會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用技巧

時(shí)間：2020-10-21 13:23:54 會(huì)計(jì)電算化我要投稿

會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用技巧匯總2017

　　會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)事物的簡(jiǎn)稱(chēng)。下面是yjbys小編為大家?guī)?lái)的會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用技巧總結(jié)，歡迎閱讀。

會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用技巧匯總2017

　　一、建帳中的技巧

　　(一)代碼設(shè)置

　　會(huì)計(jì)軟件中大量應(yīng)用代碼如會(huì)計(jì)科目代碼。代碼系統(tǒng)的好壞將直接影響整個(gè)系統(tǒng)的質(zhì)量、實(shí)用性和生命力。在代碼設(shè)計(jì)與優(yōu)化的過(guò)程中一般應(yīng)該遵循以下幾項(xiàng)原則：

　　1.惟一確定性:每一個(gè)代碼都惟一地表示一個(gè)實(shí)體。

　　2.可擴(kuò)充性:代碼結(jié)構(gòu)應(yīng)能適應(yīng)系統(tǒng)的發(fā)展和變化當(dāng)實(shí)體的集合不斷增加擴(kuò)大時(shí)應(yīng)可直接利用原代碼加以擴(kuò)充而不需要重新設(shè)計(jì)代碼系統(tǒng)。

　　3.易識(shí)別性:代碼既要便于人們?cè)谑褂脮r(shí)容易識(shí)別和記憶又要便于計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行識(shí)別和處理。盡量避免一些易混淆的符號(hào)如字母O、I、Z、S、V與0、1、2、5、U等混用。

　　4.簡(jiǎn)短性:在不影響代碼系統(tǒng)的容量和可擴(kuò)充性的情況下代碼長(zhǎng)度越短越好。因?yàn)殡S著碼長(zhǎng)的增加出錯(cuò)率也隨之增加同時(shí)也增加了收集、存儲(chǔ)和輸出信息的負(fù)荷。

　　5.標(biāo)準(zhǔn)性:代碼設(shè)計(jì)一定要盡可能的標(biāo)準(zhǔn)化一級(jí)總帳科目的代碼通常已在會(huì)計(jì)制度中規(guī)定需要用戶(hù)自行確定代碼長(zhǎng)度的是二級(jí)以下明細(xì)科目。它的長(zhǎng)度確定首先要逐個(gè)分析總帳科目下明細(xì)科目數(shù)如“現(xiàn)金”可不設(shè)明細(xì)科目“銀行存款”通常以開(kāi)戶(hù)帳號(hào)為明細(xì)科目科目數(shù)一般不會(huì)上百個(gè)“短期投資”、“待攤費(fèi)用”等下設(shè)明細(xì)科目也不會(huì)超過(guò)百個(gè)兩位的代碼長(zhǎng)度能容納99個(gè)科目應(yīng)能滿(mǎn)足需要但“應(yīng)收帳款”、“應(yīng)付帳款”等通常以客戶(hù)名和供應(yīng)商名稱(chēng)設(shè)置明細(xì)科目明細(xì)科目的數(shù)量不確定性較大如果用戶(hù)的客戶(hù)和供應(yīng)商較多接近或超過(guò)100個(gè)兩位代碼就不能滿(mǎn)足要求二級(jí)科目的代碼長(zhǎng)度就應(yīng)設(shè)定為三位。先按客戶(hù)所屬地區(qū)分類(lèi)設(shè)置二級(jí)明細(xì)科目然后再按客戶(hù)名設(shè)置三級(jí)明細(xì)科目。也就是采用順序碼即有連續(xù)的數(shù)字所組成。例如:

　　代碼對(duì)象:北京　上�！√旖颉∵|寧　黑龍江

　　代碼:0102030405

　　更理想的解決方案是應(yīng)用往來(lái)客戶(hù)輔助核算因?yàn)樗捻?xiàng)目代碼與會(huì)計(jì)科目的代碼完全獨(dú)立自成體系與科目代碼的'位數(shù)無(wú)關(guān)非常便于擴(kuò)充。

