《會計(jì)電算化》知識點(diǎn)：會計(jì)軟件的應(yīng)用
會計(jì)電算化需要在電腦上安裝相應(yīng)的會計(jì)軟件，很多人也許還對會計(jì)軟件的應(yīng)用還不是很熟悉。下面是yjbys小編為大家?guī)淼年P(guān)于會計(jì)軟件方面的相關(guān)知識。歡迎閱讀。
第一節(jié) 會計(jì)軟件的應(yīng)用流程
會計(jì)軟件的應(yīng)用流程一般包括系統(tǒng)初始化、日常處理和期末處理等環(huán)節(jié)。
一、系統(tǒng)初始化
(一)系統(tǒng)初始化的特點(diǎn)和作用
系統(tǒng)初始化是系統(tǒng)首次使用時，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行參數(shù)設(shè)置，并錄入基礎(chǔ)檔案與初始數(shù)據(jù)的過程。
系統(tǒng)初始化是會計(jì)軟件運(yùn)行的基礎(chǔ)。它將通用的會計(jì)軟件轉(zhuǎn)變?yōu)闈M足特定企業(yè)需要的系統(tǒng)，使手工環(huán)境下的會計(jì)核算和數(shù)據(jù)處理工作得以在計(jì)算機(jī)環(huán)境下延續(xù)和正常運(yùn)行。
系統(tǒng)初始化在系統(tǒng)初次運(yùn)行時一次性完成，但部分設(shè)置可以在系統(tǒng)使用后進(jìn)行修改。系統(tǒng)初始化將對系統(tǒng)的后續(xù)運(yùn)行產(chǎn)生重要影響，因此系統(tǒng)初始化工作必須完整且盡量滿足企業(yè)的需求。
(二)系統(tǒng)初始化的內(nèi)容
系統(tǒng)初始化的內(nèi)容包括系統(tǒng)級初始化和模塊級初始化。
1.系統(tǒng)級初始化
系統(tǒng)級初始化是設(shè)置會計(jì)軟件所公用的數(shù)據(jù)、參數(shù)和系統(tǒng)公用基礎(chǔ)信息，其初始化的內(nèi)容涉及多個模塊的運(yùn)行，不特定專屬于某個模塊。
系統(tǒng)級初始化內(nèi)容主要包括：(1)創(chuàng)建賬套并設(shè)置相關(guān)信息;(2)增加操作員并設(shè)置權(quán)限;(3)設(shè)置系統(tǒng)公用基礎(chǔ)信息。
2.模塊級初始化
模塊級初始化是設(shè)置特定模塊運(yùn)行過程中所需要的參數(shù)、數(shù)據(jù)和本模塊的基礎(chǔ)信息，以保證模塊按照企業(yè)的要求正常運(yùn)行。
模塊級初始化內(nèi)容主要包括：(1)設(shè)置系統(tǒng)控制參數(shù);(2)設(shè)置基礎(chǔ)信息;(3)錄入初始數(shù)據(jù)。
二、日常處理
(一)日常處理的含義
日常處理是指在每個會計(jì)期間內(nèi)，企業(yè)日常運(yùn)營過程中重復(fù)、頻繁發(fā)生的業(yè)務(wù)處理過程。
(二)日常處理的特點(diǎn)
1.日常業(yè)務(wù)頻繁發(fā)生，需要輸入的數(shù)據(jù)量大;
2.日常業(yè)務(wù)在每個會計(jì)期間內(nèi)重復(fù)發(fā)生，所涉及金額不盡相同。
三、期末處理
(一)期末處理的含義
期末處理是指在每個會計(jì)期間的期末所要完成的特定業(yè)務(wù)。
(二)期末處理的特點(diǎn)
1.有較為固定的處理流程;
2.業(yè)務(wù)可以由計(jì)算機(jī)自動完成。
四、數(shù)據(jù)管理
在會計(jì)軟件應(yīng)用的各個環(huán)節(jié)均應(yīng)注意對數(shù)據(jù)的管理。
(一)數(shù)據(jù)備份
數(shù)據(jù)備份是指將會計(jì)軟件的數(shù)據(jù)輸出保存在其他存儲介質(zhì)上，以備后續(xù)使用。數(shù)據(jù)備份主要包括賬套備份、年度賬備份等。
(二)數(shù)據(jù)還原
數(shù)據(jù)還原又稱數(shù)據(jù)恢復(fù)，是指將備份的數(shù)據(jù)使用會計(jì)軟件恢復(fù)到計(jì)算機(jī)硬盤上。它與數(shù)據(jù)備份是一個相反的過程。數(shù)據(jù)還原主要包括賬套還原、年度賬還原等。
第二節(jié) 系統(tǒng)級初始化
系統(tǒng)級初始化包括創(chuàng)建賬套并設(shè)置相關(guān)信息、增加操作員并設(shè)置權(quán)限、設(shè)置系統(tǒng)公用基礎(chǔ)信息等內(nèi)容。
一、創(chuàng)建賬套并設(shè)置相關(guān)信息
(一)創(chuàng)建賬套
賬套是指存放會計(jì)核算對象的所有會計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件的總稱，賬套中包含的文件有會計(jì)科目、記賬憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等等。一個賬套只能保存一個會計(jì)核算對象的業(yè)務(wù)資料，這個核算對象可以是企業(yè)的一個分部，也可以是整個企業(yè)集團(tuán)。
建立賬套是指在會計(jì)軟件中為企業(yè)建立一套符合核算要求的賬簿體系。在同一會計(jì)軟件中可以建立一個或多個賬套。
(二)設(shè)置賬套相關(guān)信息
建立賬套時需要根據(jù)企業(yè)的具體情況和核算要求設(shè)置相關(guān)信息。賬套信息主要包括賬套號、企業(yè)名稱、企業(yè)性質(zhì)、會計(jì)期間、記賬本位幣等。
(三)賬套參數(shù)的修改
賬套建立后，企業(yè)可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要對某些已經(jīng)設(shè)定的參數(shù)內(nèi)容進(jìn)行修改。如果賬套參數(shù)內(nèi)容已被使用，進(jìn)行修改可能會造成數(shù)據(jù)的紊亂，因此，對賬套參數(shù)的修改應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎。
二、管理用戶并設(shè)置權(quán)限
(一)管理用戶
用戶是指有權(quán)登錄系統(tǒng)，對會計(jì)軟件進(jìn)行操作的人員。管理用戶主要是指將合法的用戶增加到系統(tǒng)中，設(shè)置其用戶名和初始密碼或?qū)Σ辉偈褂孟到y(tǒng)的人員進(jìn)行注銷其登錄系統(tǒng)的權(quán)限等操作。
(二)設(shè)置權(quán)限
在增加用戶后，一般應(yīng)該根據(jù)用戶在企業(yè)核算工作中所擔(dān)任的職務(wù)、分工來設(shè)置、修改其對各功能模塊的操作權(quán)限。通過設(shè)置權(quán)限，用戶不能進(jìn)行沒有權(quán)限的操作，也不能查看沒有權(quán)限的數(shù)據(jù)。
三、設(shè)置系統(tǒng)公用基礎(chǔ)信息
設(shè)置系統(tǒng)公用基礎(chǔ)信息包括設(shè)置編碼方案、基礎(chǔ)檔案、收付結(jié)算信息、憑證類別、外幣和會計(jì)科目等。
(一)設(shè)置編碼方案
設(shè)置編碼方案是指設(shè)置具體的編碼規(guī)則，包括編碼級次、各級編碼長度及其含義。其目的在于方便企業(yè)對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼進(jìn)行分級管理。設(shè)置編碼的對象包括部門、職員、客戶、供應(yīng)商、科目、存貨分類、成本對象、結(jié)算方式和地區(qū)分類等。編碼符號能唯一地確定被標(biāo)識的對象。
(二)設(shè)置基礎(chǔ)檔案
設(shè)置基礎(chǔ)檔案是后續(xù)進(jìn)行具體核算、數(shù)據(jù)分類、匯總的基礎(chǔ)，其內(nèi)容一般包括設(shè)置企業(yè)部門檔案、職員信息、往來單位信息、項(xiàng)目信息等。
1.設(shè)置企業(yè)部門檔案
設(shè)置企業(yè)部門檔案一般包括輸入部門編碼、名稱、屬性、負(fù)責(zé)人、電話、傳真等。其目的是方便會計(jì)數(shù)據(jù)按照部門進(jìn)行分類匯總和會計(jì)核算。
2.設(shè)置職員信息
設(shè)置職員信息一般包括輸入職員編號、姓名、性別、所屬部門、身份證號等，其目的在于方便進(jìn)行個人往來核算和管理等操作。
3.設(shè)置往來單位信息
往來單位包括客戶與供應(yīng)商。
設(shè)置客戶信息是指對與企業(yè)有業(yè)務(wù)往來核算關(guān)系的客戶進(jìn)行分類并設(shè)置其基本信息，一般包括輸入客戶編碼、分類、名稱、開戶銀行、聯(lián)系方式等。其目的是方便企業(yè)錄入、統(tǒng)計(jì)和分析客戶數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。
