醫(yī)院自主采購管理的意義與步驟
公立醫(yī)院應(yīng)該參照政府公開招標(biāo)的方式方法，結(jié)合自身發(fā)展現(xiàn)狀，積極實(shí)行有效措施進(jìn)一步規(guī)范醫(yī)院采購行為，建立一套完整的自主采購管理辦法，增加醫(yī)院自主采購交易的透明度，以加強(qiáng)醫(yī)院財(cái)務(wù)支出管理，提高醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益，更好地管理醫(yī)院內(nèi)部自主采購業(yè)務(wù)及控制相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。
1實(shí)施意義
建立一套醫(yī)院發(fā)展需要的自主采購管理辦法，不僅有利于提高醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)防范能力，而且有利于提高采購工作效率，使醫(yī)院內(nèi)部信息交流更廣泛，增強(qiáng)內(nèi)部各部門合作，從中為醫(yī)院培養(yǎng)更高素質(zhì)的復(fù)合型人員。
1.1提高醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理能力，完善醫(yī)院管理制度
醫(yī)院的主要風(fēng)險(xiǎn)有合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，而醫(yī)院的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)為財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn)。眾所周知，醫(yī)院的一切行為都必須符合國家法律法規(guī)和上級財(cái)政、衛(wèi)生、人事、環(huán)保等部門的政策性規(guī)定。倘若醫(yī)院的行為違反國家法律法規(guī)和上級部門的政策性規(guī)定，侵害了社會(huì)公共利益，將受到行政或司法處罰。這就是醫(yī)院的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。醫(yī)院經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)是指醫(yī)院在為贏得某一個(gè)經(jīng)營機(jī)會(huì)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)營目標(biāo)的過程中可能遭受的損失。損失的體現(xiàn)可能是直接體現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)上，也有可能在醫(yī)院開展醫(yī)療服務(wù)過程中體現(xiàn)，影響醫(yī)療質(zhì)量不好，甚至發(fā)生醫(yī)療事故，給醫(yī)院聲譽(yù)帶來消極影響。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和醫(yī)療體制改革的深入，醫(yī)院面臨前所未有的責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn),稍有不慎,就有可能導(dǎo)致醫(yī)院陷入困局。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，公立醫(yī)院在一定情況下可以自主選擇采用院內(nèi)邀請招標(biāo)、詢價(jià)、競爭性談判或院內(nèi)談判議價(jià)方式開展采購經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。建立醫(yī)院自主采購管理辦法，有利于提高醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理能力，完善醫(yī)院管理制度，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。
1.2優(yōu)化工作流程、提高工作效率
建立醫(yī)院內(nèi)部自主采購管理機(jī)制，有利于避免參與招標(biāo)談判的人員因沒有事先做好準(zhǔn)備或沒有進(jìn)行充分的討論形成談判方案，所導(dǎo)致招標(biāo)失效或談判活動(dòng)無法正常開展;有利于統(tǒng)一醫(yī)院內(nèi)部信息設(shè)備、標(biāo)識宣傳、醫(yī)療設(shè)備、小額工程、后勤保障等領(lǐng)域的自主采購流程，提高工作效率。
1.3加強(qiáng)醫(yī)院信息與溝通，增強(qiáng)各部門的團(tuán)結(jié)合作
