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淺析項(xiàng)目采購(gòu)管理中成本降低措施
工程項(xiàng)目管理是指從事工程項(xiàng)目管理的企業(yè)(以下簡(jiǎn)稱工程項(xiàng)目管理企業(yè))受業(yè)主委托,按照合同約定,代表業(yè)主對(duì)工程項(xiàng)目的組織實(shí)施進(jìn)行全過程或若干階段的管理和服務(wù)。今天應(yīng)屆畢業(yè)生網(wǎng)為大家?guī)硪恍┫嚓P(guān)的資料來幫助大家，希望對(duì)您有幫助！
現(xiàn)代項(xiàng)目管理的知識(shí)體系被劃分為9個(gè)知識(shí)領(lǐng)域,其中包括項(xiàng)目采購(gòu)管理。項(xiàng)目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外,還必須具備相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)施、原材料、零件、服務(wù)和其它物質(zhì)資源,離開了這些物質(zhì)資源,再高明的項(xiàng)目經(jīng)理也不可能按要求完成項(xiàng)目的任務(wù),在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,這些產(chǎn)品和服務(wù)是通過采購(gòu)活動(dòng)來實(shí)現(xiàn)的。從執(zhí)行組織以外通過采購(gòu)取得項(xiàng)目所需要的產(chǎn)品或服務(wù),就是所謂的項(xiàng)目的采購(gòu)管理。meredith在《項(xiàng)目管理管理新視角》中提到:“在采購(gòu)設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過程中,我們必須清楚的界定出特定的需要,并且還要找到最低的價(jià)格和最具競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商。”在現(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目采購(gòu)操作中,要實(shí)現(xiàn)這兩個(gè)“最”字的目標(biāo)是十分不容易的。但是,我們卻能夠通過對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)管理中部分環(huán)節(jié)的控制,來有效的降低采購(gòu)成本,從而使項(xiàng)目資金達(dá)到最優(yōu)的配置,用有限的資金獲取盡可能多的資源,這是我們?cè)陧?xiàng)目采購(gòu)管理中所能夠?qū)崿F(xiàn)的成本目標(biāo)。以下,就將從成本控制的角度來逐一論述在項(xiàng)目采購(gòu)管理中降低采購(gòu)成本的一些措施。
一、制定采購(gòu)預(yù)算與估計(jì)成本
制定預(yù)算的行為就是對(duì)組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計(jì)劃活動(dòng)的一個(gè)方面,同時(shí)也不僅僅是組織政策的一種延伸,它還是一種控制機(jī)制,起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。制定采購(gòu)預(yù)算是在具體實(shí)施項(xiàng)目采購(gòu)行為之前對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)成本的一種估計(jì)和預(yù)測(cè),是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā),還同時(shí)建立了一個(gè)資金的使用標(biāo)準(zhǔn),以便對(duì)采購(gòu)實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時(shí)的檢測(cè)與控制,確保項(xiàng)目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動(dòng)。有了采購(gòu)預(yù)算的約束,能提高項(xiàng)目資金的使用效率,優(yōu)化項(xiàng)目采購(gòu)管理中資源的調(diào)配,從而達(dá)到控制項(xiàng)目采購(gòu)成本的目的。
二、供應(yīng)商的選擇
供應(yīng)商是項(xiàng)目采購(gòu)管理中的一個(gè)重要組成部分,項(xiàng)目采購(gòu)時(shí)應(yīng)該本著“公平競(jìng)爭(zhēng)”的原則,給所有符合條件的承包商提供均等的機(jī)會(huì),一方面體現(xiàn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則,另一方面也能對(duì)采購(gòu)成本有所控制,提高項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。因此,在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注。第一,選擇供應(yīng)商的數(shù)量。供應(yīng)商數(shù)量的選擇問題,實(shí)際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題。從采購(gòu)方來說,單一貨源增加了項(xiàng)目資源供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn),也不利于對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行壓價(jià),缺乏采購(gòu)成本控制的力度。而從供應(yīng)商來說,批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢(shì),可以給采購(gòu)方以商業(yè)折扣,減少貨款的支付和采購(gòu)附加費(fèi)用,有利于減少現(xiàn)金流出,降低采購(gòu)成本。第二,選擇供應(yīng)商的方式。選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購(gòu)、有限競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)和直接簽訂合同采購(gòu),四種不同的采購(gòu)方式按其特點(diǎn)來說分為招標(biāo)采購(gòu)和非招標(biāo)采購(gòu)。我們認(rèn)為,在項(xiàng)目采購(gòu)中采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)來壓低物資價(jià)格,幫助采購(gòu)方以最低價(jià)格取得符合要求的工程或貨物;并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用,也將有助于提高采購(gòu)效率和質(zhì)量,從而有利于控制采購(gòu)成本。
