加強(qiáng)企業(yè)采購管理的具體措施
采購,是指企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源, 以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動正常開展的一項企業(yè)經(jīng)營活動。下面為大家?guī)砹思訌?qiáng)企業(yè)采購管理的具體措施,歡迎大家參考!
加強(qiáng)企業(yè)采購管理的具體措施 篇1
1、采購部門必須要得到有效的監(jiān)察和控制。且要公心、綜合實(shí)力強(qiáng)的人才去擔(dān)當(dāng),最好不要一個人是多人,或者說是高層領(lǐng)導(dǎo),甚至是老板自己。
采購的確是一個非常感敏的部門,經(jīng)濟(jì)命脈在這里開始,采購每購回的物料不僅僅是花掉的公司的錢,很多時侯是采購花出的錢掌握著這個企業(yè)的生死興衰,一個小的東西可能因為監(jiān)控不好,出現(xiàn)了后果有時是因私利或責(zé)任心不到位,良心不足而釀大禍。采購的價格的高低要質(zhì)量前提保證去談。因此質(zhì)量的定性與控制需要人去抓。只有規(guī)范了質(zhì)量技術(shù)要求后才能去這個范疇尋找圈內(nèi)的供應(yīng)商,做到性價服務(wù)三比,做到監(jiān)督與檢測的前提前價格才是真成本。
我做過的一個公司在采購部專門設(shè)立了一個監(jiān)查科:這些科6人左右。他們的工作除了正常的配合倉管收貨,查看最表面的問題,重量或可看得見的質(zhì)量外,他們還一項工作就是經(jīng)常到市場上去尋查購買的價格情況是否合理。是否有重大問題。他們的工作與采購是協(xié)作又矛盾的。雖然他們只是對市面上的能查到東西的行情質(zhì)量做了解做證實(shí),這也無不例外的扼殺了很多大的問題的漏洞。當(dāng)然對大的從廠家去購真的要一個真正熟悉市場的領(lǐng)導(dǎo)去監(jiān)督,去證實(shí)采購東西的合理性。
2、采購經(jīng)理工作的重心應(yīng)放在監(jiān)督指導(dǎo)上,而不是采購工作上。
一個經(jīng)理要帶好一幫人,是要付出很多的心血的。不是說每天像螺絲釘一樣不停去擰緊每一環(huán),去跟催每一次貨,去參與每一項采購具體的細(xì)節(jié)。甚到自己去擔(dān)當(dāng)采購工作,那么他的精力是有限的,他會很難把重心放在去防患未然上。再說如果一個采購經(jīng)理勤于參與采購細(xì)節(jié),采購員會感到責(zé)任有人擔(dān),事情有人做,責(zé)任心會減弱,會很多時侯聽侯領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)。這樣采購的不嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)節(jié)就會發(fā)生,供應(yīng)商就會明白,誰說了能算。真正做好采購,要讓供應(yīng)商知道是市場說了算,是競爭說了算,是他們的競爭對手說了算,是公平競爭的結(jié)果才是最好的狀態(tài)。
3、采購的采購工作內(nèi)容越細(xì)越分解越好。適當(dāng)?shù)暮侠恚叱晒ぷ髁渴亲罴堰m度。
我這樣講并不是說我是一個怕多做事的人。但是有一個理念是對的,同樣一個用心做事的人,他并沒有超凡的能力,如果他現(xiàn)在的工作量是1,他會做得很完美,他會花10成的用心度去做。同樣如果他現(xiàn)在工作是10,他可能再盡心為了完成工作他會花1成的用心度去做。采購的事務(wù)太多,一是他會處于應(yīng)付性的完成工作,他不會也沒時間和精力去做更深層的工作。他出錯的機(jī)率也會較高,采購領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注他實(shí)質(zhì)性的東西也會越少?赡芨牡胤揭矔。相對來說如果一個采購工作量超了負(fù)荷,這時領(lǐng)導(dǎo)出來分憂解決問題,也成了非常正常合理和采購非常需要的。一個人掌控的東西越多,做多事不是一件好事,采購上更是如此,越細(xì),只要監(jiān)督到位所能收集的信息反應(yīng)的情況會更多。
