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單證員工作內(nèi)容有哪些
外貿(mào)單證是指進(jìn)出口業(yè)務(wù)中使用的各種單據(jù)和證書，買賣雙方憑借這些單證來處理貨物的交付、運輸、保險、商檢和結(jié)匯等憑證。下面由小編為大家整理的單證員工作內(nèi)容，歡迎大家點擊查看。
出口單證工作的內(nèi)容主要包括：審證、制單、審單、交單和歸檔等五大方面。單證工作總的要求是：“單內(nèi)一致、單證一致、單單一致和單貨一致”。其中，“單內(nèi)一致”是單據(jù)內(nèi)同類項目保持一致;“單證一致”是指外貿(mào)單據(jù)與信用證保持一致;“單單一致”是指各種單據(jù)之間保持一致;“單貨一致”是指單據(jù)中所描述的貨物與實物保持一致。
1.審證
出口商在收到買方開來的信用證后lh通知行和出口商分別進(jìn)行審證。其中，通知行的審證主要是審核進(jìn)口商開證行的資信情況，核驗其簽字或密押的真實性及償付條款等。出口商的審證主要是審核信用證的各項條款是否與合同相符，對證同不將的條款或其他不能接受的條款應(yīng)及時提出并要求對方修改。
2.制單
制單是單證工作的主要環(huán)節(jié)，隨著履行外貿(mào)合同各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)的進(jìn)行，就應(yīng)繕制、簽發(fā)、流轉(zhuǎn)各種相關(guān)單證，在制單時應(yīng)做到以下幾點：
(1)正確。正確是單證工作的前提。所謂正確，是指制單要符合以下兩個方面的要求：一是要做到上面所述的“四個一致”，即：單內(nèi)一致、單證一致、單單一致和單貨一致;二是各種單證必須符合有關(guān)國際慣例和進(jìn)、出口雙方所在國家的相關(guān)法令和規(guī)定，制單必須把正確性放在首要位置。
(2)完整。所謂完整，是指制單必須符合兩個方面的規(guī)定：一方面，單證必須份數(shù)齊全、成套，其中，份數(shù)齊全是指每一種單證的正本份數(shù)、副本份數(shù)需按規(guī)定的份數(shù)要求制作，不能隨意減少;成套是指一筆交易中，賣方應(yīng)按信用證規(guī)定制作或取得所有種類的單證。另一方面，每種單證的內(nèi)容必須完整，即單證的制作在內(nèi)容的描述、應(yīng)列項目、文字拼寫、語句或表達(dá)、簽章或背書、時間等都要完整，不能遺漏。
(3)及時。單證工作的時間性強(qiáng)，主要表現(xiàn)在兩個方面：一是每一種單證的出單日期要及時、有序、合理，既要符合一般商業(yè)習(xí)慣和要求，又要在信用證或合同規(guī)定的有效期內(nèi)。例如，保險單的出單日期不得遲于提單的簽發(fā)日期，提單日期不得遲于裝運期，出單不及時、有序、合理會造成單證、單單不符。二是全套單證制作或取得完畢后，應(yīng)及時到議付行交單議付(即到銀行交單結(jié)匯)�！禪CP600》中規(guī)定：“除交單到期日以外，每個要求運輸單據(jù)的信用證還應(yīng)該規(guī)定一個運輸單據(jù)出單日期后必須交單付款、承兌或交付的特定期限。如未規(guī)定該期限，銀行將拒收遲于運輸單據(jù)出單日期2l天后提交的單據(jù)。但無論如何單據(jù)也不得遲于信用證到期日提交。
(4)簡潔。所謂簡潔，一是要簡，二是要沽。其中“簡”的含義是指：單證的內(nèi)容在符合信用證或合同、商業(yè)習(xí)慣所規(guī)定的要求下，力求簡明扼要，防止復(fù)雜繁瑣.以利于減少差錯，提高單證質(zhì)量和工作效率;“潔”的含義是指：單證的表面要清潔、美觀、大方，單證的內(nèi)容要清晰易認(rèn)，這是對單證外觀質(zhì)量的要求，它不僅反映了制單員的工作責(zé)任心和熟練程度，頂且還會直接影響出單的效果。