設(shè)置供應(yīng)商信息是指對與企業(yè)有業(yè)務(wù)往來核算關(guān)系的供應(yīng)商進(jìn)行分類并設(shè)置其基本信息，一般包括輸入供應(yīng)商編碼、分類、名稱、開戶銀行、聯(lián)系方式等。其目的是方便企業(yè)對采購、庫存、應(yīng)付賬款等進(jìn)行管理。
4.設(shè)置項(xiàng)目信息
項(xiàng)目是指一個特定的核算對象或成本歸集對象。企業(yè)需要對涉及該項(xiàng)目的所有收入、費(fèi)用、支出進(jìn)行專項(xiàng)核算和管理。設(shè)置項(xiàng)目信息，一般包括定義核算項(xiàng)目，建立項(xiàng)目檔案，輸入其名稱、代碼等。
(三)設(shè)置收付結(jié)算方式
設(shè)置收付結(jié)算方式一般包括設(shè)置結(jié)算方式編碼、結(jié)算方式名稱等。其目的是建立和管理企業(yè)在經(jīng)營活動中所涉及的貨幣結(jié)算方式，方便銀行對賬、票據(jù)管理和結(jié)算票據(jù)的使用。
(四)設(shè)置憑證類別
設(shè)置憑證類別是指對記賬憑證進(jìn)行分類編制。用戶可以按照企業(yè)的需求選擇或自定義憑證類別。
憑證類別設(shè)置完后，用戶應(yīng)該設(shè)置憑證類別限制條件和限制科目，兩者組成憑證類別校驗(yàn)的標(biāo)準(zhǔn)，供系統(tǒng)對錄入的記賬憑證進(jìn)行輸入校驗(yàn)，以便檢查錄入的憑證信息和選擇的憑證類別是否相符。
在會計(jì)軟件中，系統(tǒng)通常提供的限制條件包括借方必有、貸方必有、憑證必有、憑證必?zé)o、無限制等。
憑證類別的限制科目是指限制該憑證類別所包含的科目。
在記賬憑證錄入時，如果錄入的記賬憑證不符合用戶設(shè)置的限制條件或限制科目，則系統(tǒng)會提示錯誤，要求修改，直至符合為止。
(五)設(shè)置外幣
設(shè)置外幣是指當(dāng)企業(yè)有外幣核算業(yè)務(wù)時，設(shè)置所使用的外幣幣種、核算方法和具體匯率。用戶可以增加、刪除幣別。通常在設(shè)置外幣時，需要輸入幣符、幣名、固定匯率或浮動匯率、記賬匯率和折算方式等信息。
(六)設(shè)置會計(jì)科目
設(shè)置會計(jì)科目就是將企業(yè)進(jìn)行會計(jì)核算所需要使用的會計(jì)科目錄入到系統(tǒng)中，并按照企業(yè)核算要求和業(yè)務(wù)要求，對每個科目的核算屬性進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置會計(jì)科目是填制會計(jì)憑證、記賬、編制報(bào)表等各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。
1.增加、修改或刪除會計(jì)科目
系統(tǒng)通常會提供預(yù)置的會計(jì)科目。用戶可以直接引入系統(tǒng)提供的預(yù)置會計(jì)科目，在此基礎(chǔ)上根據(jù)需要，增加、修改、刪除會計(jì)科目。如果企業(yè)所使用的會計(jì)科目與預(yù)置的會計(jì)科目相差較多，用戶也可以根據(jù)需要自行設(shè)置全部會計(jì)科目。
增加會計(jì)科目時，應(yīng)遵循先設(shè)置上級會計(jì)科目，再設(shè)置下級會計(jì)科目的順序。會計(jì)科目編碼、會計(jì)科目名稱不能為空。增加的會計(jì)科目編碼必須遵循會計(jì)科目編碼方案。
刪除會計(jì)科目時，必須先從末級會計(jì)科目刪除。刪除的會計(jì)科目不能為已經(jīng)使用的會計(jì)科目。
2.設(shè)置科目屬性
(1)會計(jì)科目編碼
會計(jì)科目編碼按照會計(jì)科目編碼規(guī)則進(jìn)行。在對會計(jì)科目編碼時，一般應(yīng)遵守唯一性、統(tǒng)一性和擴(kuò)展性原則。
(2)會計(jì)科目名稱
從會計(jì)軟件的要求來看，企業(yè)所使用的會計(jì)科目的名稱可以是漢字、英文字母、數(shù)字等符號，但不能為空。
(3)會計(jì)科目類型
按照國家統(tǒng)一的會計(jì)準(zhǔn)則制度要求，會計(jì)科目按其性質(zhì)劃分為資產(chǎn)類、負(fù)債類、共同類、所有者權(quán)益類、成本類和損益類共六種類型。用戶可以選擇一級會計(jì)科目所屬的科目類型。如果增加的是二級或其以下會計(jì)科目，則系統(tǒng)將自動與其一級會計(jì)科目類型保持一致，用戶不能更改。
(4)賬頁格式
用于定義該會計(jì)科目在賬簿打印時的默認(rèn)打印格式。一般可以分為普通三欄式、數(shù)量金額式、外幣金額式等格式。當(dāng)會計(jì)科目有數(shù)量核算時，賬簿格式設(shè)置為“數(shù)量金額式”;當(dāng)會計(jì)科目有外幣核算要求時，賬簿格式設(shè)置為“外幣金額式”。
(5)外幣核算
用于設(shè)定該會計(jì)科目核算是否有外幣核算。
(6)數(shù)量核算
用于設(shè)定該會計(jì)科目是否有數(shù)量核算。如果有數(shù)量核算，則需設(shè)定數(shù)量計(jì)量單位。
(7)余額方向
用于定義該會計(jì)科目余額默認(rèn)的方向。一般情況下，資產(chǎn)類、成本類、費(fèi)用類會計(jì)科目的余額方向?yàn)榻璺剑?fù)債類、權(quán)益類、收入類會計(jì)科目的余額方向?yàn)橘J方。
(8)輔助核算性質(zhì)
用于設(shè)置會計(jì)科目是否有輔助核算。輔助核算的目的是實(shí)現(xiàn)對會計(jì)數(shù)據(jù)的多元分類核算，為企業(yè)提供多樣化的信息。輔助核算一般包括部門核算、個人往來核算、客戶往來核算、供應(yīng)商往來核算、項(xiàng)目核算等。輔助核算一般設(shè)置在末級科目上。某一會計(jì)科目可以同時設(shè)置多種相容的輔助核算。
(9)日記賬和銀行賬
用于設(shè)置會計(jì)科目是否有日記賬、銀行賬核算要求。
第三節(jié) 賬務(wù)處理模塊的應(yīng)用
一、賬務(wù)處理模塊初始化工作
(一)設(shè)置控制參數(shù)
在會計(jì)軟件運(yùn)行之前，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)國家統(tǒng)一的會計(jì)準(zhǔn)則制度和內(nèi)部控制制度來選擇相應(yīng)的運(yùn)行控制參數(shù)，以符合企業(yè)核算的要求。在賬務(wù)處理模塊中，常見的參數(shù)設(shè)置包括：憑證編號方式、是否允許操作人員修改他人憑證、憑證是否必須輸入結(jié)算方式和結(jié)算號、現(xiàn)金流量科目是否必須輸入現(xiàn)金流量項(xiàng)目、出納憑證是否必須經(jīng)過出納簽字、是否對資金及往來科目實(shí)行赤字提示等。
(二)錄入會計(jì)科目初始數(shù)據(jù)
會計(jì)科目初始數(shù)據(jù)錄入是指第一次使用賬務(wù)處理模塊時，用戶需要在開始日常核算工作前將會計(jì)科目的初始余額以及發(fā)生額等相關(guān)數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)中。
1.錄入會計(jì)科目期初余額
在系統(tǒng)中一般只需要對末級科目錄入期初余額，系統(tǒng)會根據(jù)下級會計(jì)科目自動匯總生成上級會計(jì)科目的期初余額。如果會計(jì)科目設(shè)置了數(shù)量核算，用戶還應(yīng)該輸入相應(yīng)的數(shù)量和單價(jià);如果會計(jì)科目設(shè)置了外幣核算，用戶應(yīng)該先錄入本幣余額，再錄入外幣余額;如果會計(jì)科目設(shè)置了輔助核算，用戶應(yīng)該從輔助賬錄入期初明細(xì)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會自動匯總并生成會計(jì)科目的期初余額。
在期初余額錄入完畢后，用戶應(yīng)該進(jìn)行試算平衡，以檢查期初余額的錄入是否正確。一般情況下，由于初始化的工作量較大，在日常業(yè)務(wù)發(fā)生時可能初始化工作仍然沒有完成，因此即使試算報(bào)告提示有誤，仍可以輸入記賬憑證，但是不能記賬。
2.錄入會計(jì)科目本年累計(jì)發(fā)生額
用戶如在會計(jì)年度初建賬，只需將各個會計(jì)科目的期初余額錄入到系統(tǒng)中即可;用戶如在會計(jì)年度中建賬，則除了需要錄入啟用月份的月初余額外，還需錄入本年度各會計(jì)科目截止上月份的累計(jì)發(fā)生額。系統(tǒng)一般能根據(jù)本月月初數(shù)和本年度截止上月份的借、貸方累計(jì)發(fā)生數(shù)，自動計(jì)算出本會計(jì)年度各會計(jì)科目的年初余額。