所以相對來說,我們可以不用去考慮多用幾個員工所多花去的工資,多幾個人把工作做得更細(xì)一些漏洞少一些,這些無形之中所降低的采購風(fēng)險,所杜絕的腐化帶來的效益要可觀得多。
4、采購員要對采購工作有記錄,要經(jīng)?偨Y(jié)匯報和分析。
這不是說形式,這也是檢測和監(jiān)督采購工作的一種方式。當(dāng)工作量相對減少時,管理者有權(quán)要求,也應(yīng)該要求做這方面的工作。采購工作不僅僅是只應(yīng)付了生產(chǎn)所用就行了,關(guān)鍵是時刻對自己的業(yè)務(wù)要有創(chuàng)新,要有分析。工作有記錄可能是很繁雜而且很多人不適,但有時鐵定如山的記錄會勝過口言巧語的編導(dǎo)。定期的分析,或重大采購事件的分析,管理者可以從這些分析匯報中去核實(shí)這些采購信息是否準(zhǔn)確,是否有效。就是一個不同的人,層次不高的人,他獨(dú)特的分析定也有有利之處。
用人上有時有一個誤區(qū),認(rèn)為某個人做事做越多,越做得有點(diǎn)馬虎是正常的。感到只要勝任工作多,目的達(dá)到了,事情完成了。實(shí)則不然,沒有任何記錄和分析總結(jié)的'工作,會讓領(lǐng)導(dǎo)真正看不到有些深層次的東西。合理用人,適量分配工作,高標(biāo)準(zhǔn)要求員工,加上有效管控是更完美的狀態(tài)。
5、注重對采購資訊的管理。
采購的信息,一切在辦公過程中總結(jié)收集的情報、資料、甚至總結(jié)、分析要謹(jǐn)慎管理,并要有危機(jī)管理意識,萬一這個采購員不做了,那么接下來的正常交接工作是否正常,原有資料是否存在,客戶群是否有影響,聯(lián)系方式,帳務(wù)往來是否明朗受控等等。因此公司在對每一個采購工作期間資訊要妥當(dāng)管理,人可以再招,但信息與經(jīng)驗是一時招不回來的。
6、采購員自身的工作做得越細(xì),越詳盡,越有根有據(jù)、有分析,對采購管理者更有威力和殺傷力。
一個人要領(lǐng)導(dǎo)信服他的工作能力,首先他必須是一個心細(xì)眼明的人。細(xì)到對自己每做的一個工作細(xì)節(jié)讓領(lǐng)導(dǎo)很難挑出你的毛病,他所做的每一件事,在尊重領(lǐng)導(dǎo)的同事,必須是讓別人沒有什么刺可挑的,讓周圍的人去檢測你的工作能力,不是讓領(lǐng)導(dǎo)通過自己告知領(lǐng)導(dǎo),自己很能干。這就是一個心境坦蕩的人,問心無愧的人要用心去做的。只有做好了工作的細(xì)節(jié),什么樣的領(lǐng)導(dǎo)都會坦然的接受。當(dāng)然這里我認(rèn)識到做人做事,做到了“同情才會施舍,理解才會支持”這句話的含義。自己的為人處事,讓周圍的同事能同情你工作的難度,得到了別人的同情,得到了別人的理解,人際交往相處融洽,工作才會做得更加順利。自己不懂不可怕,只要懂得如何去向懂得人溝通就是一個好方向。
7、物料供應(yīng)商要有足夠的備用和替換的商家。
供應(yīng)商的培養(yǎng)是要花時間和精力的,由于產(chǎn)品結(jié)構(gòu)變動,由于老供應(yīng)商的更新跟不上我們的需求,老供應(yīng)商無法完成采購訂單,質(zhì)量無法保障,我們在倉促之中也很難得找到好的商家進(jìn)來。甚至有時我們可能會犧牲一時短暫的利益,也要給物料多備一兩個可用的商家。在不是很急的單子給新客戶足夠的時間去感受參與我們合作的興趣。有時做生意就是放長線釣大魚。沒有人愿意和采購方做生意,采購方受限于某一供應(yīng)商,這的確是采購的悲哀。
