外貿(mào)業(yè)務(wù)部門(mén)工作流程
一個(gè)公司或工廠(chǎng)的外貿(mào)部門(mén)在工作性質(zhì)上有別于公司的其它部門(mén)。那么外貿(mào)業(yè)務(wù)部門(mén)的工作流程有哪些呢?我們一起來(lái)了解一下!
(一).外部的聯(lián)系主要包括，
同客戶(hù)的有效溝通，這是部門(mén)工作的中心及重心，同報(bào)關(guān)公司的聯(lián)系，同運(yùn)輸公司的聯(lián)系，同倉(cāng)庫(kù)的聯(lián)系，同銀行的聯(lián)系，同船公司的聯(lián)系，同各級(jí)配件供應(yīng)商的聯(lián)系。同外部的溝通面較廣，且工作都是通過(guò)一步一步的合理安排來(lái)完成的。各個(gè)環(huán)節(jié)之間要安排仔細(xì)。工作不能斷層，
(二).內(nèi)部的交流主要是與其它部門(mén)的配合，
包括，采購(gòu)部，生產(chǎn)部，等其它部門(mén)，從主要工作的特點(diǎn)來(lái)講，工作主要是在通過(guò)溝通交流的方式來(lái)完成工作任務(wù)的轉(zhuǎn)達(dá)，協(xié)助生產(chǎn)部，采購(gòu)部等其它部門(mén)完成訂單。細(xì)致表述客人的要求，來(lái)把文字或比較抽象的訂單轉(zhuǎn)化成實(shí)際的貨物。故外貿(mào)部門(mén)最主要的工作方式是：如何能進(jìn)行有效的溝通。協(xié)調(diào)各方面的聯(lián)系。及進(jìn)行有序，有效的
工作安排。它以其它部門(mén)為基礎(chǔ)，又起到組織其它部門(mén)的作用
(三).外貿(mào)業(yè)務(wù)部門(mén)的工作主要是文字型的，
且工作繁瑣，聯(lián)系廣，要求用一定的資料表格來(lái)規(guī)范部門(mén)的工作。做到各種信息都有記錄。
1)樣辦單：(SAMPLEFORM)。樣辦在業(yè)務(wù)中有著不可忽視的重要性，如果客戶(hù)要求打樣辦，要填樣辦單，樣辦單經(jīng)外貿(mào)主管或經(jīng)理確認(rèn)后，送生產(chǎn)部一份，樣辦單業(yè)務(wù)部存一份，交會(huì)計(jì)一份，樣辦單填寫(xiě)一定要標(biāo)明所有的客人要求細(xì)節(jié)。樣辦要比客人要求多做一個(gè)，留存業(yè)務(wù)部，以便客人確認(rèn)后按照樣辦生產(chǎn)大貨。
訂單落實(shí)后，如有條件(公司主張)，每張訂單都要打板確認(rèn)。跟單員要讓供應(yīng)商在生產(chǎn)大貨之前，根據(jù)訂單要求打樣確認(rèn)，以確保各個(gè)配件的質(zhì)量和交貨期，確認(rèn)樣辦無(wú)誤后再通知供應(yīng)商生產(chǎn)。
2).報(bào)價(jià)單：(QUOTATIONFORM)，同客人面談時(shí)，價(jià)格可以馬上確定，但在業(yè)務(wù)聯(lián)系中很多時(shí)候要用到報(bào)價(jià)單，報(bào)價(jià)單填寫(xiě)要標(biāo)明產(chǎn)品所有細(xì)節(jié)，交貨條件，付款方式。交貨時(shí)間等。報(bào)價(jià)單由主管或業(yè)務(wù)員留存。
3).形式發(fā)票：(ProformaInvoiceorP/I)，這是客人確認(rèn)訂單后開(kāi)給客人的訂單書(shū)面確認(rèn)形式。發(fā)票中要求標(biāo)明所有合同要件，包括：價(jià)格，數(shù)量，訂單要求，單價(jià)，交貨條件，付款方式，交貨時(shí)間，客人嘜頭等。經(jīng)部門(mén)主管或經(jīng)理確認(rèn)后要讓客人簽字確認(rèn)回傳，業(yè)務(wù)部存一份，送會(huì)計(jì)一份，以便查賬。