二、賬務(wù)處理模塊日常處理
(一)憑證管理
1.憑證錄入
(1)憑證錄入的內(nèi)容
憑證錄入的內(nèi)容包括憑證類別、憑證編號、制單日期、附件張數(shù)、摘要、會計(jì)科目、發(fā)生金額、制單人等。用戶應(yīng)該確保憑證錄入的完整、準(zhǔn)確。另外，對于系統(tǒng)初始設(shè)置時已經(jīng)設(shè)置為輔助核算的會計(jì)科目，在填制憑證時，系統(tǒng)會彈出相應(yīng)的窗口，要求根據(jù)科目屬性錄入相應(yīng)的輔助信息;對于設(shè)置為外幣核算的會計(jì)科目，系統(tǒng)會要求輸入外幣金額和匯率;對于設(shè)置為數(shù)量核算的會計(jì)科目，系統(tǒng)會要求輸入該會計(jì)科目發(fā)生的數(shù)量和交易的單價(jià)。
(2)憑證錄入的輸入校驗(yàn)
在憑證實(shí)時校驗(yàn)時，系統(tǒng)會對憑證內(nèi)容的合法性進(jìn)行校驗(yàn)。校驗(yàn)的內(nèi)容包括：
�、贂�(jì)科目是否存在，即會計(jì)科目是否是初始化時設(shè)置的會計(jì)科目;
�、跁�(jì)科目是否為末級科目;
�、蹠�(jì)科目是否符合憑證的類別限制條件;
�、馨l(fā)生額是否滿足“有借必有貸，借貸必相等”的記賬憑證要求;
�、輵{證必填內(nèi)容是否填寫完整;
⑥手工填制憑證號的情況下還需校驗(yàn)憑證號的合理性。
2.憑證修改
(1)憑證修改的內(nèi)容
憑證可以修改的內(nèi)容一般包括摘要、科目、金額及方向等。憑證類別、編號不能修改，制單日期的修改也會受到限制。在對憑證進(jìn)行修改后，系統(tǒng)仍然會按照憑證錄入時的校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)來對憑證內(nèi)容進(jìn)行檢查，只有滿足了校驗(yàn)條件后，才能進(jìn)行保存。
(2)憑證修改的操作控制
①修改未審核或?qū)徍藰?biāo)錯的憑證
對未審核的憑證或?qū)徍藰?biāo)錯的憑證，可以由填制人直接進(jìn)行修改并保存。審核標(biāo)錯的憑證在修改正確后，出錯的標(biāo)記將會消失。
�、谛薷囊褜徍硕从涃~的憑證
經(jīng)過審核人員審核，并已簽章而未記賬的憑證，如果存在錯誤需要修改，應(yīng)該由審核人員首先在審核模塊中取消對該憑證的審核標(biāo)志，使憑證恢復(fù)到未審核狀態(tài)，然后再由制單人員對憑證進(jìn)行修改。
③修改已經(jīng)記賬的憑證
會計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)提供不可逆的記賬功能，確保對同類已記賬憑證的連續(xù)編號，不得提供對已記賬憑證的刪除和插入功能，不得提供對已記賬憑證日期、金額、會計(jì)科目和操作人的修改功能。
④修改他人制作的憑證
如果需要修改他人制作的憑證，在賬務(wù)處理模塊參數(shù)設(shè)置中需要勾選允許修改他人憑證的選項(xiàng)，修改后憑證的制單人將顯示為修改憑證的操作人員。如果參數(shù)設(shè)置中選擇不允許修改他人憑證，該功能將不能被執(zhí)行。
3.憑證審核
(1)憑證審核功能
審核憑證是指審核人員按照國家統(tǒng)一會計(jì)準(zhǔn)則制度規(guī)定，對于完成制單的記賬憑證的正確性、合規(guī)合法性等進(jìn)行檢查核對，審核記賬憑證的內(nèi)容、金額是否與原始憑證相符，記賬憑證的編制是否符合規(guī)定，所附單據(jù)是否真實(shí)、完整等。
(2)憑證審核的操作控制
①審核人員和制單人員不能是同一人;
�、趯徍藨{證只能由具有審核權(quán)限的人員進(jìn)行;
�、垡呀�(jīng)通過審核的憑證不能被修改或者刪除，如果要修改或刪除，需要審核人員取消審核簽字后，才能進(jìn)行;
�、軐徍宋赐ㄟ^的憑證必須進(jìn)行修改，并通過審核后方可被記賬;
4.憑證記賬
(1)記賬功能
在會計(jì)軟件中，記賬是指由具有記賬權(quán)限的人員，通過記賬功能發(fā)出指令，由計(jì)算機(jī)按照會計(jì)軟件預(yù)先設(shè)計(jì)的記賬程序自動進(jìn)行合法性校驗(yàn)、科目匯總、登記賬目等操作。
(2)記賬的操作控制
�、倨诔跤囝~不平衡、不能記賬;
�、谏显挛唇Y(jié)賬，本月不可記賬;
③未被審核的憑證不能記賬;
④一個月可以一天記一次賬，也可以一天記多次賬，還可以多天記一次賬
�、萦涃~過程中，不應(yīng)人為終止記賬。
5.憑證查詢
在會計(jì)業(yè)務(wù)處理過程中，用戶可以查詢符合條件的憑證，以便隨時了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的情況。
(二)出納管理
出納主要負(fù)責(zé)現(xiàn)金和銀行存款的管理。出納管理的主要工作包括：現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和資金日報(bào)表的管理，支票管理，進(jìn)行銀行對賬并輸出銀行存款余額調(diào)節(jié)表。
1.現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬及資金日報(bào)表的管理
出納對現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的管理包括查詢和輸出現(xiàn)金及銀行存款日記賬。
資金日報(bào)表以日為單位，列示現(xiàn)金、銀行存款科目當(dāng)日累計(jì)借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額，計(jì)算出當(dāng)日的余額，并累計(jì)當(dāng)日發(fā)生的業(yè)務(wù)筆數(shù)，對每日的資金收支業(yè)務(wù)、金額進(jìn)行詳細(xì)匯報(bào)。出納對資金日報(bào)表的管理包括查詢、輸出或打印資金日報(bào)表，提供當(dāng)日借、貸金額合計(jì)和余額，以及發(fā)生的業(yè)務(wù)量等信息。
2.支票管理
支票管理功能主要包括支票的購置、領(lǐng)用和報(bào)銷。
(1)支票購置
支票購置是指對從銀行新購置的空白支票進(jìn)行登記操作。登記的內(nèi)容包括購置支票的銀行賬號、購置支票的支票規(guī)則、購置的支票類型、購置日期等。
(2)支票領(lǐng)用
支票領(lǐng)用時應(yīng)登記詳細(xì)的領(lǐng)用記錄，包括領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人信息、領(lǐng)用日期、支票用途、支票金額、支票號、備注等。
(3)支票報(bào)銷
對已領(lǐng)用的支票，在支付業(yè)務(wù)處理完畢后，應(yīng)進(jìn)行報(bào)銷處理。會計(jì)人員應(yīng)填制相關(guān)記賬憑證，并填入待報(bào)銷支票的相關(guān)信息，包括支票號、結(jié)算方式、簽發(fā)日期、收款人名稱、付款金額等。
3.銀行對賬
銀行對賬是指在每月月末，企業(yè)的出納人員將企業(yè)的銀行存款日記賬與開戶銀行發(fā)來的當(dāng)月銀行存款對賬單進(jìn)行逐筆核對，勾對已達(dá)賬項(xiàng)，找出未達(dá)賬項(xiàng)，并編制每月銀行存款余額調(diào)節(jié)表的過程。
會計(jì)軟件中執(zhí)行銀行對賬功能，具體步驟包括：銀行對賬初始數(shù)據(jù)錄入、本月銀行對賬單錄入、對賬、銀行存款余額調(diào)節(jié)表的編制等。
(1)銀行對賬初始數(shù)據(jù)錄入
在首次啟用銀行對賬功能時，需要事先錄入賬務(wù)處理模塊啟用日期前的銀行和企業(yè)賬戶余額及未達(dá)賬項(xiàng)，即銀行對賬的初始數(shù)據(jù)。從啟用月份開始，上月對賬的未達(dá)賬項(xiàng)將自動加入到以后月份的對賬過程中。
(2)銀行對賬單錄入
對賬前，必須將銀行對賬單的內(nèi)容錄入到系統(tǒng)中。錄入的對賬單內(nèi)容一般包括入賬日期、結(jié)算方式、結(jié)算單據(jù)字號、借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額，余額由系統(tǒng)自動計(jì)算。
(3)對賬
在會計(jì)電算化環(huán)境下，系統(tǒng)提供自動對賬功能，即系統(tǒng)根據(jù)用戶設(shè)置的對賬條件進(jìn)行逐筆檢查，對達(dá)到對賬標(biāo)準(zhǔn)的記錄進(jìn)行勾對，未勾對的即為未達(dá)賬項(xiàng)。
系統(tǒng)進(jìn)行自動對賬的條件一般包括：業(yè)務(wù)發(fā)生的日期、結(jié)算方式、結(jié)算票號、發(fā)生金額相同等。其中，發(fā)生金額相同是對賬的基本條件，對于其他條件，用戶可以根據(jù)需要自定義選擇。