8、各個部門完善的配合,提供較堅實(shí)的技術(shù)支持和品質(zhì)管能有效地提高采購的質(zhì)量和效率。
有時如果是技術(shù)資料更改頻繁,時間緊迫,這時給采購留出來的時間有限了,這里就會發(fā)生幾種結(jié)局:一是的確無法完成任務(wù),二是馬虎完成任務(wù),三是有漏洞完成任務(wù)。而公司會顯得無可耐何,順其自然。如果前技術(shù)問題,計劃問題做好了,采購就沒有眾多可搪塞的理由。
9、從打樣開始就做到公平公正。
打樣時,打樣車間最好能給多份打樣參照物,可以分給多家廠家,這樣在保證比較各家交期的同時也可以更深地了解到打樣質(zhì)量。打樣的產(chǎn)品包裝最好空白包裝,不顯示廠名,只有編號。這樣可以避免人為認(rèn)為誰家好,誰家好,誰家不好的第一直覺。這樣操作更加透明化,公平化。
加強(qiáng)企業(yè)采購管理的具體措施 篇2
1制定合理的采購計劃
一般說來,企業(yè)制定采購計劃,是為了達(dá)到以下目的:
首先,預(yù)測所需物品的數(shù)量和時間,確保物品的及時供應(yīng)。
其次,配合生產(chǎn)活動,確保采購適當(dāng)?shù)奈锲穪頋M足生產(chǎn)的需要。
最后,減少庫存,降低庫存費(fèi)用,不必要的庫存等于浪費(fèi)。庫存實(shí)際上是一種閑置的資源,不僅不能在生產(chǎn)經(jīng)營中創(chuàng)造價值,反而會占用資金,增加公司的成本。庫存會造成大量資金的沉淀,影響公司資金的正常運(yùn)轉(zhuǎn),同時還會增加市場風(fēng)險,給公司的經(jīng)營造成不利影響。
企業(yè)年度采購計劃一般由使用部門擬訂,然后提交企業(yè)相關(guān)部門審核,經(jīng)審批后下達(dá)給各基層部門執(zhí)行,一般情況下不允許變更。采購計劃作為采購管理運(yùn)作的第一步,其制定得是否合理、完善,直接關(guān)系到整個采購活動的成敗。采購計劃就是根據(jù)市場需求、企業(yè)的生產(chǎn)能力和采購環(huán)境等因素來確定采購的時間、采購的數(shù)量、以及如何開展采購作業(yè)等內(nèi)容。
除了按年度正式編制的采購計劃以外,還有由于臨時生產(chǎn)的調(diào)整或其它原因而編制的臨時采購計劃。臨時采購計劃一般不如年度采購計劃規(guī)范,它強(qiáng)調(diào)的是采購計劃的簡單性、靈活性和及時性。由于物品的采購價格一般較低,使用數(shù)量不易確定,而且比較容易從市場上獲得,因而臨時采購計劃是年度采購計劃的補(bǔ)充和完善。雖然臨時采購計劃處于從屬的地位,但是對于在緊急情況下確保公司生產(chǎn)用料的持續(xù)供應(yīng)也具有重要的作用。
2規(guī)范日常采購行為,嚴(yán)格審批手續(xù)
國內(nèi)企業(yè)可以編制采購操作手冊,規(guī)范日常采購行為。把采購作業(yè)過程分成若干步驟,每個步驟應(yīng)該怎樣做,要達(dá)到什么要求,應(yīng)該留下什么記錄,都分別做出具體的規(guī)定。要規(guī)定采購人員的權(quán)限范圍。
采購人員獨(dú)當(dāng)一面地工作,在一定范圍內(nèi)有主動權(quán)、決策權(quán)是理所應(yīng)當(dāng)?shù)。這樣也有利于調(diào)動采購人員的積極性和提高工作效率;但是如果對采購人員的權(quán)利不加以限制也是不行的,這樣容易造成采購人員濫用權(quán)力,產(chǎn)生道德風(fēng)險,甚至給企業(yè)造成較大的損失。
企業(yè)可以對采購人員的權(quán)利尤其是財務(wù)權(quán)利做出規(guī)定,例如能夠自主支配資全的數(shù)量、住宿、旅行、送禮、請客的標(biāo)準(zhǔn)等,都要做出具體合理的規(guī)定。
