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采購(gòu)管理進(jìn)階
采購(gòu)發(fā)展的不同階段早有論述,但大多從宏觀的角度,即歷史發(fā)展縱向的角度來(lái)論述。今天應(yīng)屆畢業(yè)生網(wǎng)為大家?guī)?lái)一些相關(guān)的資料來(lái)幫助大家,希望對(duì)您有幫助!
譬如某跨國(guó)公司內(nèi)部培訓(xùn)用的“采購(gòu)職能在企業(yè)內(nèi)的發(fā)展階段”描述:
“1. 為工廠服務(wù) --- (基本)
2. 降低單位成本 --- (責(zé)任增大)
3. 內(nèi)部的統(tǒng)一/協(xié)調(diào) --- (戰(zhàn)略開始)
4. 內(nèi)部和外部的統(tǒng)一/協(xié)調(diào) --- (世界級(jí))”
但類似以上這種描述對(duì)采購(gòu)管理 的啟示并不大,原因是作為采購(gòu)管理者 大多數(shù)只可能經(jīng)歷企業(yè)發(fā)展的某個(gè)階段,不可能僅僅靠采購(gòu)管理者一己之力將其拔高到世界級(jí)水平。那么處于某一企業(yè)發(fā)展階段的采購(gòu)管理者水平到底如何體現(xiàn)?其發(fā)展方向在哪里?這么重要的議題本人還沒(méi)有在任何權(quán)威的采購(gòu)教材上看到。在此,拋磚引玉提出我對(duì)采購(gòu)管理發(fā)展的看法,至少這個(gè)看法并不局限企業(yè)發(fā)展的任何階段,也就是說(shuō)對(duì)任何企業(yè)采購(gòu)管理者可能都有一點(diǎn)意義。
采購(gòu)管理的初級(jí)階段:制定游戲規(guī)則
初級(jí)階段是知道要定規(guī)矩了,包括制定采購(gòu)政策、制度、操作流程及相應(yīng)表單。也有的采購(gòu)管理者比較簡(jiǎn)單,延續(xù)以往的流程制度不變。當(dāng)然也有原始階段的采購(gòu)經(jīng)理還在被使用部門牽著鼻子轉(zhuǎn),忽而親自制定采購(gòu)計(jì)劃,忽而參與談判,或者在忙于處理各種糾紛。制定的規(guī)則也僅限于分配了一下工作。
無(wú)論怎樣,基本的流程制度還是必要的。從規(guī)范上講,比較全面的是制定《采購(gòu)手冊(cè)》,其內(nèi)容包括政策、制度加流程。多數(shù)企業(yè)只是在流程上有簡(jiǎn)單的規(guī)定。
采購(gòu)政策舉例:
1.本公司物料供應(yīng)采用集中采購(gòu)制度。
2.本公司物料采購(gòu)計(jì)劃系根據(jù)物料需求計(jì)劃而擬訂。
3.本公司對(duì)儲(chǔ)備物料采用預(yù)購(gòu)備用方式采購(gòu),對(duì)非儲(chǔ)備物料采用現(xiàn)用現(xiàn)購(gòu)方式采購(gòu)。
4.本公司采購(gòu)人員應(yīng)采取客觀公正之態(tài)度并保持價(jià)值觀念從事業(yè)務(wù)。
5.本公司采購(gòu)得經(jīng)由供應(yīng)商 或制造商以詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)方式辦理。
6.每一購(gòu)案之供應(yīng)商或制造商,除因采購(gòu)金額微小或因事實(shí)上不可能外,應(yīng)以指定兩家或兩家以上詢價(jià)為原則。
7.本公司采購(gòu)在必要時(shí)以訂立長(zhǎng)期合約或短期采購(gòu)合約方式辦理。是否以訂約為宜,及訂約有效期限之長(zhǎng)短,應(yīng)以與本公司最有利之因素考慮。
8.本公司對(duì)物料采購(gòu)應(yīng)加強(qiáng)計(jì)劃與預(yù)算之功能,以增進(jìn)效率,降低成本。
9.本公司對(duì)物料采購(gòu)應(yīng)實(shí)施市場(chǎng)調(diào)查工作,建立有關(guān)資料,作為選擇供應(yīng)商 之依據(jù)。