除了自動對賬外，系統(tǒng)一般還提供手工對賬功能。特殊情況下，有些已達(dá)賬項(xiàng)通過設(shè)置的對賬條件系統(tǒng)無法識別，這就需要出納人員通過人工識別進(jìn)行勾對。
(4)余額調(diào)節(jié)表的編制
對賬完成后，系統(tǒng)根據(jù)本期期末的銀行存款日記賬的余額、銀行對賬單的余額對未達(dá)賬項(xiàng)進(jìn)行調(diào)整，自動生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表。調(diào)整后，銀行存款日記賬和銀行對賬單的余額應(yīng)該相等。用戶可以在系統(tǒng)中查詢余額調(diào)節(jié)表，但不能對其進(jìn)行修改。
(三)賬簿查詢
1.科目賬查詢
(1)總賬查詢
用于查詢各總賬科目的年初余額、各月期初余額、發(fā)生額合計(jì)和期末余額�？傎~查詢可以根據(jù)需要設(shè)置查詢條件，如會計(jì)科目代碼、會計(jì)科目范圍、會計(jì)科目級次、是否包含未記賬憑證等。在總賬查詢窗口下，系統(tǒng)一般允許聯(lián)查當(dāng)前會計(jì)科目當(dāng)前月份的明細(xì)賬。
(2)明細(xì)賬查詢
用于查詢各賬戶的明細(xì)發(fā)生情況，用戶可以設(shè)置多種查詢條件查詢明細(xì)賬，包括會計(jì)科目范圍、查詢月份、會計(jì)科目代碼、是否包括未記賬憑證等。在明細(xì)賬查詢窗口下，系統(tǒng)一般允許聯(lián)查所選明細(xì)事項(xiàng)的記賬憑證及聯(lián)查總賬。
(3)余額表
用于查詢統(tǒng)計(jì)各級會計(jì)科目的期初余額、本期發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額和期末余額等。用戶可以設(shè)置多種查詢條件。利用余額表可以查詢和輸出總賬科目、明細(xì)科目在某一時期內(nèi)的期初余額、本期發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額和期末余額;可以查詢和輸出某會計(jì)科目范圍在某一時期內(nèi)的期初余額、本期發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額和期末余額;可以查詢和輸出包含未記賬憑證在內(nèi)的最新發(fā)生額及期初余額和期末余額。
(4)多欄賬
多欄賬即多欄式明細(xì)賬，用戶可以預(yù)先設(shè)計(jì)企業(yè)需要的多欄式明細(xì)賬，然后按照明細(xì)科目保存為不同名稱的多欄賬。查詢多欄賬時，用戶可以設(shè)置多種查詢條件，包括多欄賬名稱、月份、是否包含未記賬憑證等。
(5)日記賬
用于查詢除現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬之外的其他日記賬。用戶可以查詢輸出某日所有會計(jì)科目(不包括現(xiàn)金、銀行存款會計(jì)科目)的發(fā)生額及余額情況。用戶可以設(shè)置多種查詢條件，包括查詢?nèi)掌�、會�?jì)科目級次、會計(jì)科目代碼、幣別、是否包含未記賬憑證等。
2.輔助賬查詢
輔助賬查詢一般包括客戶往來、供應(yīng)商往來、個人往來、部門核算、項(xiàng)目核算的輔助總賬、輔助明細(xì)賬查詢。在會計(jì)科目設(shè)置時，如果某一會計(jì)科目設(shè)置多個輔助核算，則在輸出時會提供多種輔助賬簿信息。
三、賬務(wù)處理模塊期末處理
賬務(wù)處理模塊的期末處理是指會計(jì)人員在每個會計(jì)期間的期末所要完成的特定業(yè)務(wù)，主要包括會計(jì)期末的轉(zhuǎn)賬、對賬、結(jié)賬等。
(一)自動轉(zhuǎn)賬
自動轉(zhuǎn)賬是指對于期末那些摘要、借貸方會計(jì)科目固定不變，發(fā)生金額的來源或計(jì)算方法基本相同，相應(yīng)憑證處理基本固定的會計(jì)業(yè)務(wù)，將其既定模式事先錄入并保存到系統(tǒng)中，在需要的時候，讓系統(tǒng)按照既定模式，根據(jù)對應(yīng)會計(jì)期間的數(shù)據(jù)自動生成相應(yīng)的記賬憑證。自動轉(zhuǎn)賬的目的在于減少工作量，避免會計(jì)人員重復(fù)錄入此類憑證，提高記賬憑證錄入的速度和準(zhǔn)確度。
1.自動轉(zhuǎn)賬的步驟
(1)自動轉(zhuǎn)賬定義
自動轉(zhuǎn)賬定義是指對需要系統(tǒng)自動生成憑證的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行定義。在系統(tǒng)中事先進(jìn)行自動轉(zhuǎn)賬定義，設(shè)置的內(nèi)容一般包括：編號、憑證類別、摘要、發(fā)生會計(jì)科目、輔助項(xiàng)目、發(fā)生方向、發(fā)生額計(jì)算公式等。
(2)自動轉(zhuǎn)賬生成
自動轉(zhuǎn)賬生成是指在自動轉(zhuǎn)賬定義完成后，用戶每月月末只需要執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成功能，即可快速生成轉(zhuǎn)賬憑證，并被保存到未記賬憑證中。
用戶應(yīng)該按期末結(jié)轉(zhuǎn)的順序來執(zhí)行自動轉(zhuǎn)賬生成功能。此外，在自動轉(zhuǎn)賬生成前，應(yīng)該將本會計(jì)期間的全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)填制記賬憑證，并將所有未記賬憑證審核記賬。
保存系統(tǒng)自動生成的轉(zhuǎn)賬憑證時，系統(tǒng)同樣會對憑證進(jìn)行校驗(yàn)，只有通過了系統(tǒng)校驗(yàn)的憑證才能進(jìn)行保存。生成后的轉(zhuǎn)賬憑證將被保存到記賬憑證文件中，制單人為執(zhí)行自動轉(zhuǎn)賬生成的操作員。自動生成的轉(zhuǎn)賬憑證同樣要進(jìn)行后續(xù)的審核、記賬。
2.常用的自動轉(zhuǎn)賬功能
(1)自定義轉(zhuǎn)賬
自定義轉(zhuǎn)賬包括自定義轉(zhuǎn)賬定義和自定義轉(zhuǎn)賬生成。自定義轉(zhuǎn)賬定義允許用戶通過自動轉(zhuǎn)賬功能自定義憑證的所有內(nèi)容，然后用戶可以在此基礎(chǔ)上執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成。
(2)期間損益結(jié)轉(zhuǎn)
期間損益結(jié)轉(zhuǎn)包括期間損益定義和期間損益生成，期間損益結(jié)轉(zhuǎn)用于在一個會計(jì)期間結(jié)束時，將損益類科目的余額結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤科目中，從而及時反映企業(yè)利潤的盈虧情況。
用戶應(yīng)該將所有未記賬憑證審核記賬后，再進(jìn)行期間損益結(jié)轉(zhuǎn)。在操作時需要設(shè)置憑證類別，一般憑證類別為轉(zhuǎn)賬憑證。執(zhí)行此功能后，一般系統(tǒng)能夠自動搜索和識別需要進(jìn)行損益結(jié)轉(zhuǎn)的所有科目(即損益類科目)，并將它們的期末余額(即發(fā)生凈額)轉(zhuǎn)到本年利潤科目中。
(二)對賬
對賬是指為保證賬簿記錄正確可靠，對賬簿數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查核對。對賬主要包括總賬和明細(xì)賬、總賬和輔助賬、明細(xì)賬和輔助賬的核對。為了保證賬證相符、賬賬相符，用戶應(yīng)該經(jīng)常進(jìn)行對賬，至少一個月一次，一般可在月末結(jié)賬前進(jìn)行。只有對賬正確，才能進(jìn)行結(jié)賬操作。
(三)月末結(jié)賬
1.月末結(jié)賬功能
結(jié)賬主要包括計(jì)算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，終止本期的賬務(wù)處理工作，并將會計(jì)科目余額結(jié)轉(zhuǎn)至下月作為月初余額。結(jié)賬每個月只能進(jìn)行一次。
2.月末結(jié)賬操作的控制
結(jié)賬工作必須在本月的核算工作都已完成，系統(tǒng)中數(shù)據(jù)狀態(tài)正確的情況下才能進(jìn)行。因此，結(jié)賬工作執(zhí)行時，系統(tǒng)會檢查相關(guān)工作的完成情況，主要包括：
(1)檢查本月記賬憑證是否已經(jīng)全部記賬，如有未記賬憑證，則不能結(jié)賬;
(2)檢查上月是否已經(jīng)結(jié)賬，如上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬;