建立請示匯報制度。當(dāng)作業(yè)過程中出現(xiàn)一些超出采購人員權(quán)限范圍的情況,采購人員應(yīng)該請示主管人員,不能夠自作主張。要向全體采購人員公開規(guī)定,在采購活動的一些關(guān)鍵環(huán)節(jié),例如簽訂合同、改變原有的作業(yè)程序、作業(yè)指標(biāo)等,一定要向采購部門或相應(yīng)的主管人員請示匯報。
3優(yōu)化采購流程,提高業(yè)務(wù)效率
業(yè)務(wù)流程運(yùn)作效率的高低會對企業(yè)競爭力形成直接的影響,國內(nèi)企業(yè)由于采購成本在生產(chǎn)成本中所占比例較高,所以受到的影響也較大。
一般來說,傳統(tǒng)的采購業(yè)務(wù)流程是生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃提出所需采購的物品,然后由采購部門編制物品采購計劃,還要經(jīng)過各部門及高層管理者的審批,才能向供應(yīng)商發(fā)出訂單。
加強(qiáng)企業(yè)采購管理的具體措施 篇3
一、協(xié)同采購需求
在擁有數(shù)家制造廠的公司中,重要的采購優(yōu)勢可以通過合并共同采購需求加以實(shí)現(xiàn)。在很多這種類型的歐洲公司中,甚至在國際上都顯現(xiàn)出這樣一種協(xié)同采購方針的趨勢。傳統(tǒng)上,這種情況在原料的采購上很普遍;然而現(xiàn)在,相似的方法已用在計算機(jī)硬件和軟件、生產(chǎn)貨物和部件采購上。
二、物流中采購的整合
采購管理一體化方法要求生產(chǎn)計劃、庫存控制、質(zhì)量檢查和采購之間緊密合作,采購不能只遵循自身的路線。為了確保不同的相關(guān)材料領(lǐng)域的有效整合,采購管理正被逐漸納入到供應(yīng)鏈管理中。
三、工程和生產(chǎn)計劃中采購的整合
在實(shí)踐中,供應(yīng)商選擇在很大程度上是由技術(shù)規(guī)范決定的。通常,規(guī)范一旦確定就很難改變(若改變,只能在很高成本的基礎(chǔ)上)。從商業(yè)的觀點(diǎn)來看,依照一個特別的供應(yīng)商來制定規(guī)范是不合需要的,因為在那種情況下采購經(jīng)常結(jié)束于壟斷者,進(jìn)而嚴(yán)重阻礙買賣談判。為了防止這一點(diǎn),在前期就將采購納入到發(fā)展過程中是可取的。
四、采購管理中心化
采購管理中心化可以集中全公司和集團(tuán)的采購力,對整個供應(yīng)市場產(chǎn)生影響,使集團(tuán)采購處于有利地位。由于一個窗口對外,便于公司對供應(yīng)商的管理,便于公司主體資源的優(yōu)化。在商品經(jīng)濟(jì)的競爭環(huán)境下,價格是由市場決定的,而不是企業(yè)可以左右的。在同類產(chǎn)品的市場上,價格相差無幾,這樣企業(yè)的利潤完全取決于自己的成本控制。如果企業(yè)對成本控制不力,成本居高不下,企業(yè)利潤就很難保證,甚至虧損。一旦虧損,企業(yè)也就失去了競爭力,無力開發(fā)新品種,開拓新市場,無法應(yīng)付對手的進(jìn)攻(如降價),因而企業(yè)就會處于不利的競爭地位。通過采購管理的中心化可以增強(qiáng)企業(yè)的核心競爭力,從而推動企業(yè)的發(fā)展。
五、采購管理職能化