10.本公司對(duì)物料采購(gòu)工作之進(jìn)行,應(yīng)實(shí)施獨(dú)立之追蹤制度,以增進(jìn)工作效能。
11.本公司對(duì)物料采購(gòu)過(guò)程應(yīng)保持完整之記錄,以供充分參考運(yùn)用。
采購(gòu)授權(quán)舉例
為了圓滿執(zhí)行工作并達(dá)到目標(biāo),采購(gòu)部門應(yīng)有下列四種決策權(quán):
1.供應(yīng)商之選擇。
2.交易價(jià)格及條件之決定。
3.采購(gòu)規(guī)范之確認(rèn)。
4.與潛在供應(yīng)商之接觸聯(lián)系。
再就采購(gòu)部門而言,為實(shí)施分層負(fù)責(zé),提高工作效率,通常會(huì)實(shí)施下列兩種授權(quán)措施:
內(nèi)部授權(quán)
采購(gòu)主管秉承上級(jí)主管或公司制度,在一定金額內(nèi)有決定采購(gòu)之權(quán)。超過(guò)此一權(quán)限,仍需呈請(qǐng)上級(jí)主管核定。
外部授權(quán)
除了采用混合式采購(gòu)制度之外部授權(quán)狀況外,尚有對(duì)于執(zhí)行專案計(jì)劃人員之授權(quán)(不受公司原有采購(gòu)制度之約束),或采購(gòu)部門認(rèn)定由使用部門自行辦理更為妥當(dāng)之授權(quán)。金額較大之外部授權(quán),采購(gòu)部門應(yīng)保留查核之權(quán),以免發(fā)生流弊。
作業(yè)流程舉例
凡企業(yè)規(guī)模愈大,采購(gòu)金額偏高者,對(duì)程序的設(shè)計(jì)愈為重視。茲將一般采購(gòu)作業(yè)的流程設(shè)計(jì)應(yīng)注意的要點(diǎn),列述如下:
1.先后順序及時(shí)效控制
即應(yīng)注意其流暢性與一致性,并考慮作業(yè)流程所需要時(shí)限。譬如,避免同一主管對(duì)同一采購(gòu)案件,做數(shù)次的簽核;避免同一采購(gòu)案件,在不同部門有不同的作業(yè)方式;避免一個(gè)采購(gòu)案件會(huì)簽部門太多,影響作業(yè)時(shí)效。
2.關(guān)鍵點(diǎn)之設(shè)置
即為便于控制,使各項(xiàng)在處理中的采購(gòu)作業(yè),在各階段均能追蹤管制。
3.劃分權(quán)責(zé)或任務(wù)
即各項(xiàng)作業(yè)手續(xù)及查核責(zé)任,應(yīng)有明確權(quán)責(zé)規(guī)定及查核辦法。譬如,請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款等權(quán)責(zé)均予區(qū)分。
4.作業(yè)過(guò)程中發(fā)生摩擦、重復(fù)與混亂
即注意變化性或彈性范圍以及偶發(fā)時(shí)間之因應(yīng)法則。
5.繁簡(jiǎn)或被重視的程度,應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購(gòu)各項(xiàng)的重要性或價(jià)值的大小相適應(yīng)
即凡涉及數(shù)量較大,價(jià)值較高,或易發(fā)生舞弊之作業(yè),應(yīng)有較嚴(yán)密之處理監(jiān)督。反之,則可略予放寬,以求提高工作效率。
6.程序應(yīng)合時(shí)宜
即應(yīng)注意程序的及時(shí)改進(jìn)。早期設(shè)計(jì)的處理程序或流程,經(jīng)過(guò)若干時(shí)日后,應(yīng)加以檢討,不斷改進(jìn),以因應(yīng)組織的變更,或作業(yè)上的實(shí)際需要。
由上述采購(gòu)作業(yè)流程設(shè)計(jì)應(yīng)注意的各項(xiàng)要點(diǎn),可以了解采購(gòu)流程對(duì)采購(gòu)作業(yè)的影響及重要性。采購(gòu)作業(yè)基本步驟如下:
1.需求
即在采購(gòu)之前,應(yīng)先確定買哪些物料?買多少?何時(shí)買?由誰(shuí)決定等?