(3)檢查總賬與明細(xì)賬、總賬與輔助賬是否對賬正確，如果對賬不正確則不能結(jié)賬;
(4)對會計(jì)科目余額進(jìn)行試算平衡，如試算不平衡將不能結(jié)賬;
(5)檢查損益類賬戶是否已經(jīng)結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤，如損益類科目還有余額，則不能結(jié)賬;
(6)當(dāng)其他各模塊也已經(jīng)啟用時，賬務(wù)處理模塊必須在其他各模塊都結(jié)賬后，才能結(jié)賬。
結(jié)賬只能由具有結(jié)賬權(quán)限的人進(jìn)行。在結(jié)賬前，最好進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，一旦結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理有誤，可以利用備份數(shù)據(jù)恢復(fù)到結(jié)賬前的狀態(tài)。
第四節(jié) 固定資產(chǎn)管理模塊的應(yīng)用
一、固定資產(chǎn)管理模塊初始化工作
(一)設(shè)置控制參數(shù)
1.設(shè)置啟用會計(jì)期間
啟用會計(jì)期間是指固定資產(chǎn)管理模塊開始使用的時間。固定資產(chǎn)管理模塊的啟用會計(jì)期間不得早于系統(tǒng)中該賬套建立的期間。設(shè)置啟用會計(jì)期間在第一次進(jìn)入固定資產(chǎn)管理模塊時進(jìn)行。
2.設(shè)置折舊相關(guān)內(nèi)容
設(shè)置折舊相關(guān)內(nèi)容一般包括：是否計(jì)提折舊、折舊率小數(shù)位數(shù)等。
如果確定不計(jì)提折舊，則不能操作賬套內(nèi)與折舊有關(guān)的功能。
3.設(shè)置固定資產(chǎn)編碼
固定資產(chǎn)編碼是區(qū)分每一項(xiàng)固定資產(chǎn)的唯一標(biāo)識。
(二)設(shè)置基礎(chǔ)信息
1.設(shè)置折舊對應(yīng)科目
折舊對應(yīng)科目是指折舊費(fèi)用的入賬科目，資產(chǎn)計(jì)提折舊后必須設(shè)定折舊數(shù)據(jù)應(yīng)歸入哪個成本或費(fèi)用科目。根據(jù)固定資產(chǎn)的使用狀況，某一部門內(nèi)的固定資產(chǎn)的折舊費(fèi)用可以歸集到一個比較固定的會計(jì)科目，便于系統(tǒng)根據(jù)部門生成折舊憑證。
2.設(shè)置增減方式
企業(yè)固定資產(chǎn)增加或減少的具體方式不同，其固定資產(chǎn)的確認(rèn)和計(jì)量方法也不同。記錄和匯總固定資產(chǎn)具體增減方式的數(shù)據(jù)也是為了滿足企業(yè)加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理的需要。
固定資產(chǎn)增加的方式主要有：直接購買、投資者投入、捐贈、盤盈、在建工程轉(zhuǎn)入、融資租入等。
固定資產(chǎn)減少的方式主要有：出售、盤虧、投資轉(zhuǎn)出、捐贈轉(zhuǎn)出、報(bào)廢、毀損、融資租出等。
3.設(shè)置使用狀況
企業(yè)需要明確固定資產(chǎn)的使用狀況，加強(qiáng)固定資產(chǎn)的核算和管理。同時，不同使用狀況的固定資產(chǎn)折舊計(jì)提處理也有區(qū)別，需要根據(jù)使用狀況設(shè)置相應(yīng)的折舊規(guī)則。
固定資產(chǎn)使用狀況包括：在用、經(jīng)營性出租、大修理停用、季節(jié)性停用、不需要和未使用。
4.設(shè)置折舊方法
設(shè)置折舊方法是系統(tǒng)自動計(jì)算折舊的基礎(chǔ)。折舊方法通常包括：不提折舊、平均年限法、工作量法、年數(shù)總和法和雙倍余額遞減法等。系統(tǒng)一般會列出每種折舊方法的默認(rèn)折舊計(jì)算公式，企業(yè)也可以根據(jù)需要，定義適合自己的折舊方法的名稱和計(jì)算公式。
5.設(shè)置固定資產(chǎn)類別
固定資產(chǎn)種類繁多，規(guī)格不一，需建立科學(xué)的固定資產(chǎn)分類體系。為強(qiáng)化固定資產(chǎn)管理，企業(yè)可根據(jù)自身的特點(diǎn)和管理方法，確定一個較為合理的固定資產(chǎn)分類方法。
(三)錄入原始卡片
固定資產(chǎn)卡片是固定資產(chǎn)核算和管理的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。在初始使用固定資產(chǎn)模塊時，應(yīng)該錄入當(dāng)期期初(即為上期期末)的固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)，作為后續(xù)固定資產(chǎn)核算和管理的起始基礎(chǔ)。固定資產(chǎn)卡片記錄每項(xiàng)固定資產(chǎn)的詳細(xì)信息，一般包括：固定資產(chǎn)編號、名稱、類別、規(guī)格型號、使用部門、增加方式、使用狀況、預(yù)計(jì)使用年限、殘值率、折舊方法、開始使用日期、原值、累計(jì)折舊等。
二、固定資產(chǎn)管理模塊日常處理
企業(yè)日常運(yùn)營中，會發(fā)生固定資產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)，一般包括固定資產(chǎn)增加、減少、固定資產(chǎn)變動等。在每個會計(jì)期間，用戶可在固定資產(chǎn)管理模塊中對相關(guān)日常業(yè)務(wù)進(jìn)行管理和核算。
(一)固定資產(chǎn)增加
固定資產(chǎn)增加是指企業(yè)購進(jìn)或通過其他方式增加固定資產(chǎn)，應(yīng)為增加的固定資產(chǎn)建立一張固定資產(chǎn)卡片，錄入增加的固定資產(chǎn)的相關(guān)信息、數(shù)據(jù)。
(二)固定資產(chǎn)減少
固定資產(chǎn)減少業(yè)務(wù)的核算不是直接減少固定資產(chǎn)的價(jià)值，而是輸入資產(chǎn)減少卡片，說明減少原因，記錄業(yè)務(wù)的具體信息和過程，保留審計(jì)線索。
(三)固定資產(chǎn)變動
固定資產(chǎn)變動業(yè)務(wù)包括價(jià)值信息變更和非價(jià)值信息變更兩部分內(nèi)容。
1.價(jià)值信息的變更
(1)固定資產(chǎn)原值變動
固定資產(chǎn)使用過程中，其原值變動的原因一般包括：根據(jù)國家規(guī)定，對固定資產(chǎn)重新估價(jià);增加補(bǔ)充設(shè)備或改良設(shè)備;將固定資產(chǎn)的一部分拆除;根據(jù)實(shí)際價(jià)值調(diào)整原來的暫估價(jià)值;發(fā)現(xiàn)原記錄固定資產(chǎn)的價(jià)值有誤等幾種情況。
(2)折舊要素的變更
折舊要素的變更包括使用年限調(diào)整、折舊方法調(diào)整、凈殘值(率)調(diào)整、累計(jì)折舊調(diào)整等。
2.非價(jià)值信息變更
固定資產(chǎn)非價(jià)值信息變更包括固定資產(chǎn)的使用部門變動、使用狀況變動、存放地點(diǎn)變動等。
(四)生成記賬憑證
設(shè)置固定資產(chǎn)憑證處理選項(xiàng)之后，固定資產(chǎn)管理模塊對于需要填制記賬憑證的業(yè)務(wù)能夠自動完成記賬憑證填制工作，并傳遞給賬務(wù)處理模塊。
三、固定資產(chǎn)管理模塊期末處理
(一)計(jì)提折舊
固定資產(chǎn)管理模塊提供自動計(jì)提折舊的功能。初次錄入固定資產(chǎn)原始卡片時，應(yīng)將固定資產(chǎn)的原值、使用年限、殘值(率)以及折舊計(jì)提方法等相關(guān)信息錄入系統(tǒng)。在期末，系統(tǒng)利用自動計(jì)提折舊功能，對各項(xiàng)固定資產(chǎn)按照定義的折舊方法計(jì)提折舊，并將當(dāng)期的折舊額自動累計(jì)到每項(xiàng)資產(chǎn)的累計(jì)折舊項(xiàng)目中，并減少固定資產(chǎn)賬面價(jià)值。然后，系統(tǒng)將計(jì)提的折舊金額依據(jù)每項(xiàng)固定資產(chǎn)的用途歸屬到對應(yīng)的成本、費(fèi)用項(xiàng)目中，生成折舊分配表，并以此為依據(jù)，制作相應(yīng)的記賬憑證，并傳遞給賬務(wù)處理模塊。
系統(tǒng)還可以提供折舊清單，顯示所有應(yīng)計(jì)提折舊的資產(chǎn)已計(jì)提折舊的信息。
(二)對賬
固定資產(chǎn)管理模塊對賬功能主要是指與賬務(wù)處理模塊進(jìn)行對賬。對賬工作主要是為了保證固定資產(chǎn)管理模塊的資產(chǎn)價(jià)值、折舊、減值準(zhǔn)備等與賬務(wù)處理模塊中對應(yīng)科目的金額相一致。