前幾年,很多公司的采購部門隸屬于生產(chǎn)部門。近年來,越來越多的公司的采購部門從生產(chǎn)部門或其他部門獨(dú)立出來,開始直接向總經(jīng)理、副總經(jīng)理匯報,相應(yīng)地,采購部門發(fā)揮越來越大的作用。采購職能也從原來被動地花錢,開始有了節(jié)省資金、滿足供應(yīng)、降低庫存等一系列目標(biāo)。當(dāng)然,采購要完成這些任務(wù)絕不是從獨(dú)立的采購部門形成后就可以直接做到的。采購要做很好的采購需求分析、采購計劃、資金占用計劃、控制和形成采購供應(yīng)戰(zhàn)略,管理好戰(zhàn)略供應(yīng)鏈資源和供應(yīng)商資源。讓采購成為供應(yīng)鏈管理的強(qiáng)有力的一環(huán),將生產(chǎn)計劃、物料計劃、采購、倉儲、運(yùn)輸集成為一個反應(yīng)迅速、總成本最低、物流速度快、響應(yīng)市場需求的靈敏的鏈條。企業(yè)要戰(zhàn)勝對手,過去強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品、技術(shù),現(xiàn)在強(qiáng)調(diào)市場宣傳、國際化和結(jié)盟,但都不再是企業(yè)自己的單打獨(dú)斗,而是需要聯(lián)合供應(yīng)鏈上的每一個成員的力量,形成一條成本低、反應(yīng)快、服務(wù)好的供應(yīng)鏈、價值鏈。這樣采購部門就會成為公司核心競爭力的一部分,是公司連接供應(yīng)商和客戶的橋梁,是公司的核心業(yè)務(wù)部門。當(dāng)然,這樣就對采購管理者和采購員的素質(zhì)有了前所未有的高要求,只有這樣,采購才能發(fā)揮出前所未有的作用。企業(yè)應(yīng)該改變采購是內(nèi)部行政職能的觀點(diǎn),建立采購管理的戰(zhàn)略,應(yīng)該培養(yǎng)和造就高素質(zhì)的采購戰(zhàn)略管理和實(shí)施梯隊。這一要求可以細(xì)分為如下幾個方面:
、俨少徑M織及其成員要具有較高的職業(yè)道德和符合商務(wù)行為規(guī)范;
、谟行У乇Wo(hù)雙方的商業(yè)秘密;
③專業(yè)人士從事相應(yīng)的采購活動;
、芰私猱a(chǎn)品、生產(chǎn)和所在行業(yè);
、莴@取最低總價格的談判能力。
這5個方面從另一個側(cè)面總結(jié)了采購的職業(yè)道德水平、專業(yè)化技能和商務(wù)談判的重要性,也為企業(yè)建立出色的采購隊伍指明了方向。
六、采購管理專業(yè)化
傳統(tǒng)采購組織中,采購員發(fā)揮不了很大作用,一方面是領(lǐng)導(dǎo)對采購認(rèn)識的局限、采購環(huán)境的惡劣,以及對采購舞弊的恐懼;另一方面也由于采購員和采購組織的軟弱無力和技能缺乏,造成采購的低技術(shù)性。實(shí)際上,采購員需要了解購買的產(chǎn)品,了解產(chǎn)品的原理、性能要求,了解市場行情、價格走勢,需要了解供應(yīng)商的實(shí)力,供應(yīng)商報價的合理性,實(shí)地考察供應(yīng)保證能力,需要極強(qiáng)的談判能力和計劃能力,有能力在保證供應(yīng)的同時保證價格和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)然,這些能力不是一蹴而就的?傊,作為專業(yè)采購( Commodity Buyer,Purchasing Engineer,Commodity Management),需要掌握至少一門符合企業(yè)實(shí)際需要的采購內(nèi)容的專業(yè),而非會計和英語等專業(yè)。采購人員需要有能力與公司其他國家的同樣采購物品組( Commodity Council)進(jìn)行溝通,了解世界市場變化和供應(yīng)商的表現(xiàn),因此英語表達(dá)和溝通能力、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識也很需要。這些專業(yè)包括很多,如計算機(jī)設(shè)備、軟件、廣告、印刷、辦公物品與服務(wù)、技術(shù)服務(wù)等。至于資深采購專家,則需要掌握項目管理、財務(wù)管理、供應(yīng)鏈管理等專業(yè)技能。
七、制造或購買