3.審單
(1)基本要求
�、偌皶r性。及時審核有關(guān)單據(jù)可以對一些單據(jù)上的差錯做到及時發(fā)現(xiàn)，及時更正，避免因?qū)徍瞬患皶r造成的各項工作的被動。
�、谌嫘浴�(yīng)當(dāng)從安全收匯和全面履行合同的高度來重視單據(jù)的審核工作，一方面，我們應(yīng)對照信用證和合同認(rèn)真審核每一份單證，不放過任何一個不符點;另一方面，要善于處理所發(fā)現(xiàn)的問題，加強(qiáng)與各有關(guān)部門的聯(lián)系和銜接，使發(fā)現(xiàn)的問題得到及時、妥善地處理。
單單相符、單證相符是安全收匯的前提和基礎(chǔ)，所提交的單據(jù)中存在的任何不符.哪怕是細(xì)小的差錯都會造成一些難以挽回的損失。
(2)審單的基本方法
①縱向宙核法。指以信用證或合同(在非信用證付款條件下)為基礎(chǔ)對規(guī)定的各項單據(jù)進(jìn)行一一審核，要求有關(guān)單據(jù)的內(nèi)容嚴(yán)格符合信用證的規(guī)定，做到“單證相符”。
�、跈M向?qū)徍朔�。在縱向?qū)徍说幕A(chǔ)上，以商業(yè)發(fā)票為中心審核其他規(guī)定的單據(jù)，使有關(guān)的內(nèi)容相互一致，做到“單單相符”。
(3)審單的要點
�、贆z查規(guī)定的單證是否齊全。
�、跈z查所提供的文件名稱和類型是否符合要求。
�、塾行﹩巫C是否按規(guī)定進(jìn)行了認(rèn)證。
�、軉巫C之間的貨物描述、數(shù)量、金額、重量、體積、運輸標(biāo)志等是否一致。
�、輪巫C出具或提交的日期是否符合要求。
(4)常見差錯
�、賲R票大、小寫金額打錯。
�、趨R票的付款人名稱、地址訂錯。
③發(fā)票的抬頭人打錯。
④有關(guān)單據(jù)如匯票、發(fā)票、保險單等的幣制名稱不一致或不符合信用證的規(guī)定。
�、莅l(fā)票上的貨物描述不符合信用證的規(guī)定。
⑥有關(guān)單據(jù)的類型不符合信用證要求。
⑦單單之間商風(fēng)名稱、數(shù)量、件數(shù)、嘜頭、毛凈重等不一致。
�、鄳�(yīng)提交的單據(jù)提交不全或份數(shù)不足。
�、嵛窗葱庞米C要求對有關(guān)單據(jù)如發(fā)票、產(chǎn)地證等進(jìn)行認(rèn)證。
⑩漏簽字或蓋章。
⑩①匯票、運輸提單、保險單據(jù)上末按要求進(jìn)行背書。
(5)問題單據(jù)的具體處理
�、僭谝�(guī)定的效期和交單期內(nèi)，將有問題的單據(jù)全部改妥。
②由于種種原因不能按期更改或無法修改的單據(jù)，事先與客戶聯(lián)系并取得客人接受不符單據(jù)的確認(rèn)文件，然后向銀行出具一份保丙(通常稱為擔(dān)保書)。
③請銀行向開證行拍發(fā)要求接受不符點并予付款的電傳(俗稱“打不符電”)。
④單據(jù)中存在不特點，使原先信用證項下的銀行信用已經(jīng)變?yōu)樯虡I(yè)信用，如果客人信用較好且急需提取貨物，為減少一些中間環(huán)節(jié)可變更托收方式。
4.交單
交單是銀行議付利結(jié)匯的前提，完整、內(nèi)容正確、提交及時。
5.歸檔
單證是外貿(mào)企業(yè)進(jìn)出口業(yè)務(wù)的重要證明文件。所以，在交單結(jié)匯之后，企業(yè)應(yīng)將一份完整的單證副本歸檔保存。它至少可以起到兩個方面的作用：”一是加強(qiáng)外貿(mào)業(yè)務(wù)管理的需要;二是萬一發(fā)生交單后的遲單、索賠、爭議、仲裁等情況時，能作為有效的證明文件。
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