(三)月末結(jié)賬
用戶在固定資產(chǎn)管理模塊中完成本月全部業(yè)務(wù)和生成記賬憑證并對賬正確后，可以進(jìn)行月末結(jié)賬。
(四)相關(guān)數(shù)據(jù)查詢
固定資產(chǎn)管理模塊提供賬表查詢功能，用戶可以對固定資產(chǎn)相關(guān)信息按照不同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、匯總、分析和輸出，以滿足各方面管理決策的需要。
第五節(jié) 工資管理模塊的應(yīng)用
一、工資管理模塊初始化工作
(一)設(shè)置基礎(chǔ)信息
1.設(shè)置工資類別
工資類別用于對工資核算范圍進(jìn)行分類。企業(yè)一般可按人員、部門或時間等設(shè)置多個工資類別。
2.設(shè)置工資項(xiàng)目
設(shè)置工資項(xiàng)目是計(jì)算工資的基礎(chǔ)，包括工資項(xiàng)目名稱、類型、數(shù)據(jù)長度、小數(shù)位數(shù)等。
3.設(shè)置工資項(xiàng)目計(jì)算公式
設(shè)置工資項(xiàng)目計(jì)算公式是指企業(yè)根據(jù)其財(cái)務(wù)制度，設(shè)置某一工資類別下的工資計(jì)算公式。
4.設(shè)置工資類別所對應(yīng)的部門
設(shè)置工資類別所對應(yīng)的部門后，可以按部門核算各類人員工資，提供部門核算資料。
5.設(shè)置所得稅
為了計(jì)算與申報(bào)個人所得稅，需要對個人所得稅進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置。設(shè)置內(nèi)容具體包括：基本扣減額、所得項(xiàng)目、累進(jìn)稅率表等。
6.設(shè)置工資費(fèi)用分?jǐn)?/p>
企業(yè)在月內(nèi)發(fā)放的工資，不僅要按工資用途進(jìn)行分配，而且需要按工資一定比例計(jì)提某些費(fèi)用。為此系統(tǒng)提供設(shè)置計(jì)提費(fèi)用種類和設(shè)置相應(yīng)科目的功能。
(二)錄入工資基礎(chǔ)數(shù)據(jù)
第一次使用工資管理模塊必須將所有人員的基本工資數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)。
由于工資數(shù)據(jù)具有來源分散等特點(diǎn)，工資管理模塊一般提供以下數(shù)據(jù)輸入方式：
(1)單個記錄錄入。選定某一特定員工，輸入或修改其工資數(shù)據(jù)。
(2)成組數(shù)據(jù)錄入。先將工資項(xiàng)目分組，然后按組輸入。
(3)按條件成批替換。對符合條件的某些工資項(xiàng)，統(tǒng)一替換為一個相同的數(shù)據(jù)。
(4)公式計(jì)算。適用于有確定取數(shù)關(guān)系的數(shù)據(jù)項(xiàng)。
(5)從外部直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)。指通過數(shù)據(jù)接口將工資數(shù)據(jù)從車間、人事、后勤等外部系統(tǒng)導(dǎo)入工資管理模塊。
二、工資管理模塊日常處理
(一)工資計(jì)算
1.工資變動數(shù)據(jù)錄入
工資變動是指對工資可變項(xiàng)目的具體數(shù)額進(jìn)行修改，以及對個人的工資數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、增刪。工資變動數(shù)據(jù)錄入是指輸入某個期間內(nèi)工資項(xiàng)目中相對變動的數(shù)據(jù)，如獎金、請假扣款等。
2.工資數(shù)據(jù)計(jì)算
工資數(shù)據(jù)計(jì)算是指按照所設(shè)置的公式計(jì)算每位員工的工資數(shù)據(jù)。
(二)個人所得稅計(jì)算
工資管理模塊提供個人所得稅自動計(jì)算功能，用戶可以根據(jù)政策的調(diào)整，定義最新的個人所得稅稅率表，系統(tǒng)可以自動計(jì)算個人所得稅。
(三)工資分?jǐn)?/p>
工資分?jǐn)偸侵笇Ξ?dāng)月發(fā)生的工資費(fèi)用進(jìn)行工資總額的計(jì)算、分配及各種經(jīng)費(fèi)的計(jì)提，并自動生成轉(zhuǎn)賬憑證傳遞到賬務(wù)處理模塊。工資費(fèi)用分?jǐn)傢?xiàng)目一般包括應(yīng)付工資、應(yīng)付福利費(fèi)、職工教育經(jīng)費(fèi)、工會經(jīng)費(fèi)、各類保險(xiǎn)等。
(四)生成記賬憑證
根據(jù)工資費(fèi)用分?jǐn)偟慕Y(jié)果及設(shè)置的借貸科目，生成記賬憑證并傳遞到賬務(wù)處理模塊。
三、工資管理模塊期末處理
(一)期末結(jié)賬
在當(dāng)期工資數(shù)據(jù)處理完畢后，需要通過期末結(jié)賬功能進(jìn)入下一個期間。系統(tǒng)可以對不同的工資類別分別進(jìn)行期末結(jié)賬。
(二)工資表的查詢輸出
工資數(shù)據(jù)處理結(jié)果最終通過工資報(bào)表的形式反映，工資管理模塊提供了主要的工資報(bào)表，報(bào)表的格式由會計(jì)軟件提供，如果對報(bào)表提供的固定格式不滿意，用戶也可以自行設(shè)計(jì)。
1.工資表
工資表主要用于對本月工資發(fā)放和統(tǒng)計(jì)，包括工資發(fā)放表、工資匯總表等。用戶可以對系統(tǒng)提供的工資表進(jìn)行修改，使報(bào)表格式更符合企業(yè)的需要。
2.工資分析表
工資分析表是以工資數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，對按部門、人員等方式分類的工資數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和比較，產(chǎn)生各種分析表，供決策人員使用。
第六節(jié) 應(yīng)收管理模塊的應(yīng)用
一、應(yīng)收管理模塊初始化工作
(一)控制參數(shù)和基礎(chǔ)信息的設(shè)置
1.控制參數(shù)的設(shè)置
(1)基本信息的設(shè)置
主要包括企業(yè)名稱、銀行賬號、啟用年份與會計(jì)期間設(shè)置。
(2)壞賬處理方式設(shè)置
企業(yè)應(yīng)當(dāng)按期估計(jì)壞賬損失，計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，當(dāng)某一應(yīng)收款項(xiàng)全部確認(rèn)為壞賬時，應(yīng)根據(jù)其金額沖減壞賬準(zhǔn)備，同時轉(zhuǎn)銷相應(yīng)的應(yīng)收款項(xiàng)金額。
在賬套使用過程中，如果當(dāng)年已經(jīng)計(jì)提過壞賬準(zhǔn)備，則壞賬處理方式這一參數(shù)不能更改;如確需更改的，只能在下一年修改。
(3)應(yīng)收款核銷方式的設(shè)置
應(yīng)收款核銷是確定收款與銷售發(fā)票、應(yīng)收單據(jù)之間對應(yīng)關(guān)系的操作，即指明每一次收款是哪幾筆銷售業(yè)務(wù)款項(xiàng)。應(yīng)收管理模塊一般提供按單據(jù)、按存貨等核銷方式。
(4)規(guī)則選項(xiàng)
應(yīng)收管理模塊的規(guī)則選項(xiàng)一般包括：核銷是否自動生成憑證、預(yù)收沖應(yīng)收是否生成轉(zhuǎn)賬憑證等。
2.基礎(chǔ)信息的設(shè)置
(1)設(shè)置會計(jì)科目
設(shè)置會計(jì)科目是指定義應(yīng)收管理模塊憑證制單所需的基本科目。
(2)設(shè)置對應(yīng)科目的結(jié)算方式
設(shè)置對應(yīng)科目的結(jié)算方式即設(shè)置對應(yīng)科目的收款方式，主要包括現(xiàn)金、支票、匯票等。
(3)設(shè)置賬齡區(qū)間
設(shè)置賬齡區(qū)間是指為進(jìn)行應(yīng)收賬款賬齡分析，根據(jù)欠款時間，將應(yīng)收賬款劃分為若干等級，以便掌握客戶欠款時間的長短。
(二)期初余額錄入
初次使用應(yīng)收管理模塊時，要將系統(tǒng)啟用前未處理完的所有客戶的應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款、應(yīng)收票據(jù)等數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)，以便以后的核銷處理。一般包括初始單據(jù)、初始票據(jù)、初始壞賬的錄入。