目前，很多醫(yī)院采購業(yè)務(wù)由主管該業(yè)務(wù)的職能部門負(fù)責(zé)，其他職能部門甚少參與其中，各部門之間形成信息孤島，資源難以共享，嚴(yán)重影響醫(yī)院信息的流通和工作效率。部門間的溝通存在障礙，有的甚至存在以自己為中心現(xiàn)象，不同部門之間或者部門內(nèi)部組別之間沒有進(jìn)行有效的溝通，達(dá)成共識，共同協(xié)作尋求醫(yī)院的最大效益。建立醫(yī)院自主采購管理辦法，有利于統(tǒng)一醫(yī)院自主采購步伐的同時(shí)，加強(qiáng)各部門的溝通合作，實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)各部門的共同發(fā)展。
1.4培養(yǎng)復(fù)合型人才，提高員工的職業(yè)素養(yǎng)
公立醫(yī)院建立自主采購管理辦法，強(qiáng)化醫(yī)院各部門信息與溝通的同時(shí)，有利于增強(qiáng)各部門員工對于非自身專業(yè)領(lǐng)域知識的了解，為醫(yī)院培養(yǎng)復(fù)合型人才;建立自主采購管理辦法，有利于增強(qiáng)員工的責(zé)任感和緊迫感、具有適當(dāng)?shù)墓ぷ鲏毫�，提高其工作積極性和創(chuàng)造性，培養(yǎng)其愛崗敬業(yè)、勤奮工作的精神，提高員工的職業(yè)素養(yǎng)。
2實(shí)施范圍及參與人員
實(shí)施范圍是醫(yī)院對未達(dá)到政府采購限額標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目實(shí)施自主采購時(shí)所涉及的一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。參與人員包括醫(yī)院業(yè)務(wù)、技術(shù)、工程、財(cái)務(wù)、審計(jì)、法律等專業(yè)技術(shù)人員。醫(yī)院行政后勤管理人員是開展醫(yī)院自主采購活動(dòng)的主力軍，醫(yī)院非行政后勤管理的醫(yī)、護(hù)、藥、技人員必要時(shí)協(xié)助其工作。值得一提的是，當(dāng)開展的項(xiàng)目涉及到兩個(gè)或以上的內(nèi)容時(shí)，需要所涉及不同專業(yè)行政職能部門共同參與，應(yīng)考慮重要性原則，由重要類別的業(yè)務(wù)主管職能部門為項(xiàng)目主管職能部門，跟進(jìn)整個(gè)項(xiàng)目開展的組織實(shí)施，即負(fù)責(zé)跟進(jìn)項(xiàng)目的論證、審批、供應(yīng)商挖掘、招標(biāo)談判、合同簽訂、驗(yàn)收、保質(zhì)期維護(hù)等整個(gè)項(xiàng)目的生命周期。例如以舊換新設(shè)備的最主要目的是買設(shè)備，舊的資產(chǎn)的處置為輔，那么這個(gè)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)部門應(yīng)該就是設(shè)備部門，財(cái)務(wù)部門為輔。
3實(shí)施步驟
對項(xiàng)目生命周期存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估后可以發(fā)現(xiàn)，很多風(fēng)險(xiǎn)關(guān)鍵控制點(diǎn)都是在項(xiàng)目論證、審批、潛在供應(yīng)商挖掘、招標(biāo)談判這四個(gè)階段。因此，醫(yī)院只要做好這些重要階段的管理，就可以更好地防范風(fēng)險(xiǎn)。鑒于公立醫(yī)院的項(xiàng)目論證和審批基本按照各地方政府要求有所不同，下面主要介紹潛在供應(yīng)商挖掘和自主招標(biāo)談判的實(shí)施步驟。
3.1潛在供應(yīng)商挖掘
�、匐S著市場經(jīng)濟(jì)深化，可以為醫(yī)院提供產(chǎn)品和服務(wù)的供應(yīng)商越來越多，產(chǎn)品品種和服務(wù)形式也越來越復(fù)雜。醫(yī)院應(yīng)該充分利用人脈、網(wǎng)絡(luò)、宣傳媒體等手段為醫(yī)院尋找更多實(shí)力雄厚、信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量佳、服務(wù)好、價(jià)格合理的供應(yīng)商。
②醫(yī)院應(yīng)該對參與投標(biāo)、詢價(jià)、談判議價(jià)的供應(yīng)商充分調(diào)查，綜合評價(jià)后，做出恰當(dāng)選擇。調(diào)查的結(jié)果應(yīng)該形成記錄、既方便此項(xiàng)目招標(biāo)過程中專家的查閱，又可以在日后開展同類項(xiàng)目繼續(xù)使用，減少重復(fù)調(diào)查，提高工作效率。
③醫(yī)院各類別采購業(yè)務(wù)的歸口管理職能部門，要將收集到的潛在供應(yīng)商資料整理歸檔。供應(yīng)商檔案包括其資質(zhì)證明、財(cái)務(wù)狀況證明、與醫(yī)院合作記錄等資料。