　　(二)明細(xì)分類(lèi)合理

　　某些軟件在多欄明細(xì)帳中設(shè)置每頁(yè)為6個(gè)明細(xì)類(lèi)科目打印時(shí)一頁(yè)最多只能打印6個(gè)明細(xì)。如果設(shè)置了7個(gè)明細(xì)類(lèi)例如:在編錄經(jīng)費(fèi)這個(gè)科目中設(shè)置:差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待、市內(nèi)車(chē)費(fèi)、郵費(fèi)、資料費(fèi)、電話(huà)費(fèi)、其它費(fèi)用這7個(gè)明細(xì)在打印時(shí)將前6個(gè)在一頁(yè)打印而“其它費(fèi)用”又單獨(dú)打印一頁(yè)。即浪費(fèi)紙張、又浪費(fèi)打印時(shí)間�？梢詫⑵饺绽锇l(fā)生費(fèi)用不是很多的郵費(fèi)與資料費(fèi)放在一起這就方便多了。

　　二、憑證輸入中的技巧

　　(一)摘要輸入

　　憑證摘要多為中文輸入中會(huì)有許多常用會(huì)計(jì)詞匯可將常用詞匯預(yù)先存儲(chǔ)起來(lái)并配以自定義的代碼輸入憑證時(shí)調(diào)用自定義詞匯可提高輸入速度。

　　(二)科目代碼輸入

　　輸入記帳憑證時(shí)只需輸入科目代碼操作較簡(jiǎn)單。但要求用戶(hù)輸入確定的科目代碼而用戶(hù)對(duì)會(huì)計(jì)科目較熟悉對(duì)科目碼卻不一定能記得準(zhǔn)確如果用戶(hù)輸入了未經(jīng)定義的科目代碼軟件系統(tǒng)將提示科目不在需重新輸入如果用戶(hù)輸入的科目代碼并非所需則需人工逐頁(yè)查找很費(fèi)事。事實(shí)上許多會(huì)計(jì)軟件的科目代碼表都能模糊快速定位輸入此類(lèi)科目時(shí)只輸入到其上級(jí)科目的代碼則所要查找的明細(xì)科目應(yīng)就在附近省去多余的翻頁(yè)查找操作。再有一點(diǎn)在具體應(yīng)用中根據(jù)本單位的實(shí)際情況運(yùn)用自己的頭腦讓計(jì)算機(jī)更好的為自己服務(wù)而且操作人員又能便于記憶。例如企業(yè)都有管理費(fèi)用則設(shè)置“52101—差旅費(fèi)”而設(shè)置營(yíng)業(yè)費(fèi)用時(shí)就用“50301—差旅費(fèi)”、設(shè)置編錄經(jīng)費(fèi)時(shí)用“40501—差旅費(fèi)”即用01表示差旅費(fèi)。久而久之一些代碼就牢記在心了節(jié)省許多時(shí)間。

　　(三)金額輸入

　　按照會(huì)計(jì)制度的有關(guān)規(guī)定記帳憑證可以一借多貸或多借一貸在輸入完多借或多借的分錄后輸入一貸或一借分錄的金額時(shí)可參照合計(jì)欄中的金額輸入省去人工計(jì)算合計(jì)的麻煩。

　　(四)編制會(huì)計(jì)分錄中的技巧

　　1.會(huì)計(jì)分錄盡可能細(xì)。記帳憑證是帳務(wù)處理的原始資料所有帳簿都是根據(jù)記帳憑證的分錄來(lái)登記的分錄越詳細(xì)帳簿也越詳細(xì)。以便為日后查帳方便、快捷。

　　2.沖減收入或費(fèi)用以負(fù)數(shù)反映。在輸入收入和費(fèi)用類(lèi)科目的記帳憑證時(shí)如果發(fā)生額的方向與該類(lèi)科目余額方向相反如沖減收入或費(fèi)用應(yīng)將金額以負(fù)數(shù)方式輸入到與該類(lèi)科目的余額相同的方向。例如:“財(cái)務(wù)費(fèi)用”發(fā)生費(fèi)用時(shí)：