當(dāng)?shù)诙甓忍幚頃r，應(yīng)收管理模塊自動將上年未處理完的單據(jù)轉(zhuǎn)為下一年的期初余額。
二、應(yīng)收管理模塊日常處理
(一)應(yīng)收處理
1.單據(jù)處理
(1)應(yīng)收單據(jù)處理
企業(yè)的應(yīng)收款來源于銷售發(fā)票(包括專用發(fā)票、普通發(fā)票)和其他應(yīng)收單。如果應(yīng)收管理模塊與銷售管理模塊同時使用，則銷售發(fā)票必須在銷售管理模塊中填制，并在審核后自動傳遞給應(yīng)收管理模塊，在應(yīng)收管理模塊中只需錄入未計(jì)入銷售貨款和稅款的其他應(yīng)收單數(shù)據(jù)(如代墊款項(xiàng)、運(yùn)輸裝卸費(fèi)、違約金等);企業(yè)如果不使用銷售管理模塊，則全部業(yè)務(wù)單據(jù)都必須在應(yīng)收管理模塊中錄入。
應(yīng)收管理模塊具有銷售發(fā)票與其他應(yīng)收單的新增、修改、刪除、查詢、預(yù)覽、打印、制單、審核記賬以及其他處理功能。
(2)收款單據(jù)處理
收款單據(jù)用來記錄企業(yè)收到的客戶款項(xiàng)。收款單據(jù)處理主要是對收款單和預(yù)收單進(jìn)行新增、修改、刪除等操作。
(3)單據(jù)核銷
單據(jù)核銷主要用于建立收款與應(yīng)收款的核銷記錄，加強(qiáng)往來款項(xiàng)的管理，同時核銷日期也是賬齡分析的重要依據(jù)。
2.轉(zhuǎn)賬處理
(1)應(yīng)收沖應(yīng)收
應(yīng)收沖應(yīng)收是指將一家客戶的應(yīng)收款轉(zhuǎn)到另一家客戶中。通過將應(yīng)收款業(yè)務(wù)在客戶之間轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出，實(shí)現(xiàn)應(yīng)收業(yè)務(wù)的調(diào)整，解決應(yīng)收款業(yè)務(wù)在不同客戶間入錯戶和合并戶等問題。
(2)預(yù)收沖應(yīng)收
預(yù)收沖應(yīng)收用于處理客戶的預(yù)收款和該客戶應(yīng)收欠款的轉(zhuǎn)賬核銷業(yè)務(wù)。
(3)應(yīng)收沖應(yīng)付
應(yīng)收沖應(yīng)付是指用某客戶的應(yīng)收款沖抵某供應(yīng)商的應(yīng)付款項(xiàng)。通過應(yīng)收沖應(yīng)付，將應(yīng)收款業(yè)務(wù)在客戶和供應(yīng)商之間進(jìn)行轉(zhuǎn)賬，實(shí)現(xiàn)應(yīng)收業(yè)務(wù)的調(diào)整，解決應(yīng)收債權(quán)與應(yīng)付債務(wù)的沖抵。
(二)票據(jù)管理
票據(jù)管理用來管理企業(yè)銷售商品、提供勞務(wù)收到的銀行承兌匯票或商業(yè)承兌匯票。對應(yīng)收票據(jù)的處理主要是對應(yīng)收票據(jù)進(jìn)行新增、修改、刪除及收款、退票、背書、貼現(xiàn)等操作。
(三)壞賬處理
1.壞賬準(zhǔn)備計(jì)提
壞賬準(zhǔn)備計(jì)提是系統(tǒng)根據(jù)用戶在初始設(shè)置中選擇的壞賬準(zhǔn)備計(jì)提方法，自動計(jì)算壞賬準(zhǔn)備金額，并按用戶設(shè)置的壞賬準(zhǔn)備科目，自動生成一張計(jì)提壞賬的記賬憑證。
2.壞賬發(fā)生
用戶選定壞賬單據(jù)并輸入壞賬發(fā)生的原因、金額后，系統(tǒng)將根據(jù)客戶單位、單據(jù)類型查找業(yè)務(wù)單據(jù)，對所選的單據(jù)進(jìn)行壞賬處理，并自動生成一張壞賬損失的記賬憑證。
3.壞賬收回
壞賬收回是指已確認(rèn)為壞賬的應(yīng)收賬款又被收回。一般處理方法是：當(dāng)收回一筆壞賬時，先填制一張收款單，其金額即為收回壞賬的金額;然后根據(jù)客戶代碼查找并選擇相應(yīng)的壞賬記錄，系統(tǒng)自動生成相應(yīng)的壞賬收回記賬憑證。
(四)生成記賬憑證
應(yīng)收管理模塊為每一種類型的收款業(yè)務(wù)編制相應(yīng)的記賬憑證，并將憑證傳遞到賬務(wù)處理模塊。
三、應(yīng)收管理模塊期末處理
(一)期末結(jié)賬
當(dāng)月業(yè)務(wù)全部處理完畢，在銷售管理模塊月末結(jié)賬的前提下，可執(zhí)行應(yīng)收管理模塊的月末結(jié)賬功能。
(二)應(yīng)收賬款查詢
應(yīng)收賬款查詢包括單據(jù)查詢和賬表查詢。單據(jù)查詢主要是對銷售發(fā)票和收款單等單據(jù)的查詢;賬表查詢主要是對往來總賬、往來明細(xì)賬、往來余額表的查詢，以及總賬、明細(xì)賬、單據(jù)之間的聯(lián)查。
(三)應(yīng)收賬齡分析
賬齡分析主要是用來對未核銷的往來賬余額、賬齡進(jìn)行分析，及時發(fā)現(xiàn)問題，加強(qiáng)對往來款項(xiàng)動態(tài)的監(jiān)督管理。
第七節(jié) 應(yīng)付管理模塊的應(yīng)用
一、應(yīng)付管理模塊初始化工作
(一)控制參數(shù)和基礎(chǔ)信息的設(shè)置
1.控制參數(shù)設(shè)置
(1)基本信息的設(shè)置
主要包括企業(yè)名稱、銀行賬號、啟用年份與會計(jì)期間設(shè)置。
(2)應(yīng)付款核銷的設(shè)置
應(yīng)付款核銷是確定付款與采購發(fā)票、應(yīng)付單據(jù)之間對應(yīng)關(guān)系的操作，即指明每一次付款是哪幾筆采購業(yè)務(wù)款項(xiàng)。應(yīng)付管理模塊一般提供按單據(jù)、按存貨等核銷方式。
(3)規(guī)則選項(xiàng)
應(yīng)付管理模塊規(guī)則選項(xiàng)一般包括：核銷是否自動生成憑證、預(yù)付沖應(yīng)付是否生成轉(zhuǎn)賬憑證等。
2.基礎(chǔ)信息設(shè)置
(1)設(shè)置會計(jì)科目
設(shè)置會計(jì)科目是指定義應(yīng)付管理模塊憑證制單所需的基本科目，如應(yīng)付科目、預(yù)付科目、采購科目、稅金科目等。
(2)設(shè)置對應(yīng)科目的結(jié)算方式
設(shè)置對應(yīng)科目的結(jié)算方式即設(shè)置對應(yīng)科目的付款方式，主要包括現(xiàn)金、支票、匯票等。
(3)設(shè)置賬齡區(qū)間
設(shè)置賬齡區(qū)間是指為進(jìn)行應(yīng)付賬款賬齡分析，根據(jù)欠款時間，將應(yīng)付賬款劃分為若干等級，以便掌握對供應(yīng)商的欠款時間長短。
(二)期初余額錄入
初次使用應(yīng)付管理模塊時，要將系統(tǒng)啟用前未處理完的所有供應(yīng)商的應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款、應(yīng)付票據(jù)等數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中，以便以后進(jìn)行核銷處理。
當(dāng)?shù)诙甓忍幚頃r，系統(tǒng)會自動將上年未處理完的單據(jù)轉(zhuǎn)為下一年的期初余額。
二、應(yīng)付管理模塊日常處理
(一)應(yīng)付處理
1.單據(jù)處理
(1)應(yīng)付單據(jù)處理
企業(yè)的應(yīng)付款來源于采購發(fā)票(包括專用發(fā)票、普通發(fā)票)和其他應(yīng)付單。如果應(yīng)付管理模塊與采購管理模塊同時使用，采購發(fā)票必須在采購管理模塊中填制，并在審核后自動傳遞給應(yīng)付管理模塊，應(yīng)付管理模塊中只需錄入未計(jì)入采購貨款和稅款的其他應(yīng)付單數(shù)據(jù)。企業(yè)如果不使用采購管理模塊，則全部業(yè)務(wù)單據(jù)都必須在應(yīng)付管理模塊中錄入。
應(yīng)付管理模塊具有對采購發(fā)票與其他應(yīng)付單的新增、修改、刪除、查詢、預(yù)覽、打印、制單、審核記賬以及其他處理功能。
(2)付款單據(jù)處理
付款單據(jù)用來記錄企業(yè)支付給供應(yīng)商的款項(xiàng)。付款單據(jù)處理主要包括對付款單和預(yù)付單進(jìn)行新增、修改、刪除等操作。
(3)單據(jù)核銷
單據(jù)核銷主要用于建立付款與應(yīng)付款的核銷記錄，加強(qiáng)往來款項(xiàng)的管理，同時核銷日期也是賬齡分析的重要依據(jù)。
2.轉(zhuǎn)賬處理
(1)應(yīng)付沖應(yīng)付
應(yīng)付沖應(yīng)付是指將一家供應(yīng)商的應(yīng)付款轉(zhuǎn)到另一家供應(yīng)商中。通過將應(yīng)付款業(yè)務(wù)在供應(yīng)商之間轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出，實(shí)現(xiàn)應(yīng)付業(yè)務(wù)的調(diào)整，解決應(yīng)付款業(yè)務(wù)在不同供應(yīng)商間入錯戶和合并戶等問題。
