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加強(qiáng)管道建設(shè)中工程資料的管理
導(dǎo)語：工程資料工程建設(shè)從項(xiàng)目的提出、籌備、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工到竣工投產(chǎn)等過程中形成的文件材料、圖紙、圖標(biāo)、計(jì)算材料、聲像材料等各種形式的信息總和，簡(jiǎn)稱為工程資料。
工程建設(shè)資料就是指從工程項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、生產(chǎn)準(zhǔn)備直至竣工投產(chǎn)的全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件資料。管道建設(shè)工程竣工資料通常包括以下幾種：(一)工程前期資料;(二)勘察設(shè)計(jì)資料;(三)工程管理資料;(四)施工管理、技術(shù)資料;(五)竣工決算和建設(shè)消耗資料;(六)生產(chǎn)準(zhǔn)備及考核資料;(七)監(jiān)理資料;(八)檢測(cè)資料;(九)竣工驗(yàn)收文件資料。一個(gè)項(xiàng)目工程要保證一流的工程質(zhì)量，其內(nèi)涵也包括一流的竣工資料質(zhì)量，而竣工資料的形成質(zhì)量又直接受到施工管理水平高低直接或間接的影響�？⒐べY料作為工程驗(yàn)收和保證今后工程項(xiàng)目安全運(yùn)行的重要文件，是工程項(xiàng)目在運(yùn)行過程中檢修、維修工作的重要依據(jù)，所以，建設(shè)過程中必須保證竣工資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范、齊全、真實(shí)的記述和反映施工和竣工驗(yàn)收的全過程，做到原始資料圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，簽字手續(xù)完備齊全，同時(shí)又要按規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)填寫，使之符合歸檔要求。
但從目前管道工程建設(shè)竣工資料的產(chǎn)生、整理過程中不難發(fā)現(xiàn)，在資料的形成過程中存在填寫不及時(shí)、不準(zhǔn)確、不規(guī)范，管理不善，資料丟失等諸多問題，給工程竣工驗(yàn)收工作帶來很多困難，有時(shí)致使工程無法按期進(jìn)行驗(yàn)收，嚴(yán)重影響了工程資料的歸檔質(zhì)量，給工程建設(shè)留下了隱患。
一、竣工資料管理存在的主要問題
竣工原始文件因管理不到位，不規(guī)范造成的質(zhì)量問題，大致有以下幾種：
(一)施工綜合管理文件原件不齊全。由于空間和時(shí)間的關(guān)系，有的非常重要的文件，在下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)就是復(fù)印件，難以滿足檔案資料管理規(guī)定中“竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件”的基本要求。有的單位疏于資料管理，造成原始文件丟失。也有的單位頻繁更換專業(yè)技術(shù)人員，在資料移交時(shí)又把關(guān)不嚴(yán)，同樣造成了原始文件遺失。
(二)工程資料驗(yàn)收簽證不齊全，存在代簽現(xiàn)象。隨著工程施工進(jìn)度的需要，或?yàn)榱思庇跐M足施工進(jìn)度要求，工程進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收后，沒有按照國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求辦理書面簽字，結(jié)果，等驗(yàn)收小組解散后，找不到當(dāng)事人簽字。
(三)竣工圖編制不夠規(guī)范，有些施工單位不能按照有關(guān)竣工圖的編制要求進(jìn)行編制，在竣工圖的形成過程中，或使用舊的施工圖改制成竣工圖，或?qū)υ瓐D修改過多，或使用計(jì)算機(jī)圖的復(fù)印件，或劃改不當(dāng)，以上種種現(xiàn)象均不符合竣工圖編制要求。
(四)施工資料格式不規(guī)范。施工過程中形成的資料格式不統(tǒng)一，不規(guī)范，有用A4的，有用16開的，有用32開的，文件幅面的頁(yè)邊距不等，差距較大，使案卷的裝訂工作較被動(dòng)。
(五)施工原始資料書寫不規(guī)范。施工過程中原始資料的書寫五花八門，形形色色，有用純蘭墨水的，有用圓珠筆的，有用鉛筆的，有用復(fù)寫紙的。而這些簽證都不利于檔案資料的長(zhǎng)期保存，與竣工資料歸檔要求不符。
(六)施工原始驗(yàn)收簽證資料填寫不規(guī)范。交工證書、隱蔽工程、竣工報(bào)告、質(zhì)量保證資料里，有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進(jìn)行涂改，降低了原始資料的可信度，從而降低了竣工資料的使用價(jià)值。
二、竣工資料質(zhì)量失控的主要原因
(一)工程建設(shè)主管單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)薄弱，在我國(guó)各行各業(yè)建設(shè)領(lǐng)域中，長(zhǎng)期存在著重建設(shè)、輕檔案的現(xiàn)象。
(二)工程施工單位對(duì)資料管理重視程度不夠，認(rèn)為資料管理是可有可無的，只是在工程交工時(shí)應(yīng)付一下即可，工程完了才忙著整資料。