　　借　財(cái)務(wù)費(fèi)用

　　貸　銀行存款

　　當(dāng)有利息入帳時(shí)則仍是這樣做分錄只是數(shù)字用負(fù)數(shù)。而不能象手工那樣：

　　借　銀行存款

　　貸　財(cái)務(wù)費(fèi)用

　　這樣做的目的是為編制報(bào)表公式簡(jiǎn)捷有些報(bào)表需要取某一會(huì)計(jì)期間某些科目的發(fā)生額如損益表?yè)p益類(lèi)科目期末結(jié)轉(zhuǎn)后沒(méi)有余額必須用科目的發(fā)生額填報(bào)。如果沖減費(fèi)用金額記入貸方報(bào)表所需的期間借方發(fā)生額就不正確還應(yīng)扣除沖減的費(fèi)用如取借貸方發(fā)生額的差由于貸方發(fā)生額中包括期末結(jié)轉(zhuǎn)金額差為0由計(jì)算機(jī)識(shí)別自動(dòng)匯總沖減的費(fèi)用比較困難不如在編制會(huì)計(jì)分錄時(shí)以紅字或負(fù)數(shù)反映沖減的費(fèi)用和收入。

　　(五)要注意充分利用自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證功能

　　自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證設(shè)置雖不是一個(gè)必選項(xiàng)但利用自動(dòng)轉(zhuǎn)帳功能無(wú)疑能提供極大的便利。自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證能自動(dòng)匯總指定科目的發(fā)生額或余額并自動(dòng)生成一張轉(zhuǎn)帳憑證。在使用該功能前須進(jìn)行必要的參數(shù)設(shè)置包括轉(zhuǎn)出科目和轉(zhuǎn)入科目以及匯總數(shù)據(jù)的性質(zhì)(余額、發(fā)生額)注意轉(zhuǎn)出科目可設(shè)置多個(gè)但轉(zhuǎn)入科目只能設(shè)一個(gè)。且須先結(jié)轉(zhuǎn)收入類(lèi)后結(jié)轉(zhuǎn)費(fèi)用類(lèi)。

　　三、查詢(xún)時(shí)的技巧

　　在組合查詢(xún)窗口輸入關(guān)鍵字。有時(shí)它會(huì)提示“沒(méi)有滿(mǎn)足信息的要求”這時(shí)不要放棄查詢(xún)看一看日期的輸入有的軟件只默認(rèn)“2002—01—01”而不識(shí)別“2002.01.01”。

　　總之恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用軟件系統(tǒng)提供的功能可成倍的提高工作效率使之更好的為我們服務(wù)。

　　四、打印帳簿中的技巧

　　年終結(jié)帳后打印。不必每月打印帳簿。會(huì)計(jì)電算化后輸入記帳憑證并經(jīng)入帳、結(jié)帳帳簿即已在電腦中形成只要及時(shí)做好備份數(shù)據(jù)相對(duì)安全。查帳、用帳也方便、快捷如有需要也可單獨(dú)打印出指定科目的帳頁(yè)年終結(jié)帳后再打印出全部帳頁(yè)裝訂成帳簿。

　　五、選擇記帳憑證類(lèi)型的技巧

　　查帳是會(huì)計(jì)人員日常工作的一個(gè)重要部分會(huì)計(jì)人員可以按常見(jiàn)分類(lèi)方法分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)帳憑證。應(yīng)當(dāng)指出的是記帳憑證分類(lèi)不是一個(gè)必選項(xiàng)目可以只用一種通用記帳憑證格式即轉(zhuǎn)帳憑證。如果設(shè)置了憑證類(lèi)型增加了一個(gè)輸入項(xiàng)目會(huì)影響憑證的輸入速度。又因各類(lèi)憑證要各自獨(dú)立編號(hào)憑證整理保管更為繁瑣。所以電算化后無(wú)須理會(huì)記帳憑證類(lèi)型設(shè)置項(xiàng)。