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企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)管理與控制
采購(gòu)，是指購(gòu)買(mǎi)物資或接受勞務(wù)及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動(dòng)。采購(gòu)管理是計(jì)劃下達(dá)、采購(gòu)單生成、采購(gòu)單執(zhí)行、到貨接收、檢驗(yàn)入庫(kù)、采購(gòu)發(fā)票的收集到采購(gòu)結(jié)算的采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程，對(duì)采購(gòu)過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤、監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)執(zhí)行過(guò)程的科學(xué)管理。
一、采購(gòu)需求請(qǐng)購(gòu)與審批
企業(yè)要強(qiáng)化采購(gòu)需求的管理，各部門(mén)需求計(jì)劃以項(xiàng)目管理形式與設(shè)計(jì)、技術(shù)、工程、生產(chǎn)等部門(mén)及時(shí)進(jìn)行信息交流和溝通及現(xiàn)場(chǎng)實(shí)測(cè)數(shù)據(jù)，來(lái)明確數(shù)量、資金、訂貨要求和時(shí)間，確保需求計(jì)劃物資的準(zhǔn)確性。
建立采購(gòu)申請(qǐng)制度，明確相關(guān)部門(mén)或人員的責(zé)任權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)審批程序。使用部門(mén)根據(jù)需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存物資情況編制采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，交采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單歸類(lèi)匯總，結(jié)合在途材料情況和市場(chǎng)變化，科學(xué)統(tǒng)籌安排采購(gòu)計(jì)劃，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髨?zhí)行。對(duì)于超計(jì)劃和計(jì)劃外采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門(mén)或人員審批后，再辦理采購(gòu)申請(qǐng)手續(xù)。
二、供應(yīng)商的選擇與控制
供應(yīng)商的管理是企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程中非常重要的環(huán)節(jié)。供應(yīng)商選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購(gòu)物資質(zhì)次價(jià)高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。企業(yè)加強(qiáng)采購(gòu)渠道的管理，可以保證選擇供應(yīng)商的行為公平、公正、公開(kāi)，降低采購(gòu)物資的成本、節(jié)省采購(gòu)費(fèi)用。企業(yè)應(yīng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)信譽(yù)情況的真實(shí)性和合法性進(jìn)行審查，由采購(gòu)部門(mén)和相關(guān)部門(mén)共同參與詢(xún)價(jià)程序，確定合格的供應(yīng)商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應(yīng)商信息。在切實(shí)防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。
三、采購(gòu)合同協(xié)議的控制、價(jià)格的審核
建立合同管理制度，構(gòu)造合同簽訂的流程，明確相關(guān)人員的權(quán)利和責(zé)任，擬訂合同文本時(shí)應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確表述合同條款，明確雙方權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。及時(shí)與供應(yīng)商簽訂符合國(guó)家法規(guī)的附有編號(hào)的合同，按照采購(gòu)權(quán)限規(guī)定，由各級(jí)授權(quán)人進(jìn)行審核，如：合同數(shù)量是否與請(qǐng)購(gòu)單一致。合同審核同意后，加蓋合同專(zhuān)用章。對(duì)于涉及較高專(zhuān)業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，如果影響重大，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專(zhuān)業(yè)人員參與談判，必要時(shí)聘請(qǐng)外部專(zhuān)家參與相關(guān)工作。
制定科學(xué)的采購(gòu)定價(jià)機(jī)制，采取協(xié)議采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)、詢(xún)比價(jià)采購(gòu)、談判采購(gòu)等多種方式，科學(xué)合理地確定采購(gòu)價(jià)格。對(duì)于價(jià)格管理，價(jià)格管理人員要整理收集各種物資的價(jià)格信息、成交的歷史價(jià)格信息、供應(yīng)商產(chǎn)品報(bào)價(jià)信息來(lái)確定物資采購(gòu)的價(jià)格，定期研究常用物資的成本構(gòu)成與市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)，確定物資品種的采購(gòu)執(zhí)行價(jià)格或參考價(jià)格。建立采購(gòu)價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)，定期開(kāi)展重要物資的市場(chǎng)供求形勢(shì)及價(jià)格走勢(shì)商情分析并合理利用。
四、采購(gòu)驗(yàn)收入庫(kù)的控制
企業(yè)應(yīng)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行檢驗(yàn)接收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。企業(yè)應(yīng)制定嚴(yán)格的物資驗(yàn)收管理制度，明確相關(guān)檢測(cè)、倉(cāng)管人員的權(quán)限和責(zé)任。建立采購(gòu)驗(yàn)收程序、方法、標(biāo)準(zhǔn)，由專(zhuān)門(mén)的驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或驗(yàn)收人員對(duì)對(duì)入庫(kù)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后轉(zhuǎn)由倉(cāng)管人員對(duì)物資數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)進(jìn)行驗(yàn)收。若驗(yàn)收合格，由倉(cāng)管人員填寫(xiě)入庫(kù)單，經(jīng)送貨人員簽字確認(rèn)分別傳給財(cái)務(wù)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)，并記錄倉(cāng)庫(kù)存貨日記賬。對(duì)于驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時(shí)處理，給企業(yè)造成損失的，采購(gòu)部門(mén)要按照合同約定向有關(guān)單位進(jìn)行索賠。
五、采購(gòu)結(jié)算付款的申請(qǐng)審批與執(zhí)行
在辦理結(jié)算業(yè)務(wù)時(shí)，企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格審核采購(gòu)合同規(guī)定、采購(gòu)發(fā)票、結(jié)算憑證、驗(yàn)收證明等的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性并及時(shí)入賬。經(jīng)辦人員編制付款計(jì)劃、填寫(xiě)，各部門(mén)審批后，財(cái)務(wù)部門(mén)依據(jù)付款申請(qǐng)單對(duì)付款進(jìn)行復(fù)核后，選擇合理的付款方式付款。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購(gòu)付款的管理，完善付款流程，防止企業(yè)資金損失或信用受損。加強(qiáng)對(duì)預(yù)付款和定金的管理，定期對(duì)大額或長(zhǎng)期預(yù)付款進(jìn)行追蹤核查。指定專(zhuān)人定期與供應(yīng)商核對(duì)應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來(lái)款項(xiàng)。
完善對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的管理與控制，不僅能夠較好地保證物資供應(yīng)順暢，使其與生產(chǎn)和銷(xiāo)售等各環(huán)節(jié)緊密銜接，還可以有效降低采購(gòu)成本，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的預(yù)期目標(biāo)。
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