(三)國(guó)家檔案法，基本建設(shè)檔案管理規(guī)定等關(guān)于竣工資料編制的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范宣傳學(xué)習(xí)渠道不暢通，造成工程管理人員，工程技術(shù)人員、監(jiān)理人員、施工單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)檔案意識(shí)、檔案知識(shí)的相對(duì)缺乏和相關(guān)專業(yè)知識(shí)素質(zhì)偏低。
(四)施工單位作業(yè)層素質(zhì)低、技術(shù)力量薄弱、培訓(xùn)少、管理水平低下是造成施工過程中產(chǎn)生的竣工原始資料文件不規(guī)范，質(zhì)量不高的一個(gè)不可忽視的重要因素。
(五)對(duì)竣工資料負(fù)有監(jiān)督檢查職責(zé)的監(jiān)理單位工作人員，正規(guī)參加過國(guó)家監(jiān)理工程師培訓(xùn)和持監(jiān)理工程師資質(zhì)證書人員少，特別是施工現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工程師，有專業(yè)技術(shù)而施工管理水平差，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)簽證工作把關(guān)不嚴(yán)。
(六)建設(shè)單位和施工單位質(zhì)量管理體系對(duì)竣工資料管理重視不夠,缺乏有效控制竣工文件質(zhì)量的具體措施。
(七)建設(shè)單位在工程資料管理過程中,對(duì)規(guī)范資料管理不細(xì)不嚴(yán),不夠深入,使施工單位有時(shí)無所適從。
(八)有的工程項(xiàng)目參建單位多，施工管理人員、技術(shù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)良莠不齊,所用表格五花八門,不能形成統(tǒng)一格式。
三、解決辦法
(一)從工程項(xiàng)目立項(xiàng)抓起是做好竣工資料的前提。目前，工程建設(shè)項(xiàng)目大多實(shí)行項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制的管理模式，項(xiàng)目法人既然對(duì)整個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)，自然也就意味著對(duì)項(xiàng)目的竣工資料負(fù)責(zé)，從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始就設(shè)立工程項(xiàng)目資料管理機(jī)構(gòu)和管理人員，負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，負(fù)責(zé)對(duì)施工單位竣工資料的指導(dǎo)、監(jiān)督。針對(duì)管道建設(shè)工程項(xiàng)目規(guī)模大，周期長(zhǎng)，監(jiān)理及施工單位多等特點(diǎn)，竣工資料編制工作實(shí)行“三同步”管理制度，即工程立項(xiàng)開始與竣工資料收集同步;工程施工過程與竣工資料形成同步;工程完工驗(yàn)收與工程資料驗(yàn)收同步。將資料管理貫穿到工程施工的全過程。
(二)建立健全資料管理制度是做好竣工資料檔案的工作基礎(chǔ)。原油管道建設(shè)施工單位、監(jiān)理單位來自全國(guó)各地，他們大都按照各自長(zhǎng)期形成的習(xí)慣進(jìn)行工程管理，對(duì)資料管理也都按習(xí)慣做法立卷歸檔。而作為一個(gè)項(xiàng)目工程，則要求所有歸檔的資料具有準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范的特點(diǎn)。因此，項(xiàng)目管理部門在工程建設(shè)初期(而不是中后期)就應(yīng)結(jié)合工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定適合本工程項(xiàng)目的資料管理規(guī)定，明確建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程資料形成過程中各自的職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，做到分工明確，責(zé)任明確。工程項(xiàng)目管理單位和監(jiān)理單位，在項(xiàng)目開始之初就應(yīng)制定出一套可行的、適合本工程特點(diǎn)的竣工資料所要求的表格及樣本，以便于各參建單位在工程資料整理過程中有依據(jù)，好操作，這樣，才能避免資料格式的多樣性、不規(guī)范性。只有加強(qiáng)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)資料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實(shí)可靠。
(三)加強(qiáng)過程控制是保證竣工資料真實(shí)有效的手段。工程項(xiàng)目建設(shè)單位、監(jiān)理單位工程管理人員、工程技術(shù)人員要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，做到工程建設(shè)與資料整理同步進(jìn)行，避免施工與資料整理兩張皮，切忌先完成施工任務(wù)，而后補(bǔ)資料的現(xiàn)象發(fā)生，負(fù)有管理職責(zé)的檔案資料管理人員要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)各施工單位的資料的同步性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行檢查，建立過程控制獎(jiǎng)罰制度，督促各參建單位高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求做好工程檔案資料。
