跟單員的工作流程
接單與審單 進(jìn)出口貨物的基本程序 外貿(mào)業(yè)務(wù)主要就是進(jìn)行貨物的進(jìn)出口交易。我們分別來(lái)了解一下出口貨物跟單和進(jìn)口貨物跟單的基本程序及跟單員所要做的工作。
貨物的出口交易有二種形式，一種通過外貿(mào)公司出口，另一種是自營(yíng)出口。跟單員對(duì)出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進(jìn)生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。
一.接單：
接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當(dāng)事人名稱，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù)量，價(jià)格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達(dá)成交易而交換的信件，電報(bào)或電傳，都足以構(gòu)成書面合同。
1.下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，F(xiàn)ax, Email或書面合同等方式。
2.接單的途徑：交易會(huì)，出訪，出國(guó)參展，邀請(qǐng)客戶來(lái)訪，利用我們的網(wǎng)站，等等。
3.接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：
(1) 合同：(CONTRACT)合同有銷貨合同(SALES CONTRACT)和購(gòu)貨合同(PURCHASE CONTRACT)。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。
(2) 確認(rèn)書;(CONFIRMATION)它比合同要簡(jiǎn)化些。對(duì)異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認(rèn)書(SALES CONFIRMATION)和購(gòu)貨確認(rèn)書(PURCHASE CONFIRMATION)。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。 還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國(guó)外直接發(fā)來(lái)的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認(rèn)。
4.接單的程序： 接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個(gè)環(huán)節(jié)。
(1) 詢盤：(INQUIRY)又叫詢價(jià)。
(2) 發(fā)盤：(OFFER)又叫發(fā)價(jià)。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜?xiàng)交易條件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤通常是一方在收到對(duì)方的詢盤后作出的。
(3) 還盤：(COUNTER-OFFER)又叫還價(jià)。
(4) 接受(ACCEPTANCE)買方或賣方同意對(duì)方在發(fā)盤中提出的各項(xiàng)交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。
二.審單：即審核合同
1.審單內(nèi)容：
確認(rèn)產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價(jià)，價(jià)格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。
2.審單方法：
(1)產(chǎn)品名稱，規(guī)格： 審查時(shí)產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品?與我們的產(chǎn)品資料能否對(duì)上號(hào)? 有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時(shí)也代表了規(guī)格。
(2)質(zhì)量： 也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國(guó)際貨物買賣中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。
(3) 數(shù)量： 應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時(shí)備妥，其計(jì)量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。 約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動(dòng)。國(guó)際上對(duì)約字的含義解釋不一。有的認(rèn)為是2。5%，有的認(rèn)為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過10%的增減幅度。
(4)單價(jià)，總額的審查：
1. 客戶下單有的會(huì)將單價(jià)標(biāo)出，我們要對(duì)照我們的報(bào)價(jià)表審查是否對(duì)?總額有沒有加錯(cuò)? 新客戶下單，要查看我們給他的報(bào)價(jià)。
2. 通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國(guó)際上流通的硬貨幣。(英鎊，港幣，歐元)
(5)價(jià)格條款的審查： 出口貨物的單價(jià)條款，也稱價(jià)格術(shù)語(yǔ)，常用的有：
FOB 船上交貨價(jià)(指裝運(yùn)港的價(jià)格條件)
C&F (Freight or Carriage Paid to…..)運(yùn)費(fèi)付至指定目地的交貨
CIF 成本+保險(xiǎn)費(fèi)+運(yùn)費(fèi)(指目的港)價(jià)格
常用的FOB CFR CIF幾種價(jià)格的換算及公式介紹如下：
(1) FOB價(jià)格換算為其它價(jià)： CFR價(jià) = FOB價(jià) + 運(yùn)費(fèi) FOB價(jià) + 運(yùn)費(fèi) CIF價(jià) = ----------------------- 1 - 保險(xiǎn)費(fèi)率 X 投保加成
(2) CFR價(jià)格換算為其它價(jià)： FOB價(jià) = CFR價(jià) – 運(yùn)費(fèi) CFR價(jià) CIF價(jià) = ----------------------- 1 – 保險(xiǎn)費(fèi)率 X 投保加成
(3) CIF價(jià)格換算為其它價(jià)： FOB價(jià) = CIF價(jià) X (1 – 投保加成 X 保險(xiǎn)費(fèi)率) - 運(yùn)費(fèi) CFR價(jià) = CIF價(jià) X ( 1 – 投保加成 X 保險(xiǎn)費(fèi)率)
(6)付款方式審查：
1. 付款方式是否能接受?LC ，付定金，等等。
2. 支付的貨幣能否接受?