2.需求說(shuō)明
即確認(rèn)需求之后,對(duì)需求的細(xì)節(jié)如品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運(yùn)輸及檢驗(yàn)方式等,均須加以明確說(shuō)明,以便來(lái)源選擇及價(jià)格談判等作業(yè),能順利進(jìn)行。
3.選擇可能的供應(yīng)來(lái)源
即就需求說(shuō)明,從原有供應(yīng)廠商中,選擇實(shí)績(jī)良好廠商,通知其報(bào)價(jià)。
4.合宜價(jià)格的決定
即決定可能的供應(yīng)商 后,進(jìn)行價(jià)格的談判。
5.訂單安排
即于價(jià)格談妥后,應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。合約或訂單,均屬具有法律效力的書面文件,對(duì)買賣雙方的要求、權(quán)利及義務(wù),須予列明。
6.訂單追蹤與稽核
即簽約訂貨之后,為求銷售廠商之如期、如質(zhì)、如量交貨,應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定,督促?gòu)S商按規(guī)定交運(yùn),并予嚴(yán)格驗(yàn)收入庫(kù)。
7.核對(duì)發(fā)票
廠商交貨驗(yàn)收合格后,隨即開具發(fā)票,要求付清貨款時(shí),對(duì)于發(fā)票的內(nèi)容是否正確,應(yīng)先經(jīng)采購(gòu)部門核對(duì),財(cái)務(wù)部門才能辦理付款。
8.不符與退貨處理
即凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗(yàn)收不合格者,應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定退貨。并立即辦理重購(gòu),予以結(jié)案。
9.結(jié)案
即凡驗(yàn)收合格付款,或驗(yàn)收不合格退貨,均須辦理結(jié)案手續(xù),清查各項(xiàng)書面資料有無(wú)缺失,績(jī)效好壞等,簽報(bào)高階層管理或權(quán)責(zé)部門核閱批示。
10.紀(jì)錄與檔案維護(hù)
即凡經(jīng)結(jié)案批示后之采購(gòu),應(yīng)列入檔案登記編號(hào)分類,予以保管,以備參閱或事后發(fā)生問(wèn)題之查考。(檔案都有一定保管期限之規(guī)定)。
采購(gòu)管理 的中級(jí)階段:堵政策漏洞,讓供應(yīng)商 按博弈規(guī)則辦事。
有規(guī)則就有人破壞規(guī)則,從供應(yīng)商角度,破壞公平的競(jìng)爭(zhēng)規(guī)則往往是成本最低的。銷售工作的重點(diǎn)也就放在了套取不該得到的商業(yè)秘密,收買買方掌控商務(wù)標(biāo)和技術(shù)標(biāo)話語(yǔ)權(quán)的人員,直至收買專家組成員。同時(shí),供應(yīng)商聯(lián)盟工作也往往以極低的成本在進(jìn)行:串標(biāo)、圍標(biāo)商討地不亦樂(lè)乎。從不良采購(gòu)操作者的角度,考慮的是如何規(guī)避規(guī)則與自己偏好的供應(yīng)商合作的親密無(wú)間,撈取不正當(dāng)利益,以及如何設(shè)立各種壁壘將那些“不識(shí)相”踢開。
2007年8月26日,家樂(lè)福方面宣布開除8名被拘留的經(jīng)理級(jí)員工。此前兩月,包括北京7家門店肉課課長(zhǎng)和一名CCU(城市采購(gòu)中心)生鮮采購(gòu)人員(課長(zhǎng)級(jí)別)在內(nèi)的8人被北京警方拘留。被拘是因收受供貨商賄賂。
以家樂(lè)福這樣規(guī)則完善的跨國(guó)公司都存在嚴(yán)重違背采購(gòu)管理規(guī)則的問(wèn)題,何況其它企業(yè)。