(四)運(yùn)用合同法律手段是做好竣工資料工作的重要保證。石油管道工程建設(shè)實(shí)行全國(guó)招投標(biāo)制度、工程建設(shè)監(jiān)理制度，這為工程資料的收集、整理創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境。工程項(xiàng)目資料管理部門應(yīng)善于應(yīng)用招標(biāo)承包的有利條件，積極參與合同的起草工作，把文件材料積累歸檔工作作為合同的一項(xiàng)重要內(nèi)容單獨(dú)列一條款，對(duì)竣工文件材料歸檔范圍、竣工驗(yàn)收時(shí)間、竣工資料副本內(nèi)容、份數(shù)及質(zhì)量提出明確要求，并設(shè)立一定數(shù)額的資料押金，使工程施工承包商能夠高度重視工程檔案的歸檔工作。只有這樣，工程資料的歸檔工作才能從法律上得到真正保證。此外，還要充分發(fā)揮工程監(jiān)理單位的監(jiān)督職能，把竣工文件編制的監(jiān)督、審核、驗(yàn)收工作納入監(jiān)理工程師的技術(shù)管理范圍。
(五)重視檔案知識(shí)宣傳教育是確保竣工資料質(zhì)量的有力措施。石油工程建設(shè)管理部門工程管理人員、監(jiān)理工程師、承包商等來自祖國(guó)四面八方，對(duì)工程資料的重要性認(rèn)識(shí)參差不齊，因此，在項(xiàng)目開工后，工程項(xiàng)目管理單位就應(yīng)高度重視和加強(qiáng)檔案資料的基本知識(shí)宣傳和教育工作，有計(jì)劃、有措施、分期分批對(duì)工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位管理、技術(shù)人員進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識(shí)和施工過程中原始資料簽證操作方法及本項(xiàng)目對(duì)竣工資料整理編制、工程項(xiàng)目驗(yàn)收的基本要求進(jìn)行培訓(xùn)。使工程項(xiàng)目管理人員、監(jiān)理工程師、施工技術(shù)人員、竣工資料整理專業(yè)技術(shù)人員在增強(qiáng)檔案意識(shí)的同時(shí)也熟知檔案業(yè)務(wù)。使工程項(xiàng)目一開始就用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來嚴(yán)格要求，提高施工管理水平。杜絕施工過程中不規(guī)范的原始資料和文件出現(xiàn)。確保一流的工程、一流的竣工檔案資料質(zhì)量。
(六)竣工文件整編列入進(jìn)度計(jì)劃是“同步”完成項(xiàng)目檔案的有效措施。各施工單位，在制定工程進(jìn)度計(jì)劃時(shí)，應(yīng)將每個(gè)分部、分項(xiàng)工程竣工文件質(zhì)量檢查工作列入到該項(xiàng)工程單位工程進(jìn)度計(jì)劃中，并作為重要的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)來完成。對(duì)在整編資料中出現(xiàn)的“原件不齊全”“簽證資料不齊全”“不規(guī)范”“不統(tǒng)一”等問題，要及時(shí)研究給予解決。為防止再出現(xiàn)此類問題，要加強(qiáng)監(jiān)督檢查。各建設(shè)單位要執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)的資料要拒收，從源頭保證交工資料的質(zhì)量。
(七)嚴(yán)格把住竣工驗(yàn)收關(guān)，使工程竣工資料發(fā)揮憑證作用。進(jìn)行竣工驗(yàn)收的一個(gè)重要條件必須是竣工資料達(dá)到項(xiàng)目要求，因此在竣工驗(yàn)收階段，工程項(xiàng)目管理部門、監(jiān)理工程師及專兼職資料管理人員要嚴(yán)把審查驗(yàn)收關(guān)，對(duì)各參建單位編制的竣工圖、文字資料、施工報(bào)告要進(jìn)行認(rèn)真審查，著重檢查隱蔽工程驗(yàn)收記錄的真實(shí)性和工程變更單的落實(shí)情況，認(rèn)真審查竣工圖及文字資料是否完整、準(zhǔn)確、簽證是否完備，組卷是否合理等等�？傊�，在竣工驗(yàn)收階段，工程項(xiàng)目管理部門、監(jiān)理部門、工程項(xiàng)目專兼職資料管理員、項(xiàng)目主管部門檔案管理人員要密切配合，確保竣工資料檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。使竣工資料在工程項(xiàng)目決算時(shí)，真正發(fā)揮憑證作用，檔案資料不通過，則不予返還資料保證金，甚至不予決算。
四、結(jié)語
工程資料管理工作是工程建設(shè)過程中不可或缺的一項(xiàng)重要工作，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是涉及各個(gè)專業(yè)技術(shù)部門的一項(xiàng)復(fù)合性工作，要保證工程竣工資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全，真實(shí)地記錄和反映施工及驗(yàn)收的全過程，就必須不斷加強(qiáng)業(yè)主、監(jiān)理和施工單位的管理水平，只有這樣才能保證形成一流的工程施工資料，從而為建設(shè)一流工程項(xiàng)目提供資料方面的保證。
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