④業(yè)務(wù)管理職能部門可以綜合運(yùn)用歷史檔案分析、書面資料分析、現(xiàn)場調(diào)查和觀察、詢問被調(diào)查單位管理層和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、詢問其主要客戶等外部相關(guān)人員、互聯(lián)網(wǎng)查詢等方法對潛在供應(yīng)商開展調(diào)查工作，以便獲得對方盡可能詳細(xì)的情況，更準(zhǔn)確地評估風(fēng)險(xiǎn)。
�、輼I(yè)務(wù)管理職能部門人手充足的情況下，應(yīng)該安排不少于2人對潛在供應(yīng)商開展調(diào)查。這樣可防止腐bai行為，提高醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益。對于重要項(xiàng)目潛在供應(yīng)商的調(diào)查，更可采取多部門聯(lián)動(dòng)的方式，成立多部門聯(lián)合調(diào)查組開展調(diào)查。
⑥調(diào)查人員對供應(yīng)商實(shí)施調(diào)查后，應(yīng)該進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估并形成調(diào)查結(jié)果報(bào)告書，提交招標(biāo)議價(jià)專家進(jìn)行查閱，作為選出項(xiàng)目合作對象的重要依據(jù)。
3.2招標(biāo)談判
�、俳M建醫(yī)院自主采購管理委員會(huì)，統(tǒng)一制定醫(yī)院內(nèi)部的招標(biāo)管理辦法，堅(jiān)持依“法”治院。
②充分考慮專業(yè)特長，采用由部門推薦與自薦相結(jié)合的`形式，選出院內(nèi)招標(biāo)談判專家，建立專家?guī)�，并詳�?xì)記錄專家?guī)靸?nèi)專家的就職部門、對醫(yī)院歷史熟識程度、年齡、性別、學(xué)歷、學(xué)位、職務(wù)、職稱、專業(yè)技術(shù)水平等內(nèi)容�？紤]到醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展，專家?guī)斓膶＜覒?yīng)遵循新老搭配的原則。
③明確招標(biāo)談判專家的職責(zé)。專家們除了參與評標(biāo)、詢價(jià)、談判議價(jià)活動(dòng)，還應(yīng)該參與招標(biāo)文件的編制或者審核。但不等同于同一項(xiàng)目，相同的專家既參與招標(biāo)文件編制和審閱，也參與評標(biāo)談判。即實(shí)行回避制，編制技術(shù)文件的不應(yīng)該參加評標(biāo)。
④認(rèn)真篩選每個(gè)項(xiàng)目的評標(biāo)談判專家，形成專家組。專家組應(yīng)為單數(shù)(3/5/7人)，其中一定包括且限于一名在項(xiàng)目主管職能部門就職的專家，一名具有財(cái)務(wù)背景的專家。初定評審專家后，需要提前通知被選中的專家評標(biāo)談判時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等情況，好讓其做好工作安排，并提醒專家有關(guān)避嫌事宜，有親戚、朋友或有利益相關(guān)的人員不應(yīng)該參加任何與招標(biāo)有關(guān)的活動(dòng)。
�、蓍_標(biāo)、評標(biāo)、詢價(jià)、談判議價(jià)過程要有專職記錄員認(rèn)真做好記錄。
⑥項(xiàng)目主管職能部門可以派出一名除評標(biāo)談判專家以外的人員作為采購代表參與開標(biāo)談判議價(jià)過程，在評標(biāo)前向?qū)＜医榻B項(xiàng)目情況、供應(yīng)商的調(diào)查情況等，但不參與具體評標(biāo)談判議價(jià)事宜。
�、邚�(qiáng)化評標(biāo)、談判議價(jià)小組成員責(zé)任意識。評標(biāo)、談判議價(jià)小組成員應(yīng)樹立為民、為院、為病人服務(wù)意識，為醫(yī)院節(jié)約每一分錢，最大限度地保證采購的物品達(dá)到最高的性價(jià)比，使患者就醫(yī)享受更低費(fèi)用，杜絕不良行為的發(fā)生。同時(shí)可安排職工代表參與開標(biāo)過程，以增強(qiáng)職工主人翁意識和招標(biāo)的透明性。
�、囗�(xiàng)目開標(biāo)、評標(biāo)、詢價(jià)、談判議價(jià)具體時(shí)間和地點(diǎn)應(yīng)該由醫(yī)院集中統(tǒng)一安排。由于涉及的專家分布在醫(yī)院不同部門，為了提高工作效率，項(xiàng)目主管職能部門應(yīng)定期向醫(yī)院提交開標(biāo)談判議價(jià)申請，由醫(yī)院統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排合理的開標(biāo)談判時(shí)間。
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