(7)包裝要求的審查：
1. 工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受?
2. 客戶提供的包裝(彩印，尺寸)我們能否做?
3. 客戶提供的包裝資料是否齊全?(內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽，說(shuō)明書) 內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑 外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。
(8)交貨期的審查
跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時(shí)籌備到貨物，并裝船送達(dá)。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個(gè)期限，而不是某個(gè)具體日期。期限有長(zhǎng)有短�？梢允�2周，3周，或一個(gè)月，二個(gè)月，一個(gè)季度或更長(zhǎng)。
(9)交貨方式的審查： 運(yùn)輸主要有海運(yùn)，陸運(yùn)，空運(yùn)，郵寄等等。 注：如運(yùn)費(fèi)由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費(fèi)，盡量用海運(yùn)。如報(bào)的價(jià)是連同海運(yùn)價(jià)，而客戶要求空運(yùn) (趕銷售)，我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費(fèi)用。
關(guān)于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。
1. 寄目錄，樣本：
2. 準(zhǔn)備樣品。
(1) 工廠現(xiàn)有的款式
(2) 新款
(3) 客戶來(lái)樣。
要領(lǐng)：無(wú)論老品，新品，還是客戶來(lái)樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品，以免客人在下單時(shí)找不到確認(rèn)樣。在國(guó)際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。
作為跟單員，我們要做到：
(1) 有完整的產(chǎn)品資料，主動(dòng)進(jìn)行宣傳。
(2) 新品的成本，價(jià)格要進(jìn)行核算。
(3) 新品的制作要留有實(shí)樣。
(4) 客戶的來(lái)樣要保存好原樣。
三.形式發(fā)票：
PROFORMA INVOICE 買方為了向其本國(guó)當(dāng)局申請(qǐng)進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價(jià)格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對(duì)雙方都無(wú)最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。 形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。(收貨人，合同號(hào)，形式發(fā)票號(hào)，開出日期)。 產(chǎn)品信息 (品名，數(shù)量，價(jià)格，交貨期)。合同條款 (價(jià)格條款，付款方法)。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。
注意幾點(diǎn)：
1 .單價(jià)條款要明確 (FOB, CFR, CIF)
2 .交期要明確
3 .付款條件要明確 (L/C, T/T)
四.出口貨物跟單的基本程序：
出口貨物跟單是跟單員對(duì)履行合同的跟進(jìn)。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉(cāng)，(報(bào)關(guān)，報(bào)驗(yàn)，裝船)，制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：
(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時(shí)，按質(zhì)，按量地備好貨物。
(2).催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C。對(duì)安全收匯有保障，因它是銀行信用。 只要所裝運(yùn)貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對(duì)以L/C為支付方式的合同進(jìn)行催證，審核和修改的跟蹤工作。 催證：貨物快完成時(shí)，要催證。 審證：審證是銀行和公司的共同職責(zé)，但在范圍和內(nèi)容上有所不同。銀行從政策面上，開證的國(guó)家有無(wú)貿(mào)易往來(lái)?開證行的資信?公司審開證人和受益人對(duì)否?L/C的貨物和金額與合同是否相同?裝期?特別條款? 改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯(cuò)誤。要求對(duì)方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。
(3).訂倉(cāng)裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉(cāng)和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負(fù)責(zé)租船訂倉(cāng)和裝船的手續(xù)。首先： 出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。
A. 貨柜選擇：根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5噸 40’ 58 – 61 立方/22.5噸 40’H 68 –71立方/27.5噸
B. 制作裝箱單：裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號(hào)，嘜頭等。
C. 跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導(dǎo)貨物的擺放。如一個(gè)柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。
(4)制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。
A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時(shí)按L/C，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。 要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。 出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險(xiǎn)單等。
B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時(shí)送交了銀行，我們就可及時(shí)收到貨款了。 單據(jù)要求：正確，完整，及時(shí)，簡(jiǎn)明，整潔
五.進(jìn)口貨物跟單的基本程序：
就是跟進(jìn)進(jìn)口合同的履行。其程序?yàn)椋鹤獯唫}(cāng)，申請(qǐng)開證，催交裝運(yùn)，辦理保險(xiǎn)，商檢報(bào)關(guān)及接貨驗(yàn)收等。
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