實(shí)踐表明,一些生產(chǎn)活動可以由專業(yè)供應(yīng)商更快、更便宜地完成,而且公司能夠在質(zhì)量方面對供應(yīng)商比對其內(nèi)部的生產(chǎn)部門提出更高的要求,這就是為什么在一些生產(chǎn)部門中采購額占銷售額的比例一直在穩(wěn)定上升的原因。對有的公司而言,這一結(jié)論導(dǎo)致企業(yè)進(jìn)行詳細(xì)地制造或購買研究。采購應(yīng)該總是緊密參與到這種研究之中,因為它們是市場信息的邏輯來源。
八、全面質(zhì)量管理和準(zhǔn)時生產(chǎn)
在一些公司(尤其是那些制造過程以裝配為特征的公司)中可以發(fā)現(xiàn)其對質(zhì)量提高和生產(chǎn)率增長的興趣正在增加,正在實(shí)施全面質(zhì)量管理和準(zhǔn)時生產(chǎn)。
九、環(huán)境問題
在許多國家中,環(huán)境問題越來越普遍,各國政府制定的環(huán)境法規(guī)越來越嚴(yán)格。例如,在德國,有關(guān)(工業(yè))包裝的嚴(yán)格法規(guī)最近已經(jīng)開始生效,所有不必要的包裝都必須加以避免(如發(fā)泡包裝和牙膏的包裝盒);包裝物生產(chǎn)商將逐漸被要求對使用過的包裝廢棄物負(fù)責(zé)。這也就是為什么大眾公司在制造最新的Golf轎車(在美國被稱為Rabbit)時,要求在汽車生命周期的最后把不同的部件和零件較容易地分拆開,進(jìn)行重新加工利用的原因之一,大眾公司甚至為了達(dá)到這個目標(biāo)而建立了自己的再加工設(shè)施。環(huán)境問題給采購提出了全新的挑戰(zhàn),它們將對制造企業(yè)產(chǎn)生新的問題。與供應(yīng)商一起尋求解決問題的思路和措施也是采購的任務(wù),這些思路和措施應(yīng)該能夠解決或緩解這些問題。
十、電子采購
B2B在線拍賣是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)采購的一種技術(shù),它是通過Internet或私營網(wǎng)絡(luò)實(shí)時進(jìn)行的向下定價( Downward Pricing)或反向拍賣(Reverse Auctions)。拍賣由企業(yè)或代表企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)采購公司控制,通過網(wǎng)絡(luò)采購公司的專用軟件接受多個潛在供應(yīng)商的競價,從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)采購物料或服務(wù)。這種物料或服務(wù)的B2B在線拍賣模型最早由Free Markets等公司在1995年提出,這些公司提供的服務(wù)通常被稱為“市場營造”(Market Making),公司本身因其在電子市場中匹配買賣雙方成交而常被稱為“市場營造者”( Market Maker)。這些網(wǎng)絡(luò)采購公司制定了一整套完善地從事在線拍賣的規(guī)則;另外,他們也提供諸如市場分析、咨詢和投標(biāo)分析等相關(guān)的增值服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)采購公司的核心技能是信息技術(shù)、商品管理和對買賣雙方交互的了解。這些公司專長于在線拍賣間接物料(如商店消費(fèi)品)、直接物料(如客戶定制的零部件),或其他一些商品(如煤、原材料、計算機(jī)、辦公用品等)。在線拍賣特別適合于那種有眾多有能力的供應(yīng)商的企業(yè)。當(dāng)然,企業(yè)又有杠桿來支配與供應(yīng)商關(guān)系的場合。
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