。代接的電話要及時轉(zhuǎn)告,不要耽誤。
(3)問清楚對方的姓名和要辦的事后,再告訴對方要找的人不在,這是很不禮貌的。因為這樣很容易讓人產(chǎn)生誤會。會讓對方感到,人在與不在取決于打電話的是誰和辦什么事。
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