(2)預(yù)付沖應(yīng)付
預(yù)付沖應(yīng)付用于處理供應(yīng)商的預(yù)付款和對該供應(yīng)商應(yīng)付欠款的轉(zhuǎn)賬核銷業(yè)務(wù)。
(3)應(yīng)付沖應(yīng)收
應(yīng)付沖應(yīng)收是指用某供應(yīng)商的應(yīng)付款，沖抵某客戶的應(yīng)收款項(xiàng)。通過應(yīng)付沖應(yīng)收，將應(yīng)付款業(yè)務(wù)在供應(yīng)商和客戶之間進(jìn)行轉(zhuǎn)賬，實(shí)現(xiàn)應(yīng)付業(yè)務(wù)的調(diào)整，解決應(yīng)付債務(wù)與應(yīng)收債權(quán)的沖抵。
(二)票據(jù)管理
票據(jù)管理用來管理企業(yè)因采購商品、接受勞務(wù)等而開出的商業(yè)匯票，包括銀行承兌匯票和商業(yè)承兌匯票。對應(yīng)付票據(jù)的處理主要是對應(yīng)付票據(jù)進(jìn)行新增、修改、刪除及付款、退票等操作。
(三)生成記賬憑證
應(yīng)付管理模塊為每一種類型的付款業(yè)務(wù)編制相應(yīng)的記賬憑證，并將記賬憑證傳遞到賬務(wù)處理模塊。
三、應(yīng)付管理模塊期末處理
(一)期末結(jié)賬
當(dāng)月業(yè)務(wù)全部處理完畢，在采購管理模塊月末結(jié)賬的前提下，可執(zhí)行應(yīng)付管理模塊的月末結(jié)賬功能。
(二)應(yīng)付賬款查詢
應(yīng)付賬款查詢包括單據(jù)查詢和賬表查詢。單據(jù)查詢主要是對采購發(fā)票和付款單等單據(jù)的查詢;賬表查詢主要是對往來總賬、往來明細(xì)賬、往來余額表的查詢，以及總賬、明細(xì)賬、單據(jù)之間的聯(lián)查。
(三)應(yīng)付賬齡分析
賬齡分析主要是用來對未核銷的往來賬余額、賬齡進(jìn)行分析，及時發(fā)現(xiàn)問題，加強(qiáng)對往來款項(xiàng)動態(tài)的監(jiān)督管理。
第八節(jié) 報(bào)表管理模塊的應(yīng)用
一、報(bào)表數(shù)據(jù)來源
(一)手工錄入
報(bào)表中有些數(shù)據(jù)需要手工輸入，例如資產(chǎn)負(fù)債表中“一年內(nèi)到期的非流動資產(chǎn)”和“一年內(nèi)到期的非流動負(fù)債”需要直接輸入數(shù)據(jù)。
(二)來源于報(bào)表管理模塊其他報(bào)表
會計(jì)報(bào)表中，某些數(shù)據(jù)可能取自某會計(jì)期間同一會計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)，也可能取自某會計(jì)期間其他會計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)。
(三)來源于系統(tǒng)內(nèi)其他模塊
會計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)也可以來源于系統(tǒng)內(nèi)的其他模塊，包括賬務(wù)處理模塊、固定資產(chǎn)管理模塊等。
二、報(bào)表管理模塊應(yīng)用基本流程
(一)格式設(shè)置
報(bào)表格式設(shè)置的具體內(nèi)容一般包括：定義報(bào)表尺寸、定義報(bào)表行高列寬、畫表格線、定義單元屬性、定義組合單元、設(shè)置關(guān)鍵字等。
1.定義報(bào)表尺寸
定義報(bào)表尺寸是指設(shè)置報(bào)表的行數(shù)和列數(shù)�？墒孪雀鶕�(jù)要定義的報(bào)表大小，計(jì)算該表所需的行列，然后再進(jìn)行設(shè)置。
2.定義行高和列寬
設(shè)置行高、列寬應(yīng)以能夠放下本表中最高數(shù)字和最寬數(shù)據(jù)為原則，否則在生成報(bào)表時，會產(chǎn)生數(shù)據(jù)溢出的錯誤。
3.畫表格線
為了滿足查詢打印的需要，在報(bào)表尺寸設(shè)置完畢、報(bào)表輸出前，還需要在適當(dāng)?shù)奈恢蒙袭嫳砀窬�。
4.定義單元屬性
定義單元屬性包括設(shè)置單元類型及數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)類型、對齊方式、字型、字體、字號及顏色、邊框樣式等內(nèi)容。
5.定義組合單元
把幾個單元作為一個單元來使用即為組合單元。所有針對單元的操作對組合單元同樣有效。
(二)公式設(shè)置
在報(bào)表中，由于各報(bào)表的數(shù)據(jù)間存在著密切的邏輯關(guān)系，所以報(bào)表中各數(shù)據(jù)的采集、運(yùn)算需要使用不同的公式。報(bào)表中，主要有計(jì)算公式、審核公式和舍位平衡公式。
1.計(jì)算公式
計(jì)算公式是指對報(bào)表數(shù)據(jù)單元進(jìn)行賦值的公式，是必須定義的公式。計(jì)算公式的作用是從賬簿、憑證、本表或他表等處調(diào)用、運(yùn)算所需要的數(shù)據(jù)，并填入相關(guān)的單元格中。
2.審核公式
審核公式用于審核報(bào)表內(nèi)或報(bào)表間的數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系是否正確。審核公式不是必須定義的。
審核公式由關(guān)系公式和提示信息組成。審核公式把報(bào)表中某一單元或某一區(qū)域與另外某一單元或某一區(qū)域或其他字符之間用邏輯運(yùn)算符連接起來。
3.舍位平衡公式
舍位平衡公式用于報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)位或小數(shù)取整后調(diào)整數(shù)據(jù)，如將以“元”為單位的報(bào)表數(shù)據(jù)變成以“萬元”為單位的報(bào)表數(shù)據(jù)，表中的平衡關(guān)系仍然成立。舍位平衡公式不是必須定義的。
(三)數(shù)據(jù)生成
報(bào)表公式定義完成后，或者在報(bào)表公式未定義完需要查看報(bào)表數(shù)據(jù)時，將報(bào)表切換到顯示數(shù)據(jù)的狀態(tài)，就生成了報(bào)表的數(shù)據(jù)。
(四)報(bào)表文件的保存
對于新建的報(bào)表文件，用戶需要對其進(jìn)行保存。
(五)報(bào)表文件的輸出
會計(jì)報(bào)表輸出是報(bào)表管理系統(tǒng)的重要功能之一。會計(jì)報(bào)表按輸出方式的不同，通常分為：屏幕查詢輸出、圖形輸出、磁盤輸出、打印輸出和網(wǎng)絡(luò)傳送等五種類型。
1.屏幕查詢輸出
報(bào)表屏幕查詢輸出簡稱為查詢輸出，又稱屏幕輸出、屏幕顯示、顯示輸出，是最為常見的一種輸出方式。
2.圖形輸出
根據(jù)報(bào)表的數(shù)據(jù)生成圖形時，系統(tǒng)會顯示與會計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)有關(guān)的圖形，便于分析會計(jì)報(bào)表。
3.磁盤輸出
一般指將報(bào)表以文件的形式輸出到磁盤，以便上報(bào)下傳。
4.打印輸出
打印輸出是指將編制出來的報(bào)表以紙介質(zhì)的形式表現(xiàn)出來。
不同的會計(jì)報(bào)表，打印輸出的要求不同。其中，庫存現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬需要每日打印，資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表等月報(bào)要求每月打印。
5.網(wǎng)絡(luò)傳送
網(wǎng)絡(luò)傳送方式是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將各種報(bào)表從一個工作站傳遞到另一個或幾個工作站的報(bào)表傳輸方式。
三、利用報(bào)表模板生成報(bào)表
報(bào)表管理模塊通常提供按行業(yè)設(shè)置的報(bào)表模板，為每個行業(yè)提供若干張標(biāo)準(zhǔn)的會計(jì)報(bào)表模板，以便用戶直接從中選擇合適的模板快速生成固定格式的會計(jì)報(bào)表。用戶不僅可以修改系統(tǒng)提供報(bào)表模板中的公式，而且可以生成、調(diào)用自行設(shè)計(jì)的報(bào)表模板。
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