通常企業(yè)會(huì)采取兩種解決辦法。一種是加強(qiáng)審核,設(shè)置不同的管理層次逐級(jí)復(fù)核。這種辦法的難點(diǎn)在于管理層次的設(shè)置,如果復(fù)核和審定權(quán)設(shè)置在采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部(比如部門經(jīng)理),則不能起到防腐作用,僅僅是把腐朽的層次提高了而已;如果設(shè)置在采購(gòu)環(huán)節(jié)外部(比如采購(gòu)部門的平級(jí)部門或副總一級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)),則又變成了外行管理內(nèi)行,效率低下而且沒(méi)有實(shí)際效果,采購(gòu)人員也沒(méi)有緊跟市場(chǎng)變化把握降價(jià)時(shí)機(jī)的積極性。
采購(gòu)管理的高級(jí)階段:掌控優(yōu)勢(shì)信息權(quán),為企業(yè)爭(zhēng)取最大利益。
任何規(guī)則都是有成本的,這里面有制度與效率的沖突,控制與抵觸的沖突。規(guī)則是行為控制過(guò)程中無(wú)奈的選擇。正如老子所說(shuō):“故失道而后德,失德而后仁,失仁而后義,失義而后禮。夫禮者,忠信之薄,而亂之首!薄岸Y”作為人的行為規(guī)則是無(wú)可奈何的選擇。那么采購(gòu)管理 的“道”在哪里?是否得了“道”就可以實(shí)行“德政”。答案是肯定的,采購(gòu)管理的“道”就是:掌控優(yōu)勢(shì)信息權(quán)。只有采購(gòu)管理者 掌握了優(yōu)勢(shì)信息,審批管理權(quán)才有可能下放,采購(gòu)操作者才能靈活應(yīng)對(duì)供應(yīng)市場(chǎng)的變化。只有采購(gòu)管理者掌握了優(yōu)勢(shì)信息,才能實(shí)現(xiàn)“德政”,從正面激勵(lì)采購(gòu)操作者的工作業(yè)績(jī),而不是只罰不獎(jiǎng)。信息權(quán)上移,管理權(quán)下移的結(jié)果就是管理者保留了足夠的威懾力,不再靠具體的依規(guī)則進(jìn)行的“行為”進(jìn)行管理,而是真正靠信息威懾力的無(wú)為而治。
但一想到掌握優(yōu)勢(shì)信息,很多采購(gòu)管理者就會(huì)發(fā)憷,采購(gòu)管理者本來(lái)就有許多事務(wù)性工作要做,哪有那么多時(shí)間去了解市場(chǎng)信息?何況這是一個(gè)信息爆炸的年代,其間虛假信息比比皆是。供應(yīng)商 是你有政策,我有對(duì)策,連阿里巴巴的誠(chéng)信通都會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題:炒信公司狂刷虛假交易,提高虛假誠(chéng)信度。常規(guī)思路已經(jīng)難以解決采購(gòu)信息不對(duì)稱的死結(jié)。而采購(gòu)信息搜集又有別于一般信息搜索,具有特殊性。
采購(gòu)管理者需要的信息特點(diǎn)是:一要相關(guān)性強(qiáng),地域特點(diǎn)和企業(yè)規(guī)模決定了有效供應(yīng)信息的范圍。二要相對(duì)供應(yīng)商具有優(yōu)勢(shì),即即使我知道的比你少,但你不知道我知道什么。要掌控優(yōu)勢(shì)信息,一般的情況是采購(gòu)管理者本身從采購(gòu)員做起,對(duì)供應(yīng)市場(chǎng)非常熟悉,供應(yīng)商關(guān)系也處理的到位,供應(yīng)市場(chǎng)上有自己獨(dú)有的信息渠道。事實(shí)上是采購(gòu)部的新領(lǐng)導(dǎo)特別多,非采購(gòu)部門調(diào)過(guò)來(lái)的特別多。
新領(lǐng)導(dǎo)掌控優(yōu)勢(shì)信息的方法是有的,中國(guó)商界前輩發(fā)明了袖籠談價(jià),巧妙地制造了采購(gòu)方的價(jià)格信息優(yōu)勢(shì)。現(xiàn)在,上海求勢(shì)公司借助袖籠談價(jià)原理,并導(dǎo)入供應(yīng)商在質(zhì)量信息上的博弈開發(fā)出了采購(gòu)管理互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái),給采購(gòu)管理者輕松帶來(lái)優(yōu)勢(shì)供應(yīng)市場(chǎng)信息。為采購(gòu)管理實(shí)現(xiàn)無(wú)為而治揭開了完美的一頁(yè)。
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