三、采購(gòu)環(huán)境的利用
項(xiàng)目的外部環(huán)境對(duì)采購(gòu)策略的制定、采購(gòu)計(jì)劃的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生重要的影響,外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對(duì)項(xiàng)目組織怎樣及如何采購(gòu)產(chǎn)生影響的外部變化,包括市場(chǎng)季節(jié)性的變化、國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國(guó)家財(cái)政金融政策的調(diào)整、市場(chǎng)利率及匯率的波動(dòng)、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭(zhēng)罷工等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項(xiàng)目組織的內(nèi)部環(huán)境,包括項(xiàng)目組織在采購(gòu)中可能采取的組織政策、方式和程序,即實(shí)施采購(gòu)的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下,一個(gè)好的項(xiàng)目采購(gòu)策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場(chǎng)環(huán)境為項(xiàng)目整體帶來利益。只有建立了良好的市場(chǎng)信息機(jī)制,才能在項(xiàng)目采購(gòu)中做到“知己知彼”,并對(duì)采購(gòu)環(huán)境有充分的了解和把握,這使得采購(gòu)者能處于供需雙方的有力地位,獲得價(jià)格上的優(yōu)勢(shì),不僅取得高質(zhì)量的貨物或服務(wù),也能取得成本上的利益。否則,如果缺乏了對(duì)相關(guān)信息的熟悉,會(huì)造成采購(gòu)工作的延誤,采購(gòu)預(yù)算的超支,失去成本控制的優(yōu)勢(shì)。
四、供應(yīng)商的管理
基于長(zhǎng)期的降低采購(gòu)成本的理念出發(fā),我們認(rèn)為,在項(xiàng)目的采購(gòu)管理中應(yīng)該貫穿一個(gè)“供應(yīng)商管理”的思想,也即是把對(duì)供應(yīng)商的管理納入項(xiàng)目采購(gòu)管理的一個(gè)部分。這樣既可通過長(zhǎng)期的合作來獲得可靠的貨源供應(yīng)和質(zhì)量保證,又可在時(shí)間長(zhǎng)短和購(gòu)買批量上獲得采購(gòu)價(jià)格的優(yōu)勢(shì),對(duì)降低項(xiàng)目采購(gòu)中的成本有很大的好處。有以下兩點(diǎn)值得注意:第一,與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。對(duì)于采購(gòu)方來說,一旦確定了可以長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商,應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)”的原則,建立一種雙贏的合作關(guān)系,使采購(gòu)方在長(zhǎng)期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢(shì),也使供應(yīng)商擁有長(zhǎng)期穩(wěn)定的大客戶,以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立,能給采購(gòu)方帶來長(zhǎng)期而有效的成本控制利益。第二,供應(yīng)商行為的績(jī)效管理。在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商的行為進(jìn)行績(jī)效管理,以評(píng)價(jià)供應(yīng)商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。比如:建立供應(yīng)商績(jī)效管理的信息系統(tǒng),對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)級(jí),建立量化的供應(yīng)商行為績(jī)效指標(biāo)等等,并利用績(jī)效管理的結(jié)果衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作:增大或減少供應(yīng)份額、延長(zhǎng)或縮短合作時(shí)間等,對(duì)供應(yīng)商以激勵(lì)和獎(jiǎng)懲。這樣能促使供應(yīng)商持續(xù)改善供貨行為,保證優(yōu)質(zhì)及時(shí)的供貨,從而有效的降低項(xiàng)目采購(gòu)總成本。
五、全流程成本概念,控制總成本項(xiàng)目經(jīng)理圈子
在探討項(xiàng)目采購(gòu)管理中降低成本的問題時(shí),應(yīng)該確立采購(gòu)全流程成本的概念,我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個(gè)項(xiàng)目采購(gòu)流程中的成本降低,是對(duì)總成本的控制,而不是單一的針對(duì)采購(gòu)貨物或服務(wù)的價(jià)格。同時(shí),降低采購(gòu)成本不僅指降低采購(gòu)項(xiàng)目本身的成本,還要考慮相關(guān)方面的利益,成本就像在u形管中的水銀,壓縮這邊的成本,那邊的成本就增加。單獨(dú)降低某項(xiàng)成本而不顧及其它方面的反應(yīng),這種成本降低是不會(huì)體現(xiàn)在項(xiàng)目采購(gòu)管理的利潤(rùn)之中的。所以,需要建立這種全流程成本的概念,來達(dá)到對(duì)整個(gè)項(xiàng)目采購(gòu)管理總成本的控制和降低。我們不應(yīng)該僅僅只看到最直接的成本降低,還應(yīng)該從項(xiàng)目采購(gòu)的全過程來衡量成本上的收效,從項(xiàng)目采購(gòu)的全過程來探求降低總成本的有效措施。只有這樣,我們才能在采購(gòu)過程中發(fā)掘無(wú)處不在的降低成本的機(jī)會(huì)。
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