4).成本分析單，(COSTANALYSEFORM)。在報(bào)價(jià)階段，業(yè)務(wù)員要做好本詢(xún)價(jià)的成本分析(大概)，在訂單確認(rèn)后要重新進(jìn)行詳細(xì)的成本分析，如果利潤(rùn)低于部門(mén)規(guī)訂的百分比后要請(qǐng)部門(mén)主管或經(jīng)理確認(rèn)是否可以操作，如在規(guī)定的利潤(rùn)范圍內(nèi)，則業(yè)務(wù)員可馬上操作。這里要求公司部門(mén)要對(duì)利潤(rùn)百分比做統(tǒng)一規(guī)定，如在多少以上可以馬上操作，如低于多少則要求征的部門(mén)主管或經(jīng)理的同意。通常規(guī)定：部門(mén)操作時(shí)，利潤(rùn)如低于5%，則需要征求總經(jīng)理的`同意。因?yàn)榭腿艘蟛煌�，�?shù)量不同，交貨條件，交貨方式，付款方式，熟悉程度等不同對(duì)低于常規(guī)利潤(rùn)的訂單需要進(jìn)行評(píng)估。
5).生產(chǎn)加工單：(ASSEMBLINGFORM)。在訂單確認(rèn)后，要根據(jù)同客戶(hù)所簽合同，把客人的要求轉(zhuǎn)成易于生產(chǎn)加工的形式。上面要列明客人對(duì)訂單的具體要求。每個(gè)細(xì)節(jié)都要有注明。特別是交貨期及對(duì)質(zhì)量的控制。生產(chǎn)加工單打印后要給主管或經(jīng)理確認(rèn)。簽字后下發(fā)到生產(chǎn)部。如有可能。公司要求每次下發(fā)生產(chǎn)加工單時(shí)。要召集相關(guān)部門(mén)主管開(kāi)小會(huì)，由負(fù)責(zé)這些訂單的業(yè)務(wù)員再次向其它部門(mén)講解訂單詳細(xì)要求。做到每張訂單，相關(guān)的部門(mén)都能充分了解。這樣在以后的工作中如一個(gè)部門(mén)有所失誤，其它人也可給以指正。開(kāi)會(huì)時(shí)要求主管參加，做到再次對(duì)訂單的核對(duì)，如跟單(采購(gòu)對(duì)訂單理解有所偏差時(shí)可及時(shí)指出)。
6).采購(gòu)單：(PURCHASEORDER或P/O)，這里主要指根據(jù)訂單要求采購(gòu)一些所需配件。主要是發(fā)到配件供應(yīng)商處。要求采購(gòu)單簡(jiǎn)單明了，對(duì)配件要求要詳細(xì)講明。質(zhì)量要求及交貨期。特別注明質(zhì)量要求及交貨期。采購(gòu)單要經(jīng)主管審核后再傳真給供應(yīng)商。每次傳真的采購(gòu)單要求供應(yīng)商簽回作實(shí)。
7).驗(yàn)貨報(bào)表(INSPECTIONFORM)，公司要求每個(gè)跟單或主管要對(duì)每次訂單進(jìn)行抽檢，包括對(duì)配件的檢查，中期驗(yàn)貨及最終驗(yàn)貨。驗(yàn)貨時(shí)要求照單驗(yàn)貨，如有任何凝問(wèn)請(qǐng)及時(shí)通知主管或經(jīng)理，以便及時(shí)解決問(wèn)題。跟單員要通知主管每次驗(yàn)貨的情況，主管也有責(zé)任詢(xún)問(wèn)每張訂單的情況。
8).財(cái)務(wù)跟蹤單：(ACCOUNTFOLLOW-UPFORM)。公司要求會(huì)計(jì)部門(mén)要有明確的訂單財(cái)務(wù)記錄。
包括：1)訂單訂金/尾款詳細(xì)的記錄。
2)各訂單配件的帳款項(xiàng)明細(xì)資料。
9).裝箱單：(PACKINGLIST)。每張訂單要根據(jù)客戶(hù)的包裝要求做一份包裝明細(xì)單。此單在貨做完驗(yàn)貨無(wú)誤后要發(fā)給客人。以證明貨已做完。也是作為催款的一種暗示形式。
10).其它文件：外貿(mào)部可能要接解到的文件還有：信用證(LetterofCreditorL/C),提單，C/O產(chǎn)地證，報(bào)關(guān)單，訂艙單，商檢單，海關(guān)發(fā)票，許可證(配額)等。
11).公司要求每張訂單的全部資料夾入一個(gè)資料FILE,包括此張訂單涉及到的所有資料,供應(yīng)商情況和配件。
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